貿(mào)易公司實習周記
一、實習公司簡介:
(一) 亞洲光學集團公司簡介及愿景:
亞洲光學集團創(chuàng)辦于1988年,由信泰光學、泰聯(lián)光學、賓得信泰、廣東尼康照相機有限公司、亞泰影像器材有限公司等多家公司組成,是一家以光電產(chǎn)品、信息通訊、影像設(shè)備產(chǎn)品為主,集技、工、研為一體的人才眾多,管理一流的大型高科技光電企業(yè)。目前主要產(chǎn)品包括光學組件(鏡片、透鏡、棱鏡、面鏡、鏡頭---)及組裝ricoh、hp、kodak、nikon、canon、olympus相機、復(fù)印機、激光測距儀、dvd等。企業(yè)從業(yè)人員xx0多人,集團公司自1996年起順利通過iso9001iso14001qs9000認證,公司產(chǎn)品遠銷世界各地。公司實施人性化管理,連年被評為“員工滿意企業(yè)”、“深圳工業(yè)百強企業(yè)”。
1、董事長的話:地球資源有限,人類智慧無窮。結(jié)合大家的“力量”,生產(chǎn)出---人類喜歡、地球也微笑的“高科技光電產(chǎn)品”。
2、品質(zhì)方針:顧客滿意
3、環(huán)境方針:遵守法規(guī)(環(huán)保法)、預(yù)防公害(三廢)、減廢省能、pdca(即:計劃、實施、確認、改善)、內(nèi)外兼善。
(二) 精熙光機公司簡介:
精熙光機公司也是亞光集團中的一員。主要以出口加工貿(mào)易為主 。公司主要有5個事業(yè)部,分別是:模具事業(yè)部、塑膠事業(yè)部、沖壓事業(yè)部、表面處理事業(yè)部、皮套事業(yè)部。我就是在精熙公司度過了兩個月的實習生活。
1、多元產(chǎn)品 完整制程:精熙主要從事生產(chǎn)及銷售光學及光電產(chǎn)品之零部件,涵蓋數(shù)碼相機、相機手機、影(復(fù))印機、電腦周邊設(shè)備、傳統(tǒng)菲林相機之塑膠及金屬零部件等。廠內(nèi)生產(chǎn)之精密機組,購自日本、臺灣、瑞士等地區(qū),設(shè)備先進、水準穩(wěn)定,并有效整合生產(chǎn)流程,從模具設(shè)計制造、塑膠成型、金屬沖壓至凃裝印刷,均能一貫化生產(chǎn),更能依循客戶個別需求,提供全方位服務(wù)。
2、專業(yè)肯定 嚴控品質(zhì):精熙分別在1998年、xx年及xx年接連榮獲iso9002、iso9001:xx及iso14001:xx之專業(yè)認證肯定,為嚴格控管品質(zhì),同時并定期對供應(yīng)商進行原料稽核,以確保合乎標準。目前精熙約有200家來自日本、臺灣及國內(nèi)之供應(yīng)商,原料來源充裕穩(wěn)定。
3、廠設(shè)珠江 交通便利:精熙廠設(shè)于廣東省東莞市,乘珠江三角洲水陸交通之便,機動性高,可迅速付運客戶優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品,建立良好互動。主要客戶群囊括各大國際知名電子產(chǎn)品企業(yè):canon、olympus、nikon、epson、konicaminolta、pentax、 ricoh、samsung及toshiba等,長期生產(chǎn)合作,產(chǎn)品素質(zhì)值得信賴。
4、精益求精 昂首向前:聚焦?jié)摿o窮的電子數(shù)碼光學產(chǎn)品市場,精熙憑借獨特優(yōu)勢,結(jié)合穩(wěn)固的客戶基礎(chǔ)及專業(yè)整合的技術(shù)服務(wù),不斷創(chuàng)新求變、精益求精,朝向全球最大光學及光電零部件生產(chǎn)商目標大步邁進。
二、實習主要工作任務(wù):
由于公司需要,我于2010年3月5日進入精熙公司,并在營業(yè)一科任職,負責營業(yè)管理工作。我的實習期主要分為兩個階段:
