商務(wù)交往的禮儀如何亮明身份
在商務(wù)交往中,人和人見(jiàn)了面就首先要介紹,介紹也有規(guī)矩,恰當(dāng)?shù)慕榻B會(huì)給對(duì)方留下良好的第一印象,便于溝通的順利開(kāi)展 。
介紹的禮儀介紹有兩種:自我介紹和介紹他人。
自我介紹一般有四個(gè)要點(diǎn)需要注意。第一、先遞名片再介紹。交換名片要講究時(shí)機(jī),雙方一見(jiàn)面就應(yīng)該把名片遞上,對(duì)方的頭銜、職務(wù)都一目了然,頂多再把名字重復(fù)一遍,防止對(duì)方念錯(cuò)了;第二、自我介紹的時(shí)間要簡(jiǎn)短,要直截了當(dāng),時(shí)間控制在半分鐘以內(nèi)。第三、介紹的內(nèi)容要全面 。自我介紹內(nèi)容包含四個(gè)要素:?jiǎn)挝、部門(mén)、職務(wù)、姓名。比如正規(guī)場(chǎng)合,我就要這么介紹自己:我是中國(guó)人民大學(xué)國(guó)際關(guān)系學(xué)院外交學(xué)系的教授,我叫金正昆。單位、部門(mén)、職務(wù)、姓名這些信息要一氣呵成,顯得非常訓(xùn)練有素。第四、如果你的單位和部門(mén)頭銜名稱比較長(zhǎng),第一次介紹的時(shí)候一定要使用全稱,第二次才可以改簡(jiǎn)稱。假如我說(shuō)“南航”這個(gè)詞,有些人會(huì)聯(lián)想到南方航空公司,有些人會(huì)想到南京航空航天大學(xué)。所以,在商務(wù)交往中,用字母或者中文來(lái)做簡(jiǎn)稱,一定要先講全稱,再說(shuō)簡(jiǎn)稱,否則就會(huì)給對(duì)方造成理解上的歧義。
介紹別人有兩點(diǎn)要特別注意:第一、誰(shuí)當(dāng)介紹人?按照社交場(chǎng)合的慣例,介紹人一般由女主人來(lái)?yè)?dān)當(dāng)。在國(guó)際交往中,介紹人一般是三種人,第一種我們稱為專業(yè)對(duì)口人員。比如我請(qǐng)一個(gè)外國(guó)教授給學(xué)生做講座,我就有義務(wù)將他與校領(lǐng)導(dǎo)之間做介紹,因?yàn)槲液退麑I(yè)對(duì)口,我就是專業(yè)對(duì)口人員。第二種是公關(guān)禮賓人員,像外事辦公室的同志、辦公室的主任或者秘書(shū)、接受委托的接待陪同人員、接待辦公室的同志等。第三種是在場(chǎng)人里面職務(wù)最高的,這種情形一般出現(xiàn)在有貴賓到場(chǎng)的情況下,禮儀上講究身份對(duì)等,需要職務(wù)最高的人充當(dāng)介紹人。
名片使用的禮儀在商務(wù)交往中有兩個(gè)關(guān)于名片使用的要點(diǎn):第一、一定要有名片 。在商務(wù)交往中,一個(gè)沒(méi)有名片的人將被視為沒(méi)有社會(huì)地位的人,拿不出名片可能會(huì)被對(duì)方懷疑你的來(lái)歷與動(dòng)機(jī)。
第二、一個(gè)不隨身攜帶名片的人,是不尊重別人的表現(xiàn)。名片要隨身帶,在國(guó)外的很多公司,員工的名片放在什么地方都有講究。名片一般裝在專用名片包里,名片包放在西裝上衣口袋里,不能隨便亂放。我有一次跟一位女同志交換名片,我把名片遞給她,她馬上把包拉開(kāi)找自己的名片給我,包很名貴,但是找不著名片,先抓出一包話梅,接是一包瓜子,最后拉出半只襪子,最后才找到名片盒,這樣,給人的印象就很不好。因此,女同志的名片要放在公文包固定的位置,一伸手就可以拿出來(lái)。
