今天小編就為大家分享一篇機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作(二)，具有很好的參考價(jià)值，希望對(duì)大家有所幫助。
第一章　如何掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作的規(guī)律
第三節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的類型
機(jī)關(guān)應(yīng)用文的四個(gè)特點(diǎn)，是從它的外部聯(lián)系中，即和別的文體比較而言的。要掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作規(guī)律和方法，僅僅了解其一般特點(diǎn)是不夠的，還必須從它的內(nèi)部聯(lián)系中，進(jìn)一步比較、分析、歸類，把眾多的機(jī)關(guān)應(yīng)用文文體，劃分成幾種類型，進(jìn)一步研究各類和每一類內(nèi)部各種文體的特點(diǎn)、寫(xiě)法和關(guān)系。
國(guó)務(wù)院辦公廳于一九八七年二月十八日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，把除外交、軍事、法律等方面外的機(jī)關(guān)應(yīng)用文劃分為十類十五種：
第一類包括兩種：《命令(令)》、《指令》�！睹�令(令)》是國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)發(fā)布重要法規(guī)，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，任免、獎(jiǎng)懲有關(guān)人員使用的。它又可分為公布令、任免令、授予令、指揮行政令以及特赦令、動(dòng)員令、戒嚴(yán)令等等。這些《命令(令)》又可分為帶附件的(如公布令)和不帶附件的(如指揮行政令等)。《命令(令)》在軍事部門使用更廣泛，更經(jīng)常�！吨噶睢穭t主要是國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)布重要指示性和規(guī)定性相結(jié)合的措施或要求時(shí)使用的。這種文體目前很少使用，已逐漸被《決定》、《決議》所替代。
第二類是《決定》和《決議》。《決定》是對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排時(shí)使用，比如：《中共中央關(guān)于整黨的決定》、《中共中央關(guān)于建立老干部退休制度的決定》等�！稕Q議》是經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。比如：《關(guān)于修?lt;中華人民共和國(guó)憲法>若干規(guī)定的決議》、《中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若干歷史問(wèn)題的決議》等，它比《決定》內(nèi)容更帶有全局性，形成過(guò)程更嚴(yán)格，但它的指令性不如《決定》強(qiáng)。
第三類是《指示》。主要用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作、闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，比如《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步做好計(jì)劃生育工作的指示》、《中共中央關(guān)于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要親自動(dòng)手起草重要文件，不要一切由秘書(shū)代勞的指示》等。
第四類是《布告》、《公告》、《通告》�！恫几妗肥枪�布應(yīng)當(dāng)普遍遵守或周知的事項(xiàng)時(shí)使用，如《中國(guó)人民解放軍布告》、《關(guān)于保護(hù)森林禁止亂砍濫伐的布告》、《某某地中級(jí)人民法院布告》等。《公告》是向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件時(shí)使用的文告。如《中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)公告》有時(shí)把某件事告知社會(huì)或特定對(duì)象時(shí)也用《公告》，如銀行、法院、文藝演出等。《通告》是在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者需要知道的事項(xiàng)時(shí)使用。比起《布告》來(lái)，專業(yè)性相對(duì)地強(qiáng)一些，告知對(duì)象的范圍也小一些。如《天津某地某地內(nèi)電話局關(guān)于宜興埠人工電話站改為60局的通告》、《山西某某人民政府關(guān)于維護(hù)鐵路秩序的通告》等。
第五類《通知》發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)，同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用《通知》。
第六類《通報(bào)》，主要用于表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要各機(jī)關(guān)知道的事項(xiàng)。它與通知的區(qū)別是，通知要求貫徹執(zhí)行，具有一定約束力；通報(bào)則只起倡導(dǎo)、警告、啟發(fā)和溝通情況的作用，如《關(guān)于情況的通報(bào)》、《關(guān)于科學(xué)技術(shù)新成果推廣應(yīng)用的通報(bào)》等。
第七類《報(bào)告》、《請(qǐng)示》。《報(bào)告》用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，《請(qǐng)示》則是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示和批準(zhǔn)�！秷�(bào)告》又可分為會(huì)議報(bào)告，比如中國(guó)共產(chǎn)黨第十二次全國(guó)代表大會(huì)上的報(bào)告《全面開(kāi)創(chuàng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新局面》；情況報(bào)告，如共青團(tuán)中央書(shū)記處和中共山東某某委給黨中央書(shū)記處的《關(guān)于進(jìn)一步開(kāi)展學(xué)習(xí)宣傳張海迪活動(dòng)的報(bào)告》。
第八類《批復(fù)》。用于答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，比如《國(guó)務(wù)院關(guān)于某某地城某地規(guī)劃總體方案的批復(fù)》等。
第九類《函》