(一) 員工職前教育訓練:(2010/03/05—2010/03/18)
1、公司規(guī)章制度的學習
從學校步入公司是一個從理論到實踐的轉(zhuǎn)變過程。而在轉(zhuǎn)變之初我們都會有一個適應(yīng)階段。短短10多天的教育培訓,我學習了公司的規(guī)章制度;理解了公司的經(jīng)營理念;了解了公司的品質(zhì)(環(huán)境)方針;掌握了5s的深刻內(nèi)涵:即:
①整理(把“要”與“不要”的東西劃開,“不要”的東西分類處理掉。目的:騰出空間,防止誤用)
、谡D(把要的物品分類,整齊放置并清除標示出來。目的:一目了然,不用花時間去找)
、矍鍜撸▽⒐ぷ鳝h(huán)境、設(shè)備打掃干凈。目的:清理臟污,徹底改善)
、芮鍧崳ňS持整理、整頓、清掃的成果并不斷提高3s的層次。目的:通過制度化來維持成果,并“顯現(xiàn)”異常之所在)
、菟仞B(yǎng)(養(yǎng)成良好的習慣,好風度,遵守規(guī)定,創(chuàng)造良性團隊精神。目的:提高員工素質(zhì),營造良好的團隊精神)。5s既是安全的保障又是交貨期的保證,還為我們降低成本、提高效率。
2、了解生產(chǎn)制造原理
營業(yè)科作為供應(yīng)商與客戶的聯(lián)絡(luò)窗口,最根本的目的是提高營業(yè)額,配合其他部門工作。所以作為一名營業(yè)負責人,我的工作也顯得相當重要 。在我看來,只有自己對產(chǎn)品生產(chǎn)制造原理非常了解的情況下,才能達到與客戶更好的溝通。所以在進入公司之初,我自主地到生產(chǎn)現(xiàn)場了解產(chǎn)品的生產(chǎn)過程,學習和產(chǎn)品相關(guān)的專業(yè)術(shù)語,還經(jīng)常跟著主任去聽產(chǎn)品設(shè)計的檢討會。
3、通訊設(shè)備(傳真機、復(fù)印機、掃描儀、outlook)的使用
通訊設(shè)備是和客戶進行聯(lián)絡(luò)的重要工具。熟練掌握傳真機等通訊設(shè)備可以使得營業(yè)的工作高效、省時、靈活。由于在學校從未使用過上述通訊設(shè)備,我就利用剛進公司那段比較閑的時
周記(1)
終于結(jié)束了第一個星期的實習,晚上7點三刻到的家,剛有空開電腦,來總結(jié)一下吧~覺得蠻累的,但每天都很充實,學到了很多財務(wù)方面的東西,當然,這些都是課本上學不到的,呵呵,理論和實踐的確有很大的差距!首先介紹下我實習的公司,英文簡稱為***,就是******有限公司,看字面,應(yīng)該能知道這家公司是做通訊器材的,呵呵,也就知道這些。公司是通過erp系統(tǒng)進行管理的,這個erp系統(tǒng)包括財務(wù)部,銷售部,市場部,客服部,生產(chǎn)部等公司主要部門,我實習的是財務(wù)部,所以所有的事務(wù)都是通過財務(wù)系統(tǒng)完成的。這個系統(tǒng)好是好,不過因為它是全日語的,所以我花了兩個小時的時間去熟悉系統(tǒng)和各個會計科目(因為平時學的**科目都是中文的嘛~),接下來我按照這禮拜的時間順序概括下我所學的知識,嘿嘿~:①在erp系統(tǒng)里填寫憑證②填***公司xx所得稅申報表(這個填了我一下午,好麻煩呀~)③開增值稅發(fā)票(這個是在別的電腦里弄的,因為需要一個稅務(wù)填報系統(tǒng))④寫情況說明(由于有一筆款項被拖欠了4年也無法追回,所以要向稅務(wù)局寫申請,申請作為壞帳損失)⑤收款憑證和付款憑證的填寫⑥通過網(wǎng)上銀行查詢款項(這個其實不難~呵呵)⑦了解了國際收支的網(wǎng)上申報,還有什么啊...好像差不多了吧~公司是可以上網(wǎng)的,但網(wǎng)速不是很快,他們的員工工作餐每頓要8元,好貴的呢,2葷+1小葷+2素+一個蘋果(梨或酸奶),其實味道還是可以的,呵呵。我覺得實習后飯量增大哦,每天中午到了12點都會很餓,晚上5點下班的時候也會很餓,原來腦力勞動是這么消耗體力的呀~~整天盯著電腦真的很累哦,眼鏡很酸痛的~呵呵,加油加油~~
