員工資料檔案管理方法技巧

　　員工管理的知識(shí)有很多是很多管理者沒有了解到的被人，包括員工資料管理知識(shí)。下面是百分網(wǎng)小編為你精心推薦的員工資料管理技巧，希望對(duì)您有所幫助。

　　員工資料管理方法

　　第一章總則

　　第一條 為規(guī)范XX公司員工檔案管理工作，使員工檔案管理制度化、規(guī)范化，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。

　　第二條 XX公司員工檔案管理工作由集團(tuán)公司人力資源部負(fù)責(zé)，配備檔案專員對(duì)員工檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。

　　第三條 公司不接收員工的正式人事檔案，此類檔案委托給人事代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行代理。與本公司建立勞動(dòng)合同的員工，公司為其建立階段性的人事檔案。

　　第四條 員工階段性人事檔案主要包括以下內(nèi)容：

　　1、入職公司相關(guān)表格;

　　2、勞動(dòng)合同原件;

　　3、身份證復(fù)印件、

　　4、學(xué)歷證書、學(xué)士學(xué)位證書復(fù)印件及原件;

　　5、員工轉(zhuǎn)正、調(diào)薪審批表;

　　6、各類專業(yè)技術(shù)資格證取得情況：職稱復(fù)印件、執(zhí)(從)業(yè)資格復(fù)印件、注冊(cè)資格證書復(fù)印件及原件;

　　7、職業(yè)等級(jí)情況：職業(yè)等級(jí)復(fù)印件、特殊工種證書復(fù)印件及原件;

　　8、個(gè)人相片;

　　9、其他材料。

　　第二章檔案的收集、鑒別、歸檔

　　第五條 結(jié)合公司的實(shí)際情況，公司要求各施工總承包項(xiàng)目部(下稱項(xiàng)目部)要收集建立員工的基礎(chǔ)檔案，并由各項(xiàng)目部人力資源主辦負(fù)責(zé)所屬項(xiàng)目部員工的檔案的建立、保管、歸檔等工作。

　　第六條：基礎(chǔ)檔案內(nèi)容主要包括以下內(nèi)容：

　　1、入職公司相關(guān)表格;

　　2、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、學(xué)士學(xué)位證書復(fù)印件;

　　3、員工轉(zhuǎn)正、調(diào)薪審批表復(fù)印件;

　　4、各類專業(yè)技術(shù)資格取得情況：職稱復(fù)印件、執(zhí)(從)業(yè)資格復(fù)印件、注冊(cè)資格證書復(fù)印件等;

　　5、職業(yè)等級(jí)情況：職業(yè)等級(jí)復(fù)印件、特殊工種證書復(fù)印件等;

　　6、相片;

　　7、其他材料。

　　第七條：檔案專員要認(rèn)真做好員工檔案收集的登記工作，將收集的材料按照時(shí)間、材料來源等逐份登記。對(duì)不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)通知形成材料的單位(部門)補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù)。

　　第八條 員工應(yīng)及時(shí)將本人的學(xué)歷、職稱等發(fā)生變化的信息及材料報(bào)送所屬項(xiàng)目部人力資源主辦。人力資源主辦須將收集到的各類證件認(rèn)真細(xì)致地鑒別核實(shí)，確保材料真實(shí)、完整。人力資源主辦要將相關(guān)人員的更新材料及時(shí)上報(bào)集團(tuán)公司人力資源部檔案專員。

　　第九條 員工檔案須用專用檔案袋盛裝，并對(duì)檔案袋進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：

　　1、檔案編號(hào)：按員工入職的先后順序?qū)�檔案袋進(jìn)行編號(hào)，如：0175表示該員工是第175個(gè)進(jìn)入公司的人員，當(dāng)員工離職，該號(hào)碼空出;

　　2、員工姓名、性別;

　　3、建立檔案的日期;

　　4、檔案袋中的物品名稱及數(shù)量;

　　第三章 人員調(diào)動(dòng)

　　第十條 涉及公司內(nèi)各單位間人員調(diào)動(dòng)時(shí)，由集團(tuán)公司人力資源部出示《員工調(diào)動(dòng)通知書》。其個(gè)人基礎(chǔ)檔案在調(diào)出單位密封檔案袋口后蓋上調(diào)出單位公章，由調(diào)動(dòng)本人帶到調(diào)入單位報(bào)到。

　　第四章 安全和保密

　　第十一條 檔案管理人員必須加強(qiáng)政治、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)事業(yè)心，認(rèn)真履行檔案管理人員職責(zé)，做好防火、防潮、防蛀、防盜等工作。

