會議接待安排方案

為確保各項會議接待工作的順利進(jìn)行，特制定會議方案如下：

一、會議主題： 待定

二、會議時間： 20xx年x月x日至20xx年x月x日

三、會議地點： Xxx-xxx-x酒店。

四、環(huán)境布置

（一）會場外區(qū)域布置

酒店外圍環(huán)境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。

（二）會場內(nèi)主要區(qū)域布置

1、機場、火車站相關(guān)內(nèi)容橫幅、接機牌及鮮花。

2、下榻酒店（酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳）布置主題噴繪、水牌、導(dǎo)示牌、桌簽、插花及橫幅。

五、會議內(nèi)容

第一板塊 會 議

（一）會議時間：20xx年x月x日、x日、x日

（二）會議地點：待定（200人會議廳）

（三）會議內(nèi)容：待定

（四）會議布置：1）課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放

2）會議鮮花：講臺花、胸花、桌花

3）會議用品: 白紙、簽字筆、茶杯、紙巾

4）會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面（x日、x日）無線麥若干、背景音樂、X展架

（五）會后合影：時間：在會議結(jié)束前，告知大家不要急于離場，按 序下樓，在指定地點合影留念。

給領(lǐng)導(dǎo)安排座椅，座椅上有貼領(lǐng)導(dǎo)的名字，可以對號入座。

第二板塊 晚 宴

（一）晚宴時間：20xx年x月x日晚（具體時間待定）

（二）晚宴地點：餐廳待定

（三）晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式

（四）晚宴布置：室外：空飄（8個）（空飄內(nèi)容： ）、懸掛彩旗、燈籠若干、

大型噴繪展板（酒店外及圓形大廳內(nèi)）。

室內(nèi)：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。 餐桌布置：餐桌桌花、臺簽（晚宴安排內(nèi)容介紹）

第三板塊 會議接待

（一）工作內(nèi)容

1、會議流程策劃；

2、編撰、印刷會議接待手冊；

3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務(wù)；

4、會議前期報名的接待、物品分發(fā)等；

6、協(xié)助酒店住宿、餐食服務(wù)等工作；

7、提供會議期間車輛的調(diào)配、服務(wù)工作；

8、提供機（車）票的訂購服務(wù)工作；

9、提供專業(yè)接待人員服務(wù)工作；

10、根據(jù)需要，提供其他公務(wù)活動服務(wù)工作；

11、提供物流、土特產(chǎn)品代購等其他服務(wù)工作；

（二）、組織機構(gòu)及職責(zé)

1、綜合協(xié)調(diào)組

工作職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)總體接待方案的制定等文件編制工作；

（2）負(fù)責(zé)與會代表團信息收集、整理等對外聯(lián)系工作；

（3）負(fù)責(zé)與組委會內(nèi)部的全面對接工作；

（4）負(fù)責(zé)落實省市、組委會領(lǐng)導(dǎo)的接機（車）安排；

（5）負(fù)責(zé)組織、牽頭一切有關(guān)接待工作的參與人員溝通、協(xié)調(diào)工作；

（6）負(fù)責(zé)接待服務(wù)手冊的編制工作；

2、接待服務(wù)組

工作職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)嘉賓的接機工作，配有專業(yè)的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。

（2）負(fù)責(zé)對外具體聯(lián)系落實與會代表的初步行程、人數(shù)、往返時間、與會具體意向；

（3）負(fù)責(zé)為與會代表提供接待服務(wù)人員、住宿、餐飲、交通、內(nèi)部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務(wù)；

（4）根據(jù)嘉賓的實際情況，具體提供接送機、車站安排；酒店房間安排；參加會議活動的詳盡日程安排（5）負(fù)責(zé)協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記。（在接到嘉賓后，將事先準(zhǔn)備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進(jìn)入房間，房間內(nèi)布置鮮花、茶歇、會議流程等）

（6）負(fù)責(zé)會同綜合協(xié)調(diào)組完成接待服務(wù)手冊的編制工作；

3、服務(wù)保障組

工作職責(zé)：

（1）負(fù)責(zé)接待服務(wù)組的有關(guān)活動安排，如：會議現(xiàn)場拍照、會前投影儀調(diào)試、檢查對方資料（PPT）是否統(tǒng)一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排

