檔案整理規(guī)范范文第1篇

[關鍵詞]文書；檔案；信息

一、文書檔案管理原則

（一）區(qū)分不同價值

檔案提供利用是以館（室）藏檔案信息資源為基礎，通過一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務的一項檔案業(yè)務工作。實現(xiàn)檔案價值的邏輯起點是指檔案在滿足人們需要，體現(xiàn)其使用價值的具體實踐的邏輯行程中所經(jīng)歷的首要環(huán)節(jié)。因此，我們要依照《機關檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍不同文件價值，劃定不同保管期限。通過將不同價值的文件區(qū)別整理，可以合理使用人力，物力、財力和時間，同時不同價值的文件經(jīng)過整理后相對集中，為日后檔案進行保管利用，以及到期移交進館也提供了方便。由此可見，檔案客體一經(jīng)形成，就與未來的檔案用戶之間存在著一種潛在的價值關系。而檔案的價值只有當檔案客體獲得檔案用戶的實際利用時，其與檔案用戶主體所構成的潛在價值關系才能轉化為現(xiàn)實的價值關系，檔案價值才得以真正實現(xiàn)

（二）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系

在整理原則中，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開始，遵循文件的形成規(guī)律，提供檔案為社會主義現(xiàn)代化建設服務，并產(chǎn)生良好的社會效益和經(jīng)濟效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

（三）要便于保管利用

這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。執(zhí)行文件級整理，正是新形勢下對這一原則的合理發(fā)揮。從根本上說，保管和利用是相互影響，相互制約的關系，任何片面地強調(diào)某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時不強調(diào)事由，不區(qū)分保管期限。完全按歸檔文件形成時間或文號對歸檔文件進行排列，依靠計算機進行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個檔案盒中，從長遠看，特別是對檔案移交進館之后，將會給系統(tǒng)利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時，要堅持以便于保管利用為出發(fā)點，具體情況具體處理，才能更好地實現(xiàn)文件整理目的。

二、不斷規(guī)范文書檔案管理途徑

（一）做好分類，嚴格登記

對歸檔文件進行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對將來館室的系統(tǒng)化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進行歸檔文件分類。這是以“件”為單位進行分類。歸檔文件的分類是整理工作中的一個非常重要的環(huán)節(jié)，分類工作的好壞直接關系到歸檔文件整理的質(zhì)量。各單位要根據(jù)自身的特點，按照科學、適用的原則，選擇分類方法，制定分類方案。其次，按“年度―保管期限”方案分類。按這種方案分類的單位，就是將一年度應歸檔的文件材料按永久、長期和短期三種保管期限分開。但在這一階段因還未對文件進行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時，再按保管期限分開。另外，要嚴格登記。對本單位的收發(fā)文件進行登記，保證本單位主要文件的系統(tǒng)齊全。本單位發(fā)文，應編號發(fā)出，單位收文應先登記后使用。通過登記，對來往行文、機關內(nèi)部文件、會議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據(jù)可查。

（二）提高檔案管理人員的綜合服務能力

檔案人員要練就過硬的業(yè)務技能，檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創(chuàng)新，努力使檔案服務成為一項面向大眾的服務，讓越來越多的人能正確認識和利用檔案。

（三）要提前布置、完善機制

首先，要提前布置。檔案是反映專員辦業(yè)務工作的重要載體。因此，我們必須要求將檔案建設作為深化本單位工作、推進業(yè)務機制建設和全面提升內(nèi)部管理水平的基礎工作，做好整理歸檔。其次，要完善機制。重點是要按照《檔案法》規(guī)定做好文書檔案保管期限表，結合實際完善本單位的文書檔案管理規(guī)定，確保文書檔案管理規(guī)范有序。本單位檔案管理部門要及時對各檔案員進行輔導，并按照新要求做好文書檔案的整理歸檔工作，確保檔案資料歸檔及時完整、保管規(guī)范有序、調(diào)閱快捷方便。第三，注重規(guī)范整理方面。落實專人負責檔案工作，嚴格按檔案歸檔整理的要求進行歸檔和整理，并結合電子設備進行操作，確保檔案規(guī)范化、信息化；在注重檔案“收、管、用”方面。按檔案保管要求，進行專柜保管，并明確檔案管理、保管、利用、借閱等各項制度，確保檔案保密性和借閱的規(guī)范性。

