公司檔案管理制度范文第1篇

1.目的作用

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

2.管理職責(zé)版權(quán)所有

2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實務(wù)指導(dǎo)。

2.2各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。

2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構(gòu)，在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為：

2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。

2.3.3負(fù)責(zé)對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作。

2.3.4總結(jié)經(jīng)驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。

3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容

3.1計劃性文件資料

包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

3.3法規(guī)性文件

包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件；公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.5總結(jié)性文件

包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié)；下屬單位的工作總結(jié)及單項性的各種總結(jié)報告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

3.7匯報性材料

包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等；公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或的各類文書資料等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識考勤、人才引進和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。

3.9調(diào)研性資料

包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟論證材料等。

3.10聲像制品資料

包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.12饋贈行資料

包括上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

4.文件資料的立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在年度終結(jié)后，由財務(wù)部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

4.1.2銀行票據(jù)由財務(wù)部立卷留存；各類報表（應(yīng)收帳報表、銷售報表等）報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務(wù)部立卷留存。

4.1.3業(yè)務(wù)要貨計劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存；內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個各種會議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

4.3.8立卷應(yīng)把上級文件于本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

4.3.10文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

4.3.11各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘檔案的借閱

5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

5.4對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會有誤。

5.5必要時，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。

5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

6.文秘檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。版權(quán)所有

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

7.超期檔案的銷毀

7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

公司檔案管理制度范文第2篇

第一條根據(jù)部《文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。

第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

(二)文件材料的收集管理

第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。

第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第六條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。

2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報會議費用。

第七條各部門專(兼)職文書的職責(zé)：

1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

3.承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

(三)歸檔范圍

第八條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

第九條上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

第十一條本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。

第十二條本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

第十三條本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

第十四條工作材料。

第壹拾伍條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第壹拾陸條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

(四)平時歸卷

第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

第二十條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照案卷類目條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)對號入座，并在收發(fā)文登記薄上注明。

(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)

第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十六條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第三十二條案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

公司檔案管理制度范文第3篇

關(guān)鍵詞：縣級 供電公司 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2023）04（c）-0195-01

1 我國縣級供電公司檔案管理現(xiàn)狀

隨著電網(wǎng)管理一體化進程不斷推進，如何提高自身基礎(chǔ)管理水平，成為了各個縣級供電公司亟待解決的問題。檔案管理工作作為企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分，更加引起了縣級供電公司的重視。然而，只有首先找出問題所在，才能有的放矢，最終做好縣級供電公司的檔案管理工作，發(fā)揮其積極作用。

總的來說，我國縣級供電公司檔案管理工作主要存在以下幾方面的問題：第一，公司職工以及領(lǐng)導(dǎo)檔案意識差。檔案的經(jīng)濟效益具有間接性、隱蔽性、潛在性，其經(jīng)濟效益往往在若干年后方會顯示出來。因此，許多縣級供電企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不能正確認(rèn)識到檔案管理的重要性，這直接影響到了檔案機構(gòu)的設(shè)置、檔案管理人員的編制、檔案庫房的建立以及檔案管理制度的建立與執(zhí)行，使得檔案管理工作無法很好的開展，檔案的價值難以發(fā)揮；第二，檔案管理制度不健全。許多縣級供電公司并沒有制定統(tǒng)一的、健全的檔案管理制度，使得檔案管理工作“無章可依，無法可循”。有的供電公司雖然建立了相關(guān)的管理制度，但卻不能很好的貫徹實施，使得這些制度形同虛設(shè)，最終使得檔案管理工作處于被動狀態(tài)，不能很好的發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用。第三，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)有待提高。許多供電公司的檔案管理工作都是由本公司的退休職工擔(dān)任，或者是由其他本門的工作人員兼職，這些非專業(yè)化的工作人員工作經(jīng)驗不足，管理能力有限，職業(yè)素養(yǎng)有待提高，使得檔案管理工作欠缺專業(yè)化[1]。第四，檔案管理工作信息化程度低。在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高度發(fā)達的今天，許多縣級供電公司依舊采用傳統(tǒng)的手工方式進行檔案的管理，沒有建立相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，這使得檔案的查找、傳遞相當(dāng)麻煩。