自知之明是最難得的知識(shí)。——西班牙

。主要用于相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。又分公函和便函，前者屬于正式文件，后者不屬于正式文件，用機(jī)關(guān)信箋繕寫(xiě)蓋印即可，不必編列發(fā)文字號(hào)

流年的間隙，我手執(zhí)繁花

。有時(shí)答復(fù)下級(jí)來(lái)文，常以《復(fù)函》代《批復(fù)》。
第十類《會(huì)議紀(jì)要》。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行公文。
以上十類十五種還包括不了所有的機(jī)關(guān)應(yīng)用文

為我驅(qū)除寒冷;親情還是失敗時(shí)一句安慰的話語(yǔ)，讓我重新找回我自己。

。比如在機(jī)關(guān)使用最普遍、范圍最廣泛的《簡(jiǎn)報(bào)》和《調(diào)查報(bào)告》，使用越來(lái)越多的《匯報(bào)提綱》，伴隨商品化經(jīng)濟(jì)而日益被人重視的《合同》等，都未列入。《簡(jiǎn)報(bào)》就是簡(jiǎn)略的情況報(bào)告，目前已經(jīng)逐步成為機(jī)關(guān)文字工作的基本文體。從一定意義上說(shuō)，它是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的基礎(chǔ)性文體。如果寫(xiě)不好簡(jiǎn)報(bào)，就很難寫(xiě)好報(bào)告、請(qǐng)示等文體�！墩{(diào)查報(bào)告》是表達(dá)調(diào)查研究結(jié)果的文體，有專題性的和綜合性的；有調(diào)查現(xiàn)實(shí)情況的，也有調(diào)查歷史情況的；有肯定經(jīng)驗(yàn)性的，也有判斷是非性的等，它是所有的機(jī)關(guān)企事業(yè)單位都離不開(kāi)的文體�！秴R報(bào)提綱》是向上級(jí)做口頭匯報(bào)時(shí)使用的大綱，往往是事先有個(gè)文稿，而在匯報(bào)后，又根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見(jiàn)加以修改，才正式印成文件。《合同》是當(dāng)事人雙方為了實(shí)現(xiàn)某種目的，在遵守國(guó)家法律、法令、政策、計(jì)劃和平等互利、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的一種協(xié)議，它是商品經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，是商品交換的一種法律形式。
從便于學(xué)習(xí)和教學(xué)方面講，把機(jī)關(guān)應(yīng)用文的發(fā)送對(duì)象和它們所承擔(dān)的任務(wù)統(tǒng)一起來(lái)劃分，這樣，機(jī)關(guān)應(yīng)用文大體可以分為四類：呈報(bào)性文體、指示性文體、契約性文體、法規(guī)性文體。
呈報(bào)性文體，主要有《請(qǐng)示》、《工作報(bào)告》、《情況報(bào)告》、《簡(jiǎn)報(bào)》、《匯報(bào)提綱》、《調(diào)查報(bào)告》、《工作總結(jié)》等，都是下級(jí)向上級(jí)報(bào)告的文件，即“上行文”。
指示性文體，主要有《指示》、《批示》、《決定》、《決議》、《通知》、《通報(bào)》、《布告》、《公報(bào)》、《命令(令)》等，都是上級(jí)向下級(jí)發(fā)出的文件，即“下行文”。
契約性文體，主要有《合同》、《協(xié)議書(shū)》等，即當(dāng)事人或單位雙方、多方，為了實(shí)現(xiàn)某種目的，在相互平等、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利和義務(wù)的文件。這一類文體，過(guò)去在機(jī)關(guān)應(yīng)用較少，現(xiàn)在，隨著黨和國(guó)家的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)上來(lái)和商品經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位正在進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)體制和經(jīng)濟(jì)體制的改革，工作責(zé)任制和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制正在逐步確立，在機(jī)關(guān)內(nèi)部和機(jī)關(guān)相互之間明確責(zé)、權(quán)、利，越來(lái)越多的單位采取了訂契約的形式。因此，這類文體已經(jīng)引起各方面的重視，也必將發(fā)揮越來(lái)越大的作用。
法規(guī)性文體，包括《法律》、《條例》、《規(guī)定》等，它在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中是可以獨(dú)立成體系的一種文體，有一套用語(yǔ)和寫(xiě)法。
以上分類，雖然較為實(shí)用，較為合理，但也是大體而言的。事實(shí)上，許多文體，有的互相交叉，有的各種文體的特點(diǎn)兼而有之，很難嚴(yán)格、確切地歸類，比如，《工作總結(jié)》、《工作計(jì)劃》、《調(diào)查報(bào)告》等，即是呈報(bào)性又帶有指示性，是兩種功能兼而有之的�！肚闆r報(bào)告》、《簡(jiǎn)報(bào)》等，一般只往上級(jí)報(bào)送，但有時(shí)因工作需要，在履行了一定的審批手續(xù)后，也發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)人員作為參考。這就帶上了指導(dǎo)性。有些文件是否上報(bào)下發(fā)，或發(fā)給左鄰右舍、平行機(jī)關(guān)，常常不是由文件的“類型”決定的，而是根據(jù)工作的需要。
墨子曾說(shuō)：“夫辭，以類行者也，立辭而不明于其類，則必困。”(《墨子閑話?大取第四十四》)這就明確指出了文章分類的必要性和重要性。對(duì)于機(jī)關(guān)應(yīng)用文同樣適用。
