13種公文寫作范例
行政公文
行政公文,是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱,是人類在治理社會(huì)、管理國(guó)家的公務(wù)實(shí)踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。它是特殊規(guī)范化的文體,具有其它文體所沒有的權(quán)威性,有法定的制作權(quán)限和確定的讀者,有特定的行文格式(注意:比模式更進(jìn)一步)并有行文規(guī)則和辦理辦法。我國(guó)公文一律按照國(guó)務(wù)院辦公廳1987年2月18日發(fā)布、1993年11月修訂的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》寫作和辦理。
公文寫作的要求很高,尤其是要求起草者具有工作實(shí)踐的基礎(chǔ),懂得工作中許多微妙的關(guān)節(jié),而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實(shí)、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根據(jù)所反映的客觀實(shí)際需要,二要符合明晰、確切、簡(jiǎn)練的標(biāo)準(zhǔn),三要根據(jù)具體的語言環(huán)境,為避免上下文重復(fù)而選擇不同的詞語,注意文中所涉及對(duì)象和閱讀對(duì)象 。多用書面語和文書用語,少用形象和描繪性詞語和口語,不用方言土語,十分規(guī)范。
需要特別提出公文結(jié)構(gòu)用語 。一是開頭用語,用來表示行文目的、依據(jù)、原因,伴隨情況等。如:為(了)、關(guān)于、由于、對(duì)于、根據(jù)、按(遵、依)照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結(jié)尾用語。如:為要(荷、盼)、是荷、特此通知(報(bào)告、函告)等。三是過渡用語。如為(對(duì)、因、據(jù))此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦用語。如:經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實(shí)執(zhí)行等。五是稱謂用語 。有第一人稱:我、本;第二人稱:你、貴;第三人稱:該。等等。
國(guó)家行政公文有12類13種,即命令(令);議案;決定;指示;公告、通告;通知;通報(bào);報(bào)告;請(qǐng)示;批復(fù);函;會(huì)議紀(jì)要。
公文主文結(jié)構(gòu),是指除了公文格式(外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項(xiàng)設(shè)置)之外的公文核心部分。這一部分的寫作,是公文寫作的難點(diǎn)。
一、標(biāo)題
1.規(guī)范式:三部分,即:發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種
――用于重要、莊重的公務(wù)
2.靈活式
a二部分:一是發(fā)文機(jī)關(guān)+文種
(以上標(biāo)題下可加時(shí)間)
二是事由+文種
三是“轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機(jī)關(guān)及原通知標(biāo)題”
b一部分:只有文種
――常是不大重要的公務(wù),帶周知性
★帶發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)題下面如寫發(fā)文時(shí)間,則須用括號(hào),公務(wù)須是重大的、莊重的。文后不寫落款及時(shí)間。
二、正文
1.主送機(jī)關(guān)(面向機(jī)關(guān)全體人員或者社會(huì)群體的,公務(wù)是周知的、重大的,常常不寫;注意工作實(shí)際中組織關(guān)系)
2.正文
a.原由:一是依據(jù):
#情況:敘述時(shí)間、單位、地點(diǎn)、人物和事件等;常用“目前…”類時(shí)間狀語;簡(jiǎn)介人物及事跡
#文件:常用“根據(jù)…”;往往是一句話
#意義:議論:常用“是…”
#作用:常用“將使…”
二是目的:常用“為…”
原由部分可某某略,或只某某略依據(jù)、目的之一。
b事項(xiàng):(內(nèi)容多而重要的分條列項(xiàng)即列出層義,或用小標(biāo)題或用句子表達(dá))
1.并列式。常見。一般寫的是公務(wù)的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系,獨(dú)立性強(qiáng),但共同為說明主旨服務(wù)。能夠某某略某一部分。這種方法的好處是概括面廣,條理性強(qiáng)。
并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式,也可用分段式;段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號(hào)(;),也可用句子并列式。
要求重輕有序:重要的放在前邊,依次類推。
2.遞進(jìn)式。一般寫的是公務(wù)的縱向的動(dòng)態(tài)的過程或者事理。各部分層層遞進(jìn),每一部分也不可缺少,前后順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴(yán)密,能說明問題。
在一篇公文中,兩種方法可以互相交叉,即以一種方法為主,在某一部分即某一層次中用另一種方法。
注意:自此以下常運(yùn)用序碼。順序是一、(一)、1、(1)共四層。
不重要內(nèi)容分項(xiàng)可用分段甚至加分號(hào)(;)的形式。
c結(jié)尾:(可以不要)常見有:
一是各文種專用語如:“請(qǐng)予批準(zhǔn)”、“特此通知”等。
二是希望、號(hào)召類 。
從12類13種行政公文中選擇出3種社會(huì)生活中常用的模式化如下。
請(qǐng)示模式
請(qǐng)示是向直接上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的公文。必須事前行文,一事一文。上級(jí)應(yīng)在一定的時(shí)限內(nèi)批復(fù)。
