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公文文稿的審核是文稿送交領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)前的關(guān)鍵性程序。它前承擬稿環(huán)節(jié),后啟簽發(fā)環(huán)節(jié),在整個(gè)公文處理過程中有著十分重要的地位,直接影響著公文的質(zhì)量。公文文稿的審核工作一般由辦公室主任或經(jīng)驗(yàn)豐富、水平較高的文字秘書負(fù)責(zé),主要對(duì)文稿內(nèi)容、政策界限、事實(shí)數(shù)據(jù)、實(shí)施舉措、決策意圖、條理結(jié)構(gòu)、文字表達(dá)、行文程序、公文格式等方面進(jìn)行全面的審核。
結(jié)合公文處理的實(shí)踐,本文就機(jī)關(guān)單位的公文審核,從以下八個(gè)方面提出了具體的審核重點(diǎn)和審核標(biāo)準(zhǔn),以就教于大方之家。
一審政策界限準(zhǔn)確與否
就具體的機(jī)關(guān)單位而言,公文是機(jī)關(guān)單位各種決策及其實(shí)施措施的載體,其內(nèi)容既要對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé),又要對(duì)下級(jí)單位負(fù)責(zé)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé),就是說其公文承載的任何決策必須與國家的方針、政策及其上級(jí)機(jī)關(guān)的指示相一致,必須與國家的法律規(guī)定相符合,任何矛盾或不一致之處都必須堅(jiān)決予以修正,否則,即使已經(jīng)分發(fā)出去的公文也是難以生效的 。對(duì)下級(jí)單位負(fù)責(zé),就是說其公文內(nèi)容必須與下級(jí)單位的實(shí)際情況相協(xié)調(diào),其決策及其實(shí)施措施必須對(duì)下級(jí)單位的工作有具體而實(shí)在的指導(dǎo)意義。
在具體的公文實(shí)踐中,我們發(fā)現(xiàn)下級(jí)機(jī)關(guān)單位的公文,能夠很好地維護(hù)上級(jí)機(jī)關(guān)的權(quán)威性,公文的內(nèi)容與國家政策、法律及其上級(jí)機(jī)關(guān)的指示相一致,無矛盾之處。但自己機(jī)關(guān)單位制定的政策和實(shí)施意見,有時(shí)卻出現(xiàn)政策界限模糊、政策規(guī)定過死或過寬泛、政策前后矛盾等錯(cuò)誤,給下級(jí)機(jī)關(guān)的執(zhí)行帶來不少困難。
所以,公文的政策界限,必須從與國家大政方針的一致性和對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)單位的政策清晰度這兩個(gè)方面去審核,惟此,方能全面地吃準(zhǔn)各種政策。
二審事實(shí)數(shù)據(jù)真實(shí)與否
公文是政策的載體,事實(shí)數(shù)據(jù)是決策的依據(jù),那么事實(shí)數(shù)據(jù)的真實(shí)性就關(guān)系著政策的真實(shí)性與可行性?梢姡蠈(shí)際的事實(shí)數(shù)據(jù)即真實(shí)可*的事實(shí)數(shù)據(jù)才是公文的真正生命。
凡公文涉及到的對(duì)具體人的評(píng)價(jià),對(duì)工作的全面分析,都要運(yùn)用辯證的觀點(diǎn)去審核,既看到長(zhǎng)處也看到短處,既看到成績(jī)也看到不足,力求客觀準(zhǔn)確 。
凡公文涉及到具體事情的發(fā)生、發(fā)展和結(jié)果,一定要尊重客觀事實(shí),保證真實(shí)地?cái)⒄f整個(gè)過程,不護(hù)短,不溢美,一就是一,二就是二,堅(jiān)決杜絕情感偏差,克服主觀傾向,還事實(shí)以真面目。
凡公文涉及到的具體數(shù)據(jù),一定要來之有據(jù),查之有憑,不可以想當(dāng)然地預(yù)計(jì),也不可以主觀地估摸。即使是細(xì)微的浮夸也會(huì)給機(jī)關(guān)單位,甚至給國家造成不應(yīng)有的損失。
三審實(shí)施舉措可行與否
實(shí)施措施是公文的主體所在,在公文中占有較大的篇幅,當(dāng)然是公文審核的著力點(diǎn)之一。
