秘書(shū)工作的一般特征
(一)機(jī)要性和群眾性的統(tǒng)一。
“秘書(shū)”一詞帶有“秘密”的意思。秘書(shū)部門是綜合部門,要害部門,處在中樞的位置上。文件電報(bào)領(lǐng)導(dǎo)能看到的,秘書(shū)都能看到,而且先于領(lǐng)導(dǎo)看到,開(kāi)會(huì)作記錄,領(lǐng)導(dǎo)班子的決策最先知道,秘書(shū)掌握著大量的機(jī)密。這些機(jī)密一旦泄露出去將會(huì)造成重大損失。
但秘書(shū)工作也有群眾性的一面,秘書(shū)部門是黨委、政府聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶,是觀察社會(huì)動(dòng)態(tài)的窗口,辦公室每天都要接受來(lái)自社會(huì)的各方面信息,接受群眾的來(lái)信來(lái)訪,并且還要親自去深入基層,到群眾中去調(diào)查研究,反映群眾的心聲,傾聽(tīng)群眾的呼聲,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù) 。
因此,作為一個(gè)秘書(shū),既要有很強(qiáng)的保密觀念,又要密切聯(lián)系群眾。只有前者沒(méi)有后者就會(huì)把自己與群眾隔離起來(lái),只有后者沒(méi)有前者,因泄露國(guó)家機(jī)密而犯錯(cuò)誤,二者不可偏廢 。
(二)綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一
秘書(shū)部門不是專項(xiàng)業(yè)務(wù)部門,而是綜合性的部門。因此,秘書(shū)工作涉及的范圍和內(nèi)容是十分廣泛,具有突出的綜合性,包括起草綜合性文電,提供綜合性信息,進(jìn)行綜合性調(diào)研,處理綜合性事務(wù)等等 。因?yàn)槭蔷C合性的工作,它要求秘書(shū)具有全局觀念,站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去觀察和處理問(wèn)題,知識(shí)面要寬,成為本系統(tǒng)的專家和通才。
同時(shí)秘書(shū)工作也不是誰(shuí)都可以干的“萬(wàn)斤油”,它有自己的一套專業(yè),要求秘書(shū)有較高的政策水平,文字水平和理論水平,較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和辦事能力,熟悉文書(shū),檔案,保密,信訪,信息,督查,會(huì)務(wù),禮儀知識(shí),會(huì)操作現(xiàn)代化辦公設(shè)施 。要做合格的秘書(shū)并非易事,要進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),取得專業(yè)證書(shū)。不同行業(yè)的秘書(shū),還要熟悉本行業(yè)的專門知識(shí),如黨委秘書(shū),要熟悉黨務(wù)知識(shí),軍隊(duì)秘書(shū)要熟悉軍隊(duì)知識(shí),企業(yè)秘書(shū)要熟悉企業(yè)管理知識(shí),涉外秘書(shū)要熟悉外交知識(shí)等 。
綜合性是主要的,專業(yè)性是次要的,二者互相滲透,互相促進(jìn)。
(三)事務(wù)性和思想性的統(tǒng)一
秘書(shū)部門是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的辦事機(jī)構(gòu),協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)。每天都有大量的事務(wù)性工作,起草、收發(fā)文電,值班接聽(tīng)電話,信訪接待,搞會(huì)務(wù),這些工作都很具體,繁雜,事務(wù)性比較強(qiáng)。
同時(shí),秘書(shū)部門又是個(gè)參謀部門,在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮著重要的參謀作用,領(lǐng)導(dǎo)決策前要調(diào)查研究,提供信息,制訂方案,在決策過(guò)程中要起草文電,決策后要進(jìn)行督查和落實(shí),所有這些都有很強(qiáng)的政治性。
事務(wù)性是秘書(shū)工作的基礎(chǔ),思想性是秘書(shū)工作的靈魂,思想性處于主導(dǎo)地位,事務(wù)性處于從屬地位。思想性通過(guò)事務(wù)性工作體現(xiàn)出來(lái) 。如文電的校對(duì),如果稍有疏忽,錯(cuò)校一個(gè)關(guān)鍵的字,文件發(fā)出去,就可能造成重大的政治影響。主席臺(tái)排座次,如果排錯(cuò)了,錄相放出去,就可能引起各方面猜測(cè)。所以事務(wù)性工作滲透著思想性。不能因?yàn)槭聞?wù)性工作就可疏忽大意 。
(四)被動(dòng)性和主動(dòng)性的統(tǒng)一
秘書(shū)工作的被動(dòng)性是由秘書(shū)工作的從屬性和服務(wù)宗旨決定的。大家都有體會(huì),自己支配的時(shí)間極少,秘書(shū)總是圍著領(lǐng)導(dǎo)的屁股轉(zhuǎn),秘書(shū)工作總是按照領(lǐng)導(dǎo)的需要和指令來(lái)進(jìn)行,很少按照自己的意愿安排工作,常常來(lái)了文件辦文件,來(lái)了電話接電話,有時(shí)正做著這件事,又來(lái)了新任務(wù),又要改做另一件事,總是顯得很被動(dòng)。
當(dāng)然,這種被動(dòng),不是消極被動(dòng),不是不可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性,消極被動(dòng),滿足于領(lǐng)導(dǎo)叫干啥就干啥,遇到啥就干啥,那樣是干不好工作的。我們要在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn),摸索規(guī)律,掌握了規(guī)律就可以把工作做到前邊,領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)想到的你想到了,領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)叫做的事,但又必須做的事,你提前做了,這樣才能當(dāng)一個(gè)好的參謀和助手,才能做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
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