員工檔案管理制度（通用5篇）

員工檔案管理制度 篇1

　　第一條 要建立工作業(yè)績檔案，對各段時期的工作要有評價和考核，對其主要表現記入檔案�？己藰藴适且罁�崗位責任制中的職責范圍等內容，考核工作可分配到各部門進行，最后由人事部匯總。

　　第二條 建立員工工作業(yè)績檔案的目的是便于對員工正確全面地評價，對工作突出、成績和貢獻較大者要給予表揚、獎勵、晉級等。對工作不踏實、消極怠工、屢屢出現差錯者要進行批評、處罰、降級或撤職。

　　第三條 員工工作業(yè)績檔案的內容，主要有以下幾個部分：

　　1. 文件材料。主要文件包括“員工人事調動表”、“勞動合同書”、員工身份證、專業(yè)文憑、證書、待業(yè)證明等文件的復印件等;

　　2. 考評記錄。主要是“員工工作表現評估表”。公司實行制度化的評估工作，對員工工作表現定期定時進行考評�？荚u記錄可比較全面地反映出員工的工作概況，具有重要的查考作用;

　　3. 出勤記錄。員工每月的考勤統(tǒng)計按年度匯總歸納，以專設的統(tǒng)計表格形式存入員工工作檔案。員工出勤情況記錄是員工工作態(tài)度的反映側面，體現了員工對企業(yè)的忠誠和對工作的責任感;

　　4. 獎懲記錄。員工在日常工作中表現突出或違反紀律而受到各種獎勵或處罰的記錄是對其工作能力、可信賴程度、工作責任心及工作態(tài)度的一種檢驗尺度，也是考察員工表現，使用與提拔員工的重要依據;

　　5. 職位變更。員工在工作中，由于工作表現及服務年限因素，其職務、級別與工資待遇等內容會有變化，這種變動也體現了員工工作能力、工作表現、貢獻大小。因此，員工工作檔案對員工職位的變動記錄是考查員工工作表現的客觀依據。

　　第四條 在員工工作檔案中，還要搜集員工工傷情況記錄、客人表揚或投訴員工的信件(復印件)等資料。這對于全面、有效地考查員工表現都有重要作用。

員工檔案管理制度 篇2

　　第一章 總 則

　　第一條 為加強和規(guī)范員工檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》和勞動部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結合公司工作實際，特制定本辦法。

　　第二條 員工檔案建立范圍

　　凡被公司招聘并錄用的人員，均應同時擁有個人社會檔案和公司員工內部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。

　　第二章 員工檔案種類及運用

　　第三條 個人社會檔案：本公司員工的個人社會檔案原則上要求均在西安市各人才中心托管，并隨員工工作關系予以轉接。

　　第四條 員工內部檔案：公司員工內部檔案作為個人社會檔案的補充，統(tǒng)一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度視情移交歸存到個人社會檔案。

　　第五條 公司員工內部檔案收集的內容：

　　1、《員工應聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶口本(或暫住證)復印件、最高學歷證書和職稱證書及職業(yè)資格證書復印件。以及其他有關員工職業(yè)、技能信息的相關證書、文件復印件。

　　2、《勞動合同》、《員工轉正申請表》、職務任免文件、公司內部調令、社會保險轉移繳納證明、年度績效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動合同證明書及其他相關離職手續(xù)文件等材料

　　3、《培訓合同》、培訓結業(yè)證書、獎懲文件或記錄等其他資料。

　　4、參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。

　　第三章 員工檔案收集程序和歸檔標準

　　第六條 收集辦法：

　　1、個人社會檔案：個人社會檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統(tǒng)一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內部檔案信息，以形成員工社會檔案的有效積累。移交社會檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內部檔案中留存?zhèn)洳椤?/p>

　　2、員工內部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負責形成公司內部檔案。凡本文所列應歸檔的各類資料，在職能部門內形成材料后的一周內按要求將材料送交行政人事部歸檔。

　　第七條 歸檔標準：

　　1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個人簽字、有形成時間的日期。

　　2、一般要求用原件存檔。如用復印件存檔的，須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。

　　第四章 員工檔案的借閱

　　第八條 員工檔案除總經理和副總經理、行政人事部經理及主管人事的主管外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫《檔案查閱審批表》，報公司領導審批。