2 做好縣級供電公司檔案管理工作的有效途徑

鑒于我國縣級供電公司檔案管理工作存在諸多問題，供電企業(yè)必須采取有效措施，有的放矢，端正管理態(tài)度，改進工作方式，做好檔案管理工作，更好的發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.1 從思想層面入手，增強檔案意識

思想決定行動，只有從思想上真正意識到檔案管理工作的重要性，才能做好檔案管理工作。然而，許多縣級供電公司的職工、領(lǐng)導(dǎo)干部都沒有正確認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，檔案管理工作通常是由一些退休人員任職，亦或者是某些職工兼職對檔案進行管理，以致檔案管理工作問題不斷，且屢禁不止。因此，縣級供電公司應(yīng)加強對《檔案法》的學(xué)習(xí)，增強檔案管理意識。尤其是供電公司領(lǐng)導(dǎo)人員，必須改變舊有的觀點，重視公司檔案管理工作，增強檔案管理意識，將檔案管理工作納入公司重要議事日程，作為公司發(fā)展的重要內(nèi)容來抓。此外，供電公司領(lǐng)導(dǎo)成員還應(yīng)加大檔案工作重要性的宣傳力度，將之與公司其他重要業(yè)務(wù)同步規(guī)劃、同步實施、同步發(fā)展�？傊�，最終應(yīng)在公司形成一種氛圍，在這種氛圍的影響帶動下，每個職工的檔案管理意識都得以增強，這對做好縣級供電公司檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用。

2.2 從制度層面入手，建立健全檔案管理機制

檔案管理制度不健全、不統(tǒng)一、不規(guī)范是我國縣級供電公司檔案管理工作中普遍存在的問題，因此，做好檔案管理工作必須從制度層面入手，建立健全檔案管理機制，使得檔案管理工作“有法可依，有章可循”。供電公司在制定檔案管理相關(guān)制度的過程中，應(yīng)結(jié)合公司的實際情況，引進先進的管理制度，如三級網(wǎng)絡(luò)檔案管理方法，三納入、四參加、四同步等先進的管理方式，同時還要借鑒其他公司的先進管理經(jīng)驗，為我所用，做好本公司的檔案管理工作。為保證檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，供電公司還應(yīng)制定相關(guān)的獎罰機制，將責(zé)任落實到個人，做到分工明確、責(zé)任明確、獎罰分明，在確保檔案管理制度得以貫徹實施的基礎(chǔ)上做好本公司的檔案管理工作，發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的積極作用，促進企業(yè)的發(fā)展。

2.3 從檔案管理人員入手，提高其職業(yè)素養(yǎng)，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化

檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的高低直接決定了檔案管理工作的好壞，通過對我國縣級供電公司進行考察發(fā)現(xiàn)，大部分的縣級供電公司沒有專門的檔案管理部門，也沒有專門的檔案管理人員，檔案管理工作要么是由一些退休的公司職工任職，要么是由公司其他部門職工兼職，使得檔案管理工作非常不專業(yè)化。因此，我國縣級供電公司領(lǐng)導(dǎo)部門增強檔案管理意識，成立專門的檔案管理部門，建設(shè)專業(yè)化的檔案管理隊伍，并對檔案管理人員進行專業(yè)化培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，實現(xiàn)供電公司檔案管理工作的專業(yè)化。同時，縣電業(yè)局應(yīng)對縣級供電公司檔案管理工作進行跟蹤檢查監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)其檔案管理工作中存在的問題，并給予必要的指導(dǎo)意見，以促進縣級供電公司檔案管理工作步入正軌[2]。