三、結束語

總之，文書檔案管理是本單位檔案管理的重要組成部分，規(guī)范和改進文書檔案管理的方法對于一個單位有著十分重要的影響。不僅僅是保證了單位檔案資料的完整性和真實性，也對有些重要資料的存儲和整理起到了很好的保存作用，同時也能為本單位文書檔案管理提供了很d好的實踐經(jīng)驗。

參考文獻：

[1]梁晨，檔案信息資源整合探析[D]；北京交通大學；2023年

檔案整理規(guī)范范文第2篇

—、目標任務

進一步落實責任，加強工作指導力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅工作，規(guī)范2023-2023年脫貧攻堅檔案管理，全面、真實、及時、完整記錄我縣脫貧攻堅的歷程，確保我縣精準扶貧檔案真實、完整、準確、安全、規(guī)范，高質(zhì)量完成全縣精準扶貧檔案規(guī)范化管理工作。

二、基本原則

（一）堅持統(tǒng)一領導、分級實施。精準扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室、縣檔案部門聯(lián)合監(jiān)督指導，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)是精準扶貧檔案實施主體，除負責鄉(xiāng)鎮(zhèn)本級檔案資料外，還需組織指導各村及時做好村級精準扶貧檔案規(guī)范管理工作。負責實施縣級扶貧專項的牽頭部門，要嚴格對照每年的實施方案、目標任務，及時規(guī)范和完善專項扶貧檔案。

（二）堅持系統(tǒng)收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發(fā)的《關于進一步規(guī)范脫貧攻堅檔案工作的意見》（川檔發(fā)〔2023〕1號）和省檔案局印發(fā)的《省扶貧開發(fā)項目檔案管理細則》（川檔發(fā)〔2023〕15號）文件要求，對照縣、鄉(xiāng)、村、戶扶貧資料清單進行分類收集和整理歸檔，要重點做好精準扶貧文書檔案、科技項目檔案、會計檔案、照片檔案、音像檔案以及實物檔案的管理工作。

（三）堅持集中保管，及時移交。縣脫貧攻堅辦各類精準扶貧檔案由縣扶貧開發(fā)局集中管理，縣級扶貧專項檔案資料由各專項牽頭部門集中管理；鄉(xiāng)級各類精準扶貧檔案由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中統(tǒng)一管理；村級精準扶貧檔案由各村集中保管，個別村不具備檔案保管條件的可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時依法向縣檔案部門移交。

三、工作任務

（一）建立精準扶貧檔案規(guī)范管理工作機制。精準扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)指導，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯(lián)合對專項牽頭部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村精準扶貧檔案工作推進情況進行監(jiān)督檢查。

（二）配備適應精準扶貧檔案規(guī)范管理工作開展和滿足檔案安全管理的設施設備�？h級扶貧專項部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要為精準扶貧檔案規(guī)范管理工作開展，提供必需辦公設備和條件。精準扶貧檔案庫房要符合防光、防塵、防潮、防蟲、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。

（三）建立文件材料齊全完整、整理規(guī)范的精準扶貧檔案。

精準扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規(guī)范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅歷史偉業(yè)和先進感人事跡的圖片、音像、實物等珍貴資料，做到應收盡收、應歸盡歸。

四、工作要求

（一）時間節(jié)點

縣、鄉(xiāng)、村三級2023—2023年度精準扶貧檔案規(guī)范管理工作自本方案下發(fā)日起，村級檔案在2023年4月10日前完成；鄉(xiāng)級檔案在2023年4月20日前完成；縣級檔案在2023年4月30日前完成。

（二）分類管理

精準扶貧檔案相關文件材料應收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準確、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。

精準扶貧檔案應按照相關標準規(guī)范進行整理，文書檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-2023)進行整理。扶貧項目檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(gb/t11822-2008)進行整理。扶貧資金檔案按照《會計檔案管理辦法》進行整理。照片檔案按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(da/t50-2023)進行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894-2023)和《數(shù)字檔案室建設指南》進行整理。

特殊載體類檔案，按照國家有關標準、規(guī)范整理，并與關聯(lián)紙質(zhì)檔案建立檔號對應關系。

戶別管理類按照“一戶一檔”進行整理歸檔。

以卷為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—案卷號，以件為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—件號。

五、保障措施

（一）加強組織領導

縣、鄉(xiāng)、村三級必須明確精準扶貧檔案規(guī)范管理工作具體負責人員。縣脫貧攻堅辦聯(lián)合檔案部門抓好業(yè)務指導和監(jiān)督檢查工作,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項牽頭部門要具體抓好組織實施。

