行文規(guī)則的含義
行文規(guī)則是指各級(jí)機(jī)關(guān)公文往來(lái)時(shí)需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則,有利于公文傳遞方向正確、線(xiàn)路短捷有效,避免公文旅行,阻止部分公文進(jìn)入不必要的流通過(guò)程,抑制無(wú)價(jià)值公文的產(chǎn)生。行文規(guī)則規(guī)定了各級(jí)機(jī)關(guān)的行文關(guān)系,即各級(jí)機(jī)關(guān)之間公文的授受關(guān)系,它是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍來(lái)確定的。
機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系是由各自的組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)歸屬、地位、職責(zé)、權(quán)利范圍等因素決定的。它對(duì)行文關(guān)系有決定性的影響,規(guī)定著公文傳遞的基本方向。機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系有如下幾種類(lèi)型:第一類(lèi),處于同一組織系統(tǒng)的上級(jí)機(jī)關(guān)與下級(jí)機(jī)關(guān)存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。第二類(lèi),處于同一專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門(mén)與下級(jí)主管業(yè)務(wù)部門(mén)之間存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。第三類(lèi),處于同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的同級(jí)機(jī)關(guān)之間的平行關(guān)系。如全國(guó)各某某、自治區(qū)、直轄某地人民政府之間。第四類(lèi),非同一組織系統(tǒng)、專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間,無(wú)論級(jí)別高低,均為不相隸屬關(guān)系。如軍事機(jī)關(guān)與各級(jí)地方人民政府之間。
根據(jù)公文授受機(jī)關(guān)的工作關(guān)系不同,可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文 。上行文和下行文主要存在于以上第一類(lèi)和第二類(lèi)工作關(guān)系類(lèi)型中,上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文,如報(bào)告、請(qǐng)示等;下行文正好相反,是上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)發(fā)送的公文,如批復(fù)、指示等 。平行文存在于以上第三類(lèi)和第四類(lèi)關(guān)系類(lèi)型中,同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)相互發(fā)送公文都是平行文,如函等。
公文標(biāo)題中常見(jiàn)病例分析
標(biāo)題是行政公文的重要組成部分,它要求主旨鮮明、重點(diǎn)突出、文字簡(jiǎn)潔、格式規(guī)范,是擬寫(xiě)案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此,須精心制作 。但是,有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句,最常見(jiàn)的有兩大類(lèi):一是語(yǔ)句不合語(yǔ)法規(guī)范;二是請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下:
一、語(yǔ)句不合語(yǔ)法規(guī)范
例1、“秘書(shū)工作”部、“秘書(shū)工作”部、“秘書(shū)工作”部、“秘書(shū)工作”部?jī)?yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專(zhuān)家生活待遇的通知。
例2、“秘書(shū)工作”高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。
例3、“秘書(shū)工作”高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知 。
例4、“秘書(shū)工作”某某教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問(wèn)題的試行意見(jiàn)。
例5、“秘書(shū)工作”高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。
病例分析:
例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文,其辦文意圖應(yīng)是面向全國(guó)各單位的,但也可理解為只是面向本系統(tǒng),易產(chǎn)生歧義,其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”,應(yīng)補(bǔ)上。
例2的動(dòng)賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”,其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組,“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”,“搞活”的賓語(yǔ)應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”,“有關(guān)政策”緊接賓語(yǔ)之后,則需要另有一個(gè)動(dòng)詞與之搭配,因?yàn)椤罢摺敝荒苁秦瀼貓?zhí)行,而不能是“試行”,“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策” 。
例3的動(dòng)賓搭配失當(dāng),文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語(yǔ)應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”,閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語(yǔ),應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種,應(yīng)另擬發(fā)文通知,并隨通知附發(fā)。
例4的標(biāo)題有多項(xiàng)錯(cuò)誤:1、動(dòng)賓搭配不當(dāng),標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語(yǔ)應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問(wèn)題”。“若干問(wèn)題”需另外用一個(gè)動(dòng)詞與之搭配,2、在沒(méi)有適配動(dòng)詞與之搭配的情況下,“若干問(wèn)題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞,而“若干問(wèn)題”不能限定“試行意見(jiàn)”;3、“意見(jiàn)”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書(shū),不具強(qiáng)制性,在“意見(jiàn)”之前再加上“試行”實(shí)屬多余。
例5缺賓語(yǔ)。此標(biāo)題動(dòng)詞是“做好”后面缺少賓語(yǔ)“工作”應(yīng)補(bǔ)上 。
二、請(qǐng)示、函、報(bào)告三者混淆
例6、“秘書(shū)工作”關(guān)于申請(qǐng)解決更換一臺(tái)鍋爐并大修一臺(tái)鍋爐的報(bào)告。
例7、“秘書(shū)工作”關(guān)于申請(qǐng)1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報(bào)告 。
例8、“秘書(shū)工作”關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告。
病例分析:
例6的標(biāo)題內(nèi)容十分明確,就是要求解決問(wèn)題,關(guān)鍵詞是“請(qǐng)示”,“請(qǐng)示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請(qǐng)示”的內(nèi)容,使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報(bào)告”兩字替換為“請(qǐng)示” 。
例7的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請(qǐng)求某某地批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問(wèn)題”,他們之間不屬于隸屬關(guān)系,是屬于平行關(guān)系!秶(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等應(yīng)用"函"”。該文件是屬于請(qǐng)求批準(zhǔn)“函”性公文,理應(yīng)刪除“報(bào)告”,將“報(bào)告”兩字改為“函”。
例8的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級(jí)主管部門(mén)請(qǐng)求解決經(jīng)費(fèi)的問(wèn)題!掇k法》中規(guī)定,向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請(qǐng)示”。此文是屬于請(qǐng)示性公文,“報(bào)告”兩字應(yīng)改為“請(qǐng)示”。
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