2.4 從技術(shù)層面入手，實現(xiàn)檔案管理的信息化

在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，許多企業(yè)的各項工作都實現(xiàn)了信息化，然而，我國仍有很多縣級供電公司依舊采用傳統(tǒng)的手工方式進行檔案的管理，沒有建立相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，這使得檔案的查找、傳遞相當(dāng)麻煩。鑒于此，縣級供電公司應(yīng)加大對本公司檔案管理工作的資金投入，引進先進的計算機設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的信息化。在新員工入職之初，以其原有檔案為基礎(chǔ)，為每一個員工建立一個電子檔案，形成包含公司全體職工檔案信息的電子數(shù)據(jù)庫。隨著時間的推移，不斷對職工電子檔案中的各項信息進行更新、完善，如此一來，可以大大提高職工檔案的利用率，加大職工檔案流轉(zhuǎn)的便捷性。同時，電子檔案的存在也會大大降低紙質(zhì)檔案易丟失的風(fēng)險，提高了檔案的安全指數(shù)，避免了因檔案丟失引起的各種不必要的麻煩，使得檔案管理工作更加便捷化、規(guī)范化，充分發(fā)揮了檔案管理的積極作用。

3 結(jié)語

總之，只有做好縣級供電公司檔案管理工作，才能從整體上推進電網(wǎng)管理工作一體化的進程。因此，縣級供電公司應(yīng)及時總結(jié)自身在檔案管理工作中存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，并有針對性的采取有效措施，改進管理方式，做好本公司的檔案管理工作，發(fā)揮其應(yīng)有的積極作用。

參考文獻

公司檔案管理制度范文第4篇

【關(guān)鍵詞】公司檔案 法制價值 立法應(yīng)對 涉眾性 公法義務(wù)

公司檔案制度是包括文件的制作、收集、整理、保管、查閱在內(nèi)的一套系統(tǒng)工程�，F(xiàn)行的包括《公司法》在內(nèi)的公司檔案立法雖有對公司檔案行為的規(guī)范，但存在法律規(guī)范結(jié)構(gòu)不完整的缺陷，無法滿足《公司法》的新要求。本文旨在探討《公司法》對公司檔案立法提出的新要求與公司檔案立法的應(yīng)有應(yīng)對，以希推進市場經(jīng)濟背景下的公司檔案法制建設(shè)。

公司檔案的法制價值

現(xiàn)代公司的基本特征是股東淡出公司管理，公司管理權(quán)力日益集中在董事會，控制公司的是董事而非股東。而董事權(quán)力的日益膨脹，則會導(dǎo)致董事濫用權(quán)力損害公司、股東與債權(quán)人利益的概率增加�！豆�司法》以董事對公司忠實與勤勉的實體義務(wù)和商事程序制度及股東派生訴訟制度規(guī)定的程序義務(wù)激勵與約束董事行為，保障公司資產(chǎn)的安全與效益。公司檔案的法制價值在于：

首先，通過程序控制實現(xiàn)公司管理、決策機構(gòu)權(quán)力的優(yōu)化配置與制衡。具體體現(xiàn)為賦予股東查閱和復(fù)制檔案的權(quán)利，來約束和激勵董事的權(quán)力行使。

其次，通過詳細(xì)記錄程序進行中相關(guān)主體行為的信息，固定和重現(xiàn)信息，為今后信息的公開和對相關(guān)責(zé)任人實施問責(zé)奠定基礎(chǔ)。