（二）加強監(jiān)督考核

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項牽頭部門，要提高精準扶貧檔案規(guī)范管理的自覺性和主動性。本次精準扶貧檔案規(guī)范管理工作，將納入各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和扶貧專項牽頭部門2023年度檔案工作目標考核任務，未按期完成或未按規(guī)定規(guī)范管理的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和扶貧專項牽頭部門，由縣檔案部門視具體情況扣減相應年終目標考核分值，情節(jié)嚴重的全縣進行通報。

檔案整理規(guī)范范文第3篇

概述了民生檔案資源體系是民生檔案重中之重，縣檔案局加強對各行各業(yè)形成民生檔案業(yè)務監(jiān)督指導，從源頭上抓起民生檔案收集齊全、整理規(guī)范、管理科學，為民生檔案資源建設奠定良好基礎。

【關鍵詞】

民生檔案；資源建設；收集歸檔

民生工作已成為各級黨委、政府高度關注、著力解決的問題，民生檔案工作事關構建和諧社會大局，是關注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要環(huán)節(jié)。開展民生檔案收集整理管護工作，是檔案工作者樹立落實科學發(fā)展觀，貫徹黨的十七大提出的“著力保障和改善民生”精神的重要舉措，我們要站在歷史發(fā)展的高度，把民生檔案資源體系建設擺在突出的位置，下大力氣去抓。

1 強化思想轉變觀念。

檔案部門要充分認識檔案資源整合工作的重要性和緊迫性，實施“以人為本”戰(zhàn)略，轉變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認識，重視所有涉及人的檔案的價值，增強工作的主動性和敏銳性，突破傳統(tǒng)觀念，充分發(fā)揮檔案服務公益性的優(yōu)勢，把民生檔案作為檔案資源體系建立的突破口。

2 認真學習，全面把握民生檔案的新內(nèi)涵

民生檔案主要涉及以下領域及內(nèi)容；

2.1民主政治方面，包括公民在參與民主選舉、保障權益、申訴個人利益問題等六個方面所形成的檔案。

2.2國有企業(yè)轉制方面，包括企業(yè)資產(chǎn)評估、流向、轉讓、拍賣、重組以及職工安置、分流、政策處理等方面所形成的檔案；

2.3社會保障領域，包括公民在勞動就業(yè)、失業(yè)、工資福利、收入分配、低保、社會救助、養(yǎng)老保險、生產(chǎn)安全等方面所形成的檔案；

2.4教育衛(wèi)生領域，包括學校教育收費、學生招錄、學籍管理及群眾看病、就診、醫(yī)保、醫(yī)患處理、病案等方面形成的檔案；

2.5安居樂業(yè)方面，包括土地承包，山林延包、拆遷征用、房屋權屬、人口、計生、婚姻、公證、戶籍、農(nóng)民工、轉業(yè)復退、知青安置、環(huán)境居住、食品安全等方面形成檔案；

2.6公共服務方面，包括公民在發(fā)行、旅游、休閑、娛樂等方面所形成的檔案。

3 加強對民生檔案工作的監(jiān)督指導

檔案局要從源頭抓好民生檔案的監(jiān)督指導工作，規(guī)范民生檔案的管理.

3.1指導涉民部門制定相關的業(yè)務標準和規(guī)范，完善民生檔案管理的制度體系；

3.2建立民生檔案登記制度，對涉民部門形成的各類民生檔案進行排查和登記，全面掌握民生檔案形成規(guī)律管理現(xiàn)狀和利用需求等情況，實施有效監(jiān)管和指導；

3.3建立民生檔案工作年度檢查制度，將民生檔案納入檔案年檢范圍，對民生檔案整理、保管、利用等情況進行檢查，確保民生檔案的完整、安全和有效利用。

3.4加強基層組織民生檔案的監(jiān)督指導。要將與人民利益相關的土地、住房、婚姻、醫(yī)療保健、勞動就業(yè)、失業(yè)、低保等檔案信息，收集齊全，有效管理好，不流失不損毀，保證各個行業(yè)檔案的齊全完整。

4 進一步加強民生檔案資源建設

民生檔案資源的完整與豐富是開展檔案利用的前提和基礎，要加強民生檔案資源的前端控制管理，對行業(yè)單位加強規(guī)范化指導，開展重點檢查與監(jiān)管，確保民生檔案的收集齊全整理規(guī)范，要拓展民生檔案的收集范圍，加強民生檔案資源的集中保管。單位形成民生檔案應按照相關規(guī)定，定期向檔案館移交，部分檔案可根據(jù)實際情況推行“實體分散保存，由資源集中共享”等管理模式。將民生檔案形成部門和單位，納入檔案資源收集重點管理范圍。