名片的使用有幾個(gè)重要的禮儀。第一點(diǎn),名片的外觀內(nèi)容上有三不準(zhǔn)原則:一、名片不準(zhǔn)隨意涂改。有的同志很節(jié)約,電話號(hào)碼有變動(dòng)就直接在名片上涂改,把原來(lái)的號(hào)碼劃掉,寫(xiě)上新的號(hào)碼。在國(guó)際交往中,名片如同臉面,涂改名片會(huì)貽笑大方;二、名片上不提供私宅電話,涉外禮儀講究保護(hù)個(gè)人隱私、公私有別,因公打交道的話,提供的就只是辦公室的電話,手機(jī)號(hào)碼、私宅電話都不提供;三、名片上一般不出現(xiàn)兩個(gè)以上的頭銜。“聞道有先后,術(shù)業(yè)有專攻”,名片上的頭銜越多,就有用心不專、蒙人之嫌,很多有地位有身份的人會(huì)準(zhǔn)備好幾種名片,對(duì)不同的交往對(duì)象、強(qiáng)調(diào)自己不同身份的時(shí)候,使用的名片不同。
第二點(diǎn)、索取名片的問(wèn)題 。索要名片有幾個(gè)點(diǎn)要注意:一、盡量不索取名片。名片交換有講究,地位低的人首先把名片遞給地位高的人,主動(dòng)索取名片會(huì)出現(xiàn)地位落差的問(wèn)題;二、如果索要名片,不能采取直白的表達(dá)方式。比較恰當(dāng)?shù)慕粨Q名片的方法有以下三種:第一種是交易法,這是最常用的方法!皩⒂≈,必先予之”,我想要史密斯先生名片,我就把自己的名片先遞給他,并說(shuō):“史密斯先生這是我的名片 。”他無(wú)論如何也要回贈(zèng)我一張 。在商務(wù)交往中,由于地位的落差,一些地位高的、有身份的人在接到你的名片時(shí),往往會(huì)說(shuō)聲謝謝之后就沒(méi)下文了,出現(xiàn)這種情況的話,不妨采用第二個(gè)辦法——激將法。你在交換名片時(shí)對(duì)他說(shuō):“尊敬的威廉斯董事長(zhǎng),很高興認(rèn)識(shí)你,不知道能不能有幸跟您交換一下名片?”這樣他不想給也得給,他不至于告訴你:“不換,我就是不換。”還可以采用第三個(gè)方式——聯(lián)絡(luò)法。你說(shuō):“史瑪爾小姐,認(rèn)識(shí)你非常高興,以后到聯(lián)邦德國(guó)來(lái)希望還能夠見(jiàn)到你,不知道以后怎么跟你聯(lián)絡(luò)比較方便?”這就是聯(lián)絡(luò)法,暗示對(duì)方如何才能找到他?一般情況都會(huì)給名片,如果不給,說(shuō)明她有退路,她可能會(huì)說(shuō):“我跟你聯(lián)系吧!”其深刻含義就是,我這輩子都不會(huì)跟你聯(lián)系的,這種情況就不再?gòu)?qiáng)求了。
第三點(diǎn)、接受別人名片的注意事項(xiàng) 。接受名片要注意的第一點(diǎn)是要回敬對(duì)方,“來(lái)而不往非禮也”,拿到人家名片一定要回。在我國(guó)有相當(dāng)數(shù)量的同志沒(méi)有名片的,在正規(guī)的交往場(chǎng)合,即便沒(méi)有沒(méi)有名片也要采用委婉的表達(dá):“不好意思名片用完了”,或者“很抱歉,今天沒(méi)有帶”;第二點(diǎn)是接過(guò)名片一定要看清楚,通讀一遍,這最重要?疵膬(nèi)容是對(duì)對(duì)方表示重視,同時(shí)可以了解對(duì)方的確切身份。不看的話就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。有一天我到一個(gè)單位去講課,我給主持活動(dòng)的同志遞了一張名片,也不知道他看了沒(méi)有,他向?qū)W生這樣介紹我:“我們非常高興請(qǐng)北大的高教授為我們講課 。”我聽(tīng)了,以為還真的有位高教授呢,后來(lái)才知道原來(lái)是在介紹我。所以,不仔細(xì)看名片內(nèi)容,容易把對(duì)方的名字和姓氏搞錯(cuò),是怠慢對(duì)方的表現(xiàn),這在社交中是大忌 。
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