實(shí)施措施的審核應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面把握:公文所列措施內(nèi)容是否切實(shí)可行,各種措施的依據(jù)是否真實(shí)充分;各種措施之間是否符合邏輯,各種概念是否恰當(dāng)周延;各種措施或具體事項(xiàng)由哪個(gè)部門執(zhí)行,誰是負(fù)責(zé)人,怎樣執(zhí)行,有怎樣的期限和要求,這些情況交代得是否具體明確,是否會(huì)出現(xiàn)相互推諉扯皮的現(xiàn)象。
有了周詳恰當(dāng)、切實(shí)可行、具體明確的實(shí)施舉措,就便于公文的運(yùn)行,便于實(shí)施措施的貫徹執(zhí)行。
四審決策意圖明確與否
決策既是集思廣益的結(jié)果,又是領(lǐng)導(dǎo)集體智慧的體現(xiàn)。從行政決策方面和行政執(zhí)行方面看,領(lǐng)導(dǎo)意圖就是今后單位發(fā)展的大政方針。那么,公文文稿所承載的決策內(nèi)容,一定程度上可以說就是領(lǐng)導(dǎo)的意圖,或者說公文承載的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)意圖是完全一致的。因而,領(lǐng)導(dǎo)意圖體現(xiàn)的明確與否,也是公文文稿審核的主要方面。
決策意圖的審核應(yīng)當(dāng)把握兩個(gè)方面:要結(jié)合決策會(huì)議的記錄或者會(huì)后紀(jì)要,結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)人的表述,力求使領(lǐng)導(dǎo)決策精神在公文文稿中得以充分展現(xiàn);要審核公文的引文和引言部分,保證領(lǐng)導(dǎo)的決策表述原汁原味、不差分毫。
一定條件下,可以說符合了領(lǐng)導(dǎo)的意圖,也就保證了公文觀點(diǎn)的正確,保證了決策意圖的鮮明體現(xiàn)。
五審結(jié)構(gòu)條理清楚與否
公文的實(shí)用性相當(dāng)強(qiáng),所以,公文必須能收到這樣一個(gè)效果:人們閱讀完公文以后,就知道干什么,怎么干,什么標(biāo)準(zhǔn)。這就要求公文的表述一定要特別地清晰。這樣,結(jié)構(gòu)與條理在公文中的重要性顯得尤為突出,公文的結(jié)構(gòu)必須嚴(yán)謹(jǐn),條理必須清楚。
公文一般采用“憑——析——斷”的結(jié)構(gòu),“憑”是公文的目的,常用“為了”、“依據(jù)”、“遵照”等詞語,表述清楚行文的根據(jù)和目的;“析”是公文的主體,具體安排任務(wù),部署工作,是公文的核心部分,占有比較大的篇幅;“斷”是在公文最后提出的希望和要求,起強(qiáng)調(diào)作用。這樣的結(jié)構(gòu)布局已經(jīng)成為了固定的式樣,較為周密嚴(yán)謹(jǐn)。公文主體部分的容量較大,篇幅較長(zhǎng),很容易理不出頭緒,造成模糊不清的現(xiàn)象,影響公文內(nèi)容的表達(dá) 。因此,這一部分審核的重點(diǎn)就是公文主體的條理性問題,我們提倡用結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的辦法,做到條理清晰,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。條理清晰的公文,會(huì)給我們領(lǐng)會(huì)公文精神,實(shí)踐公文內(nèi)容帶來許多的便利。
六審文字表達(dá)得體與否
審核公文文字表達(dá)的工作量很大,常從義的表達(dá)和形的表達(dá)兩個(gè)方面去審核。
審核義的表達(dá),主要包括四個(gè)層面:措辭是否準(zhǔn)確,表達(dá)是否周密,文字是否流暢,文件中的觀點(diǎn)、思想、意見和主張是否得以完整體現(xiàn)。文從字順,準(zhǔn)確簡(jiǎn)練,通俗易懂,語言得體是這一層面的審核標(biāo)準(zhǔn);文句段落的內(nèi)容是否符合邏輯,文句段落之間是否具有張力,這是公文真實(shí)性的保證。一般不使用積極修辭,若有必要使用,則必須恰當(dāng),以能有力地表現(xiàn)主旨、服務(wù)于文稿內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)。
