公文寫作的快速成文技巧
公文是實用文,是為解決現(xiàn)實工作中的實際問題,處理具體事務(wù)而撰寫的。而問題的解決、事務(wù)的處理又必須在一定的時間內(nèi)進行,因此,公文寫作有嚴格的時限要求,其價值和作用很大程度上就體現(xiàn)在時效性上。有的公文在領(lǐng)導(dǎo)研究決定后就需要立即起草成文,交付使用;有的則要求在工作過程中制作,與工作同步進行,工作結(jié)束,公文也要完成。所以,公文寫作任務(wù)常常來得急,要求處理也快,這就要求公文寫作者要掌握快速成文技巧,爭取一稿成功。
以往人們對公文快速寫作大都局限于從結(jié)構(gòu)模式方面進行研究,視角狹窄,成果較為粗淺。本文試圖從更為廣闊的視角進行審視、研究,力求厘清影響公文快速寫作的相關(guān)因素,并在公文寫作思路和結(jié)構(gòu)模式的聯(lián)系方面提出自己的見解。
一、留心搜集資料,善于參考借用
資料的積累、儲備是快寫的基礎(chǔ)。如果平時沒有各種寫作資料的充足積累和儲備,遇到公文應(yīng)急寫作就難免會有“無米下鍋”的尷尬。所以,作為經(jīng)常性的公文撰稿人員在平時工作中就應(yīng)有意識地注意搜集和積累相關(guān)資料,做搜集資料的有心人,有備而無患。平時要留心各種事情,“眼觀六路,耳聽八方”,凡是與公文寫作有關(guān)的事情和問題都要想一想。記下來 。工作中經(jīng)手的各種文件、會議記錄、報表、總結(jié)、計劃、報刊等文字資料都要注意保存,不要隨意丟棄。這樣日積月累,就能搜集到許多有用的資料。然后對資料進行分類整理,建立適于自己使用的資料庫,一旦有了寫作任務(wù),馬上就能派上大用場。有些資料需要根據(jù)新的寫作語境進行概括、重組,有的資料則可以直接取而用之。另外,舊資料還可以幫助、啟發(fā)寫作者疏通寫作思路,安排結(jié)構(gòu)布局和進行語言表述。
當然,公文寫作只靠平時積累的資料是不夠的,還應(yīng)該輔之以寫時搜集。但平時積累是基礎(chǔ)、是保障,沒有平時積累,公文快寫是行不通的。
二、明確行文目的,確立公文主旨
行文目的,即公文的制發(fā)意圖。公文應(yīng)實際工作的需要而制發(fā),是為解決現(xiàn)實問題,為“做事”而寫的,有明確的目的性。行文目的是公文寫作的動力因素,表現(xiàn)在文本中就形成了公文的主旨,它決定和制約著公文寫作的方方面面,是公文快速生成的第一要素。因此,公文寫作之初,首先第一步工作就是要明確行文目的,確立公文主旨,弄清楚為什么要寫這篇公文?寫給誰?寫這篇公文究竟是要做什么事?只有明確了這三個問題,才好下筆行文。這三個問題的答案就是行文目的和公文主旨的具體內(nèi)涵。如果主旨含糊、目的不明確就倉促行文,結(jié)果不是寫不下去就是“下筆千言,離題萬里”,欲速而不達。
公文寫作大多都是領(lǐng)導(dǎo)授意,文秘人員執(zhí)筆,領(lǐng)導(dǎo)意圖是形成公文主旨的原創(chuàng)因素。因此“明確行文目的,確立公文主旨”,就要善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)在布置寫作任務(wù)時,要認真聆聽,最好能邊聽邊記,有不明確的問題要當場請教,要善于領(lǐng)會和把握領(lǐng)導(dǎo)講話的重點、要點,以便順利形成主旨。此外,確立公文主旨還要結(jié)合實際情況和需要,迅速摸清這項工作或活動的背景、內(nèi)容、要求和重點,以及它與現(xiàn)階段中心工作的關(guān)系等相關(guān)情況,對工作全局做到心中有數(shù)。這樣,吃透上下兩頭,在領(lǐng)導(dǎo)意圖和實際工作需要的結(jié)合點上動腦筋,確立的主旨才會有較強的針對性和實用性。
三、了解公文種類,選擇適用文種