（2）負(fù)責(zé)本組工作人員的一切后勤保障工作。

第四板塊 會后考察

一、會后考察：

1、如果會議結(jié)束后，安排會議考察，請?zhí)崆按_認(rèn)人數(shù)和線路。我們會將出發(fā)時間、乘車地點及線路安排發(fā)放到每位嘉賓手里。

2、會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設(shè)有會后考察線路報名咨詢點。

二、當(dāng)?shù)鼐包c參觀

二、其他服務(wù)：

如果您還有其他服務(wù)需要幫忙，我們將為您提供更好的服務(wù)。

訂票服務(wù)：將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。

附：會議要求調(diào)查表

服裝工程系

11制版一班 2011611065 竇水雪

會 議 接 待 策 劃 方

案 服裝工程系

11制版一班 2011611065 竇水雪

會議接待方案2016-12-17 10:47 | #2樓

我公司在承辦會議方面積累了豐富的實際工作和實際操作經(jīng)驗，以自己票務(wù)方面獨有的優(yōu)勢，使您的會議工作輕松便捷、有條不紊；使您可以更專心自己的工作，不必為會議的瑣事而分心勞神，而且還會將會議舉辦得更加圓滿和精彩，取得意想不到的收獲！

會議策劃簡介：

1、提供多家大酒店由您選擇，價格優(yōu)惠。

2、會場（或分會場）的選擇和預(yù)定，會場的設(shè)計和布置（會場內(nèi)外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等）以及各種設(shè)備的擺放。

3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設(shè)計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。

4、禮品策劃、設(shè)計、樣品提供和制作。

5、設(shè)備：會議設(shè)備、辦公設(shè)備、視頻設(shè)備及多媒體、音頻設(shè)備、燈光設(shè)備。

6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務(wù)。

7、媒體支持、協(xié)助聯(lián)系媒體、邀請記者。

8、提供會議所需各類信息。

9、協(xié)助招徠參會人員、協(xié)助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。

10、禮賓接待、會議事務(wù)及其他秘書服務(wù)、現(xiàn)場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及VCD的制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標(biāo)準(zhǔn)的菜單，根據(jù)要求進(jìn)行調(diào)整，協(xié)助選擇和推薦不同的用餐地點。

12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。

13、公司專門為會議設(shè)計和安排了多條旅游路線，并根據(jù)參會人員的喜好，協(xié)助安排各種休閑活動。

14、報到同時有專人登記和辦理返程票預(yù)定。

會議接待程序：

1、 我們倡導(dǎo)商務(wù)會議的全新概念，積極為合作客戶提供最高效、優(yōu)質(zhì)、周到的服務(wù)，可以根據(jù)客戶需求，靈活安排會議規(guī)模、費用，提供活動整體策劃方案，以便為客戶提供不同規(guī)模、檔次的商務(wù)會議服務(wù)設(shè)施。

2、 我們還提供會議舉辦地的交通、氣候、商務(wù)環(huán)境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶提供商務(wù)會議期間全部的'會務(wù)用品及會議現(xiàn)場布置，為客戶提供相應(yīng)的媒體支持。

3、會議期間，會根據(jù)客戶的需求，在會議舉辦地進(jìn)行媒體宣傳，靈活操作，使商務(wù)會議期間的娛樂休閑活動具有鮮明特色。

4、我們將根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場地點，并提前為您預(yù)約。

5、我們將為您提當(dāng)?shù)卮缶频?－7優(yōu)惠價格的預(yù)定服務(wù)，并完全考慮您的要求，為您推薦

適合您需要的酒店以及樓層。

6、我們擁有雄厚的辦會實力、豐富的辦會經(jīng)驗及訓(xùn)練有素的專業(yè)會務(wù)人員，與各星級酒店都有協(xié)議關(guān)系，可按客戶的不同要求提供規(guī)范、經(jīng)濟的會議策劃及籌辦工作。

7、無論在當(dāng)?shù)啬睦锱e辦會議，我們都會有專業(yè)人員24小時為您服務(wù)，包括從開始的預(yù)定酒店到最后訂票送站，我們會根據(jù)您的要求精心策劃、落實、負(fù)責(zé)到底。