第三，公司商事記錄檔案還為董事個人的合法權(quán)益與債權(quán)人債權(quán)的實現(xiàn)提供堅實的基礎(chǔ)。

現(xiàn)有公司檔案法律規(guī)范的結(jié)構(gòu)分析與檢討

法律欲有效地調(diào)整社會生活，制定違法行為必須承擔(dān)的具體相應(yīng)的法律責(zé)任不可或缺。公司檔案法律規(guī)范欲有效調(diào)整公司各類檔案行為就必須對各類檔案違法行為規(guī)定相應(yīng)具體的法律責(zé)任，借此激勵與誘導(dǎo)行為人對公司檔案法律規(guī)范的遵循�！稒n案法》以第五章“法律責(zé)任”、《檔案法實施辦法》以第五章“罰則”規(guī)定了違反《檔案法》的法律后果。但《檔案法》第二十四條與第二十五條僅規(guī)定了可處罰檔案違法行為的法定種類，并未規(guī)定可處罰檔案違法行為所要承擔(dān)的具體法律責(zé)任，按照可處罰違法行為法律責(zé)任種類與內(nèi)容法定的原則①，不具有可操作性；這一缺陷由《檔案法實施辦法》第二十八條克服，它規(guī)定：根據(jù)有關(guān)檔案的價值和數(shù)量，罰款數(shù)額對單位為1萬元以上10萬元以下，對個人為500元以上5000元以下。《檔案法》第二十四條第二款保護的是檔案館所保管的檔案，規(guī)定的可處罰的檔案違法行為有：損毀、丟失屬于國家所有的檔案，擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案，涂改、偽造檔案等三種；第三款規(guī)范的對象是各類檔案的境內(nèi)外出賣、轉(zhuǎn)讓、倒賣、贈與行為，規(guī)定的可處罰檔案違法行為是企業(yè)事業(yè)組織或者個人擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案，倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送外國人的檔案違法行為。

公司的商事檔案是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項商事活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。目前，與公司檔案有關(guān)的法律條文的完備性與其重要性并不相符�！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》將公司檔案分為八類，目前僅《會計法》第四十二條、四十四條規(guī)定公司有會計檔案的強制性歸檔與保管義務(wù)，公司對會計檔案外的其他檔案并無強制性歸檔與保管義務(wù)，如《檔案法》與《檔案法實施辦法》規(guī)定的諸多配備有具體行政法律責(zé)任的可處罰檔案違法行為中，與公司檔案有關(guān)的只有《檔案法》第十六條、第二十四條以及《檔案法實施辦法》第二十八條，但這三條調(diào)整的對象僅限于各類檔案的境內(nèi)外出賣、轉(zhuǎn)讓、倒賣、贈與行為，不涉及公司會計檔案外其他檔案的歸檔與保管行為，而這些才應(yīng)是公司檔案法制建設(shè)的中心。由于公司存在規(guī)模大小、社會責(zé)任外延的窄闊等區(qū)別，因此在檔案管理的法律責(zé)任配置方面，需要對公司進行類型化考察。

公司檔案的立法應(yīng)對

目前配備有相應(yīng)行政法律責(zé)任、刑事法律責(zé)任的公司商事記錄檔案法律規(guī)范僅限于公司會計檔案法律規(guī)范，會計檔案雖能記錄并反映公司的行為，但受會計技術(shù)本身的限制，會計檔案僅能記錄與反映與財務(wù)收支有直接關(guān)系的商事行為，無法直接反映與財務(wù)收支無直接關(guān)系的商事程序行為的合規(guī)性及其具體內(nèi)容，現(xiàn)有立法雖對公司商事記錄檔案有保管義務(wù)的制度安排，但相應(yīng)制度安排僅具有私法屬性，缺乏行政與刑事法律責(zé)任的相應(yīng)規(guī)定，公司商事記錄檔案違法行為無需負(fù)擔(dān)任何違法成本，公司商事記錄檔案立法實質(zhì)處于空白狀態(tài)，《公司法》對公司檔案立法提出了新挑戰(zhàn)。而公司商事記錄具有涉眾性，其保管的完整與否不僅關(guān)涉《公司法》一系列制度的成敗，亦關(guān)涉公司、股東、董事、監(jiān)事與債權(quán)人合法權(quán)益的實現(xiàn)，對于公開發(fā)行證券公司與上市公司而言，其涉眾性甚至關(guān)涉社會安全與金融安全。公司的各類雇員具有流動性，包括公司商事記錄與公司會計資料在內(nèi)的公司商事記錄檔案其實亦有保障公司管理與經(jīng)營延續(xù)性的功能，因此有必要加強公司商事記錄的檔案立法。如同其他一切制度，公司商事記錄檔案的歸檔與保管亦會面臨人固有的機會主義行為傾向的威脅，因此必須以公司商事記錄檔案法制建設(shè)保障公司商事記錄檔案歸檔與保管的及時與完整，這是《公司法》對公司檔案立法提出的新要求，也是公司檔案事業(yè)面臨的新機遇。

