第1篇：信函的禮儀規(guī)范

信函，又稱書信，它是人類最古老又最常用的一種溝通手段。時至今日，在公務(wù)交往中，信函依舊是職員所常用的有效而又實用的交流方式之一。

在一般情況下，單位及其職員在正式的公務(wù)交往中所使用的信函亦稱公務(wù)信函。相對于普通書信，由于公務(wù)信函使用于正式場合，在禮儀方面通常有著更為標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范的要求。

總體而言，公司職員在使用公務(wù)信函時，應(yīng)注意言辭禮貌、表達(dá)清晰、內(nèi)容完整、格式正確、行文簡潔等五大要點。因為在英文里，禮貌(courteous)、清晰(clear)、完整(plete)、正確(correct)、簡潔(concise)等五個單詞皆以字母“c”打頭，故此這五大要點亦稱做公務(wù)信函寫作的“五c”法則。

具體來講，使用公務(wù)信函時，主要應(yīng)當(dāng)在寫作信函、應(yīng)用信函等方面全面地運用禮儀規(guī)范，此外，寫作電子信函也要注意遵守其禮儀規(guī)范。

一、寫作信函

寫作公務(wù)信函時，一定要對信函的內(nèi)容與格式斟酌再三。以下五個具體問題，尤須認(rèn)真對待。

1.抬頭

一般的公務(wù)信函均由抬頭、正文、結(jié)尾三部分構(gòu)成。作為一封公務(wù)信函的開端，抬頭決非可有可無，而是應(yīng)當(dāng)認(rèn)真推敲。

抬頭的基本內(nèi)容包括稱謂語與提稱語，二者均應(yīng)根據(jù)具體對象具體對待，力求恰如其分。

一是稱謂語準(zhǔn)確。在寫作信函抬頭時，應(yīng)以稱謂語稱呼收信之人。在稱呼收信者時，下列四點必須注意：

其一，姓名與頭銜必須正確無誤。在任何公務(wù)信函中，寫錯收信者的姓名與頭銜都是絕不允許的。稱呼收信者，有時可以只稱其姓，略去其名，但不宜直呼其名或者無姓無名。

其二，允許以直接致信的有關(guān)單位或部門作為抬頭中的稱謂語。在許多時候，以有關(guān)單位或部門直接作為收信者在禮儀上是許可的。

其三，可以使用中*名詞稱呼收信者。當(dāng)不清楚收信者的*別時，以董事長、經(jīng)理、主任、首席代表等毋須辨別*別的中*稱呼去稱呼對方是比較穩(wěn)妥的。

其四，切忌濫用稱呼。初次致信他人時，千萬不要濫用稱呼。諸如先生、小姐一類的稱呼，在不清楚收信者*別時就不宜采用。不能圖省事，以先生/小姐去稱呼收信者。不要亂用*下、老板、有關(guān)人士這一類專用*稱呼。

二是提稱語到位。在稱謂語之前，有時需要使用提稱語。所謂提稱語，意即提高稱謂語的詞語。在公務(wù)信函里使用提稱語，關(guān)鍵是要到位。在一般情況下，公務(wù)信函里最標(biāo)準(zhǔn)的提稱語是尊敬的。平常的公務(wù)信函，不使用提稱語亦可。在社交場合所使用的尊鑒、臺鑒、鈞鑒等古典式提稱語以及在涉外場合所使用的親愛的、我的等西洋式提稱語，在普通的公務(wù)信函中一般均不宜使用。

2.正文

在公務(wù)信函里，正文是核心內(nèi)容。寫作正文時，一定要注意主題明確，合乎邏輯，層次清晰，語句通暢，文字正確，言簡意賅。以下幾處要點，在寫作公務(wù)信函的正文時尤須注意。

一是注意人稱使用。在公務(wù)信函里，寫作者所使用的人稱頗為講究。若為了表示親切、自然，宜采用第一人稱。若意在表示公事公辦、嚴(yán)肅正規(guī)，則可以采用第三人稱。

二是主要內(nèi)容前置。一封標(biāo)準(zhǔn)公務(wù)信函的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)像一座倒置的金字塔，越是重要的內(nèi)容越應(yīng)當(dāng)置于前面。因此，在正文的開端，即應(yīng)直言自己認(rèn)為最應(yīng)當(dāng)告訴收信者的信息以及收信者最希望了解的信息。

三是篇幅刪繁就簡。在任何情況下，一封拖沓冗長的公務(wù)信函都會使人感到無比乏味，所以在寫作公務(wù)信函時，一定要注意控制其篇幅，力求簡明扼要。一般而言，篇幅短、段落短、句子短、詞匯短等四短，是寫作公務(wù)信函時所必須恪守的鐵律。

四是一信只議一事。為了確保公務(wù)信函發(fā)揮功效，并且盡量縮短其篇幅，最好一信只議一事。這樣一來，不但可以突出主題，而且可以限制其篇幅。

五是語言平易近人。盡管公務(wù)信函使用的是書面語言，寫作者亦應(yīng)即盡量使之生動、活潑、親切、自然，既不應(yīng)令其過于粗俗，也不應(yīng)使之曲高和寡。