周記(2)
實習第一個禮拜,算是適應(yīng)期。主要了解一些公司的背景、產(chǎn)品、發(fā)展方向等。另外,嘗試更同事多溝通,從交談中也能夠?qū)W到不少東西。同事們都很熱心,很照顧我,經(jīng)常在我碰到困難的時候便主動伸出援助之手,令我非常感動。
第二星期開始,在同事的幫帶下,做一些業(yè)務(wù)相關(guān)的活,主要是在一旁協(xié)助處理一下簡單的事情。也就是打基礎(chǔ)。可別小看了這些活,雖說簡單,但都是疏忽不得的,每件事情都至關(guān)重要,因為它們都是環(huán)環(huán)相扣的 。為了保證最后能夠成功,前面的每一步基礎(chǔ)都要打好。
為了能夠真正的學到知識,我很嚴格的要求自己去做好每一件事情,即使再簡單的事情我都會認真考慮幾遍,因此,雖然做得不算快,但能夠保證讓同事們滿意。同事通常也不催促,都把任務(wù)安排好,然后便交給我自己去處理,同時還不時提供一些幫助。等慢慢熟悉起來,做起事情也越來越順手了 。
第二個禮拜的實習,我可以簡單的總結(jié)為幾個字,那就是:多看,多問,多觀察,多思考!
一方面要發(fā)揚自主思考問題的能力,在碰到問題的事情,自覺努力去獨立解決,這樣對問題便能夠有一個更深刻的了解,當解決的時候也會獲益良多。
另一方面,要發(fā)揚團隊精神。公司是一個整體,公司產(chǎn)品是團隊的結(jié)晶,每個人都需要跟其他人更好的溝通和交流,互相幫助,合力完成共同的目標,團結(jié)眾人的智慧才能夠發(fā)揮最大的效能。
周記(3)
實習第三周開始,我已經(jīng)逐漸進入狀態(tài)。開始獨立接觸一些業(yè)務(wù),公司也知道對于銷售,我是一個很新的新手,所以剛開始讓我做的,主要是通過電話跟客戶溝通 。
現(xiàn)在開始便需要跟客戶交談,要能夠很好的領(lǐng)會客戶的意圖,同時準確的向客戶傳達公司,以及公司產(chǎn)品相關(guān)的信息。這就要求我對公司本身的一些業(yè)務(wù)流程和產(chǎn)品特點有相當?shù)氖煜。于是每天上班我都會比同事去的早一些,準備一些資料在身邊已被隨時查閱,當然如果這次信息能夠放在腦子里那就更好了,于是我一有空就多看幾遍,慢慢的熟記在胸。
工作進行的還是比較順利的,通常每天都要接受好多個電話,電話通常都較短,只需要簡單的作一些相關(guān)的介紹即可,當然也有些客戶需要更詳細的信息,于是我需要對全局都做一番描述,力圖讓對方更深的了解我們的產(chǎn)品,最重要的是讓他們覺得我們的產(chǎn)品是非常出色的。雖然自認為口才并不好,但我能夠把事情描述的比較清晰,如此也令客戶滿意。而每次讓客戶滿意的掛電話的時候,自己心里都會覺得很踏實,雖然已經(jīng)講的口干舌燥了,但一想,也許我剛才一番話就搞定了一筆生意,即使再辛苦也是值得的。
工作都是辛苦的,特別是周末前的一兩天,電話特別的多,似乎大家都想在周末前做完一些事情,等到放假的時候可以安心的休息。
電話一多就容易亂,幸好有同事在旁邊一同應(yīng)付,更多的時候他們幫我,有時候我也幫他們。大家互相幫助也使問題容易解決得多了。
周末的時候,經(jīng)理請我吃了一頓飯,對我關(guān)照有加,并表示對我這段時間的工作非常滿意。
三月下旬,我開始正式負責具體的機種。一方面是對皮套事務(wù)的處理;另一方面是日本精工客戶的應(yīng)對。
1、皮套事務(wù)的處理