根據(jù)現(xiàn)行《公司法》的規(guī)定，公司檔案立法首先應(yīng)該解決以下三個問題。

《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案保管義務(wù)的法律性質(zhì)。《公司法》對公司商事記錄檔案的保管義務(wù)已有規(guī)定，只是未配備相應(yīng)的行政法律責(zé)任與刑事法律責(zé)任，因而《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案的保管義務(wù)屬于私法義務(wù)的范疇，但私法義務(wù)與公法義務(wù)并不沖突，私法義務(wù)可同時賦予公法義務(wù)的屬性，它取決于該項義務(wù)是否具有負(fù)的外部性，以及該負(fù)的外部性是否具有涉眾性，一項私法義務(wù)如果具有涉眾性，尤其是關(guān)涉社會安全，我們應(yīng)同時賦予其公法義務(wù)的屬性。《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案的保管行為具有鮮明的負(fù)的外部涉眾性，直接關(guān)涉到公司、股東、董事、監(jiān)事與債權(quán)人的正當(dāng)權(quán)益，對于公開發(fā)行證券的公司與上市公司而言，其涉眾性更甚，因此《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案的保管義務(wù)雖具有私法屬性，亦具有公法屬性，公司檔案立法應(yīng)將《公司法》規(guī)定的商事記錄檔案的歸檔與保管義務(wù)同時規(guī)定為公法義務(wù)，并配以相應(yīng)的行政法律責(zé)任，其中性質(zhì)惡劣、后果及其嚴(yán)重的違法行為應(yīng)配備相應(yīng)的刑事責(zé)任。

公司檔案職員的法律性質(zhì)�！豆�司法》設(shè)定的公司商事記錄檔案保管義務(wù)與《會計法》規(guī)定的會計檔案保管義務(wù)均屬于公司法定義務(wù)的范疇，依“當(dāng)然解釋”②的法律解釋方法，檔案職員應(yīng)該屬于公司的法定職員，一切公司均有設(shè)置檔案職員的法定義務(wù)，只不過公司有檔案職員的人事自，該職員可專職，亦可兼職�！豆�司法》第一百二十四條規(guī)定：“上市公司設(shè)董事會秘書，負(fù)責(zé)公司股東大會和董事會會議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理，辦理信息披露事務(wù)等事宜�！睋�(jù)此，作為上市公司法定高級職員的董事會秘書亦是上市公司商事記錄檔案的法定保管義務(wù)人，是上市公司法定的商事記錄檔案職員，不過《公司法》未將兼公司法定商事記錄檔案職員的公司秘書制度擴展于所有公司�！睹绹鴺�(biāo)準(zhǔn)公司法》規(guī)定公司秘書是公司的法定職員，但對之并無專職要求，公司秘書亦可由其他高級職員兼任，如可由總裁、副總裁、司庫兼任③，公司秘書職位的設(shè)立并不必然增加公司的人力成本。我們完全可以借鑒美國的這一經(jīng)驗，將兼公司法定商事記錄檔案職員的公司秘書制度由上市公司擴展到所有公司制企業(yè)，規(guī)定公司設(shè)置有檔案機構(gòu)或在其他機構(gòu)中設(shè)置有一名或數(shù)名檔案職員的，公司秘書是公司法定的檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人或檔案主管人員。為保證公司商事記錄檔案工作的責(zé)任到位，可建立公司檔案職員的任職備案制度，即公司應(yīng)在成立后的法定時限內(nèi)將兼公司法定商事記錄檔案職員的公司秘書的任職及其變更情況及時報地方檔案行政主管部門備案。我們認(rèn)為可借鑒《會計法》的會計賬簿委托代建制度，規(guī)范與培育檔案中介服務(wù)市場，公司可委托有資質(zhì)的檔案中介機構(gòu)代為收集保管公司的商事記錄檔案。