六是信息正確無誤。公務(wù)信函所傳遞的信息，應(yīng)確保正確無誤。為此應(yīng)做到：避免寫錯字、用錯標(biāo)點符號;防止濫用成語、典故、外語;過于生僻的詞語或易于產(chǎn)生歧義的舉例，也不宜采用。

七是書面干凈整潔。一般來說，正式的公務(wù)信函最好打印，而不是手寫，這樣可確保其書面的干凈整潔。即使需要手寫時，亦應(yīng)避免隨意涂抹、填補(bǔ)。另外，不要在行、格之外寫字，不要掉字，不要以漢語拼音代替生字。

八是防止泄露機(jī)密。普通的公務(wù)信函，不應(yīng)在其字里行間直接或間接地涉及商業(yè)秘密。若打算將其郵寄或快遞時，尤須注意此點。

3.結(jié)尾

在公務(wù)信函里，作為最后一部分的結(jié)尾，寫作上的基本要求是全面而具體。大體上說，公務(wù)信函的結(jié)尾又由下述六個具體部分所構(gòu)成：

一是祝頌語。它是寫信者對收信者所進(jìn)行的例行祝福，其內(nèi)容大都約定俗成，可酌情使用，但不宜空缺。

二是附問語。它是指寫信者附帶問候收信者周圍人士，或代替自己周圍人士問候收信者。附問語可用可不用。

三是補(bǔ)述語。它是正文寫完后，尚需補(bǔ)充的內(nèi)容，故又稱附言。一般的公務(wù)信函，最好不用補(bǔ)述語。如需使用補(bǔ)述語時應(yīng)注意三點：單字不成行；單行不成頁；字?jǐn)?shù)不宜多。

四是署名。在公務(wù)信函里，署名宜為寫信者全名。必要時，亦可同時署上其行政職務(wù)與職稱、學(xué)銜。若為打印信函，最好由署名者本人在信上親筆簽名。

五是日期。在署名之后，應(yīng)注明寫信的具體日期。為鄭重其事，所署日期越具體越好。至少要寫明某年某月某日，必要時還應(yīng)注明某年某月某日某時。

六是附件。在一些公務(wù)信函的結(jié)尾，往往附有其他有關(guān)文件。附件通常應(yīng)置于公務(wù)信函之后，但其具體件數(shù)、頁數(shù)、名稱均應(yīng)在信中一一注明，以便收信者核對查閱。

4.封文

交封郵寄、快遞的公務(wù)信函均應(yīng)書寫封文。在寫作封文時，不僅應(yīng)當(dāng)認(rèn)真，而且必須遵守其基本規(guī)范。對以下五點尤應(yīng)重視。

一是地址詳盡。寫作封文時，為了保*收信者及時收到信函，或者信函退回時不致丟失，一定要將收信者與寄信者雙方的具體地址仔細(xì)寫明。不僅要寫上省、市、區(qū)、街道、門牌號碼，而且還應(yīng)寫上單位、部門。

二是姓名正確。在封文上，收信者與寄信者的姓名均應(yīng)書寫正確。以單位、部門作為收寄者時，亦應(yīng)注明其正確的全稱。

三是慎用雅語。正式信函的封文上，往往要使用一些雅語。它們皆有一定之規(guī)，不可濫用。它具體包括：其一，郵遞員對收信者的稱呼。它們寫在收信者姓名之后，如小姐、先生、老師等。它并非寫信者對收信者的稱呼，故此不宜使用大人、賢侄之類。其二，啟封詞。它是敬請收信者拆啟信封的禮貌語，如啟、鈞啟、收啟等，通常寫在收信者姓名與郵遞員對其稱呼之后。其三，緘封詞。它表示寄信者封閉信函時的恭敬之意，如緘、謹(jǐn)緘等等，緘封詞均應(yīng)寫在寄信者姓名之后。凡不封口的信函，沒有必要多此一舉。

四是郵編勿缺。正式交付郵寄的公務(wù)信函，一定要正確注明收信地址與寄信地址的郵政編碼。缺少郵編或郵編不正確的公務(wù)信函，有可能晚到甚至丟失。

五是格式標(biāo)準(zhǔn)。封文寫作，通常都有一定的格式可依。橫式信封有橫式信封的寫法，豎式信封有豎式信封的寫法；國內(nèi)信函有國內(nèi)信函的封文格式，*信函有*信函的封文格式。寫作公務(wù)信函的封文時，必須認(rèn)真地照此辦理。

5.工具

寫作公務(wù)信函，尤其是手寫信函時，必須借助于一些必要的工具。使用這些工具時，應(yīng)符合基本的禮儀規(guī)范。下面，著重介紹一些手寫信函對其所用工具的基本要求。