　　第九條 有關國家機關及相關單位人員若需查閱員工檔案，應持單位介紹信和本人工作證并填寫《檔案查閱審批表》，由公司領導簽字審批后方予查閱。

　　第十條 員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時，須嚴格履行登記審批手續(xù)。

　　第十一條 查閱檔案者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴散檔案內容，違者按有關規(guī)定追究當事人責任。

　　第五章 檔案的轉接

　　第十二條 員工社會檔案的轉接由本人按照相關機構的規(guī)定自行辦理，原則要求社會檔案隨勞動關系一并轉移。

　　第十三條 員工調動或離職，其內部檔案內需要移存至社會檔案的資料由行政人事部負責移存。

　　第六章 員工檔案的存檔期限及銷毀要求

　　第十四條 對于正常離職且離職手續(xù)齊備的員工內部檔案，在公司保存5年(一般員工)—20xx年(中高層管理人員)后酌情銷毀。

　　第十五條 對非正常離職或離職手續(xù)不齊全的員工內部檔案，原則上永久留存，未經公司領導批準不得銷毀。

　　第十六條 員工檔案編號管理，檔案編號為八位數且具有唯一性，其中檔案編號前四位數字為入職員工序號，包括前兩位公司部門編號和后兩位員工編號。檔案編號后四位數字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來公司增設的各項與員工信息有關的物品保持一致性，以便檢索。

　　第十七條 員工檔案的銷毀由行政人事部門負責，在辦理檔案銷毀審批手續(xù)后按照國家相關規(guī)定安排專人到專業(yè)銷毀場所進行銷毀。未經鑒定和未經批準，任何人不得擅自銷毀員工檔案。對故意損壞或擅自銷毀者，應視情節(jié)給予懲處。

　　第七章 員工檔案管理人員的職責

　　1、忠于職守，嚴格執(zhí)行檔案法規(guī)及企業(yè)相關制度，維護員工檔案的真實性。

　　2、按照歸檔范圍認真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規(guī)定辦理日常的查閱、借用和轉遞。

　　3、做好員工檔案的保管、保密和保護工作，確保員工檔案的完整與安全。

　　4、做好員工檔案工作的基礎建設，促進員工檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。

　　第十八條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。

　　行政人事部

　　20xx年1月5日

員工檔案管理制度 篇3

　　一、目的

　　為更有效的對員工人事檔案進行妥善保管，有效保守機密;同時為了維護人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　全體員工之個人檔案(入職檔案、培訓檔案、績效管理檔案、離 職檔案)、統(tǒng)計資料、勞動工資、會議記錄、決定、委托書、協議、 合同、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、檔案管理員的職責

　　由行政部專人負責保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料， 保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　四、檔案管理內容

　　(一)員工入職檔案：

　　1)個人簡歷;2) 員工入職登記表3)應聘人員登記表;4) 面試記錄及待遇核定事項審批表;5)筆試結果報告;6)身份證復印件7)學歷學位、資格證書復印件材料8)離職證明;9)試用期員工跟蹤表; 10)試用期考核表;11)各類合同及協議;12)員工異動履歷表.

　　(二)員工培訓檔案：

　　1)培訓通知;2)培訓簽到表;3)培訓總結報告(或考評 結果);4)派出培訓審批表;5)員工外派培訓合同6)外出培訓反饋表(證書原件) ;7)員工培訓統(tǒng)計表。

　　(三)績效管理檔案：將員工績效考核相關的檔案資料按月歸整。

　　(四)員工離崗檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關系，死亡等情形。

　　五、人事檔案管理相關規(guī)定

　　(一)基礎管理

　　1、原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整 理規(guī)范。

　　2、員工入職前，人力資源部應對人事檔案的真實性、有效 性進行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。

　　3、人事檔案按入司時間分類存檔，按在職人員、離職人員 進行整理，并及時登錄于《在職員工人事檔案目錄》(附件 一)、《離職員工人事檔案目錄》(附件二)，并在檔案袋上 填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進行編號。人事檔案 原則上為永久保存。

　　4、當在職員工的基本檔案資料有變動時(如學歷變動，身份證號碼變動、個人技術職稱變動，婚姻狀況變動等)，應 及時將相關資料復印交人事部歸案，原件當場查驗。

　　5、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調閱檔案， 在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊 登記。