公司檔案從業(yè)人員準(zhǔn)入制度。公司檔案工作是有多個服務(wù)目標(biāo)的綜合性工作，不僅需要專業(yè)的法律知識，亦需要經(jīng)營管理知識，公司檔案從業(yè)人員的專業(yè)勝任能力某種程度上決定著公司檔案工作價值目標(biāo)的實現(xiàn)程度，山西省檔案局從2002年已開始推行檔案工作人員持證上崗制度，國家檔案局亦有《國家檔案局關(guān)于開展檔案業(yè)務(wù)人員全員培訓(xùn)工作的意見》，我們建議建立公司檔案從業(yè)資格制度，以從業(yè)資格制度保障公司檔案從業(yè)人員的專業(yè)勝任能力，推進公司檔案工作價值目標(biāo)的實現(xiàn)。（作者為南京藝術(shù)學(xué)院人文學(xué)院副教授）

注釋

①姜民安：《行政法與行政訴訟法》，北京：高等教育出版社，2002年，第231頁。

公司檔案管理制度范文第5篇

【關(guān)鍵詞】轉(zhuǎn)制企業(yè);檔案處置;實踐;思考

廣東省佛山公路工程有限公司是佛山市深化體制改革中于1999年由事業(yè)體制改為國有企業(yè)，2002年底，從國有企業(yè)轉(zhuǎn)制合并為股份制的民營企業(yè)，主管部門由佛山市公路局整體移交到佛山市建設(shè)交通資產(chǎn)經(jīng)營有限公司，2003年初轉(zhuǎn)移到佛山市公盈投資控股有限公司管理。在這一系列改革過程中，檔案管理工作亦隨之而變。

1.轉(zhuǎn)制前規(guī)范的檔案管理

1.1 機關(guān)檔案綜合管理。1998年以前的事業(yè)體制，佛山公路工程公司、佛山市公路局第一工程隊、第二工程隊是佛山市公路局下屬獨立建制的、事業(yè)性質(zhì)的科級單位。檔案管理工作按照佛山市機關(guān)檔案綜合管理制度執(zhí)行。這一時期的檔案，具有庫藏豐富、數(shù)量大、管理規(guī)范的特點。檔案種類包括文書、公路、會計、設(shè)備（儀器）、基建、聲像（照片、錄音、錄像）、實物等各門類檔案，綜合檔案室?guī)觳卦饺f卷。在佛山市公路局的領(lǐng)導(dǎo)和佛山市檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，按照省特級標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范化管理。佛山市公路局第一工程隊和第二工程隊從1990～1998年連年分別獲得佛山市公路局檔案工作先進單位，并于1995、1997年分別晉升為省特級機關(guān)檔案綜合管理單位。第一工程隊綜合檔案室曾榮獲“一九九一至一九九五年佛山市檔案工作先進集體”和佛山市交通委員會授予的“一九九三年至一九九四年度檔案工作標(biāo)兵單位”稱號。

1.2企業(yè)檔案管理�！笆罗D(zhuǎn)企”后，即1999～2002年，公司由事業(yè)體制改為國有企業(yè)的時期。根據(jù)佛山市公路局有關(guān)文件精神，正式賦予公司管理第一工程隊、第二工程隊、珠海公司的權(quán)力，并將其分別更名為工程公司第一公司、第二公司、第三公司。為使檔案工作與企業(yè)體制改革相適應(yīng)，制定了與之相適應(yīng)的“企業(yè)檔案分類辦法”等一套企業(yè)檔案管理制度，把新制定的檔案規(guī)章制度貫徹到下屬各分公司中實施，使檔案工作能夠順利地過渡。這一階段，檔案管理模式仍與以往不變，其特點：檔案基礎(chǔ)好，領(lǐng)導(dǎo)較重視，保持一直的優(yōu)良傳統(tǒng)，數(shù)量日益龐大。在佛山市檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，于2002年5月，下屬第一公司（原第一工程隊）順利通過省特級檔案綜合管理的復(fù)檢工作，從而，便檔案管理工作向前邁進。