一是信箋。信箋又叫信紙。公務(wù)信函所使用的信箋，應(yīng)當(dāng)規(guī)格統(tǒng)一，紙質(zhì)上乘，美觀大方，統(tǒng)一印制。通常不宜使用外單位信箋寫作公務(wù)信函，也不要使用本單位信箋寫作私信。

二是信封。公務(wù)信函所使用的信封，可以是市場上出售的標(biāo)準(zhǔn)信封，也可以是本單位統(tǒng)一印制的專用信封。不宜自制信封寄發(fā)公務(wù)信函，或是利用其他單位用過的信封寄發(fā)本單位的公務(wù)信函。公務(wù)信函信封的大小，宜與其容量相稱。它的紙質(zhì)、**，最好與信箋相匹配。

三是筆具。手寫公務(wù)信函時，通常應(yīng)使用鋼筆或毛筆。如果以鉛筆、圓珠筆來寫，往往會令人感覺不夠正式。

四是墨水。用毛筆寫信，宜用黑*墨汁；用鋼筆寫信，則宜用黑*或藍(lán)黑*墨水。純藍(lán)*的墨水因其字跡難以持久保存，故不應(yīng)使用。使用其他**墨水，則有嘩眾取寵之嫌，亦不可取。

二、應(yīng)用信函

在公務(wù)交往中，信函應(yīng)根據(jù)實際需要和具體情況來使用。因其具體用途不同，職員所常用的聯(lián)絡(luò)函、通知函、確認(rèn)函、感謝函、推薦函、拒絕函等等，在寫作上往往又有一些各自不同的要求。具體應(yīng)用不同類型的公務(wù)信函時，既要遵守其共同要求，又要兼顧其各自獨具的特征。

1.聯(lián)絡(luò)函

聯(lián)絡(luò)函，又稱保持接觸函，它是平時用以培養(yǎng)客戶關(guān)系、與客戶保持聯(lián)絡(luò)的一種專用信函。使用聯(lián)絡(luò)函的目的，不僅意在*自己的存在，而且也是為了與客戶保持接觸，并借此培養(yǎng)對方對自己的好感，加深對方對自己的印象。一般而言，應(yīng)當(dāng)定期向客戶寄發(fā)聯(lián)絡(luò)函。寫作聯(lián)絡(luò)函，通常有以下五個要點應(yīng)當(dāng)注意：

一是尋找適當(dāng)?shù)娜バ沤杩凇＿@樣一來，就不會讓對方覺得不可思議。祝賀節(jié)日、生日，寄送簡報，都是不錯的借口。

二是扼要介紹自己的狀況。向?qū)Ψ酵▓笞约杭八�在單位的發(fā)展變化，可以使對方對自己及所在單位加深了解。

三是要表達(dá)對對方的關(guān)注。在介紹自己的狀況之前，可以先向?qū)Ψ奖磉_(dá)自己誠摯的關(guān)心。例如，可告知自己對對方成就的了解，或為此祝賀對方等等。

四是相機(jī)表示合作的意圖。在聯(lián)絡(luò)函中，不妨大致上介紹一下自己欲與對方進(jìn)行進(jìn)一步交往、合作的意圖。

五是靈活掌握友善的分寸。聯(lián)絡(luò)函并非直奔主題的業(yè)務(wù)函，因此其篇幅宜短，語氣宜友善，主題宜放在聯(lián)絡(luò)之上。

2.通知函

通知函，又稱告知函。它主要用以向外界通報某項事務(wù)處理的具體情況，或是某項業(yè)務(wù)的具體進(jìn)展。從某種意義上講，通知函往往可以在一定程度上發(fā)揮聯(lián)絡(luò)函的作用。寫作通知函時，應(yīng)注意下列五個要點：

一是重在介紹客觀情況。通知函的主要作用，是向有關(guān)方面通報事態(tài)的發(fā)展、變化，而并非就此展開討論或進(jìn)行爭論。

二是注意介紹的連續(xù)*。在介紹當(dāng)前狀況時，通知函要注意與此前函件的呼應(yīng)，以便使自己的情況介紹有頭有尾，連貫一致。

三是通報己方今后計劃。在介紹客觀事態(tài)的同時，亦應(yīng)告知收信者己方的對策以及已經(jīng)采取的行動。

四是促進(jìn)彼此合作。通知函的目的之一，就是要推動收信方與寄信方的合作。

五是表達(dá)含蓄委婉。不論是介紹己方舉措，還是敦促對方參與，在表達(dá)上都要委婉含蓄。要力戒語氣生硬，強(qiáng)人所難，或者嘮嘮叨叨。

3.確認(rèn)函

確認(rèn)函，在此是指專為確認(rèn)某事而向交往對象所寄送的信函。在公務(wù)交往中，確認(rèn)函是最為常用的信函之一。因為確認(rèn)函意在對某種事實、某種意向進(jìn)行確定，所以它在寫作上具有更高的規(guī)范*要求。寫作確認(rèn)函，應(yīng)對下列五點多加注意：