5 加強民生檔案收集力度，規(guī)范民生檔案管理

5.1積極指導林改工作，鞏固林改成果。在林改期間，派專人對林改檔案進行業(yè)務指導，深入各鄉(xiāng)鎮(zhèn)跟蹤服務，加大林改檔案工作的培訓力度。提高林改檔案工作人員的素質(zhì)，開展了林改檔案整理試點工作，通過制定歸檔辦法，試點引路，抽派業(yè)務骨干指導整理，確保了林改檔案資料收集完整、整理規(guī)范，全縣林改檔案已全部整理歸檔，建立起林改檔案目錄數(shù)據(jù)庫，63個村的林改檔案，共接收檔案 3828卷， 林改檔案成為查詢歷史資料、解決林權爭議、保證林權順暢流轉的重要依據(jù)，成為鞏固改革成果，維護林地林木權利人的合法權益，穩(wěn)定和完善農(nóng)村林地林木承包經(jīng)營關系，確保農(nóng)村社會和諧穩(wěn)定的重要保證。

5.2加大改制、破產(chǎn)企業(yè)檔案業(yè)務指導力度和接收進館工作，派檔案骨干對改制破產(chǎn)企業(yè)檔案進行監(jiān)督指導收集整理，并接收42個撤停企業(yè)文書檔案1969卷、會計檔案12575卷進館，確保改制、破產(chǎn)企業(yè)檔案資料收集歸檔，使改制破產(chǎn)企業(yè)檔案不流失、不損毀。

5.3開展婚姻檔案規(guī)范化整理并接收進館。主動與民政部門涵接，加大婚姻檔案指導整理力度，協(xié)助縣民政局整理了2023年前婚姻檔案，建立了婚姻檔案目錄數(shù)劇庫，并完成了1972年至2023年的婚姻檔案12090卷接收進館工作。

5.4加強教育檔案規(guī)范化整理并接收進館。積極與教育部門涵接，加快教育檔案整理力度，幫助教育局整理了2023年前教育檔案，建立了教育檔案目錄數(shù)據(jù)庫，完成了1970年至2023年的教育檔案29875卷的接收進館工作。

5.5積極指導并接收農(nóng)村土地承包經(jīng)營權證檔案。為確保農(nóng)村土地承包經(jīng)營權證檔案材料的齊全完整、整理規(guī)范、安全保管。一是統(tǒng)一規(guī)范整理方法，統(tǒng)一業(yè)務標準；二是加強業(yè)務培訓；三是實行分片區(qū)派專人跟蹤服務；四是嚴把土地檔案進館質(zhì)量關。目前接收55個農(nóng)村土地承包經(jīng)營權證檔案進館，共接收檔案4350卷，并建立起檔案目錄數(shù)據(jù)庫，另8個村因檔案不符合進館要求退回重新整理。

5.6嚴格執(zhí)行人力資源和社會保障部、國家檔案局制定的《 社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》，加大督導檢查力度，制定業(yè)務檔案管理工作流程，明確歸檔的范圍和內(nèi)容，認真做好社會保險業(yè)務文件材料的收集、整理、統(tǒng)計、保管、利用、保密、鑒定和銷毀等一系列規(guī)章制度，加強社會保險業(yè)務檔案管理人員培訓。經(jīng)過不懈努力，醫(yī)保檔案基本達到規(guī)范化、信息化、專業(yè)化的要求，部分檔案已完成文件級目錄錄入，2569卷檔案整理規(guī)范接收進館。

5.7指導各醫(yī)療單位建立居民健康檔案，幾年來在檔案局監(jiān)督指導和管理下，建立健全檔案管理各項制度，將建檔工作納入職責考核范圍，確保建立72508件居民健康檔案收集齊全、整理規(guī)范、管理科學、便于利用，為民生檔案資源建設奠定良好基礎，現(xiàn)已完成文件級目錄錄入，建立電子信息檔案，抓緊接收進館。

總之，民生檔案資源建設是一項需要長期不懈努力的系統(tǒng)工程，加大接收力度，進一步優(yōu)化館藏，整合民生檔案資源，使民生檔案工作的推進起到源頭保證、事半功倍的效果。