2.轉(zhuǎn)制后檔案的處置工作

2002年底，公司從國有企業(yè)轉(zhuǎn)為股份制的民營企業(yè)。轉(zhuǎn)制后，為了做好轉(zhuǎn)制前檔案的處置工作，根據(jù)佛山市政府辦公室《國有企業(yè)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》、市公盈投資控股有限公司《關(guān)于做好國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中的檔案處置工作的通知》的文件精神，有計劃、有組織地開展各項落實工作。

2.1轉(zhuǎn)制前檔案處置的具體計劃。公司綜合檔案室主管按照市公盈公司《轉(zhuǎn)發(fā)廣東省國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置工作規(guī)程的通知》及檔案處置工作的時限要求，結(jié)合公司轉(zhuǎn)制合并后檔案庫藏大、種類多的實際情況，迅速做好轉(zhuǎn)制前檔案處置工作具體詳細(xì)的計劃，并由辦公室上交公司董事長批閱。公司董事長十分重視這項上級下達的任務(wù)，馬上批示分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)閱處。這樣，使檔案處置工作有計劃、有組織、按步驟地推進。

2.2召開檔案處置工作專題會議。參加會議的人員：公司分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)――黨委書記，分管工程質(zhì)量的副總經(jīng)理，分管財務(wù)會計的副總經(jīng)理，檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)――辦公室主任，綜合檔案室主管，人事檔案管理員，會計檔案管理員，下屬原各分公司的檔案員，及經(jīng)營部、財務(wù)部、工程部、機材部等各部門負(fù)責(zé)人共20人。

2.3組建檔案處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由公司黨委書記、分管財務(wù)會計的副總經(jīng)理、辦公室主任、綜合檔案室主管、及各部門檔案資料員共9人組成。

2.4具體各項任務(wù)的落實。

2.4.1按計劃完成轉(zhuǎn)制前（界定為2002年度）原各分公司各類未歸檔的檔案（包括文書、科技、會計、基建、設(shè)備儀器、特殊載體等檔案）。

2.4.2統(tǒng)計出各種載體檔案共13340（卷、件、盒）。其中，文書檔案1427卷，公路檔案1522卷，會計檔案10010卷（冊），其他載體檔案共381卷（件、冊）。

2.4.3對超過保管期限的檔案進行鑒定、統(tǒng)計，匯總已超過保管期限的會計檔案合計2165卷（冊），其中，下屬第一公司（原第一工程隊）849卷（冊），第二公司（原第二工程隊）1316卷（冊）。列出檔案銷毀清冊，并經(jīng)過上級檔案主管部門市公盈投資控股有限公司審批后，在檔案銷毀手續(xù)完備的情況下，將這批共2165卷（冊）、重1.05噸已超過保管期限的會計檔案運到佛山市華峰紙頁有限公司進行銷毀。

2.5按期簽訂檔案代管協(xié)議。

經(jīng)過共同的努力，公司與佛山市公盈投資控股公司簽訂了《轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案處置協(xié)議書》。把廣東省佛山公路工程公司（轉(zhuǎn)制前）屬國有企業(yè)的各種載體檔案共11175（卷、件、盒），委托廣東省佛山公路工程有限公司代管，并簽訂委托代管協(xié)議及移交接收文據(jù)。同時，向市公盈公司移交了代管檔案案卷目錄共7本（文書、科技、會計、基建、設(shè)備儀器、特殊載體、已故人員檔案）。