8、我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品、紀(jì)念品的設(shè)計、生產(chǎn)一條龍服務(wù)，我們將根據(jù)會議的具體需求設(shè)計印刷品或紀(jì)念品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案等，為您的印刷品或紀(jì)念品指定專門的廠家印刷以及生產(chǎn)，并將根據(jù)您的需求，提前把印刷品或紀(jì)念品送到會場或指定位置。

會議接待內(nèi)容

：

各科研機構(gòu)、機關(guān)、學(xué)校、各培訓(xùn)中心的學(xué)術(shù)研討會、筆會、論文發(fā)布會、各類培訓(xùn)班、企業(yè)業(yè)務(wù)洽談會、訂貨會、新產(chǎn)品推廣會、集團公司董事會、經(jīng)銷商會議、獎評會、客戶聯(lián)誼會、行業(yè)研討會等各類型會議等。

： 不限。

：

（ 1 ）、會議酒店范圍：

二星級酒店（★★）、三星級酒店（★★★）、四星級酒店（★★★★）、五星級酒店（★★★★★）。

（ 2 ）、會議室范圍：

根據(jù)需要可提供 5 人以上的會議室或報告大廳。

（ 3 ）、會議用餐范圍：

25 元 / 人 / 天 --180 元 / 人 / 天，多種標(biāo)準(zhǔn)供選擇。

（ 4 ）、會議用車范圍：

豐田面包車、依維柯、金龍中巴（大巴）、瑞典沃爾沃、韓國現(xiàn)代（大宇）、德國凱斯鮑爾等進(jìn)口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車，任你們選擇。

（ 5 ）、會議接站及用車：

專車將全天接站 , 優(yōu)惠價格提供會議期間用車服務(wù)。

（ 6 ）、會議票務(wù)：

免費代訂往返程飛機票，代訂返程火車臥鋪票。

（ 7 ）、旅游考察安排：

提供多條考察線路，優(yōu)惠價格安排參會代表的會后考察活動。

（ 8 ）、會議娛樂及活動：

協(xié)助會議期間的各項娛樂活動，回答客戶的咨詢并提供實惠選擇的建議！

（ 9 ）、會議禮品：

向開會客戶調(diào)配優(yōu)秀國語導(dǎo)游或優(yōu)秀外語導(dǎo)游、翻譯等，做好會議禮品的解說與建議工作。

備 注：以上為一般性的會議范圍，具體的會議、會展、活動，具體建議，具體策劃、具體協(xié)商。

會議接待流程

一：會議資料準(zhǔn)備

1：會議資料由貴公司提供，其中文字資料，由承辦單位按會務(wù)組要求根據(jù)參會 人數(shù)印制。

2：會議資料（主辦單位提供）

3：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿（主辦單位提供）

4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達(dá)消息。

5：項目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）

6：展板所屬圖片（主辦單位提供）

7：廣告牌高計稿

8：歡迎布標(biāo)、會議室布標(biāo)

9：會議禮品（按參會人數(shù)準(zhǔn)備）

10：會議代表證

11：會議用餐券

二：設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備

1：投影儀、多媒體電腦一臺

2：廣告牌按設(shè)計稿制作好，根據(jù)要求準(zhǔn)備

3：會議室一間（根據(jù)入會人數(shù))

4：車輛準(zhǔn)備

5：麥克風(fēng)3只

6：訂制領(lǐng)導(dǎo)座次牌（名單由主辦單位提供）

7：會議形式：座談及課桌形式

8：照相機一臺

9：攝影機一臺、由專業(yè)人員操作

三：會前準(zhǔn)備工作程序

1：根據(jù)會務(wù)組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置(或分組討論)（會標(biāo)、 廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按

部落實到位。

2：據(jù)酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達(dá)的會務(wù)組人員協(xié)商確定會務(wù)組房 間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水

果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。

3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實菜單及 服務(wù)到位情況。

4：提前兩天完成會議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、 商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝

影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。

5：與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全 隱患的發(fā)生。

6：成立生活服務(wù)組，避免個別代表發(fā)生高原反應(yīng)，聯(lián)系就診。

7：在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。

四：會議其它費用開支預(yù)算

1：代表證：2元/張

2：廣告牌：萬通板，1米X2米板17元/塊；會議室主席臺背景1.9米X5.7米，需 用萬通板6板；徽標(biāo)、刻字按字?jǐn)?shù)、尺寸、顏色收費、制作費約400—500元