檔案整理規(guī)范范文第4篇

關鍵詞：機關檔案；規(guī)范管理；信息利用；分析

機關檔案作為國家機關部門各種工作真實記錄，是國家整體綜合發(fā)展的重要文字依據(jù)。隨著我國社會經(jīng)濟水平的不斷提升，對機關檔案的管理模式提出了更高的要求。針對數(shù)量日益加劇的機關檔案，只有將檔案管理制度不斷規(guī)范化才能提升機關檔案管理工作層次、水平，并將檔案信息有效利用。

1 充分認識檔案管理與檔案信息資源利用之間的關系

要想對機關檔案實施規(guī)范化管理，并將機關檔案信息資源有效利用，機關檔案管理人員首先要認識到機關檔案管理與檔案信息資源利用之間的關系。機關檔案管理人員，要將機關檔案資源的收集、整理[1]、歸類、上架、維護等各項基本工作做好，并以規(guī)范化管理為工作基A，要作為對重要機關檔案資料不遺漏、編排正確，以為機關部門提供更好、更準確、更完整的機關檔案資料。另一方面，機關檔案管理人員要充分利用現(xiàn)有的機關檔案資源進行年刊、年鑒等史料的編制，才能讓檔案資源成為真正為地方區(qū)域人民提供服務的重要信息資料。因此，機關檔案管理人員要將機關檔案管理與機關檔案信息資源之間的關系充分認識，才能提升機關檔案管理工作的整體水平，并促進檔案資源被高效利用。

2 抓牢機關檔案管理工作重點，落實檔案管理工作

要想提升機關檔案管理工作的規(guī)范性，便要制定完善、科學、合理的機關檔案管理制度，只有基于良好的制度才能讓檔案管理工作有章可循。檔案管理人員以及機關部門相關領導，要根據(jù)日常檔案管理工作中的實際內(nèi)容與相關檔案管理標準，制定出規(guī)范化的機關檔案管理制度，其中包括檔案借閱制度、檔案歸還制度、檔案保密制度、檔案檢查制度等，只有多方面對機關檔案實施良好的保護才能提升機關檔案管理工作的規(guī)范性，并將檔案資源的作用發(fā)揮到最大限度，以為更多的人民提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務。

2.1 歸檔及時

做好機關檔案及時歸檔工作是提升機關檔案管理工作規(guī)范化的重要前提，對機關檔案資源實施科學、規(guī)范的管理手段是確保檔案資源被高效利用。因此，機關檔案管理人員在管理過程中，要盡力作為維護機關檔案資源的完整性、安全性，并不斷提升自身的業(yè)務規(guī)范性，從根本上提升機關檔案管理工作中歸檔工作的有效性。機關檔案管理人員要做到對新生成、新收集的機關檔案資料進行及時歸檔，才能充分凸顯出檔案管理工作的優(yōu)勢[2]，并提升檔案歸檔及時性。

2.2 整理及時

在進行機關檔案管理工作中，需要檔案管理人員花費大量的時間、精力，要加強機關檔案資源歸檔工作的專業(yè)性、細致性，才能使最終形成的檔案資源具備規(guī)范性。與此同時，為了提升機關檔案分類與信息資源檢索的便捷性，便要將案卷整理工作進行的及時、高效。因此，機關檔案管理人員要按照相關檔案管理標準對檔案進行整理，例如按標準在案宗封面完整清晰地列出具體項目明細，使用毛筆、鋼筆進行工整書寫，同時不要遺漏整理日期。

2.3 服務優(yōu)化

除了要建立機關檔案規(guī)范化制度之外，還要構建完善的機關檔案借閱管理審核制度，制定出全面、詳盡的機關檔案借閱、查閱申請表。檔案借閱者要想借閱相關檔案資料，首先便要填寫檔案借閱申請表，通過相應審核流程后，才可以批準其對制定檔案進行借閱。另外，在借閱者利用完檔案資源之后，歸還時，也要辦理相應的健全手續(xù)。檔案管理人員要按照登記表中已經(jīng)填寫好的相關信息進行跟蹤服務管理。如有必要，還要通過網(wǎng)絡、電話等各種新式進行回訪，以構建出機關檔案信息資源利用反饋體系，加強機關管理制度的整體規(guī)范性。

2.4 確保安全

確保機關檔案資源安全是提升檔案管理制度規(guī)范性的重要物質(zhì)保障。檔案管理人員要對機關檔案室內(nèi)的各種設施進行定期檢驗、維護，要做好檔案室內(nèi)的防蟲、防潮、防盜等工作，要讓檔案室保持在恒溫、恒濕的環(huán)境條件下，以確保機關檔案資料的保存時間不斷延長，以達到維護機關檔案資源安全的目的。

