如何撰寫黨政機關公務接待方案
凡事預則立,不預則廢 。黨政機關公務活動繁多,一個一個接踵而來,領導公務繁忙常常應接不暇,每項公務活動如果沒有一個好的計劃,勢必顧此失彼,搞得一團糟。圍繞如何為來執(zhí)行公務的各級領導提供優(yōu)質高效的服務,黨政機關公務接待方案便應運而生.黨政機關公務接待方案作用不可低估。一份安排合理、貼心周到、簡便易行的公務接待方案,可以明確相關部門或工作人員的責任,防止有的部門或工作人員推三阻四“踢皮球”;可以便于領導統(tǒng)籌安排各項工作和時間,節(jié)約人力、物力和財力,可以使工作有的放矢,有條不紊,避免臨陣忙亂,提高工作效率;也可以彰顯一個單位謀事、處事的能力,從而提升單位形象。
一、黨政機關公務接待方案的特點
1、內部性。黨政機關公務接待方案不像請示那樣要上報,也不像通知那樣要下發(fā),它成文后只在相關單位內部周知執(zhí)行,不編發(fā)文字號,不套文件頭打印。
2、計劃性。相關公務接待需要做哪些事,要周密考慮。先做什么,后做什么,要列出詳單。非特殊情況,經辦人員不得擅自變更執(zhí)行。
3、具體性。公務接待的每一事項,從何時開始到何時結束,由何人承辦,在何地舉辦,都要寫得很具體,一目了然,免得火燒眉毛之際還得去調兵遣將。
4、政策性。制訂的公務接待方案要符合政策法規(guī),不能隨心所欲。比如,不能安排警車開道的上級領導就不能有警車開道一項;不能有安排領導去高檔娛樂消費場所消遣一項;不能有贈送高檔紀念品給上級領導一項。
5、針對性 。在一起公務活動中,要看來的是什么領導,是來做什么事,要達到什么目的,有針對性地制訂接待方案。如上級領導主要是來了解甲事,你就不能洋洋灑灑匯報乙事;領導就餐喜歡喝點紅酒,你就不能安排上白酒。
6、事務性。公務接待方案是一種事務性文種,它必須在寫作過程中一邊聯(lián)系一邊落實才能下筆,一些重大事項還要先請示本單位領導再下筆。如果關起門來寫接待方案,某某賓館已客滿,你還安排上級領導去;本地某某領導在外出差,你還安排他去講話,這樣就不行。
二、黨政機關公務接待方案的結構
黨政機關公務接待方案的結構一般分標題、導語、主體、結尾四個部分。為了簡潔明快,有的公務接待方案開門見山不寫導語 。如只涉及到由本單位獨自去負責公務接待,結尾部分的擬文單位也可不寫。對小型公務接待活動,接待方案大多寫成表格式,表格式簡潔直觀,一目了然。如是召開黨代會、人代會、舉辦紀念活動等大型公務接待活動,接待方案大多寫成文本式,文本式便于分門別類細致籌劃,不受表格框架的限制。
三、黨政機關公務接待方案主體部分應具備的基本內容及寫作要領
黨政機關公務接待方案主體部分是接待方案最重要的部分,因此,本文重點探討一下主體部分應具備的基本內容及寫作要領。為便于講述清楚其要領,主體部分歸納為以下幾個內容來闡述。這并不是說寫接待方案一定就要按所分述的內容一項一項地去寫,而是要根據(jù)相應接待事項把所述的內容靈活穿插,有機結合,進樣行起文來才簡潔流暢。黨政機關公務接待方案主體部分應體現(xiàn)以下內容:
1、接待時間。要寫清每項接待事務的起止日期,日期年月日要寫全,時間要精確到點到分。如1o月5日至10月10日不宜寫成10月5日-10日,以免造成誤解。也不能把時間寫得過于模糊,如把時間寫成某日上午、某日晚上之類的,就會讓人無所適從。
2、接待對象。至少要寫明每位來賓的姓名、性別、職務、工作單位,以便于確定接待規(guī)格,安排對口接待,安排食宿事宜。
3、接待地點 。每一項公務在哪里進行要一一寫出來。如在哪開會,在哪分組討論,到哪慰問困難群眾,到什么單位調研,都要寫個明明白白。
4、接待事項。本次公務接待來賓指定要做哪些事項,在安排做好來賓指定事項的基礎上,還要結合本地實際為來賓做什么事,提供哪些服務,要逐項寫清楚。
5、食宿安排。要本著有利于公務開展,照顧來賓生活習慣的原則,落實好食宿事宜。安排的住處要交通便利,潔凈靜雅。每餐的菜譜是什么,必要時得征求來賓意見,以免不合來賓的胃口。不是同一級別和職務的上級領導,不宜把他們安排在同一房間就寢。早、中、晚餐分別要安排本地哪些領導來陪同就餐,也要落實到人頭 。
6、通訊聯(lián)絡。要確定專人負責通訊聯(lián)絡及調度工作,由他們負責研究確定參會人員、禮儀小姐,通知督促相關人員按時到會。遴選參會群眾代表或考察單位要有廣泛性、代表性。確定陪同人員,其職務、工作分工一般要和來賓對口。出現(xiàn)意外情況,要及時組織協(xié)調。
7、材料準備。公務活動也少不了要寫材料,如有些場合耍寫歡迎詞、祝酒辭、匯報材料等。材料以誰的名義寫,寫何時以來的事,由何人撰寫,何人審定,何人印發(fā),印發(fā)多少份,何時完成等等都要寫清楚。
8、車輛安排。如果來賓沒帶車輛或車輛不夠用,要安排車輛接送來賓,并保持車況良好,燃油充足 。對首次來的來賓,因不熟悉本地情況,要安排合適的領導去合適的地點迎接 。要具體寫清安排何車何人何時去何地接送來賓。
9、安全保衛(wèi)。對重要來賓,要安排保衛(wèi)人員、保健醫(yī)生以備不時之需。如在什么時候在什么地段實行交通管制,安排誰在哪些地方、哪個環(huán)節(jié)進行安全檢查等等,要寫清楚。
10、宣傳報道 。要寫清安排何人在哪些地方懸掛什么橫幅,張貼什么標語 。為謹防泄密失密事件發(fā)生,在公務活動的哪個環(huán)節(jié)要請哪個媒體何時參加,要重點宣傳什么內容,新聞稿件由誰把關,也要作出安排。
11、會務安排。安排誰主持會議,誰匯報,誰發(fā)言,誰供應茶水、水果,誰排定座次,由誰負責安排掛會標之類事宜及掛什么樣的會標等等,要一一寫明白。
由于黨政機關公務活動多種多樣,接待方案也要因人因事而異,并不是每寫一個接待方案都要具備以上內容,要根據(jù)工作需要來刪減。
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