一是明確應(yīng)予確認(rèn)的有關(guān)事項。此項內(nèi)容是確認(rèn)函關(guān)鍵內(nèi)容所在，故應(yīng)反復(fù)核對，確保不發(fā)生任何差錯。

二是逐一列出相應(yīng)的附加條件。凡對所確認(rèn)的事項附加各項具體條件的，在確認(rèn)函里應(yīng)向收信者予以明確。

三是陳述己方對此的基本立場。在確認(rèn)函之中，確認(rèn)方應(yīng)再次承諾自己遵守約定，絕不隨意對此反復(fù)，或是臨場變卦。

四是要求收信方對此予以確認(rèn)。在一般情況下，確認(rèn)方均會在確認(rèn)函中要求對方對此進(jìn)行確認(rèn)。具體的方式，可以是另行致函，也可以是在此信上簽署意見。

五是在信函末尾正式署名。正規(guī)的確認(rèn)函，均需有關(guān)人員或相關(guān)單位的負(fù)責(zé)人在其末尾親筆簽署自己的姓名。有時，往往需要聯(lián)合署名，或由單位法人代表親自署名。必要時，還須加蓋本單位公章。

4.感謝函

在公務(wù)交往中，感謝函是指專為感謝某人或某單位而寫作的信函。一般而言，收到禮品、出席宴會、得到關(guān)照之后，均應(yīng)寄出專門的感謝函。一封恰如其分的感謝函，往往可以顯示寫作者的教養(yǎng)。寫作感謝函，通常應(yīng)注意以下四點：

一是內(nèi)容簡練。一封感謝函，往往不必長篇宏論，喋喋不休。只要在信中將自己的感謝之意表達(dá)清楚了，即使只寫三五句話亦可。

二是面面俱到。很多時候，在感謝函中應(yīng)當(dāng)致謝的對象不止一人，那么一定要向所有應(yīng)予感謝者一一致謝，千萬不要有所遺漏。

三是盡量手寫。為了表示自己的真心實意，感謝函要盡量親自動筆撰寫，而不要打印。在任何時候，一封當(dāng)事人的親筆信，都會使人產(chǎn)生親切感。

四是盡早寄達(dá)。在一般情況下，感謝函實效*很強(qiáng)。它最好是在有關(guān)事件發(fā)生后24小時之內(nèi)寄出，并應(yīng)盡量使之早日寄達(dá)。

5.推薦函

推薦函，在此是指專為向其他單位推薦某位人士而使用的信函。在求職應(yīng)聘時，一封有力度的推薦函，往往有助于被推薦者脫穎而出。寫作推薦函，主要需要兼顧下述四個方面：

一是介紹自身情況。在推薦函的開始部分，寫作者應(yīng)簡述一下自己的情況，并對自己與被推薦者之間的關(guān)系略加說明。

二是評價被推薦者。這部分是推薦信的主要內(nèi)容，在此，應(yīng)當(dāng)全面而客觀地介紹被推薦者的基本情況，尤其是其能力、閱歷、特長與業(yè)績。與此同時，還應(yīng)對被推薦者做出自己的評價。

三是感謝收信之人。在推薦函中，不應(yīng)忽略對收信者的問候與感謝。這一部分，絕對不可缺少。

四是附有背景材料。為了便于用人單位及其負(fù)責(zé)人對被推薦者有進(jìn)一步的深入了解，在推薦函之后一般還應(yīng)附有被推薦者的簡歷、*書等個人背景材料。

6.拒絕函

拒絕函，在此是指為拒絕外人或外單位的某項請求而使用的信函。在所有的公務(wù)信函里，拒絕函大概算是最難寫作的一種。它的難以把握之處在于，既要正式拒絕對方，又要保*不會因此而損害雙方關(guān)系，寫作拒絕函，大致上有下列四點注意事項：

一是當(dāng)機(jī)立斷。使用拒絕函，一般非常講究實效。若無特殊原因，應(yīng)當(dāng)當(dāng)機(jī)立斷，盡早拒絕對方。一拖再拖，往往會令對方產(chǎn)生其他想法。

二是具體說明。在拒絕函里，應(yīng)當(dāng)對拒絕的具體事項予以明確。不要一概而論、含糊不清、模棱兩可，那樣搞不好就會耽誤事情。

三是闡明原因。對于拒絕對方的具體原因，最好要在拒絕函里認(rèn)真地進(jìn)行說明，以便使對方心服口服，不會為此而影響雙方的關(guān)系。

四是表達(dá)歉意。必要的話，在拒絕函里應(yīng)向被拒絕者表達(dá)己方的歉意。此外，還應(yīng)懇請對方今后繼續(xù)與自己保持聯(lián)絡(luò)。