3 有效利用機關檔案的途徑

3.1 機關檔案利用概述

機關檔案只有得到合理利用，才能充分發(fā)揮其價值。機關檔案作為各個歷史階段中機關工作實踐與一切活動的真實記錄，檔案利用者通過工作系統(tǒng)對檔案信息進行查找、調(diào)取，并將檔案信息資源潛在的利用價值充分實現(xiàn)[3]。

3.2 形成被動服務與主動服務的協(xié)調(diào)關系

在被動服務方面，主要是指接待檔案查詢、咨詢、回復等業(yè)務。在主動服務方面，是指機關檔案部門主動對黨委政府、社會、單位人員提供檔案服務。首先要將被動服務做好，這也作為機關檔案室的基礎職責。應為機關檔案利用者盡可能地創(chuàng)造條件，并將環(huán)節(jié)不斷簡化，要提供熱情、幫助，使檔案利用者得到滿意的服務。同時，要將被動服務作為前提，做好主動服務。要將機關檔案工作進行延伸與拓展，實現(xiàn)主動服務的根本目標，并延伸至對接服務、跟蹤服務。并利用高效的服務模式，包括為領導提供決策參考、警示、建議。

另外，機關檔案在為機關單位內(nèi)部人員服務的同時，還可以為廣大居民提供檔案借閱、查詢等服務，民眾可通過網(wǎng)絡等各種手段，實現(xiàn)對檔案的調(diào)用、利用等，充分發(fā)揮出機關檔案的真實價值，并造福于人民。

4 結語

機關檔案管理工作作為一項任重道遠的工作，在構建合理、完善的檔案管理制度的同時，還要檔案管理人員不斷提升自身對檔案管理工作的責任意識，才能將機關檔案管理工作的規(guī)范性不斷提升。另一方面，要將機關檔案管理工作與網(wǎng)絡信息技術相互融合，才能提升機關檔案管理工作的整體效率、安全性，利用網(wǎng)絡信息技術可以將機關檔案管理工作的規(guī)范性進行更高層次的提升，并將傳統(tǒng)的檔案管理模式進行優(yōu)化、完善。相信在廣大檔案管理人員的共同努力下，機關檔案管理工作可以更加規(guī)范、完善、合理，從而將檔案資源進行高效利用，造福社會。

參考文獻

[1]葉忠惠.淺淡機關檔案的規(guī)范管理及檔案信息的有效利用[J].辦公室業(yè)務，2023，（09）：69+71.

檔案整理規(guī)范范文第5篇

[關鍵詞]檔案管理 現(xiàn)代化 信息化

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2023）20-0145-02

為了進一步加強高校的檔案管理，一般高校都能夠?qū)ｉT設立檔案室、配備專業(yè)人員管理檔案。與此同時還加強了檔案管理制度建設，制定出臺相應的檔案管理辦法，使高校檔案管理逐步實現(xiàn)規(guī)范化。為貫徹落實圍繞中心、聚焦主業(yè)、深化“三轉”的精神，解決紀檢檔案資料管理不規(guī)范、信息化程度不高的問題，為紀檢監(jiān)察工作提供強有力的后勤保障，柳州地稅著力推進紀檢監(jiān)察檔案管理信息化、規(guī)范化、專業(yè)化。

一、高校檔案管理工作存在的問題

（一）管理不夠?qū)�業(yè)

現(xiàn)在很多高校不能強化檔案管理，使得管理松散。目前，很多高校沒有專門的工作人員專項負責檔案管理工作以及材料收集、整理和電子錄入等相應工作。對照有關檔案工作的法規(guī)要求，將檔案分門別類進行認真細致地歸檔，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案分類明確，排列科學合理，編排規(guī)范。檔案管理部門制定了相應的法律法規(guī)明確了立卷歸檔、裝訂整理、保管利用、鑒定銷毀、責任追究等每一個流程，建立了《檔案管理員崗位職責》《檔案保密制度》《庫房管理制度》《檔案室設備管理制度》等一系列配套制度，在檔案借閱、使用等工作中均按規(guī)章制度進行，借閱必須經(jīng)過審批，屬資料，還要求借閱者簽訂保密責任書，使高校檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化軌道。