　　第十二條 檔案管理人員必須認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》，在檔案管理工作中，嚴(yán)格遵守如下安全保密規(guī)定：

　　(一)每天上下班要認(rèn)真對(duì)保管柜的安全情況進(jìn)行檢查，及時(shí)做好防范工作;

　　(二)定期對(duì)案卷進(jìn)行防蟲工作;

　　(三)不得擅自向外公布檔案內(nèi)容;

　　(四)不得私自涂改、抽取或偽造檔案的內(nèi)容和材料;

　　(五)未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自處理或銷毀檔案材料。

　　第十三條 檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容;不準(zhǔn)攜帶員工檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所;不準(zhǔn)個(gè)人私自保存他人的檔案材料。

　　第十四條 工作中形成的廢紙不得亂扔，一律粉碎處理。

　　第五章 檔案的處置

　　第十五條 對(duì)自動(dòng)離職或解聘人員的檔案保存一年后銷毀，對(duì)死亡人員的檔案保存半年后銷毀。

　　第十六條 對(duì)員工檔案的處置應(yīng)做好記錄，并填寫員工檔案處置記錄表。

　　第六章 檢查核對(duì)

　　第十七條 檔案管理人員要定期或不定期對(duì)庫存員工的檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，確保員工檔案的安全。

　　第十八條 建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，做到名冊(cè)與檔案相符。

　　第十九條 在做好日常檢查核對(duì)的同時(shí)，每年年終全面檢查核對(duì)一次，重點(diǎn)核對(duì)員工檔案統(tǒng)計(jì)的.數(shù)量與實(shí)際庫存的員工檔案是否一致。

　　第二十條 在出現(xiàn)下列情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查核對(duì)：

　　(一)在水災(zāi)、火災(zāi)、地震、戰(zhàn)爭等突發(fā)事變之后;

　　(二)發(fā)現(xiàn)蟲害、霉變、潮濕等情況時(shí);

　　(三)懷疑某份檔案可能丟失時(shí);

　　(四)檔案專員更替，辦理移交手續(xù)時(shí)。

　　管理員工的技巧

　　1、管理者必需要有博大的胸襟。

　　當(dāng)你的員工態(tài)度或行為已對(duì)的權(quán)威性產(chǎn)生懷疑時(shí)或你指定的工作根本得不到有效執(zhí)行時(shí)，你會(huì)做什么?我認(rèn)為首先要做的是平息心中的怒氣，因?yàn)橐话阍谇榫w的作用下會(huì)讓我們做出錯(cuò)誤的判斷。然后再與該員口進(jìn)行溝通，找到原因。只要不是員工不想做了抱著混日子的態(tài)度工作，就不要辭退該員口。如果真的是對(duì)你的能力產(chǎn)生懷疑時(shí)，你就必需拿出你的過人之處。讓別人心服口服，讓員工從內(nèi)心去尊重你才是管理的目的。因此管理者的氣度是容人所不能，但這個(gè)氣度也是有一個(gè)量的，如果已損害到公司的利益時(shí)。要采取果斷的措施。

　　2、管理者用人很關(guān)鍵，現(xiàn)實(shí)可能會(huì)遇到兩種員工。

　　A員工在公司時(shí)間比較長，作業(yè)流程也熟悉。但是在工作方面必需要有人推動(dòng)他，沒有主動(dòng)去完成工作的意愿。B員工到公司時(shí)間不長，但做事很認(rèn)真，幾乎不需要監(jiān)督其作業(yè)流程。如果你遇到這兩類員工你會(huì)怎么做。我的做法是加B員工的績效資金，如果有升職的機(jī)會(huì)要先考慮B員工。在公司里你必需要培養(yǎng)一種只有勤奮工作的人才會(huì)得到更多的氛圍，當(dāng)然觀察一個(gè)人需要很長時(shí)間，不能看一些表面現(xiàn)象。在這里A、B員工的差別引起我的思考，我認(rèn)為這是個(gè)人責(zé)任感和價(jià)值觀不同，因此要讓你的員工知道其重要性，培養(yǎng)他的責(zé)任感。

　　3、管理者要已身作則，這點(diǎn)說起來容量做起來很難。

　　比如每天你的工作都是按時(shí)高質(zhì)量的完成了嗎?你所做的工作是被動(dòng)的完成還是積極的去尋找問題?你每天都是準(zhǔn)時(shí)上班嗎?在工作中你必需做到公平、公正地對(duì)待每一位員工，即使這個(gè)員工與你有過個(gè)人恩怨。一個(gè)公司要有一種積極向上的氣氛，這樣的公司才會(huì)不斷的創(chuàng)新。管理者每天要到現(xiàn)場(chǎng)走動(dòng)，發(fā)現(xiàn)問題可及時(shí)在現(xiàn)場(chǎng)與員工溝通，尊重員工提出的合理建議，與員工一起解決問題。有時(shí)你可以與員工一起工作一下，讓員工覺得你和他都是一樣的，不是高高在上的管理者。拉近你與員工之間的距離，這樣你的團(tuán)隊(duì)才會(huì)有戰(zhàn)斗力。