　　6、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及 時收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必 須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材 料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、字后歸檔。

　　7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三 年后方可銷毀(高管及核心技術人員保留至該員工離崗8 年止)。

　　8、人力資源部檔案管理人員根據氣候的不同變化，經常注 意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、 防蛀。

　　9、檔案應分類編號后存放，編簽號應與員工編號統(tǒng)一，防 止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

　　10、要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔 案管理的科學化。

　　(二)檔案的查、借閱

　　1、公司檔案分為保密級與非保密級兩個級別，保密級檔案 禁止調閱，只能在檔案室閱覽，不準外借;非保密級檔各部門因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案審 批表》(附件三)，并經人事行政部經理批準后方可辦理。

　　2、任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級員工 不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經人事行政 部經理批準后方可辦理。

　　3、公司級領導、人事行政部可直接通過檔案管理員辦理借 閱手續(xù)。

　　4、所有經批準后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內歸 還(特殊情況可延長期限)，對借閱后到期未還者、歸還破 損、私自復印檔案者、遺失者依檔案管理的相關規(guī)定處理。

　　5、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹 信，經分管領導批準后，方可查閱。

　　6、檔案管理人員應做好查、借閱登記，并在《人事檔案借 閱登記本》簽字登記(附件四)。

　　(三)查、借閱檔案注意事項

　　1、嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料; 2、不得擅自復制(拍攝)檔案內容，如因工作需要從檔案中 取證必須事先經人事行政部經理同意。

　　3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)輕重， 予以懲處。

　　4、原則上不允許員工自帶檔案流動，確有需要，由檔案發(fā) 出方做好封口，接收方接受檔案時須注意檢查檔案封口是否完整。

　　六、檔案的銷毀

　　(一)公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　(二)當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案 資料銷毀審批表》交人事行政部經理審核經總經理批準后執(zhí)行。

　　(三)凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般 的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

　　(四)經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準 的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　(五)在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

　　七、制定、修訂、廢除與頒布實施

　　本辦法經核準后，由行政部公告實施;修訂或廢止亦同。

　　行政部

　　20xx年4月22日

員工檔案管理制度 篇4

　　1.根據有關會計檔案管理規(guī)定管理本公司財務會計檔案;

　　2.財務會計檔案的范圍：

　　2.1會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他憑證;

　　2.2會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿等;

　　2.3會計報告類：月度、季度、年度財務報告，及會計報表、附表、附注和文字說明等;

　　2.4其他類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清單、保管清冊、銷毀清冊;各類經濟合同(包括會簽單、審批單等);銀行開戶許可證;其他有財務保存價值的資料。

　　3.財務、會計檔案的裝訂應按類別、按編號順序按時裝訂成冊，標明月份、起止年、號數、憑證張數，由裝訂人、審核人、主管簽章;具體時間要求如下：

　　3.1會計憑證：當月會計憑證必須于次月15日以前裝訂完畢

　　3.2會計賬簿：電腦賬本必須于次年1月底以前打印并裝訂完畢

　　3.3銀行存款余額調節(jié)表、對賬單：必須于次年1月底以前裝訂完畢

　　3.4財務報告：按年裝訂，必須于次年1月底以前裝訂完畢

　　3.5經濟合同：按經濟合同類別、所屬項目來裝訂

　　4.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務部門保管

　　一年，期滿后，編制移交清冊，移交檔案室保管。

　　5.凡需借閱會計憑證、賬簿、財務報告三大類檔案的，必須嚴格按以下規(guī)定辦理：

　　5.1有權借閱本公司財務會計檔案的人員為：集團的董事長、總裁及分管副總裁、財務總監(jiān)、財務經理、審計經理;本公司的常務副總經理、財務經理和主管會計。

　　5.2其他人員需調閱有關財務會計檔案的，必須本公司總經理和財務經理批準、且必須在財務部門查閱;未經財務總經理批準不得復印。

　　6.出納人員不得兼管檔案;