就這樣，按期、完滿、完成了佛山市、國資委、公盈公司布置的轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案處置工作的任務(wù)，得到上級檔案主管部門的肯定和表揚。

3.股份制企業(yè)的檔案工作的思考

3.1轉(zhuǎn)制后檔案歸檔問題。

由于有限公司由佛山公路工程公司本部、第一、二、三公司轉(zhuǎn)制后合并而成，管理機制從事業(yè)單位改為國有企業(yè)、從國有企業(yè)轉(zhuǎn)為股份制的民營企業(yè)，不斷變化，從而帶來了檔案工作的復(fù)雜性。為了合理地區(qū)別轉(zhuǎn)制前、后不同性質(zhì)的檔案，按照檔案自然形成規(guī)律的特點，提出將公司轉(zhuǎn)制合并后的檔案以有限公司為歸檔單位、重新獨立編號的建議，向上級檔案主管部門征詢請示，得到市公盈公司《關(guān)于佛山公路工程有限公司檔案管理問題的復(fù)函》后，確定了公司轉(zhuǎn)制后（即2003年度以后）的檔案，以有限公司為獨立歸檔單位、重新編號，歸檔編號按審批后的分類方案執(zhí)行。從而，解決了轉(zhuǎn)制后檔案歸檔關(guān)鍵性的問題。

3.2延續(xù)規(guī)范化管理。

3.2.1為了規(guī)范公司轉(zhuǎn)制、合并后的檔案歸檔工作，根據(jù)國家檔案局及上級檔案部門有關(guān)企業(yè)檔案分類、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限規(guī)定等文件精神，重新制定一套切合實際的企業(yè)檔案管理辦法。如：制定有限公司企業(yè)檔案分類辦法、文件材料歸檔范圍和企業(yè)管理類檔案保管期限的規(guī)定等，使檔案分類、歸檔范圍界定、保管期限的劃分，都有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，便于今后檔案綜合管理和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

3.2.2完善檔案組織管理。由于轉(zhuǎn)制期間人員流動較大，必須及時調(diào)整補充檔案資料員，不斷完善檔案組織機構(gòu)，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案鑒定小組的責(zé)任。轉(zhuǎn)制后對已到保管期限的檔案，需由公司檔案鑒定小組鑒定，經(jīng)公司法人代表批準(zhǔn)后進行監(jiān)督銷毀。

3.2.3落實綜合檔案管理的崗位職責(zé)。綜合檔案室依照其職責(zé)，負(fù)責(zé)對全公司各種載體檔案的管理。除了做好企業(yè)管理類、工程建設(shè)類、會計檔案等的歸檔、利用、統(tǒng)計、銷毀及日常管理工作外，在新形勢、新體制下，積極開展檔案編研工作，對檔案信息資源進行深層次的加工，為企業(yè)發(fā)展提供全方位的檔案信息。

3.3提取檔案精華，服務(wù)于企業(yè)。

具有國家公路工程施工總承包壹級資質(zhì)的佛山公路工程有限公司，公路與橋梁施工檔案，是企業(yè)生存、發(fā)展的憑證和依據(jù)。因此，應(yīng)該從轉(zhuǎn)制前各種檔案中提取有利用價值的歷史資料、生產(chǎn)數(shù)據(jù)�？梢酝ㄟ^復(fù)印、掃描、借出原件等方法，提取工程競標(biāo)中必須具備的工程業(yè)績、人員資質(zhì)、固定資產(chǎn)三方面的資料。如：從公路檔案中提取工程簡介、工程合同、竣工驗收文書；從文書檔案中提取人事任免、職稱資格及聘任文件；機械設(shè)備（儀器）、房產(chǎn)檔案中提取固定資產(chǎn)證明材料；從實物檔案中提取獎勵等歷史榮譽證；從會計檔案中提取工程結(jié)算、企業(yè)盈利數(shù)據(jù)等。提取檔案的精華，使檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策、為企業(yè)的施工建設(shè)服務(wù)。