3：展板：根據(jù)你方要求，由我方代辦，費用按時結(jié)算。

4：臨時用車：別克商務(wù)車，現(xiàn)在瑞風(fēng)商務(wù)車，桑塔那，11座金杯車

5：宴會標(biāo)準(zhǔn)（由貴公司訂標(biāo)準(zhǔn)）

6：水果

7：紀(jì)念品

8：資料打印、復(fù)印

9：照相、攝像

10：其它

五：會場布置

1：布標(biāo)

2：按會議規(guī)定的擺防形式及要求布置好會場

3：設(shè)立會務(wù)人員發(fā)放會議用品及文件

4：確定會場攝影點和時間

六：人員安排

1：根據(jù)會議人數(shù)需求安排會務(wù)接待小組、如住房登記員，財務(wù)人員，票務(wù)，考 察咨詢，引導(dǎo)人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）

2：會議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實會議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù)

3：攝影組：根據(jù)會議需求安排攝影人員

4：車輛小組：根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小 組負(fù)責(zé)會議臨時接待服務(wù)工作。如：專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時出行，就餐、會見等活動

的車輛。

5：旅游接待小組：根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù) 6：生活小組：此小組負(fù)責(zé)會議用餐的時間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表 會議期間的生活服務(wù)

七：發(fā)票的開據(jù)

在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據(jù)代表需要，開據(jù)的正式發(fā) 票及酒店的住宿發(fā)票。

八：會議接站

1：會議報到當(dāng)天，安排全天候接站，機場設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門 出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處�；疖囌驹O(shè)一塊醒目接站牌。

2：人員及車輛安排

1）：人員：機場設(shè)1-2人、（領(lǐng)導(dǎo)、專家除外）

2）：接站車輛：根據(jù)會務(wù)組要求派車

3）：領(lǐng)導(dǎo)、專家由會務(wù)組統(tǒng)一安排，根據(jù)航班、車次，派專人專車接送，需要 送花、護(hù)照的提前安排，保證準(zhǔn)確安全接待。

九：會議報到

1：在酒店大堂設(shè)“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”

2：報到登記時，填寫姓名、單位、職務(wù)、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號、考察線路等。

3：提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細(xì)致地解說會議報到須知及有關(guān)事宜，及時妥善處理好代表要求。

4：根據(jù)會務(wù)組要求傳達(dá)通知、指示，準(zhǔn)確發(fā)放會議資料、紀(jì)念品、餐券、考察乘車券 5：代表報到后，由行李員引導(dǎo)入住，同時辦理行李寄存

6：當(dāng)天打印會議通訊錄并與會務(wù)老師校對，及時發(fā)給代表

7）：會務(wù)組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表

十：會議期間

1：要求酒店落實叫早服務(wù)

2：準(zhǔn)確統(tǒng)計用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進(jìn)行

3：會議室布置情況落實

4：安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記

5：及時統(tǒng)計票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計調(diào)反饋

6：與酒店 公司財務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開取

7：準(zhǔn)備統(tǒng)計返程的人數(shù)、時間、日期、確定代表返程

十一：會議考察

1、代表的安全問題

1）、考察期間為每位代表辦理10萬元的人身保險。

2）、考察的整個行程中，我方派人員全程陪同、確�？疾祉樌�進(jìn)行。

3）、要求每個環(huán)節(jié)的接待人員做到嚴(yán)格的保密制度、確保代表的人身安全。

4）、我中心承諾確保代表返程機、車票，并根據(jù)返程時間及方向分批送行，取保順利返程

十二：會議結(jié)束工作

1：會議結(jié)算

1）：我方向會務(wù)給出書面報告，交會務(wù)組審核。并列《會議結(jié)算清單》，包括此會議的實際人數(shù)、天數(shù)、實際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、考察人數(shù)及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準(zhǔn)確無誤

2）：向會務(wù)組提供所需發(fā)票

3）：返還會務(wù)組附加的會議利潤

4）：我方本著多年的辦公經(jīng)驗，為會務(wù)組在各項費用開支中，爭取最大的利益 2：會議返程

1）：我方根據(jù)代表返程機、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程

2）：我方可根據(jù)會務(wù)組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務(wù)，并向會務(wù)組贈送特色精美禮品

3）：我方向代表全面征求意見，了解此會議的滿意程度，并向會務(wù)組反饋