　　7.財務會計工作移交的規(guī)定：

　　7.1財務人員因故離開公司或工作調動時，必須與接管人員辦理工作交接手續(xù)，否則不予辦理離職手續(xù)。

　　7.2財務人員在辦理移交工作手續(xù)前必須及時辦理完畢未了的工作事項，移交人須填寫工作移交清單，清單內容應包括交接日期、交接雙方姓名及職務崗位、交接實物的名稱和數量、憑證賬冊的名稱數量及所屬期限、文件名稱及數量、其他需說明的問題，其中電子數據應說明存放目錄和文件名稱，并進行實際操作。

　　7.3本公司會計主管及以下人員的工作移交，由財務經理監(jiān)交。 8本制度經公司總經理辦公會討論通過，自頒布之日起執(zhí)行。 9本制度解釋權在公司計劃財務部。

員工檔案管理制度 篇5

　　第一章 總則

　　第一條為加強交通檔案管理，提高檔案管理水平，更好地為交通事業(yè)發(fā)展服務，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，結合交通工作特點，制定本辦法。

　　第二條交通檔案是指交通系統(tǒng)行政、事業(yè)單位、社團組織(以下簡稱“各單位“)以及個人在工作中直接形成的、對本單位和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。

　　第三條各單位形成的檔案應由各單位檔案部門實行集中統(tǒng)一管理，不得由各承辦部門和個人分散保存。

　　第四條各單位應加強對檔案工作的領導，明確分管檔案工作的領導。有科技檔案的單位，應指定一位總工程師或技術負責人兼管此項工作。各單位應將檔案工作納入本單位總體發(fā)展規(guī)劃，納入單位管理、生產建設、科學研究和技術管理的規(guī)章制度中，納入分管領導的崗位職責和工作人員的崗位責任制中。

　　第二章 檔案管理體制、機構和任務

　　第五條在國家檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協調，統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導下，交通檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則。

　　交通部對其直屬單位的檔案工作實行業(yè)務領導;對各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市交通廳(局、委)的科技檔案工作進行業(yè)務指導。

　　各單位檔案業(yè)務同時接受上級和同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。

　　第六條交通部檔案管理部門的主要任務：

　　(一)貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的方針、政策和法律、法規(guī)，結合交通檔案工作特點制定交通系統(tǒng)檔案工作的規(guī)章制度和行業(yè)標準規(guī)范;

　　(二)制定交通檔案工作的發(fā)展規(guī)劃，并組織實施;

　　(三)對交通系統(tǒng)檔案工作進行業(yè)務指導和檢查;

　　(四)對交通部機關各單位文件材料的歸檔工作進行業(yè)務指導，集中統(tǒng)一管理部機關及按規(guī)定進館的各類檔案，為部機關和交通系統(tǒng)提供服務，按規(guī)定向中央檔案館移交檔案;

　　(五)指導、協調交通專業(yè)檔案協作組的活動，總結交流檔案工作經驗，組織交通檔案專業(yè)學術理論探討、研究;

　　(六)組織交通系統(tǒng)有關單位檔案干部業(yè)務培訓;

　　(七)組織學習、研究和推廣檔案管理的先進技術、方法和經驗，推動交通檔案管理的現代化;

　　(八)組織并參加國家重點建設工程項目竣工文件材料驗收;

　　(九)制定交通部檔案館檔案進館范圍的規(guī)定，并報國家檔案局備案;接收交通系統(tǒng)有關單位的檔案進館。

　　第七條各單位應設立與本單位檔案工作相適應的檔案管理部門，或設專人負責檔案管理工作。具體職責是：

　　(一)貫徹執(zhí)行國家有關檔案的法律、法規(guī)和部頒標準規(guī)范，制定本單位檔案管理規(guī)章制度、實施細則;

　　(二)對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導;

　　(三)對本單位的歸檔工作進行指導，集中統(tǒng)一管理本單位的檔案;

　　(四)積極開發(fā)檔案信息資源，編制檢索工具，匯編文件資料，做好檔案利用工作;

　　(五)會同本單位有關業(yè)務部門對已超過保管期限的檔案進行鑒定;

　　(六)學習、研究和采用新技術，推進檔案管理的現代化;

　　(七)參加工程竣工、科研成果評審鑒定和設備、儀器開箱的文件材料驗收工作;

　　(八)培訓本系統(tǒng)有關單位檔案工作人員，交流檔案工作經驗;