三、電子信函

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，公務(wù)信函中逐漸出現(xiàn)了一系列利用電子媒介的新的形式，例如，電報、電傳、傳真、電子郵件等等，它們均可稱為電子信函。除了遵守一般信函的禮儀規(guī)范之外，電子信函還有自己的一些獨特要求。下面，主要對當(dāng)今在公務(wù)交往中普遍應(yīng)用的傳真與電子郵件的相關(guān)禮儀略加介紹：

1.傳真

傳真通常是指利用光電效應(yīng)，通過專用的裝置將信函、文件、圖片等的真跡傳遞給遠(yuǎn)方聯(lián)絡(luò)對象的一種通訊方式。用以傳真的專用裝置，一般叫做傳真機(jī)。傳真的優(yōu)點，主要是*作簡便，傳送迅速，可以直接輸送真跡，因此頗受人們的青睞。在公務(wù)交往中使用傳真時，下列幾個方面的禮儀規(guī)范務(wù)必遵守：

一是內(nèi)容簡單明了。與普通信函相比，傳真所需費用較高，因此在撰寫傳真稿時，既要使之全面、具體，言之有物，又要使其簡明扼要。正式發(fā)送傳真之前，應(yīng)將可有可無的詞句統(tǒng)統(tǒng)刪去。

二是字跡清晰易辨。出于技術(shù)上的原因，傳真在傳送過程中容易變得模糊不清，所以在準(zhǔn)備傳真稿時，一定要盡量使稿件的字體、行距、圖表等清晰易辨，避免因人為原因而導(dǎo)致其失真。

三是形式規(guī)范得體。發(fā)送傳真前，務(wù)必使之形式規(guī)范得體。未經(jīng)允許，不要發(fā)送過長或保密的傳真。若是正式傳真，應(yīng)首先標(biāo)有名稱，并在上面寫明接收人所在單位、部門的名稱，接受人姓名、職務(wù)、電話號碼等等。發(fā)送傳真所用的紙張，應(yīng)為帶有本單位名稱的正式公文紙。在傳真時，一般均應(yīng)附有一頁封面，并注明頁碼。若傳送急件，應(yīng)于封面之上注明。在傳真最后，應(yīng)注上發(fā)送的具體日期與時間。此外，還可以附有備注，例如，切盼3月1日17時之前答復(fù)。

四是附有聯(lián)絡(luò)方式。為便于交往雙方及時進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，在發(fā)送傳真時，應(yīng)在上面注有發(fā)送者的有效聯(lián)絡(luò)方式，例如，發(fā)送者單位、部門的名稱，發(fā)送者的姓名與職務(wù)，發(fā)送者的傳真與電話號碼，傳送傳真過程之中一旦出現(xiàn)問題時可以使用的聯(lián)系電話的號碼等等。

五是提前進(jìn)行通報。發(fā)送傳真前，應(yīng)先向接收者進(jìn)行通報，并征得對方的同意。如果對方有規(guī)定的開啟傳真機(jī)的時間，一般應(yīng)予遵守。如果對方正在等候其他重要傳真，或者對方傳真與電話使用同一線路且正在忙碌，盡量不要給對方忙中添亂。如果對方傳真機(jī)無人值守，不預(yù)先通報而傳送過去的傳真就有可能不會被接收者及時收到。

六是謹(jǐn)防騷擾他人。發(fā)送傳真，大都屬于需要急辦之事。若非緊急的文件、信函，最好不要使用傳真。個人私事，亦不宜使用單位傳真機(jī)對外傳送。利用傳真開展宣傳、促銷活動時，一定要把握好量與度。假使接收者對此不感任何興趣，則有關(guān)的傳真大可少發(fā)或不發(fā)。不要忘記，泛濫的垃圾傳真是不受歡迎的。

七是及時進(jìn)行處理。接收到外來的傳真之后，應(yīng)對其進(jìn)行及時處理。首先，應(yīng)告知發(fā)送者;傳真業(yè)已收到。其次，應(yīng)對傳真所涉事項進(jìn)行辦理，或交由有關(guān)部門、有關(guān)人員辦理。最后，鑒于傳真件不宜久存，應(yīng)對其重要的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制。

2.電子郵件

電子郵件又叫電子函件，它是指利用互聯(lián)網(wǎng)所傳遞的郵件。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子郵件正在迅速普及，并且在公務(wù)交往中得到了越來越廣泛的運用。使用電子郵件時，下列三個方面的禮儀規(guī)范應(yīng)當(dāng)認(rèn)真加以遵守：

一是認(rèn)真準(zhǔn)備。

使用電子郵件，必須認(rèn)真做好各項必要的準(zhǔn)備：其一，主題明確。與重要的普通信函一樣，電子信函亦應(yīng)每一封只有一個主題，并且最后標(biāo)有令人一目了然的名稱。其二，篇幅短小。由于電子郵件需要利用互聯(lián)網(wǎng)傳送和接收，為防止收發(fā)出現(xiàn)問題，電子郵件的內(nèi)容應(yīng)短小精悍。其三，語言直白。商用的電子郵件并非網(wǎng)友們的網(wǎng)上聊天，因此其所用語言應(yīng)通俗易懂。要少用生詞、怪字或自造的網(wǎng)絡(luò)用語。凡引用的數(shù)據(jù)、資料，應(yīng)注明出處。