公文是一個文章大家族,種類很多。我國現(xiàn)行法定公文主要分“黨”、“政”兩大類,黨的機關(guān)公文有14種,國家行政機關(guān)公文有13種。不同文種功能各異,適用范圍也不同,因此選用文種也是公文寫作首先需要解決的一個問題。只有選對了適用的文種,才能最大限度地發(fā)揮公文的效用。有人比喻:“選錯了文種,等于搭錯了車”,要想達到行文目的,無異于南轅北轍。因此,選用文種一定要慎重,不可馬虎。
如何正確選用文種?限于篇幅,筆者不能展開細述 。概括講,就是要了解、熟悉公文種類,作者只有具備相應(yīng)的文體知識,熟悉不同文種的功用特點,才能根據(jù)行文需要正確選用文種。而了解、熟悉公文種類的功用特點和適用范圍,最權(quán)威的依據(jù)就是兩個公文法規(guī)性文件:xx年8月24日發(fā)布,xx年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和1996年5月3日發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》。另外,有一些特點、功能相近,適用范圍不太好區(qū)分的容易混淆的文種,使用時要格外注意,不要用錯。如公告、通告和通知,獎懲性決定與表彰批評性通報,報告與請示,請示與請批函,批復(fù)與批準函,報告與意見等。如何區(qū)分這些容易混淆的文種,另有專家學(xué)者撰文專論,此不贅述 。
四、遵循思維規(guī)律,理清寫作思路
快速寫作要求作者要有清晰的寫作思路(套路),主要寫什么內(nèi)容,分幾個步驟、層次,如何開頭和結(jié)尾??都要成竹在胸。
公文程式化特點明顯,同一文種、類型公文的寫作思路大體是一致的,它們都遵循共同的思維程序和規(guī)律,給公文快速寫作在構(gòu)思環(huán)節(jié)奠定了基礎(chǔ),這就是人們所謂公文寫作思維模式的功用。如祈使類公文的目的和作用是告知受文者:發(fā)文者欲做某事,并要求受文者有所行動(幫助、執(zhí)行、遵從),所以其寫作思路就是:為什么做做什么怎么做。如命令、決定、大部分的通告、通知以及請示、批復(fù)、函、意見等祈使類公文都可以運用這種方法構(gòu)思 。而告知類公文的目的和作用則只是讓受文者知曉某事,并不要求有所行動,所以寫作思路就是:為什么做是什么怎么樣。如公告、一部分通告、通知以及通報、報告等告知類公文可以運用此法構(gòu)思。絕大多數(shù)公文的寫作思路都可以分成這樣前后相互關(guān)聯(lián)的三個步驟,有人稱之為“三段思維法”。當然,這只是就大類而言,如果具體到某一文種或某一文種小的類型,寫作思路還可以劃分得更細一些。如事故報告的寫作思路可以分成四步:(1)情況介紹:概述事故發(fā)生的時間、地點、嚴重后果以及事后的善后處理隋況;(2)分析原因:分析事故發(fā)生的直接原因和深層原因;(3)吸取教訓(xùn),采取防范措施;(4)對事故主要責任者的處理。
熟悉和掌握各類公文寫作的思維模式,遵循邏輯思維規(guī)律,就能迅速理清公文寫作思路,達到迅速構(gòu)思、快速寫作的目的 。
五、掌握結(jié)構(gòu)模式,迅速判斷套用
文章結(jié)構(gòu)是作者思路的書面物化形式,公文作者的寫作思路反映在文本結(jié)構(gòu)中就形成了公文的層次安排。如上述“三段思維法”表現(xiàn)在公文結(jié)構(gòu)中就形成了公文的三個大的層次(部分),一般公文寫作教科書將其概括為:緣由事項要求(或結(jié)語),這就是公文內(nèi)容的邏輯結(jié)構(gòu)模式。它是對各公文文種結(jié)構(gòu)特點的概括和總結(jié),適用于許多文種的寫作,可作為公文結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)范本參考、借鑒、套用。這三部分的常見寫法如下:
開頭緣由部分主要說明發(fā)文原因、依據(jù)、目的,開宗明義,概括地交代行文的基本意向或情況,并提起下文,讓讀者知道為什么發(fā)文。這部分寫法有一些較固定的模式,常見的有概述式、根據(jù)式、目的式、引述式等。中間事項部分圍繞行文的基本意向展開內(nèi)容,敘述情況、分析問題、制定決策和解決問題的原則、方法和措施,讓讀者明白怎么做 。常見寫法有段組式、條款式、小標題式等。結(jié)尾要求部分提出要求、請求、希望、號召等,常用一些慣用語和請求式、總結(jié)式、強調(diào)式、呼應(yīng)式等模式作正文的結(jié)束。也有公文不要專門的結(jié)尾,正文寫完,自然結(jié)束,全文只有兩部分。
與上述邏輯結(jié)構(gòu)模式相對應(yīng)的還有公文的篇章結(jié)構(gòu)模式,也是快速寫作所要掌握的。篇章結(jié)構(gòu)模式也稱“公文結(jié)構(gòu)的體式布局”、“公文結(jié)構(gòu)的外形體式”,它是深層邏輯結(jié)構(gòu)的要素變化在篇章文字層面的反映。它的任務(wù)是對公文的材料、段落、文字進行排列組合,尋求最佳表現(xiàn)形式。常見的公文篇章結(jié)構(gòu)模式有:(1)篇段合一式,(2)撮要分條式,(3)分列小標題式,(4)分塊式,(5)主附件式,(6)條項貫通式,(7)章斷條連式,(8)并列式等。公文結(jié)構(gòu)模式化特點明顯,寫作人員只要熟悉、掌握上述常用結(jié)構(gòu)模式,緊急情況下就可以根據(jù)具體情況和需要迅速做出判斷,套用某一模式,使文稿快速成型 。
六、學(xué)會公文慣用語,方便快捷表述
語言是文章的重要構(gòu)成要素,文章的內(nèi)容和形式都要靠語言來表現(xiàn)。文章要想寫得快且好,作者一定要有較高的語言表達能力。所以人們常稱文學(xué)家、文章高手為“語言大師”。公文是實用文體,寫作時效性要求比較嚴,寫作人員不能像作家搞創(chuàng)作那樣“十年磨一劍”、“吟安一個字,捻斷數(shù)根須”,而是要快速表達,下筆成章。怎樣才能快速表達?除了要多讀勤寫,培養(yǎng)公文語感這個根本方法外,還應(yīng)該學(xué)習和掌握公文慣用語。公文慣用語是適應(yīng)公務(wù)活動的需要,在長期公文寫作實踐中逐漸形成的一套規(guī)范化、定型化的公文專用語,它在準確、嚴謹?shù)乇硎龉膬?nèi)容的同時,還能增強公文簡明、莊重的語體風格。學(xué)會運用這些慣用語,就能方便、快捷地進行表述,而無須在語言表述上太費周折。這些慣用語一般多用在公文的開頭、過渡和結(jié)尾處。開頭的慣用語常見的有“為了……”、“根據(jù)……”、“由于……”、“目前(當前)……”、“……收悉”、“經(jīng)……研究”等;過渡的慣用語有“現(xiàn)通知(通告)如下”、“特作如下決定(規(guī)定)”、“擬采取如下措施”、“為此……”、“綜上所述……”等;結(jié)尾的慣用語主要有“特此通知(通告)”、“特此批復(fù)”、“此復(fù)”、“特此函告”、“以上報告,請審閱”、“妥否,請批復(fù)”、“請認真貫徹執(zhí)行”等。
公文快速寫作是現(xiàn)代社會發(fā)展的需要,是工作的需要。研究公文寫作快速成文的方法、技巧有很重要的現(xiàn)實意義和推廣價值。公文快速成文技巧并不是空想臆造的東西,而是在人們長期公文寫作實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上總結(jié)出來的帶有規(guī)律性的方法、規(guī)則。它能有效地指導(dǎo)人們的公文寫作活動,提高人們的公文寫作能力,使人們能高效、快捷地寫好公文。
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