商務(wù)文檔的管理必須設(shè)置專人，收集、整理、歸類、打孔、放置統(tǒng)一由一人管理，一般由新來(lái)的商務(wù)同事管理，一方面鍛煉了他們，另一方面讓他們知道商務(wù)文檔管理的重要性。

國(guó)內(nèi)造價(jià)環(huán)境下，商務(wù)文件管理的重要性，往往要等到結(jié)算時(shí)才發(fā)揮重大的效力，如果平時(shí)不重視，最后可能只能笑著進(jìn)場(chǎng)，哭著離場(chǎng)。

電子文檔的歸類我們團(tuán)隊(duì)制定了一套電子文件系統(tǒng)，要求我部的商務(wù)人員按照我的要求做，很多的文檔格式、臺(tái)帳做了范本，當(dāng)然，有些業(yè)主對(duì)有些文件有格式的，優(yōu)先使用對(duì)方的格式，沒(méi)有的可以按照我們的格式。

文件的命名也必須按照我的要求做，很多人習(xí)慣不好，對(duì)于文件命名沒(méi)有好的習(xí)慣，時(shí)間長(zhǎng)了，文件找不到，或者放置的地方不對(duì)。

規(guī)范管理的好處就是，不論你商務(wù)經(jīng)理有什么想法和習(xí)慣，你必須按照我的系統(tǒng)做，如果項(xiàng)目商務(wù)人員發(fā)生了變動(dòng)，電子文件必須做移交，新來(lái)的人可以隨時(shí)接上，否則商務(wù)經(jīng)理離職，帶走全部電子文件，后任只能干瞪眼了。

項(xiàng)目商務(wù)一般多人團(tuán)隊(duì)作業(yè)，商務(wù)文檔分散在各成員電腦上，如果沒(méi)有統(tǒng)一的文檔管理規(guī)范，文檔好比一盤散沙，為解決這個(gè)問(wèn)題，我部署了云盤，每個(gè)項(xiàng)目商務(wù)成員的商務(wù)文檔，根據(jù)我指定的文檔管理規(guī)范，上傳到云端，我電腦上隨時(shí)同步他們的工作文檔。

另外，商務(wù)應(yīng)該收集應(yīng)用到的圖集、當(dāng)?shù)氐恼�策性文件、造價(jià)管理文件，為可能的人工費(fèi)、材料、機(jī)械的調(diào)整做好基礎(chǔ)資料。

商務(wù)部門的文檔管理，必須遵從所有的資料必須全部受控，一律不能讓外人竄進(jìn)商務(wù)部，隨意的借走資料、圖集、圖紙，更不能接觸我們的任何合同文件等資料。

END

無(wú)論是個(gè)人或企業(yè)，都希望文檔管理更加安全，而高質(zhì)量的文檔管理系統(tǒng)，在安全性上的研究和實(shí)踐都做的很好，尤其是文檔的錯(cuò)誤處理和安全保護(hù)。

電子文檔管理計(jì)劃

統(tǒng)一電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，建立科學(xué)、規(guī)范的工作程序檔案部門應(yīng)從電子文檔的生成、歸檔、保存利用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的指導(dǎo)和控制，對(duì)電子文檔的命名分類、登錄著錄、收集歸檔、保密維護(hù)等制訂有效的管理措施，實(shí)現(xiàn)電子文檔的歸檔及查閱利用等各環(huán)節(jié)的運(yùn)作和管理均在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下與檔案管理同步發(fā)展。

Baklib支持文檔知識(shí)庫(kù)的云計(jì)算管理，對(duì)海量的文檔進(jìn)行科學(xué)的存儲(chǔ)、歸類、一鍵查詢、實(shí)時(shí)檢索、共享，在極大地降低了人力資源管理和運(yùn)行成本的前提下，提高了工作效率。

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1， 文檔權(quán)限靈活控制

PowerProject文檔管理功能支持文檔權(quán)限靈活控制，按角色、部門、成員等維度授權(quán)；權(quán)限項(xiàng)還包括，上傳、下載、閱讀、創(chuàng)建目錄等。文檔的權(quán)限管理功能可以讓項(xiàng)目文檔多一層保護(hù)。

2， 支持文檔全文檢索功能

現(xiàn)在的項(xiàng)目管理系統(tǒng)都宣稱提供了文檔管理功能，但實(shí)際上很多都沒(méi)有做到真正的全文檢索，PowerProject文檔管理模塊特別支持文檔全文檢索功能，能夠?qū)⑽募�中的所有文本與檢索項(xiàng)相匹配，實(shí)現(xiàn)高效閱讀和分享知識(shí)資源。

3, 在線查看各類文件，支持水印添加

PowerProject文檔管理功能支持圖片（包括JPG、PNG、BMP、GIF等）、Word、Excel、PowerPoint、PDF、HTML等格式的在線閱讀，無(wú)需下載，提升工作效率，此外，該功能還支持閱讀添加水印，避免截屏泄露。

4, 支持項(xiàng)目文件遠(yuǎn)程共享

跨地域的員工可以隨時(shí)隨地查看系統(tǒng)內(nèi)文件，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同辦公。除了PC端，PowerProject還支持移動(dòng)端訪問(wèn)。讓知識(shí)在企業(yè)內(nèi)部高效流轉(zhuǎn)。

