在會議實(shí)施過程中禁忌事項
首先,要創(chuàng)建一個工作進(jìn)度表,這是提高效率、保障活動順利進(jìn)行的有效手段 。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個方面:
1、邀請的貴賓及確認(rèn)其成行;
2.舞臺設(shè)計、場地搭建、燈光音響布置的完成;
3.文書工作、會議資料的準(zhǔn)備;
4.房間分配表;
5.用餐(餐標(biāo)、菜單、主桌、臺卡);
6.交通安排;
7.各項工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式;
8.支付各項定金的時間表;
9.表演者的邀請及確認(rèn);
10.禮品、胸花、指示牌、胸卡;
11.會務(wù)照片及錄像資料的制作和贈送。
在檢查準(zhǔn)備工作的時候,關(guān)鍵點(diǎn)是:圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動是否夠豐富、夠突出 。在客戶年會上讓贊助商搶了風(fēng)頭就得不償失了。在結(jié)算環(huán)節(jié),關(guān)鍵是在活動進(jìn)行過程當(dāng)中,要事先指定專人在酒店的每個消費(fèi)場所簽單確認(rèn)。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi)、酒水、大堂吧消費(fèi)、迷你吧消費(fèi)、會議茶歇的人數(shù)等等 。一般而言,酒店的各項預(yù)定都有保證人數(shù)的要求,在預(yù)計人數(shù)的5-10%以內(nèi),酒店是可以靈活處理的。總結(jié)報告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動是否達(dá)到了預(yù)期目的,預(yù)算執(zhí)行情況、對會務(wù)代理的服務(wù)評價、不足和建議。
會議接待流程
一.會前:
1.與我社洽談
2.提供會議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會
議預(yù)案書給會議方
3.確定方案,簽訂合同,預(yù)付定金。
二.會中
1.會議接待:專人負(fù)責(zé)機(jī)場,車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺
放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
2.會前準(zhǔn)備:準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料,會議用品,會議演講稿等會議相關(guān)物品。
3.會議場所:專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4.會議住宿:房間樓層及房間號確認(rèn),詢問是否有特殊要求。
5.會議餐飲:用餐時間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人(回民)的確認(rèn)。
6.會議旅游:旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn) 。
7.會議娛樂:娛樂消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點(diǎn)的確認(rèn)。
8.會議服務(wù):會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù) 。
三.會后
1.結(jié)帳:提供會議過程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說明,專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)帳。
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