在處理皮套事務(wù)的過程中,我做得最多的就是報價和訂單交期的回復(fù)。具體地說分為兩類:第一類是量產(chǎn)過的產(chǎn)品。所謂量產(chǎn)過的產(chǎn)品是指以前已經(jīng)報過價并投入生產(chǎn)的產(chǎn)品,客戶如果對產(chǎn)品有需求,只需向我公司下訂單即可?蛻舭延唵伟l(fā)給營業(yè)負責人(我)后,我再向皮套事業(yè)部確認在庫及交期,然后將相關(guān)信息寫在訂單相應(yīng)位置通過傳真(或掃描)反饋給客戶。客戶收到我們回簽的po,如果對交期還有要求會再次聯(lián)絡(luò)我,最終商定一個雙方都能接受的時間。而我在整個過程中就扮演了一個協(xié)調(diào)員的角色。第二類是未量產(chǎn)過的產(chǎn)品。這種情況客戶會先寄送樣品(或圖片)給我,收到后我會馬上轉(zhuǎn)交皮套事業(yè)部確認生產(chǎn)可否。若不能生產(chǎn)則直接告知客戶我公司不具備生產(chǎn)能力;若能生產(chǎn),皮套事業(yè)部會提出報價,并在短期內(nèi)制出一個或數(shù)個樣品,由我通過dhl快遞送樣客戶?蛻羧魧悠窛M意則會馬上發(fā)正式訂單請我公司幫助生產(chǎn),但若客戶對樣品不滿意,則會提出修正條款,直到ok為止 。
另外,除了上述工作,偶爾還會協(xié)力幫助客戶提供產(chǎn)品材質(zhì)證明的各種報告(如sgs報告、rohs報告、不使用保證書等等)。對報價單和訂單進行分類歸檔,在電腦相應(yīng)的文件夾中錄入訂單實績。
2、日本精工客戶的應(yīng)對
日本精工是我公司的一個新客戶。在應(yīng)對該客戶的過程中我學習并初步了解了營業(yè)操作的流程。
新機種的應(yīng)對較皮套稍微麻煩一點。首先我公司會接到客戶提供的圖面等詢價資料,根據(jù)圖面右下角的材質(zhì)說明可判斷出與本次生產(chǎn)相關(guān)的部門是模具和塑膠事業(yè)部,然后送給相關(guān)部門主管審查、報價。之后就是等待,待得到客戶聯(lián)絡(luò)(包括正式po的開立或客戶書面通知)后即可開始產(chǎn)品的開發(fā)。進行開發(fā)時,作為負責人要根據(jù)客戶生產(chǎn)計劃或生產(chǎn)大日程開立開模聯(lián)絡(luò)票,由模具技術(shù)部確認并回復(fù)模具制造日程。模具制作好后會生產(chǎn)試作品交品保測定檢驗,為保證產(chǎn)品的精確度和質(zhì)量,我公司會在客戶型檢之前進行數(shù)次修模?蛻舻轿夜拘蜋z之前我要通知相關(guān)部門準備好型檢數(shù)據(jù)并預(yù)定會議室。型檢過程中雙方會就很難修正的地方提出意見并力求達成一致。而在這個過程中,我主要擔任翻譯工作,并做好會議記錄。型檢完后我公司再次修模,最終達到客戶滿意的程度,然后投入量產(chǎn)?蛻魧ㄆ诎凑找(guī)定的方式付款于我公司。
三、實習感想:
(一)不斷加強和提升自身素質(zhì)
經(jīng)過實習我給自己的專業(yè)素質(zhì)劃了個問號,語言的交流除了自己能夠表達,關(guān)鍵還得聽懂別人的話。而我在聽力上還需要進一步加強。另外對電腦(現(xiàn)代辦公軟件)的熟練運用也很重要,在公司經(jīng)常會遇到文字編輯與處理的工作,我就因為當初沒有好好學習excel,成了工作的一大障礙。不過現(xiàn)在已經(jīng)基本學會了 。
(二)學會處理人際關(guān)系
在營業(yè)部任職,需要很好的溝通與交流能力(不管是電子郵件還是面談)。營業(yè)的工作需要各個部門的協(xié)助與配合,如果我有出色的交際能力,無疑對我的工作會有很大的幫助。還記得在剛接手皮套事務(wù)的時候,科長對我說:“在公司做事首先得學會圓滑,在學校也許你還是方形的,但現(xiàn)在必須磨去棱角讓自己變圓。有的事也許你認為該這么做,但如果上司要你那么做你就得那么做,不要自以為是……!