5, 云端儲(chǔ)存文件，保證數(shù)據(jù)安全

文檔在云端統(tǒng)一管理，PowerProject 還支持文檔數(shù)據(jù)的還原與備份，保證文檔數(shù)據(jù)的安全。

6， 支持文檔自定義審批

文檔可引用本系統(tǒng)強(qiáng)大的流程引擎，支持自定義審批流程，包括，審批節(jié)點(diǎn)，審批人，審批規(guī)則等。

7， 升級(jí)版全新知識(shí)中心，助力研發(fā)知識(shí)沉淀

PowerProject 支持經(jīng)驗(yàn)分享庫(kù)、知識(shí)倉(cāng)庫(kù)、文檔模板庫(kù)，全面管理企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)。

好的文檔管理可以提高項(xiàng)目溝通效率，反之，則后期就會(huì)付出多倍的努力來(lái)補(bǔ)救�，F(xiàn)今，對(duì)文檔進(jìn)行控制和管理已經(jīng)成為項(xiàng)目管理的一項(xiàng)主要工作，文檔管理水平也逐漸成為項(xiàng)目管理水平的標(biāo)志。項(xiàng)目管理工作中的文檔管理工作是一項(xiàng)非常繁雜的工作，PoweProject文檔管理功能可以很好地幫助企業(yè)降低文檔管理成本，有效提升團(tuán)工作效率，是諸多上市公司都在使用的專業(yè)的企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理軟件。

文檔管理工作其實(shí)并不難，關(guān)鍵是企業(yè)和個(gè)人如何來(lái)看待文檔管理過(guò)程中的地位和作用，并且使用一定的

文檔管理工具

來(lái)輔助文檔管理。

你認(rèn)為它是一堆紙或者一堆doc，那么，你一定不會(huì)把它當(dāng)回事兒，但是，如果你認(rèn)為它記錄的是你的思想，你的成果，那么，你就會(huì)像珍惜你的作品那樣珍惜它。

文檔管理系統(tǒng)的本質(zhì)就是把所有文檔放在一起，能夠集中、有序、有效地進(jìn)行管理，那么實(shí)際上也就是形成一個(gè)企業(yè)文檔知識(shí)庫(kù)。

由此可見(jiàn)，當(dāng)今高熱度和好評(píng)的文檔管理系統(tǒng)不僅簡(jiǎn)單性好，擴(kuò)展性好，而且文檔管理功能強(qiáng)大，節(jié)省辦公時(shí)間，提高工作效率。此外，文檔管理系統(tǒng)還具有超有效的信息集成、安全保護(hù)等功能優(yōu)勢(shì)。

工程項(xiàng)目文檔的管理，尤其是商務(wù)文檔管理，是一件很頭疼的事情，我們很多項(xiàng)目，等到結(jié)算時(shí)，才發(fā)現(xiàn)商務(wù)、技術(shù)文檔嚴(yán)重缺失，索賠資料不規(guī)范、不完整不齊全，資料的有效性不夠，喪失時(shí)效等，給結(jié)算工作帶來(lái)巨大的壓力，甚至給項(xiàng)目和企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。我經(jīng)常給團(tuán)隊(duì)同事打比方，商務(wù)文檔管理如同斗地主，你手上本來(lái)有炸彈，可以穩(wěn)操勝券的打贏一局，而因自身原因，不合理利用，拆開(kāi)打，或炸的時(shí)點(diǎn)不夠，不僅沒(méi)贏雙倍，反而可能輸雙倍，里外一算，虧大了。

整個(gè)項(xiàng)目文檔的管理都屬于合同管理的范疇

重視收發(fā)文記錄

除了文檔管理外，項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理還需要重視文件的傳遞過(guò)程和傳遞痕跡。尤其是可能涉及工程造價(jià)的重要的文件，如圖紙、變更、技術(shù)洽商、簽證、費(fèi)用申請(qǐng)、索賠文檔的收發(fā)記錄，必須落實(shí)到位，形成規(guī)定動(dòng)作，尤其是邊設(shè)計(jì)邊施工的項(xiàng)目，一定定期檢查技術(shù)、資料部門的收發(fā)文是否嚴(yán)格登記、規(guī)范簽字，除了發(fā)出去的文件要對(duì)方簽收外，收到的圖紙、變更、文檔也必須要建立收文管理制度和收文記錄，以免因?yàn)閳D紙、變更晚到造成影響進(jìn)度、拆改等現(xiàn)象而造成時(shí)間節(jié)點(diǎn)不清晰，而無(wú)法索賠的事實(shí)。

發(fā)文記錄大家都能理解，而收文記錄有的項(xiàng)目不做，這是一個(gè)重大隱患，舉個(gè)例子，某份圖紙晚到，導(dǎo)致影響項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，致使工期延后，如果沒(méi)有收文記錄，即無(wú)法確定這份圖紙實(shí)際送達(dá)的時(shí)間，無(wú)法確定是否影響關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工期。有人會(huì)說(shuō)，那業(yè)主代表那邊有發(fā)文記錄�。粯I(yè)主代表的記錄我方是不受控的，另外如果真是發(fā)生官司，“誰(shuí)主張、誰(shuí)舉證”，這個(gè)時(shí)候業(yè)主代表的記錄你也是拿不到的，弄不好還會(huì)被業(yè)主反索賠。

圖紙、變更的內(nèi)部管理和傳遞也應(yīng)該管理起來(lái)，必須有內(nèi)部傳閱單，蓋上傳閱章，由總工確定傳閱那些人，再由文員或資料員發(fā)放給相關(guān)人員并在傳閱欄簽字確認(rèn)【收文記錄、發(fā)文記錄、內(nèi)部傳閱管理】。作廢的圖紙、變更、文檔也應(yīng)該及時(shí)根據(jù)是否實(shí)施的情況，做相應(yīng)的處置，避免造成損失。