二是切勿濫用。

互聯(lián)網(wǎng)是一個虛擬世界。在網(wǎng)上發(fā)送電子郵件時，職員應(yīng)保持清醒的頭腦。要注意以下兩個問題：其一，電子郵件并非萬能。必須意識到，在絕大多數(shù)情況下，使用電子郵件進(jìn)行溝通，并不一定比直接會面或使用電話進(jìn)行溝通的效果更好。其二，不宜濫發(fā)電子垃圾。使用電子郵件時，職員必須注意，不宜利用工作之便，利用單位的網(wǎng)絡(luò)向外界濫發(fā)電子郵件。泛濫的電子郵件俗稱電子垃圾，十分令人反感。

三是注意安全。

在公務(wù)交往中使用電子郵件時，既要確保信息傳送渠道暢通無阻，又要自覺維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全。以下五點，職員需要謹(jǐn)記：其一，不要入侵別人的系統(tǒng)。利用單位網(wǎng)絡(luò)充入侵別人的系統(tǒng)，往往不僅不會受人欽佩，反而會影響單位的業(yè)務(wù)及形象。其二，不要濫交網(wǎng)友�；ヂ�(lián)網(wǎng)上魚龍混雜，濫發(fā)電子郵件、濫交網(wǎng)友，往往于己不利。其三，不要弄虛作假。使用電子郵件，一定要講究社會公德。切勿借此傳播虛假信息，或是散布流言蜚語。其四，不要胡亂刪除。對自己信箱之內(nèi)的電子郵件應(yīng)及時進(jìn)行處理。該回復(fù)的回復(fù)，該刪除的刪除，但對重要單位或個人的電子郵箱地址一定要妥善保存。其五，不要涉及機(jī)密。利用電子郵件傳遞秘密資訊，其安全*往往難以保*。

第2篇：求職信禮儀規(guī)范

稱呼之后一般還要加提稱語，即用來提高稱謂的詞語，如對尊長用“尊鑒”、“賜鑒”、“鈞鑒’、“崇鑒”;對平輩用“臺鑒”�！按箬b”、“惠鑒”;對女士用“芳鑒”、“淑鑒”、“懿鑒”(對年高者);對方是夫婦用“儷鑒”、“同鑒”、“均鑒”等。書信中的這種請察閱敬語要注意與稱呼相配合。

問候要真誠

抬頭之后的應(yīng)酬語(承啟語)起開場白的作用。無論是經(jīng)常通信的還是素昧平生的，信的開頭應(yīng)有問候語。向?qū)Ψ絾柡蛞宦�，是必不可少的禮儀。問候語可長可短，即使短到“您好”兩字，也體現(xiàn)出寫信人的一片真誠，而不是“應(yīng)景文章”。問候要切合雙方關(guān)系，交淺不宜言深，以簡捷、自然為宜。

內(nèi)容須清楚、準(zhǔn)確正文是書信的主體，即寫信人要說的事。

正文從信箋的第二行開始寫，前面空兩格。書信的內(nèi)容盡管各不相同，寫法也多種多樣，但都要以內(nèi)容清楚、敘事準(zhǔn)確、文辭通暢、字跡工整為原則，此外還要謙恭有利，即根據(jù)收信人的特點及寫信人與收信人的特定關(guān)系進(jìn)行措詞(包括敬語謙詞的選擇，語調(diào)的掌握等)。

祝頌要熱誠

正文后的問候祝頌語雖然只幾個字，但表示寫信人對受信人的祝愿、欽敬，也有不可忽視的禮儀作用。祝領(lǐng)語有格式上的規(guī)范要求，一般分兩行書寫，上一行前空兩格，下一行頂格。祝頌語可以套用約定俗成的句式，如“此致”、“敬禮”、“祝您健康”之類，也可以另辟蹊徑，即景生情，以更能表示出對收信人的良好祝愿。如對尊長，可寫“敬請福安”、“敬請金安”、“敬請大安’、“恭請平安”;給平輩的信，則用“順頌時棋”，春天可寫“敬頌春安”，逢年可寫“即請年安”、“此請歲安”，平時用“敬頌時綏”之類;按對方職業(yè)可選用不同的祝頌語，對學(xué)界可選用“敬請學(xué)安”、“撰安”、“編安”、“文祺”、“教安”、‘誨安”;對政界可選用“恭請鈞安”、“勛安”;對商界可選用“敬請籌安”、“籌綏”、“商安”、“財祺”等。

箋文的最后，要署上寫信人的名字和寫信日期，為表示禮貌，在名字之前加上相應(yīng)的“弟子”、“受業(yè)”;給用人單位領(lǐng)導(dǎo)寫信，可寫“求職者”或“您未來的部下”。名字之下，還要選用適當(dāng)?shù)亩Y告敬辭，如對尊長，在署名后應(yīng)加“叩上”、“敬親”�！斑捣A”、“拜上”、“敬啟”、“肅上”等;對平輩在署名后加“敬白”、“謹(jǐn)啟”、“敬上”、“拜啟”等。

