七點(diǎn)技巧讓會(huì)議達(dá)成目的
一、假想對(duì)方的反對(duì)意見(jiàn)會(huì)議中,在某人發(fā)言之前,必須假想他可能提出的反對(duì)意見(jiàn),并準(zhǔn)備好答案,便可從容不迫地應(yīng)對(duì)。
二、選擇最佳時(shí)機(jī)一天當(dāng)中什么時(shí)候才是最佳時(shí)機(jī)呢?實(shí)踐證明,在下午最佳,這或許和與會(huì)人員經(jīng)過(guò)午餐后的休息,心情比較舒坦有關(guān) 。但也有人認(rèn)為,在一天的工作告一段落之后,比較適合舉行會(huì)議,這與人們因工作告一段落,心情較輕松有關(guān)。值得注意的是,如果下班時(shí)間已到,而工作卻尚未告一段落,正在焦慮不安時(shí),卻不宜開(kāi)會(huì),否則可能產(chǎn)生反面效果 ?傊,在做會(huì)議準(zhǔn)備工作時(shí),須根據(jù)與會(huì)人員的業(yè)務(wù)關(guān)系和個(gè)性來(lái)決定正確的時(shí)機(jī)。
三、注意人際關(guān)系為使會(huì)議能順利進(jìn)行,平時(shí)應(yīng)注意擴(kuò)大人際交往的范圍 。因?yàn)槿绻舜酥g已經(jīng)有充分的了解,對(duì)方自然會(huì)傾力相助。
四、正面發(fā)言正面發(fā)言,是指在會(huì)議上該你發(fā)言的時(shí)候毫無(wú)保留地,堂堂正正地把觀點(diǎn)和意見(jiàn)發(fā)表出來(lái)。不滿的情緒凝結(jié),防止的辦法只有一個(gè),即在會(huì)議上經(jīng)常采取正大光明的發(fā)言方式,彼此保持卓有成效的溝通和“聽(tīng)”與“說(shuō)”的勇氣。
五、提出并強(qiáng)調(diào)問(wèn)題在尋找集中精力于會(huì)議議題的途徑時(shí),主持人既要保證有達(dá)到會(huì)議當(dāng)前目的的技巧,又要保證有達(dá)到會(huì)議整體目的的策略 。會(huì)議的議事議程的頭幾條最好包括:
1.注明會(huì)議的遠(yuǎn)期目的。
2.注明主要事項(xiàng)的當(dāng)前目的,保證所有討論,促進(jìn)這些目的的實(shí)現(xiàn) 。
六、鼓勵(lì)積極的發(fā)言會(huì)議主持人除了努力維持會(huì)議目標(biāo)和討論主題外,適當(dāng)?shù)臅r(shí)候,還應(yīng)該是一個(gè)仲裁者,保證在聽(tīng)取雙方意見(jiàn)的前提下作出決定 。會(huì)議中所需要的和能接受的是強(qiáng)硬的爭(zhēng)論和發(fā)言,而不是侵略性和攻擊性的發(fā)言,但二者經(jīng)常被混淆 。高效率會(huì)議主持人應(yīng)保證“秘書(shū)工作”是會(huì)議可以接受的,而侵略性發(fā)言是不被接受的。
七、克服脾氣發(fā)脾氣是與會(huì)者時(shí)常出現(xiàn)的情況,作為主持人,除非是有意,最好不要發(fā)脾氣和表示出厭煩情緒。
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