　　中小企業(yè)管理員工的方法

　　1、充分了解企業(yè)的員工

　　每個(gè)人對(duì)自己都是如此簡單，而對(duì)他人卻是如此復(fù)雜。作為管理者，要能充分的認(rèn)識(shí)你的員工不是一件很容易的事。但是管理者如果能充分理解自己的員工，工作開展起來會(huì)順利得多。俗話說“士為知己者死”。一個(gè)能夠充分了解自己員工的管理者，無論在工作效率還是人際關(guān)系上，張雪奎教授認(rèn)為他都將會(huì)是個(gè)一流的管理者。

　　了解員工，有一個(gè)從初級(jí)到高級(jí)階段的程度區(qū)別，分為三個(gè)層次：一個(gè)層次是基本情況了解，主要了解員工的出身、學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、家庭環(huán)境以及背景、興趣、專長等。同時(shí)還要了解員工的思想，以及其干勁、熱誠、誠意、正義感等。第二個(gè)層次是員工需求了解，當(dāng)手下員工遇到困難，你能實(shí)現(xiàn)預(yù)料他的反應(yīng)和行動(dòng)。并能恰如其分的給員工雪里送炭，這就表明你對(duì)員工的認(rèn)識(shí)更進(jìn)一步。第三個(gè)層次是潛能了解，在知人善任的基礎(chǔ)上，能使每個(gè)員工在其工作崗位上發(fā)揮最大的潛能。給自己的員工足以考驗(yàn)其能力的挑戰(zhàn)性工作，并且在其面臨此種困境時(shí)，給予恰當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)。

　　老板與員工彼此間要相互了解，在心靈上相互溝通和默契，這一點(diǎn)對(duì)一個(gè)中小企業(yè)的管理者來說尤為重要。

　　2、聆聽員工的心聲

　　中小企業(yè)的管理者都有強(qiáng)烈的自我主張，這種傾向有助于果斷、迅速的解決問題，但另一方面也會(huì)使管理人員一意孤行，聽不進(jìn)他人意見，導(dǎo)致決策失誤。

　　所以在和這些老板們的溝通中，張雪奎教授經(jīng)常說：在企業(yè)的管理中，聆聽員工的心聲，也是團(tuán)結(jié)員工，調(diào)動(dòng)積極性的重要途徑。一個(gè)員工的思想除了問題，會(huì)失去工作熱情，要他卓越的完成你交給他的任務(wù)是不可能的。這時(shí)，作為管理者，應(yīng)耐心的得去聽取他的心聲，找出問題的癥結(jié)，解決他的問題或耐心開導(dǎo)，才能有助于你的管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　對(duì)待犯錯(cuò)誤的人員，也應(yīng)當(dāng)采取聆聽的辦法，不應(yīng)一味責(zé)難它們，而應(yīng)給他們解釋的機(jī)會(huì)。只有了解個(gè)別情況后，才能對(duì)他們對(duì)癥下藥，妥善處理。就像張雪奎教授在《企業(yè)文化與罰款制度》一文中所舉出的案例很能說明問題：某公司小張沒有完成銷售任務(wù)，老板將小張叫到面前訓(xùn)斥到：“這是怎么搞得，你是不是不想干了，告訴你，你自己要小心了，如果下個(gè)月再完不成銷售任務(wù)，你自己卷鋪蓋卷走吧!”小張戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢的下去了，第二個(gè)月又沒有完成任務(wù)，小張真的就悄悄的離開了公司。有人向老板匯報(bào)：“小張的能力老板應(yīng)該清楚，這幾個(gè)月沒有完成任務(wù)，主要是他和女朋友鬧別扭，不能夠全力以赴工作，過去這一段就會(huì)好起來的”。事實(shí)和這個(gè)員工說的一樣，小張后來到了競(jìng)爭對(duì)手那里，不僅僅把競(jìng)爭對(duì)手的銷售做的很好，還帶走了這家企業(yè)的大批客戶，讓老板悔不當(dāng)初怎么就不問問小張為什么沒有完成業(yè)績指標(biāo)。

　　所以，經(jīng)常聆聽員工的心聲，對(duì)于一個(gè)老板來說，是很重要的事情，會(huì)讓你的決策更有人情味到，更會(huì)貼近員工需要。