　　(九)根據交通部檔案?館檔案進館范圍的規(guī)定，組織向交通部檔案館移交檔案

　　(十).組織完成上級檔案部門交辦的檔案業(yè)務工作。

　　第三章 檔案工作人員的條件與職責

　　第八條各單位應依據國家有關規(guī)定和實際需要，配備檔案工作人員，并保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。

　　檔案工作人員應當熟悉檔案專業(yè)理論知識，熟悉交通業(yè)務和本單位業(yè)務范圍;忠于職守，遵守紀律;身體健康，一般應具有大專以上文化程度和一定專業(yè)知識。負責管理黨組織檔案的工作人員必須是共產黨員，符合機要人員條件。

　　檔案管理處、科、室、館的負責人，一般應由具有館員(或者相當于館員)以上專業(yè)技術職務的人員擔任。

　　檔案工作人員的職務、職稱的評定和晉升，業(yè)務能力的考核，應按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，并享有專業(yè)人員的同等待遇。

　　第九條檔案工作人員的主要職責：

　　(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度，掌握檔案管理現代化技術;

　　(二)指導相關部門做好文件材料的收集、整理等歸檔工作，提高檔案質量;

　　(三)做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統(tǒng)計等基礎工作，熟悉所保管的檔案情況;

　　(四)保護檔案的安全，做好防護工作;

　　(五)開展檔案業(yè)務指導工作，并采取各種有效措施，檢查督促所屬單位做好檔案工作;

　　(六)做好檔案利用服務工作，編制適用檢索工具，迅速準確地查調檔案，匯編檔案資料;

　　(七)遵守保密制度。未經批準，不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機密內容，確保檔案的安全。

　　第四章 文件材料的歸檔

　　第十條各單位應建立、健全文件材料的歸檔制度。

　　凡本單位各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由文書處理部門或文件材料形成部門按照交通部發(fā)布的有關檔案質量標準的規(guī)定和要求進行整理，并定期向檔案部門歸檔。

　　各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市交通廳(局、委)的科技檔案，應執(zhí)行交通行業(yè)科技檔案管理制度、規(guī)范、標準。

　　第十一條 電子文件在歸檔移交前，歸檔與接收部門均應對歸檔電子文件的載體及技術環(huán)境進行檢測，確保載體的安全利用。

　　第十二條 文書檔案一般應在第二年上半年向檔案部門歸檔;科技檔案應按不同類別及專業(yè)特點進行歸檔;聲像檔案一般在年終向檔案部門歸檔，會議形成的聲像檔案，在會議結束后兩個月內由會議主辦單位負責歸檔。交接雙方應對歸檔的文件材料進行檢查、清點、核對，并履行移交簽字蓋章手續(xù)。

　　第五章 檔案的管理

　　第十三條 各單位的檔案，應作為一個全宗進行整理和保管。

　　一個全宗內的文書檔案，可根據本單位的實際情況，按年度、機構、問題、保管期限等方式排列。

　　科技檔案應按不同類別、項目分別上架排列。

　　第十四條 各單位應設檔案保管專用庫房，繪制庫藏檔案存放示意圖，配置必要的設備，認真做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防污染、防有害生物等工作。堅持庫房檢查制度和庫房溫濕度記錄制度，嚴格控制庫房的溫濕度，確保檔案的安全。

　　第十五條 檔案庫房(含膠片庫、磁帶庫、磁盤庫)的溫度應控制在14攝氏度_24攝氏度，相對濕度應控制在45—60%。保存母片的膠片庫溫度應控制在13攝氏度—15攝氏度，相對濕度應控制在35—45%。

　　第十六條 檔案管理人員，應著工作服、戴潔凈手套操作，防止汗?jié)n、細菌等有害物污染檔案。

　　第十七條 檔案部門應建立庫存檔案和設備定期檢查制度，并做好檢查記錄。對破損、字跡模糊或變質的檔案，應及時修補或復制;對庫存檔案發(fā)現可疑情況或者發(fā)生意外事故，應及時進行檢查，并將檢查的結果立即向單位領導報告。

　　第十八條 檔案部門應建立接收、移出檔案總登記簿，及時對接收和移出的檔案分別進行登記。按照要求，準確編制交通檔案工作基本情況統(tǒng)計年報，于次年2月底報送交通部檔案館。

