我與秘書工作
什么叫秘書?按照詞典的解釋:“掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員”。我于xx年才3月正式開始接觸黨政辦的工作也就開始涉足秘書工作崗位,雖然我工作時間不長,但感受頗深 。
秘書是一個復(fù)雜廣泛的群體。從國內(nèi)到國外,從軍隊(duì)到地方從黨政機(jī)關(guān)到工礦企業(yè),從國營單位到個體戶,到處都有秘書。而且,秘書及秘書工作在改革開放和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中起著越來越重要的作用 。
作為一個街道從事秘書工作的人員,其最為重要的職能是承上啟下、上傳下達(dá),也可進(jìn)一步理解為關(guān)系協(xié)調(diào)、工作協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)就是溝通信息,通報情況,解決矛盾。街道是政府直面群眾的最直接機(jī)構(gòu),在日常工作中,往往涉及到若干不同方面、不同人員,他們的情況、利益、看問題的角度、認(rèn)知水平都會有差異,有差異就會有分歧,有分歧就會有矛盾。因而需要進(jìn)行科學(xué)的協(xié)調(diào),統(tǒng)一人們的認(rèn)識,進(jìn)而解決各種矛盾。
大部分人應(yīng)該看過一部反映秘書題材的電影《杜拉拉升職記》,電影中在豪華的辦公室、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鏖g,強(qiáng)勢雷厲的職場達(dá)人身著好萊塢頂級時尚女魔頭帕翠西亞.菲爾德精心打造的品牌服裝,指尖在鍵盤上輕輕敲擊,就完成一個又一個華麗的轉(zhuǎn)身。但實(shí)際的秘書工作絕不是這樣的,電影來源于秘書工作生活,但它是經(jīng)過藝術(shù)加工的;秘書工作既不像電影中所表現(xiàn)的那般有眩目的誘惑力,但也絕不像有些人常說的“秘書就是為領(lǐng)導(dǎo)端茶倒水”的粗淺概念。
剛到黨政辦時,如何擬好一份文件、寫好一份宣傳稿、做好一個上傳下達(dá)的通訊員、當(dāng)好辦公室主任,是我面對的挑戰(zhàn)。工作中的我是誠惶誠恐,總覺得自己的學(xué)識太膚淺、文字太無力、經(jīng)歷太蒼白、思維太單調(diào);下筆時思路凝滯,文風(fēng)混亂,抒情不像抒情、議論不像議論、記敘不像記敘、報告不像報告,時時造出些“四不像”。怎么辦?街道老同志說了一句經(jīng)典話:多學(xué)、多問!一個單位,本就有它該維護(hù)的地位和尊嚴(yán);一份宣傳稿,是為單位自身樹形象的;一份文件,是單位各個機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)正常的程序鏈;一份回復(fù)、一份報告、一份請示都是上下級、或同級部門之間信息交流的載體;不論在哪個環(huán)節(jié)出錯,都會影響工作。所以,當(dāng)接觸這些時,不能隨心所欲、憑空想象,一定要嚴(yán)格按照上級文件,本單位實(shí)情和范本模式去寫,去做,不懂就要問。在工作中我就留了個心眼注重做到以下幾個點(diǎn):學(xué)理論、記觀點(diǎn);學(xué)文件、記重點(diǎn);領(lǐng)導(dǎo)要求,記要點(diǎn);學(xué)歷史,記故典 。時刻以:“少而好學(xué),如日出之陽”來鞭策自己學(xué)。
慢慢我的工作步入了正軌,但,比起別人寫的東西,總感覺少了點(diǎn)什么。
秘書工作做好這么難么?都因?yàn)楣庠谵k公室里閉門造車引發(fā)的。現(xiàn)在我們各級都在推行“一線工作法”就是針對轄區(qū)居民群眾所關(guān)注、關(guān)心的工作重點(diǎn)、難點(diǎn)和熱點(diǎn),貼近實(shí)際、貼近群眾的工作方法 。做秘書工作也一樣,寫文章,不能喊上兩句口號、說上兩句套話、打上兩聲哈哈,文章就通順了 。李時珍因?yàn)閲L百草才能成就《本草綱目》,徐霞客因?yàn)榘仙嫒f里才能書就《徐霞客游記》,秘書工作要把文章寫好,也得認(rèn)真推行“一線工作法”,到居民群眾中去,實(shí)地調(diào)查,掌握第一手資料,拿到第一手素材,這樣寫出來的文章才會豐滿、立體、有血有肉 。也只有這樣實(shí)地調(diào)查,才能做到吃透上級的精神,又吃透本地的實(shí)情,充分了解基層實(shí)際,寫出好的材料,為街道工作開展提供良好的素材和依據(jù) 。
“業(yè)精于勤荒于嬉”,秘書工作內(nèi)容豐富,項(xiàng)目繁多,不勤難以熟悉業(yè)務(wù),不勤更難以勝任工作。除通過學(xué)習(xí)優(yōu)化自身的文化素質(zhì)練好文字功底之外,還要積累更多的其它工作經(jīng)驗(yàn)。
在街道做好秘書工作要“想得到”,黨政辦公室工作無小事,是對辦公室性質(zhì)特別、職能重要而言,當(dāng)我們面對大量繁雜的事務(wù),立足于抓大事,是明智的,但是對于一些小事也不能不顧及,要想得到,抓了西爪也要想到抓芝麻,什么都不能遺漏,對辦公室工作講,小事辦好了就是小事,小事辦不好就會影響全局,貽誤工作,就是大事 。
要“做得細(xì)”機(jī)關(guān)工作無小事,辦公室工作更是無小事,因此我們在工作中要細(xì)心,細(xì)致,要從細(xì)小的事抓起。對任何一件經(jīng)辦的工作,都要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致,來不得半點(diǎn)敷衍和虛假,在每個時期,面對每一件大小事情,都要時時刻刻,事事處處堅(jiān)持認(rèn)真再認(rèn)真,細(xì)致再細(xì)致的原則。
要“抓得實(shí)”每一句話,每一個電話,每一件小事都要據(jù)實(shí)情,講實(shí)話,創(chuàng)實(shí)效,不能夠圖虛名,舍小而求大,要樹立實(shí)事求是干工作的念頭,實(shí)事求是反映大小情況,包括聽取社區(qū)意見,聽取群眾看法,向領(lǐng)導(dǎo)反映情況等,都要全面真實(shí),無論工作的大還是小,要一步一個腳印,不能做表面文章 。
要“抓得準(zhǔn)”辦公室工作千頭萬緒,要避免東一榔頭,西一棒子,頭腦里必須有一張清晰規(guī)則的運(yùn)行圖,即便是小事情,對哪個該為,哪個不該為,哪個是重點(diǎn),哪個是次要,都應(yīng)一清二楚,不能亂為,就要知重知輕,避免力量均衡使用。不亂為,就是要知上知下,吃透了上情,辦事才有方向,才有主心骨;摸透了下情,辦事才有的放矢,才會迎刃而解,不亂為,就要知規(guī)知矩,不管事情再多才多再雜再細(xì),采用什么方法解決,都不能忘了規(guī)矩,該請示的要請示。
要“巧用功”舉輕若重,對有些看似小事的經(jīng)常性工作要用笨功夫去抓苗頭,建章立制,寫在本子上,貼在墻上,記要心上,抓在手上,形成規(guī)矩;用巧功夫去抓,舉一反三,抓一項(xiàng),帶動幾項(xiàng)。
我想,只有這樣打好文字基礎(chǔ),做好日常工作,才能真正做好秘書工作吧!
中山路街道辦事處:郭珊
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