兩個月的實習我并沒有完全體會到這些話的內(nèi)涵,但我想在商場拼了十多年的科長說這些話應(yīng)該有他的道理吧!
四、注意的問題:
。ㄒ唬┕ぷ饕毿
在處理皮套事務(wù)的過程中我出現(xiàn)過一次漏單的情況,客戶因為遲遲沒收到貨就發(fā)來電郵跟催,同時還附帶了一份《缺貨停產(chǎn)賠償通知》,還好我及時與供應(yīng)商取得聯(lián)系,盡力爭取到以最快的方式把貨在最后期限內(nèi)送達到客戶手中,不然就損失慘重了。平時我總認為自己做事很小心,通過這件事我認為還是我的責任心不夠,以后應(yīng)該更加細心才行。
。ǘ┍M可能多打電話
在工作過程中我深刻地體會到電話是最快捷、最好的與客戶聯(lián)絡(luò)的方式。因為通過電郵發(fā)送的信息稍微出點差錯就會成為客戶投訴的證據(jù)。有一次客戶讓我為他們提供一種材質(zhì)的成分分析表,我也不懂那些成分就把一份很詳細的成分分析發(fā)給了客戶,結(jié)果客戶反映其中有些材質(zhì)根本不符合環(huán)保要求,要我們提供所有成分的環(huán)保證明。結(jié)果我沒法解決,最后科長出面告訴客戶我是新人,不小心弄錯了?蛻袈犃私忉屧趺聪氲奈也恢。但這就要求我在工作中一定要弄清狀況再聯(lián)系客戶,當然還提醒我發(fā)郵件也要細心。
。ㄈ┳⒁獯蚪与娫挼亩Y儀
1、通話前的準備
明確通話目的,將必要的文件、必要的資料全部放于桌面,盡量避免“請您等一下,等我看一下”等字眼。
2、電話的打法
聽清對方是誰,電話是否打?qū);告知對方自己的單位名稱和自己的姓名。
3、電話的接法
一般電話響兩聲之后,以左手持話筒,并準備筆和紙,以摘要通話內(nèi)容;轉(zhuǎn)告電話要說明指定人不在的理由,并將要傳達的內(nèi)容及時準確地傳達給指定人。
五、總結(jié):
短短兩個月的實習,我了解了營業(yè)部工作的基本流程,學會了如何制作報價單,熟練掌握了word、excel等現(xiàn)代辦公軟件及傳真機、復(fù)印機、掃描儀等通訊設(shè)備的運用。營業(yè)部是供應(yīng)商與客戶聯(lián)絡(luò)的重要窗口,作為一名營業(yè)負責人,在應(yīng)對日本客戶的過程中,我的專業(yè)日語技能得到了很大的提升;在和公司其他部門溝通協(xié)調(diào)的過程中,我學會了“忍耐”,一項工作的完成需要很多部門的協(xié)力,但并非所有的部門都會配合地去完成任務(wù),這時必須要忍耐,靜下心來想想,通過什么方式才能贏得別人的認可和支持。這樣一來,我處理問題的能力和處理人際關(guān)系的能力都得到了提高。
在公司領(lǐng)導的指導下我還學會了一些商務(wù)禮儀,在這兩個月的實習經(jīng)歷中,我學到了很多在課堂上學不到的寶貴知識,真是受益匪淺。但是與客戶溝通的能力還欠佳,遇到緊急狀況,無法冷靜地處理,這些還需要我在日后的工作中不斷改進和完善。
在以后的工作中我還會不斷學習更多的東西,并把這次實習經(jīng)歷中遇到的問題銘記于心,爭取不再犯同樣的錯誤,努力把工作做到最好!
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