第1篇：電子檔案管理制度范本

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動中，具有長期保存價(jià)值的電子文件的收集、積累、歸檔及電子檔案管理的一般方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位等辦公自動化過程中產(chǎn)生的電子文件及電子檔案的管理。其他種類的電子文件的管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。

2引用標(biāo)準(zhǔn)(略)

3定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。

3.1電子文件electronicrecords

能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳送的數(shù)字代碼序列。

3.2電子檔案electronicarchives

具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)

3.3邏輯歸檔logicalfiling

指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。

3.4物理歸檔physicalfiling

指把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)中的電子文件集中傳輸至*的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。?

4總則

4.1電子文件形成單位指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理,保*管理工作的連續(xù)*。

4.2電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的收集、積累、保管和整理工作,檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

4.3電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé),電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

4.4檔案部門應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、*作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等歸檔要求,以保*電子檔案的質(zhì)量。

4.5為保*電子檔案的可利用*,從電子文件形成時(shí)就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)*、安全*和完整*。

4.6歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

4.7具有長期或永久保存價(jià)值的文本或圖形電子文件,如沒有紙質(zhì)等拷貝件的必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。進(jìn)行歸檔時(shí),必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔。?

5電子文件的收集與積累

5.1收集范圍

電子文件的收集范圍為有可能作為檔案保存的文件，除按國家關(guān)于文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行外，還應(yīng)包括相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等。

5.2收集積累要求

5.2.1記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)的,如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿*電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。

5.2.2保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，應(yīng)在彼此間建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

5.2.3在“無紙化”辦公或事務(wù)處理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保*電子文件不被非正常改動。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上,并對有長期或永久保存價(jià)值的電子文件制成紙質(zhì)文件或縮微品保留。

5.2.4用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲格式、屬*和文字處理平臺。

5.2.5用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

5.2.6用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。

5.2.7用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。

5.2.8用音頻設(shè)備獲得的文件,應(yīng)同時(shí)收集其屬*標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。

5.2.9由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應(yīng)保*參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

5.2.10通用軟件產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件;如不能轉(zhuǎn)換，則收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。

5.2.11計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。?

5.3收集、積累方法

5.3.1及時(shí)接照要求制作電子文件備份。

5.3.2每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。見附錄a?

5.3.3電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。

5.3.4電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與電子文件一同保存,并附有紙張打印件。

5.3.5電子文件*質(zhì)代碼:r—草稿*電子文件;u—非正式電子文件;o—正式電子文件。

5.3.6電子文件類別代碼：t—文本文件;i—圖像文件:g一圖形文件;v一影像文件;a一聲音文件;m一多媒體文件;p—計(jì)算機(jī)程序;d—數(shù)據(jù)文件。?

6電子文件的整理

6.1電子文件的整理,應(yīng)按年度、機(jī)構(gòu)、問題、保管期限、密級等因素相對集中。

6.2電子文件應(yīng)填寫電子文件登記表，參照《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機(jī)讀目錄。

6.3歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫登記表首頁，以份為單位填寫續(xù)頁，見附錄b。?

7電子文件的歸檔

應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件信息向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機(jī)載體上。

7.1歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍,參照國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的支持軟件和相關(guān)數(shù)據(jù)。

7.2歸檔時(shí)間

邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。

7.3檢測

在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效*、軟件環(huán)境有效*及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

第2篇：電子文件歸檔與電子檔案管理制度

電子類資料和檔案特殊管理制度

為加強(qiáng)應(yīng)急救援電子類資料和檔案的管理工作，方便做好數(shù)據(jù)備份，特制訂本制度。 一、制度

(1)對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，由煤礦應(yīng)急救援機(jī)構(gòu)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專人負(fù)責(zé)，保*管理工作的連續(xù)*。

(2)為保*電子檔案的可利用*，從電子文件形成就要嚴(yán)格的按照此管理制度和技術(shù)實(shí)施，確保其信息的真實(shí)*、安全*和完整*。

(3)歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

(4)具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬件拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬件拷貝一并歸檔。 (5)電子文檔管理分軟件電子文檔管理與普通電子文檔管理。 二、電子文件的收集與積累

(1)收集范圍。電子文件的收集范圍:草稿*電子文件；非正式電子文件；正式電子文件；無紙電子文件；文本文件；圖象文件；圖形文件；影像文件；聲音文件；多媒體文件；計(jì)算機(jī)程序；數(shù)據(jù)文件；公司業(yè)務(wù)所需的各種文件。

(2)收集、積累要求

1、記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，相關(guān)人員須向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿*電子文件進(jìn)行保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件

或需要，確定是否保留。

2、保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

3、在[無紙化"計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保*電子文件不被非正常改動。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上。

4、用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲格式和屬*。 5、用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

6、用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴*，以及易修改*等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。 7、用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。 8、用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬*標(biāo)識和相關(guān)軟件。 9、由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

10、通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。 11、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

三、電子文件的歸檔。

定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機(jī)載體。 (1)歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍:草稿*電子文件；非正式電子文件；正式電子文件；無紙電子文件；文本文件；圖象文件；圖形文件；影像文件；聲音文件；多媒體文件；計(jì)算機(jī)程序；數(shù)據(jù)文件；公司業(yè)務(wù)所需的各種文件。 (42歸檔要求