信度稱呼用尊稱

信皮(封文)的主要內(nèi)容除要清楚、準(zhǔn)確地寫明收信人地址及郵政編碼、收信人姓名、發(fā)信人地址及姓名以外，還要恰當(dāng)?shù)剡x用對收信人的的禮貌語詞。首先要注意收信人的稱呼。封皮是寫給郵遞員看的，因此應(yīng)根據(jù)收信人的職銜、年齡等，寫上“經(jīng)理(或總經(jīng)理)”、“廠長”、“人事資源部長”、”人事經(jīng)理”或“先生”、“同志”、“女士”等。

其次，要講究“啟封辭”、“緘封辭”選擇�！皢⒎廪o”是請收信人拆封的禮貌語詞，它表示發(fā)信人對收信人的感情和態(tài)度。一般對高齡者長用“安啟”、“福啟”，對其余長輩用“鈞啟”“賜啟”;對平輩，可依照受信人的身份、*別，分別用“力啟”(對*人)、“文啟”(對教師)、“芳啟”(對女士);“緘”字的用法也有講究。給長輩的信宜用“謹(jǐn)緘”，對平輩用“緘”。明信片、賀年卡等因無封套，因而無所謂“啟”和“緘”。求職者須注意，切忌用掛號或快件寄來職資料，以克勞神費時。

第3篇：最新求職信的禮儀規(guī)范

導(dǎo)語：禮儀可以說是一個人內(nèi)在修養(yǎng)和素質(zhì)的外在表現(xiàn)，在求職中更應(yīng)該注重自身禮儀的展現(xiàn)。下面是小編給大家搜集整理的最新最新求職信的禮儀規(guī)范文章內(nèi)容，歡迎大家喜歡。

1、信度稱呼用尊稱

信皮(封文)的主要內(nèi)容除要清楚、準(zhǔn)確地寫明收信人地址及郵政編碼、收信人姓名、發(fā)信人地址及姓名以外，還要恰當(dāng)?shù)剡x用對收信人的的禮貌語詞。首先要注意收信人的稱呼。封皮是寫給郵遞員看的，因此應(yīng)根據(jù)收信人的職銜、年齡等，寫上“經(jīng)理(或總經(jīng)理)”、“廠長”、“人事資源部長”、”人事經(jīng)理”或“先生”、“同志”、“女士”等。其次，要講究“啟封辭”、“緘封辭”選擇�！皢⒎廪o”是請收信人拆封的禮貌語詞，它表示發(fā)信人對收信人的感情和態(tài)度。一般對高齡者長用“安啟”、“福啟”，對其余長輩用“鈞啟”“賜啟”;對平輩，可依照受信人的身份、*別，分別用“力啟”(對*人)、“文啟”(對教師)、“芳啟”(對女士);“緘”字的用法也有講究。給長輩的信宜用“謹(jǐn)緘”，對平輩用“緘”。明信片、賀年卡等因無封套，因而無所謂“啟”和“緘”。求職者須注意，切忌用掛號或快件寄來職資料，以克勞神費時。

2、稱呼準(zhǔn)確

一般來說，收信人應(yīng)該是單位里有實權(quán)錄用你的人。要特別注意此人的姓名和職務(wù)，書寫要準(zhǔn)確，萬萬馬虎不得。因為他們第一眼從信件中接觸到的就是稱呼。最初的印象如何，對于這份求職信件的最終效果有著直接影響，因而要慎重為之。因為求職信往往是首次交往，未必對用人單位有關(guān)人員的姓名熟悉，所以在求職信件中可以直接稱職務(wù)頭銜等，如“上海煤氣總公司負(fù)責(zé)人”、“國發(fā)公司經(jīng)理”、“*配件廠長”。求職信的月的在于求職，帶有“私”事公辦的意味，因而稱呼要求嚴(yán)肅謹(jǐn)慎，不可過分親見，以免給人以“套近乎”或者阿諛、唐突之嫌。當(dāng)然禮貌*的致辭還是可以適當(dāng)使用的。

3、問候要真誠

抬頭之后的應(yīng)酬語(承啟語)起開場白的作用。無論是經(jīng)常通信的還是素昧平生的，信的開頭應(yīng)有問候語。向?qū)Ψ絾柡蛞宦�，是必不可少的禮儀。問候語可長可短，即使短到“您好”兩字，也體現(xiàn)出寫信人的一片真誠，而不是“應(yīng)景文章”。問候要切合雙方關(guān)系，交淺不宜言深，以簡捷、自然為宜。