　　第十九條 檔案部門應按檔案的保管期限，定期用直接鑒定法對檔案進行鑒定。文書檔案的鑒定工作應在分管領導或機關辦公廳(室)主任的領導下，由檔案部門和有關業(yè)務部門組成鑒定小組共同進行�？萍紮n案的鑒定工作，要在總工程師或科學技術負責人的領導下，由檔案人員和科技人員共同進行。

　　第二十條 鑒定工作結束后，應由檔案部門提出檔案鑒定報告，編寫檔案銷毀清冊，經本單位分管領導簽字批準后，方予銷毀，并報上級檔案部門備案。銷毀檔案實行兩人監(jiān)銷制，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

　　第二十一條 檔案保管人員調動工作時，應在離職前辦好檔案的交接手續(xù)。

　　第六章 檔案的利用

　　第二十二條 各單位應積極開展檔案利用工作，編制適用的檢索工具;開展檔案的編研工作，為行政管理、生產建設、經營管理和科研教育等提供檔案信息服務。

　　匯編的檔案資料如需印發(fā)或出版，應經本單位領導批準，并報上級行政主管部門備案。

　　第二十三條 各單位檔案部門應設立檔案閱覽室，健全檔案借閱和復制、復印制度，嚴格履行檔案借閱手續(xù)。

　　第二十四條 外單位借用本單位一般檔案時，必須持有單位的介紹信(介紹信中應說明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途)，經檔案形成部門同意后方可借閱。重要的檔案應經辦公廳(室)主任或單位負責人批準。

　　第二十五條 聲像檔案實行兩套制，以復制件提供利用。借出的聲像檔案不得轉借他人或擅自復制。

　　第二十六條 對電子文件采用網絡的方式利用時，應采取身份認證、權限控制等安全保密措施，并遵守有關的借閱規(guī)定。

　　第二十七條 根據檔案材料縮微、抄錄、復制、復印的材料，經檔案部門核對無誤后，加蓋檔案部門。檔案材料證明專用章。

　　第二十八條 本單位工作人員借用本單位檔案的期限：文書檔案為15天，科技檔案為1個月，聲像及其不同載體檔案借閱期為7天。若因特殊情況需延長借期，應到檔案部門辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限同上述期限。

　　第二十九條 因借用檔案解決重大阿題，并產生較大的經濟效益和社會效益的，應填寫檔案利用效果登記表。

　　第三十條 借用檔案的人員，對所借檔案要負安全、保密之責，不得損毀、丟失和抽取、拆散，不得自行轉借、翻印，嚴禁在文件上涂改和作任何文字標記。

　　第三十一條 各單位檔案部門應遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》，認真貫徹執(zhí)行國家、交通部的保密法規(guī)，做好保密工作。檔案部門在收到保密委員會和有關部門關于檔案解密的通知后，應及時調整密級。

　　第七章 檔案的移交

　　第三十二條 交通系統(tǒng)重要的科技檔案，應按規(guī)定向交通部檔案館移交。

　　第三十三條 凡合并、撤銷機構，應根據國家有關規(guī)定將本機構全部檔案進行認真整理，不得分散，并按下列辦法進行處理：

　　(一)撤銷機構的檔案，應向上級主管部門進行移交或交由主管機關代管;

　　(二)撤銷機構的業(yè)務劃歸幾個單位或部門的，原機構的檔案材料不得分散，可由其中一個單位代管或向上級主管部門移交;

　　(三)一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案材料應移交合并后的機關代管或向上級主管部門移交;

　　(四)一個機關內一部分業(yè)務或者一個部門劃給另一個機關接收，其檔案材料不得帶入接收機關，如果接收機關需要利用，可以借閱或復制;

　　(五)機關撤銷或者合并時，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的機關繼續(xù)處理，并作為新的機關的檔案加以保存;

　　(六)一個機關改變隸屬關系，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實行集中統(tǒng)一管理;

　　(七)各種臨時工作機構撤銷時，其檔案應向主管機關移交。

　　第八章 附則

　　第三十四條 本辦法由交通部負責解釋。

　　第三十五條 本辦法自20__年11月1日起施行。交通部、國家檔案局1992年1月9日頒發(fā)的《交通檔案管理辦法》(交辦發(fā)(1992)89號)同時廢止。