1、把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久*的載體上。對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。 2、軟件文檔歸檔要求

①上傳文檔必須以工作日當(dāng)天上傳，檔案管理員做好檢查與備案。 ②備案推薦采用的載體公司指定檔案管理員的服務(wù)器。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

③存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境

④將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

⑤需要長期保存的電子文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

⑥原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少1年。

四、電子檔案的銷毀鑒定

(1)電子檔案的銷毀鑒定，按公司檔案管理制度執(zhí)行。

(2)電子檔案的銷毀，檔案管理員在報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，辦理相關(guān)手續(xù)后，方可實(shí)施。

(3)非保密電子檔案可在批準(zhǔn)后刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如

存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

五。處罰措施

1、不得上傳與工作無關(guān)數(shù)據(jù)，一旦發(fā)現(xiàn)給予責(zé)任人嚴(yán)重過失單處罰。 2、如未按規(guī)定及時(shí)上傳電子數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)丟失，對公司造成嚴(yán)重?fù)p失的，后果由當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)。 六。生效時(shí)間

該制度自發(fā)布之日起生效。

電子類資料和檔案特殊管理規(guī)定

山西煤銷集團(tuán)舊街煤業(yè)有限公司

第3篇：檔案的管理制度

檔案的管理制度至關(guān)重要，下面小編整理了檔案的管理制度，歡迎閱讀!

檔案收集制度

一、根據(jù)本單位編制的《檔案分類大綱、歸檔范圍和保管期限表》和檔案管理工作制度中的歸檔范圍，積極收集齊全，及時(shí)歸檔。

二、定期做好對具有永久和長期保存價(jià)值的檔案向縣檔案館移交進(jìn)館工作，進(jìn)館的檔案要分類科學(xué)，組卷合理，編目準(zhǔn)確，檔號齊全，排列系統(tǒng)，裝訂合乎質(zhì)量要求。

三、接收檔案時(shí)，立檔單位編制的全宗介紹、案卷目錄(一式兩份)、全引目錄、文號索引、專題目錄及其他與檔案有關(guān)的資料，應(yīng)隨同檔案一起接收。

四、及時(shí)收集本單位在重要活動、重大事件中形成的檔案;接收各科室有代表*具有永久、長期保存價(jià)值的檔案。

五、各科室在工作中形成的有保存價(jià)值的材料，應(yīng)由科室兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)收集，加工整理歸檔后移交給檔案室，如不符合要求的，應(yīng)及時(shí)整改，不得拖延。專職檔案管理人員要做好接收前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，指導(dǎo)各科室檔案達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

六、根據(jù)國家檔案收集工作規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各科室和個(gè)人手中，以及散失在其他地方的檔案，收集到檔案室集中保管。

檔案整理制度

一、認(rèn)真執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定，堅(jiān)持以件為單位進(jìn)行整理。

二、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使整理后的檔案便于保管和利用。

三、注意區(qū)分檔案的不同價(jià)值，制定單位檔案保管期限表，使重要的檔案得到重點(diǎn)保護(hù)。

四、按照“年度—機(jī)構(gòu)”分類法編制單位檔案分類大綱。

五、歸檔文件要及時(shí)編目、裝盒，認(rèn)真填寫盒脊項(xiàng)目與備考表。

六、檔號編制必須做到不重、不缺、不變、不繁。

檔案保管制度

一、檔案櫥具要規(guī)范排列，各種設(shè)備放置整齊、合理，櫥箱鑰匙統(tǒng)一編號，集中存放，不準(zhǔn)隨便攜帶。

二、堅(jiān)持半年一次清點(diǎn)，核對室藏檔案，登記清點(diǎn)結(jié)果，做到帳物相符。

三、做好防盜、防火、防塵、防潮、防水、防蟲、防鼠、防強(qiáng)光工作，正確使用電器，熟練*作各種設(shè)備，做到人走燈滅、機(jī)停;門窗及時(shí)關(guān)閉、上鎖。

四、保持庫內(nèi)清潔，嚴(yán)禁存放有毒和易燃易爆物品。不準(zhǔn)在庫內(nèi)吸*和放置雜物、花草及可食物品。

五、按時(shí)做好庫內(nèi)溫濕度測試、記錄，通過控制與調(diào)節(jié)，使溫度力爭達(dá)到14-24οc，相對濕度達(dá)到45-60%的要求。

檔案保密制度

一、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《保密法》，遵循保密工作制度，不準(zhǔn)以任何借口和形式向無關(guān)人員泄露和談?wù)撋婕皣�家和單位秘密事�?xiàng)的檔案文件內(nèi)容。

二、劃分密級的檔案資料單獨(dú)組建保管單位，嚴(yán)格管理，控制使用，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得提供利用。

三、按照國家有關(guān)規(guī)定及時(shí)處理檔案降密、解密工作。

四、銷毀保密檔案材料，必須嚴(yán)格履行批準(zhǔn)手續(xù)，防止銷毀過程中出現(xiàn)失泄密現(xiàn)象。

五、檔案庫房為單位機(jī)要重地，非檔案管理人員未經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。確需進(jìn)入，需經(jīng)批準(zhǔn)和嚴(yán)格登記，并由檔案管理人員陪同。