實現(xiàn)高校檔案管理的專業(yè)化要求按照一級檔案室的標準建設高校檔案室，檔案室實行庫房、微機、辦公、閱覽四分開，檔案庫房按標準配備專用檔案密集架，配置防火系統(tǒng)、自動滅火裝置、除濕機、臭氧消毒機、吸塵器等設備，使檔案的管理工作硬件設施齊備，安全保護實現(xiàn)了專業(yè)化。

（二）查閱程序不夠規(guī)范

部分檔案管理人員沒能對各種檔案猿旨笆�、簜b懟⒂行У姆擲嗪駝理。只有檔案分管管理條件大為改善，才能夠提高檔案管理工作的效率。

（三）信息化不夠完善

實現(xiàn)高校的檔案管理信息化需要配套自主研發(fā)高校檔案管理系統(tǒng)。目前高校的檔案編制了全引目錄、案卷目錄、違紀人員處分索引等索引目錄數(shù)據(jù)庫，但是還沒有完全實現(xiàn)檔案信息查詢的電子化、自動化，檔案調(diào)閱效率低。

二、高校檔案管理現(xiàn)代化的具體策略

推進會計檔案管理是一項長期而艱巨的任務，加強制度建設、健全監(jiān)督機制，明確操作規(guī)范，各大高校在推進檔案管理的道路上，留下了一連串清晰而深刻的印記。為了確保普遍實現(xiàn)各大高校檔案的長效管理，按照《檔案法》的有關規(guī)定，要對需要歸檔的文件全部整理歸檔，做到時時收集、年年歸檔，并嚴格管理，規(guī)范使用，確保檔案工作規(guī)范化運轉。具體措施如下：

（一）加強制度建設實現(xiàn)檔案管理精細化

“天下難事始于易，天下大事始于細”，精細化財務管理并不復雜，只是細中求精。各高校應該以細、全、高、嚴、新、實“六字”精細化管理原則，圍繞檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等制定制度，使高校的檔案管理水平進一步完善提高。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規(guī)，各高校應該分別制定適應自己的檔案管理辦法，進一步明確學校的檔案管理工作。

目前，各大高校采取紙介質(zhì)和計算機、網(wǎng)絡通信等信息技術手段管理檔案。紙質(zhì)文檔數(shù)字化，在收集整理的同時在檔案管理系統(tǒng)進行歸檔，使高校檔案管理逐漸走向制度化、規(guī)范化。高校數(shù)字化檔案室的建立，有利于實現(xiàn)部級數(shù)字化檔案室。

“數(shù)字化檔案室”是指將實體檔案信息數(shù)字化，基于網(wǎng)絡來實現(xiàn)檔案收集、整理、保管和共享利用，并能夠確保檔案安全和高效便捷。高校的數(shù)字化檔案室建設應該獲得上級檔案局在政策、技術等方面的支持。例如資金方面，用于購買專用檔案柜、電腦、掃描儀等檔案工作必備用品和配套設備，建成后將實現(xiàn)公文交換系統(tǒng)（OA）與檔案管理系統(tǒng)的無縫對接。

數(shù)字化檔案室是高校檔案建設中的一項基礎性工作，能夠穩(wěn)步提高檔案信息化管理水平。建設高校數(shù)字化檔案室還應增強檔案的服務功能，提高檔案管理的日常辦公效率和質(zhì)量；通過完善機制，實現(xiàn)檔案管理的精細化；并且通過加強檔案管理作為促進高校檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化建設的有效手段。

高校數(shù)字化檔案室建設要做到檔案資源數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)化、傳遞網(wǎng)絡化、檔案信息數(shù)據(jù)化、檔案利用知識化。目前，很多高校已經(jīng)實現(xiàn)了“前三化”，接下來還要繼續(xù)實現(xiàn)“信息數(shù)據(jù)化”“利用知識化”等兩個目標。除了與OA系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，高校檔案管理還應該將檔案管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡、微信公眾平臺相結合，部分文檔信息通過移動端實時，實現(xiàn)信息公開，也為有需求的人提供便捷。如此一來，通過數(shù)字化檔案室與移動端的結合，從根本上提高居委會日常辦公效率和質(zhì)量。

