1、編號：員工檔案按員工姓氏拼單排序、按工號編號。

2、第六條銷毀涉密文件應(yīng)當(dāng)按規(guī)定登記、審批，由二人以上到指定場所監(jiān)銷。嚴(yán)禁將各類涉密載體或者內(nèi)部資料、刊物當(dāng)廢品出售。

3、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

4、第三條學(xué)院各部門閱辦的涉密文件應(yīng)當(dāng)及時清退。一般情況下，絕密及文件不超過一個月，機(jī)密級以下文件不超過三個月。確需延長使用的，應(yīng)當(dāng)?shù)奖Ｃ苁肄k理借用手續(xù)。

5、國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)�？h級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案，并對所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

6、一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。

7、第四條攜帶涉密文件外出，絕密級必須由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密以下必須由處，部、系，附屬醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。嚴(yán)禁攜帶涉密文件到公共場所或探親訪友。

8、局辦公室為我局檔案管理的職能部門，下設(shè)綜合檔案室，配備相應(yīng)檔案工作人員。我局文書檔案、會計(jì)檔案、科技檔案、特種載體檔案、業(yè)務(wù)檔案由局綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。

9、員工離職時，除有效證件外，其他資料進(jìn)行封存管理，不再退還給員工本人，保管期限為三個月。

10、中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。

11、第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

12、第二條閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場所進(jìn)行，涉密文件應(yīng)存放在鐵皮柜內(nèi);對絕密級文件必須實(shí)行專人保管，專冊登記，專柜存放。

13、第五條不宜向社會公開的內(nèi)部資料、刊物等，應(yīng)當(dāng)妥善保管，定期清理和銷毀。

14、檔案管理的六大步驟:收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用六方面工作。

15、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

16、查閱：人力資源部因工作，可隨時查閱人事檔案，各總監(jiān)、部門經(jīng)理經(jīng)行政總監(jiān)批準(zhǔn)可查閱管轄范圍內(nèi)的員工檔案；董事會成員、集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理、行政人事總監(jiān)可查閱全公司員工人事檔案，其它人員查閱人事檔案應(yīng)經(jīng)行政人事總監(jiān)批準(zhǔn)。

17、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是檔案工作中極其重要的一環(huán)。它與其他檔案工作相比，處于一種特殊的地位，做好檔案的收集工作，對整個檔案工作都有重要意義。收繳是檔案工作的起點(diǎn)，是做好檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ)，收集工作是整個檔案館(室)獲取和積累檔案的一種手段。就國家檔案工作的組織而言，檔案收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的重要內(nèi)容和首要的具體措施。就采集工作質(zhì)量高低的影響而言，直接關(guān)系到檔案工作的其它環(huán)節(jié)。

18、按照《檔案法》規(guī)定的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的檔案工作原則，局檔案工作由一名局領(lǐng)導(dǎo)分管，并成立局檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。

19、第一條涉密文件(包括確定密級的文件資料、圖表、刊物、教材等)的擬制、印刷、傳遞、承辦、借閱、保管、歸檔、移交和銷毀，必須嚴(yán)格履行審批、清點(diǎn)、登記、簽字等手續(xù)。

20、補(bǔ)錄：員工聘用后，按國家法規(guī)應(yīng)補(bǔ)錄的內(nèi)容，由人力資源部通知員工個人提供相關(guān)資料，收集后，移交到機(jī)要室。

21、為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本法。

22、人力資源部門負(fù)責(zé)管理（建立、接轉(zhuǎn)、保存、整理）公司內(nèi)所有員工的人事檔案。

23、涉密文件管理辦法

24、員工檔案自員工到崗之日起建立，每人一份，員工檔案管理僅供公司內(nèi)部使用。

25、本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。

26、公司人員檔案存放管理不需要部門，方法如下：

27、員工如需借用有效證件，必須到人力資源部申請，必須在申請使用日期內(nèi)歸還人力資源部。

28、第一章總則

29、年12月，審計(jì)署、國家檔案局第10號令公布了《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》，自2023年1月1日起施行。該《規(guī)定》共二十七條。對審計(jì)檔案案卷質(zhì)量提出了明確的要求，規(guī)定了審計(jì)文件材料的排列順序，特別提出審計(jì)文件材料的歸檔實(shí)行審計(jì)組組長負(fù)責(zé)制。目前沒有出臺與此相關(guān)的實(shí)施細(xì)則。

30、續(xù)錄：員工在公司工作期間的應(yīng)續(xù)錄的的檔案內(nèi)容，由人事主管根據(jù)公司人事文件登記在員工檔案《員工任期履歷表》中，每年年底向機(jī)要室移交。

31、部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要申請查閱有關(guān)員工的檔案，查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)國力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記方可查閱。查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

32、員工檔案管理實(shí)行公司領(lǐng)導(dǎo)下的分級管理負(fù)責(zé)制，公司人力資源部門對人事檔案進(jìn)行歸類管理，直接保管子公司員工及分公司財(cái)務(wù)、人事及總經(jīng)理的檔案；各分公司人力資源部負(fù)責(zé)分公司人員的人事檔案管理。

33、檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識。在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績顯著的單位或者個人，由各級人民政府給予獎勵。

34、檔案管理單位規(guī)范。企業(yè)單位管理檔案要科學(xué)地歸類、排列、編目，每一卷都要建立一個完整的宗卷，記載檔案單位和檔案的變化。文件排列以全宗為單位，按不同保管期限排列，做到排出整齊。注冊統(tǒng)計(jì)規(guī)范：規(guī)范管理單位的檔案要有登記、統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的接收、轉(zhuǎn)移、整理、鑒定、銷毀、使用等要有詳細(xì)的記錄，數(shù)字要準(zhǔn)確，案卷與目錄數(shù)字相符。

35、各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計(jì)劃。

36、建檔：員工試用期間，人力資源部負(fù)責(zé)建檔，員工試用期滿后，將員工檔案移交機(jī)要室保存。

37、各分公司檔案保管人員對其保管的員工檔案的遺失、損壞負(fù)責(zé)。