4、內(nèi)容須清楚、準(zhǔn)確正文

正文從信箋的第二行開始寫，前面空兩格。書信的內(nèi)容盡管各不相同，寫法也多種多樣，但都要以內(nèi)容清楚、敘事準(zhǔn)確、文辭通暢、字跡工整為原則，此外還要謙恭有利，即根據(jù)收信人的特點及寫信人與收信人的特定關(guān)系進(jìn)行措詞(包括敬語謙詞的選擇，語調(diào)的掌握等)。祝頌要熱誠

正文后的問候祝頌語雖然只幾個字，但表示寫信人對受信人的祝愿、欽敬，也有不可忽視的禮儀作用。祝領(lǐng)語有格式上的規(guī)范要求，一般分兩行書寫，上一行前空兩格，下一行頂格。祝頌語可以套用約定俗成的句式，如“此致”、“敬禮”、“祝您健康”之類，也可以另辟蹊徑，即景生情，以更能表示出對收信人的良好祝愿。如對尊長，可寫“敬請福安”、“敬請金安”、“敬請大安’、“恭請平安”;給平輩的信，則用“順頌時棋”，春天可寫“敬頌春安”，逢年可寫“即請年安”、“此請歲安”，平時用“敬頌時綏”之類;按對方職業(yè)可選用不同的祝頌語，對學(xué)界可選用“敬請學(xué)安”、“撰安”、“編安”、“文祺”、“教安”、‘誨安”;對政界可選用“恭請鈞安”、“勛安”;對商界可選用“敬請籌安”、“籌綏”、“商安”、“財祺”等。

箋文的最后，要署上寫信人的名字和寫信日期，為表示禮貌，在名字之前加上相應(yīng)的“弟子”、“受業(yè)”;給用人單位領(lǐng)導(dǎo)寫信，可寫“求職者”或“您未來的部下”。名字之下，還要選用適當(dāng)?shù)亩Y告敬辭，如對尊長，在署名后應(yīng)加“叩上”、“敬親”。“叩稟”、“拜上”、“敬啟”、“肅上”等;對平輩在署名后加“敬白”、“謹(jǐn)啟”、“敬上”、“拜啟”等。

5、求職信制作中的忌諱問題

在制作求職信的過程中，有許多的細(xì)節(jié)需要我們注意，這些細(xì)節(jié)包括許多方面，有關(guān)于稱呼的，關(guān)于語氣的，關(guān)于內(nèi)容的，關(guān)于格式的，等等。如果不注意避免犯這些小錯誤，難免會在求職過程中引起許多的遺憾和不快。求職信常見的文字*問題主要有：

(1)錯別字

求職信中的錯字、別字和病句一定要努力消滅干凈。文字*錯誤在打印的求職信中尤為常見。求職信是展示語言文字水平的絕好機(jī)會，而且許多單位對這方面的要求相當(dāng)高，因此，在寫完求職信的時候，一定仔細(xì)檢查幾遍，最好能請同學(xué)或老師提提意見，以確保萬無一失。

(2)濫用縮寫

前面說過日期不要縮寫，其實在求職信中，除非是眾所周知的、常用的縮寫外，盡量不要縮寫。如“*航天航空大學(xué)”不要寫成“北航”，“中山大學(xué)”不要寫成“中大”。在許多情況下，你認(rèn)為對方應(yīng)當(dāng)知道的縮寫對方未必就知道，即使對方知道，充斥著諸如“北航”、“中大”等縮寫的求職信也顯得不嚴(yán)肅和沒禮貌。

(3)堆砌辭藻

即使你滿腹經(jīng)綸，也不要幻想用華麗的辭藻就能打動招聘者。許多大學(xué)畢業(yè)生寫求職信都喜歡用一些華麗的語言，認(rèn)為這樣就能使自己的求職信脫穎而出，其實不然求職信禮儀相關(guān)要求禮儀大全。華麗的語言大多是華而不實的，是屬于大話、空話、套話，并沒實際的作用

事實上，有的求職信沒有任何豪言壯語，也沒有使用多么華麗的詞匯，但使人讀來覺得親切、自然、實實在在。

(4)過于煽情

現(xiàn)在有些大學(xué)生在找工作的時候喜歡打“感情牌”，希望自己制作的求職信能出奇制勝而往往采取比較極端的手法，例如把自己在成長過程中走過的一些彎路夸張地描寫為自己的“血淚史”或“真情告白”，這是不足取的。什么“自幼父母離異”、“弟弟輟學(xué)在家”，一些求職者把這些經(jīng)歷當(dāng)成了求職的資本，企圖能博得用人單位的同情。其實，用人單位看了反而會覺得虛偽和有失誠信。

(5)篇幅

求職信1000字以內(nèi)足矣。長篇大論、洋洋灑灑、一瀉千里的求職信固然不錯，但可惜繁忙的人事經(jīng)理不會花時間在你的求職信上。一封短、平、快的求職信反而更容易抓住人事負(fù)責(zé)人的眼球。如果可以，手寫求職信是一個不錯的選擇。因為你的書法不是非常難看，很容易吸引用人單位招聘人的注意力。