【標(biāo)題】一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、公文種類三部分組成 。如:《“秘書工作”學(xué)校關(guān)于創(chuàng)辦<校園文學(xué)>報(bào)的請(qǐng)示》?梢阅衬橙グl(fā)文機(jī)關(guān)。
【主送機(jī)關(guān)】接受請(qǐng)求的直接上級(jí)機(jī)關(guān),在標(biāo)題下面一行頂格寫起。
只寫一個(gè),如需同時(shí)送其它機(jī)關(guān),應(yīng)用抄報(bào)(在文末左下角寫明)形式。
【正文】1.請(qǐng)求緣由。一寫情況依據(jù)(往往用“目前”開頭),二寫目的說明(用“為...”開頭)。
2.請(qǐng)求事項(xiàng)。分層分項(xiàng)寫清具體要求,并說透理由,提出充足的事實(shí)和理論根據(jù)。同時(shí),依據(jù)實(shí)際情況,提出切實(shí)可行的處理意見,作為上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行判斷和指示的參考。
3.結(jié)尾。只是一句祈使性的話:“當(dāng)否,請(qǐng)批復(fù)”或“以上如無不當(dāng),請(qǐng)批準(zhǔn)”。
【附件】可有可無。是隨同請(qǐng)求的有關(guān)材料、圖表或其它文件。在正文之后(隔一行)注明附件名稱和順序。
【印章、發(fā)文時(shí)間】
報(bào)告模式
報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告工作、反映情況、提出建議和答復(fù)詢問的公文。一般事后、事中行文。不要求上級(jí)批復(fù),行文較長(zhǎng)。報(bào)告和總結(jié)、調(diào)查報(bào)告的寫法大同小異。常見單位部門的總結(jié)同時(shí)用于會(huì)議,成為報(bào)告。
【標(biāo)題】一般是:“事由+報(bào)告”。
【主送機(jī)關(guān)】與請(qǐng)示相同。
【正文】種類繁多,正文內(nèi)容有差異。為學(xué)習(xí)方便,把報(bào)告大致分為二種:
一是綜合性報(bào)告正文,或稱總結(jié)性報(bào)告。政府及機(jī)關(guān)單位都要在大會(huì)上作此種工作報(bào)告。
1.情況簡(jiǎn)述:工作時(shí)間、地點(diǎn)、背景、條件或各項(xiàng)工作的開展情況 。這種開頭稱為概述式。此外還有結(jié)論式(議論判斷)、說明式(用“為了…”)等。百字上下。
2.成績(jī)做法:這是主體。可以簡(jiǎn)要敘述一下工作過程。成績(jī)常常通過數(shù)字、比較、事實(shí)來表現(xiàn)。安排形式有條陳式、小標(biāo)題式、階段式和貫通式。
3.經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):要有觀點(diǎn)、看法和規(guī)律,又要有具體的典型事例以及理論分析。常常占五分之一篇幅。
4.今后計(jì)劃。往往寫成今后的工作計(jì)劃。常常占三分之一篇幅。
各級(jí)各類行政機(jī)關(guān)每年都要作這種總結(jié)式的報(bào)告。
二是專題性報(bào)告正文。著重匯報(bào)某項(xiàng)工作或某個(gè)問題,特點(diǎn)是專項(xiàng)、特殊,一事一報(bào)。
1.概述情況。講清工作開展情況,或問題發(fā)生的原委,事項(xiàng)的起因和經(jīng)過。
2.說明理由、做法和反映;蛉〉玫某煽(jī)和經(jīng)驗(yàn),或分析存在的問題及原因,或說明工作做法,或?qū)懗鋈罕姺从场?br /> 3.提出意見。寫基本看法,解決問題的建議和辦法 。
報(bào)告要用事實(shí)說話,以敘述為主,敘議結(jié)合。
【結(jié)尾】一般用“特此報(bào)告”,“以上報(bào)告如無不妥,請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”等習(xí)慣用語,有的不寫。如有附件,與請(qǐng)求相同寫法。
最后寫發(fā)文機(jī)關(guān)或個(gè)人,蓋章,寫發(fā)文時(shí)間。
通知模式
通知是批轉(zhuǎn)下級(jí)公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)公文、發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)事項(xiàng)和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根據(jù)其作用分為五種:發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、事項(xiàng)性通知、會(huì)議通知和任免通知。
【標(biāo)題】靈活,甚至只有“通知”這一部分(內(nèi)容不大重要又是周知的) 。但批轉(zhuǎn)性通知的標(biāo)題按照《辦法》“準(zhǔn)確簡(jiǎn)要”的規(guī)定,某某略文種,即:“批轉(zhuǎn)(或轉(zhuǎn)發(fā))+(始發(fā)機(jī)關(guān))原文標(biāo)題”。
【主送機(jī)關(guān)】直接上級(jí)。
【正文】
發(fā)布性通知和批轉(zhuǎn)性通知的正文:“主體(發(fā)布或轉(zhuǎn)發(fā)的文件)+批語”。如:“現(xiàn)將《***辦法》發(fā)給你們,請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。”
事項(xiàng)性通知:原由+事項(xiàng)+結(jié)語(特此通知)
會(huì)議通知:名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人員、報(bào)道時(shí)間和地點(diǎn)、需帶材料等
任免通知:格式固定
【附件】可有可無
【發(fā)文機(jī)關(guān)】標(biāo)題中有發(fā)文機(jī)關(guān)并且標(biāo)題下有發(fā)文時(shí)間的不署。
【發(fā)文時(shí)間】用漢字小寫數(shù)字
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