審核形式的表達(dá),主要包括三個(gè)方面:看使用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否合適,有無濫用和省略,要避免通篇一逗到底的現(xiàn)象,做到使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、規(guī)范;必須消滅文稿中的錯(cuò)字、白字、生僻字等現(xiàn)象,尤其避免在關(guān)鍵地方出現(xiàn)錯(cuò)別字;相關(guān)法規(guī)對(duì)公文的文面書寫有一些具體規(guī)定,一定要得到貫徹。
七審行文程序恰當(dāng)與否
確保行文程序的合法性,保證行文手續(xù)符合要求,是公文審核的又一重要內(nèi)容!秶倚姓䴔C(jī)關(guān)公文處理辦法》已就“行文規(guī)則”和“發(fā)文辦理”作了明確的規(guī)定,這也自然成為審核行文程序的兩大標(biāo)準(zhǔn),具體審核可以參照辦理。這里扼其要而述之:
要從實(shí)際效用的角度出發(fā),審核行文的必要性,確有必要方可行文。
要從機(jī)關(guān)單位的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍審核行文關(guān)系 。
要從公文制發(fā)的過程(公文制發(fā)過程為草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等)審核行文的程序。
要從行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系審核行文方式。
八審公文格式規(guī)范與否
新的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》施行已經(jīng)5年多了,但基層機(jī)關(guān)單位真正能做到格式與新規(guī)定完全符合的公文的確不多,在公文格式的運(yùn)用方面存在著一些疏漏,因而,公文格式的審核將是當(dāng)前公文審核的一個(gè)重點(diǎn)和難點(diǎn)。
公文格式的各個(gè)部分都要嚴(yán)格審核,重點(diǎn)是如下幾點(diǎn):
對(duì)于聯(lián)合行文的情況,主要審核發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的排列順序、發(fā)文字號(hào)和印章。聯(lián)合行文時(shí),發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的排列順序?yàn)橹鬓k機(jī)關(guān)在前,承辦機(jī)關(guān)在后;黨的機(jī)關(guān)在前,行政機(jī)關(guān)在后 。發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào);印章加蓋要規(guī)范,聯(lián)合上報(bào)的公文應(yīng)由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章,聯(lián)合下行的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章,但主辦機(jī)關(guān)排在最前面。
上行文要審核其簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名是否注明,“請(qǐng)示”公文中是否在附注處注明了聯(lián)系人的姓名和電話。
公文標(biāo)題的審核,主要看它是否準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括了公文的主要內(nèi)容,正確地標(biāo)明了公文的種類。
公文附件的審核,主要看名稱及其順序與所附原件及其順序是否一一對(duì)應(yīng)。
公文主題詞的審核,主要看主題詞目的含義是否明確,主題詞的排列是否規(guī)范,主題詞標(biāo)引要努力做到正確規(guī)范。
主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)的審核,要注意兩者在行文中的主次地位,不可混淆,也不可重復(fù)標(biāo)注。
密級(jí)、緊急程度、發(fā)文日期等的審核,主要看是否恰當(dāng)和準(zhǔn)確。
以上簡(jiǎn)述的八個(gè)審核點(diǎn),前四點(diǎn)側(cè)重內(nèi)容方面,第五點(diǎn)和第六點(diǎn)側(cè)重文理的修改,第七點(diǎn)和第八點(diǎn)側(cè)重形式的完善 。盡管不能窮盡公文審核的全部,但如果依此審核,會(huì)給公文質(zhì)量的提高和公文順利運(yùn)作帶來益處。
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