（二）明確操作規(guī)范實現(xiàn)過程精細化管理

高校的檔案的規(guī)整和管理是很煩瑣和復雜的。因此，各大高校因該明確提出檔案管理操作規(guī)范。從檔案的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)入手，理清思路，摸清家底，健全制度，規(guī)范流程，強化責任，推進檔案管理工作規(guī)范運行，為科學、有序、高效地開展各項外匯管理工作打下了良好的基礎。檔案管理辦法規(guī)定，高校應該嚴格按照《檔案管理條例》及相關制度規(guī)定進行操作，使檔案更好地為高校的管理服務。嚴格按照要求，逐級分類管理，多措并舉、扎實推進高校檔案管理工作。完善制度，規(guī)范管理。嚴格按照查借閱手續(xù)，在保證檔案安全、保密的前提下，提高相關工作人員查閱資料的速度，從而在整體上提高檔案的利用效率。與此同時，加強專業(yè)人員的培訓。包括文件材料的收集歸檔范圍、立卷歸檔原則、立卷歸檔分工、文件材料整理原則及要求、歸檔文件材料質(zhì)量要求、歸檔時間和手續(xù)等六個方面。培訓能夠增強工作效率，讓管理人員進一步加深對檔案工作方法及重要性的認識與理解，看清檔案整理工作中存在的差距和不足。及時培訓能夠進一步提高檔案整理的業(yè)務水平和實際操作能力，為進一步規(guī)范檔案工作打下堅實基礎，也為今后更好的服務和工作的發(fā)展提供強有力的保障。

（三）健全監(jiān)督機制實現(xiàn)內(nèi)部控制精細化

用制度約束和規(guī)范檔案管理，是高校檔案管理工作中的一個亮點。檔案管理辦法明確了高校檔案鑒定、銷毀、移交的要求，高校將定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，并形成檔案鑒定意見書。檔案鑒定工作由高校檔案館牽頭，組織其他機構或人員共同進行。加強督促歸檔、嚴格審查機制。嚴格按照條例做到保質(zhì)保量地完成檔案材料的整理歸檔工作的同時，對檔案要及時審查，對符合要求的要及時整理，對不符合要求的要完成未盡事項、補正相關資料。

結語：強化檔案管理意識，明確人員責任。今年以來各部門高度重視檔案歸檔工作，嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，按照相應的原則，抓好檔案的歸檔整理工作。完善檔案制度建設，強化歸檔工作。先后建立完善檔案歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，檔案歸檔的操作規(guī)程等檔案管理制度，將資料進行整理、分卷、復核、編目。召開培訓班，全員參與，自查自改，進一步完善檔案工作。其中的每份檔案都應該進行電子檔案登記，并針對以前檔案目錄中只見案卷名不知案卷內(nèi)容的弊端，專門在案卷目錄中增加簡單的索引項，借閱檔案可以先從電子目錄上看有沒有自己要找的文件，避免盲目翻閱，大大提高了查閱檔案的效率。為了推進實體檔案和電子文檔同步歸檔，高校的檔案中心應該為檔案管理人員進行業(yè)務上的培訓指導，工作人員利用業(yè)務管理QQ群作為信息交流平臺，同時采取一對一、面對面的指導方式，幫助資料員掌握電子檔案的文件登記、著錄、掃描上傳、立卷歸檔等相關業(yè)務。高校的檔案管理部T為保證電子檔案的順利報送提供可靠保證。當前，實體檔案和電子文檔同步歸檔接收工作已經(jīng)實現(xiàn)，實體檔案和電子檔案的同步歸檔，體現(xiàn)了高校檔案工作跨入了檔案管理的先進行列，同時也表明高校檔案事業(yè)進入了信息化時代。

此外，為規(guī)范完善檔案管理，實現(xiàn)檔案規(guī)范化、標準化，高校應該強化四項措施，進一步加強檔案管理工作：一是強化資料收集，指定專人負責檔案的日常收集管理工作，辦公室注重對平時文件資料進行收集和積累，以及校內(nèi)開展的重要活動，及時收集照片、錄音、錄像等各種載體的信息資料，按照月報、季報、年報順序負責歸檔整理，按時移交到檔案室，由專人立卷歸檔；二是強化信息化管理，加強檔案的電子化管理，對各文書檔案、科技檔案、會計文件材料、聲像材料、電子文件材料等重點數(shù)據(jù)資料及時進行備份保存，進行電子化管理，方便統(tǒng)計資料的查閱和利用，實現(xiàn)檔案管理信息化；三是強化安全保密，遵守保密制度，切實履行公文的收發(fā)、登記、傳遞、借閱、歸檔和銷毀等各工作環(huán)節(jié)，對各專業(yè)報表嚴格執(zhí)行簽字、登記、歸檔手續(xù)，嚴禁隨處丟放，確保檔案資料的安全；四是規(guī)范檔案裝訂工作，做好目錄索引，統(tǒng)一裝訂格式，資料歸類規(guī)范，一目了然。

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