第一章　如何掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作的規(guī)律
第四節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式
文章的格式，是指文章相對(duì)穩(wěn)定的制作規(guī)格或式樣，它屬于表現(xiàn)形式的范疇。不同的內(nèi)容，不同的使用范疇和使用目的，有不同的格式。國(guó)家機(jī)關(guān)工作的統(tǒng)一意志，嚴(yán)肅周密，講究效率的特點(diǎn)，決定了機(jī)關(guān)應(yīng)用文必須有一個(gè)方便工作、統(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷健９沤裰型猓瑲v代政權(quán)，都十分重視機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式。我國(guó)歷史上不少朝代對(duì)文書(shū)名稱、開(kāi)頭結(jié)尾、陳述順序以及用語(yǔ)、書(shū)寫(xiě)等，有著不同程度的規(guī)定。有的要求十分嚴(yán)格，如果違反，輕則受責(zé)、重則治罪。由于階級(jí)的局限和等級(jí)尊卑制度的桎梏，致使有些朝代過(guò)分注重格式，發(fā)展成了僵硬的形式主義和文牘主義。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式，包括書(shū)面制作格式和文種撰寫(xiě)格式。書(shū)面制作格式，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章作了明確規(guī)定，即無(wú)論哪類文種，在文件制作時(shí)，一般都由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分組成。同時(shí)規(guī)定了十條原則：一、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類。二、發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。三、公文一律加蓋印章。上報(bào)國(guó)務(wù)院的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。四，秘密公文應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。五、緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。六、請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄報(bào)形式。七、公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。八、發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫(xiě)機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。九、會(huì)議通過(guò)的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，正文之前注明會(huì)議名稱和通過(guò)日期。十、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書(shū)寫(xiě)、排板。
這份文件大體可分解為三部分：
文頭部分。左上方是文件編號(hào)，寫(xiě)明該文件總印數(shù)的次序，以便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)登記、借閱查找；接下行是文件名稱，由發(fā)文單位的名稱和“文件”二字組成，用紅色大號(hào)字體印在文件上部的正中間，使人一眼就可看出文件的性質(zhì)和重要程度。有時(shí)也用黑色。如果幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)把各單位名稱都排列上；文件名稱下面是用小字號(hào)排印的發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年號(hào)和該年度的發(fā)文序號(hào)。它不僅便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)、查找，而且往往代替較長(zhǎng)的標(biāo)題，便于引用。如果幾個(gè)單位聯(lián)合行文，一般只用一個(gè)與文件關(guān)系最直接的單位的發(fā)文序號(hào)，有時(shí)也并列幾個(gè)單位的發(fā)文序號(hào)。機(jī)關(guān)的代字是固定不變的，比如，“中發(fā)”是中共中央文件，“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院文件，“京發(fā)”是中共某某地委文件，“京政發(fā)”是某某地人民政府文件等。在確定代字時(shí)，要避免和其它單位重名，一旦確定了，就不能任意變動(dòng)。下面一條橫線，把文頭和行文部分隔開(kāi)，一般是用紅線(或黑線，和文件名稱同一顏色)，中間印一個(gè)五角星。
行文部分。左上角是密級(jí)(也可寫(xiě)在右上角)，用方括號(hào)。如〔秘密〕、〔機(jī)密〕、〔絕密〕。只有保密文件才寫(xiě)密級(jí)。密級(jí)下面正中是文件的標(biāo)題，字體要大于正文，小于文件名稱。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、主要內(nèi)容和文種組成。也有的標(biāo)題無(wú)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，如，關(guān)于表彰“秘書(shū)工作”等同志先進(jìn)事跡的通報(bào)，有的無(wú)事由，如中華人民共和國(guó)主席令；有的只有文種如《通知》、《布告》等。標(biāo)題必須準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、明晰、避免冗長(zhǎng)拖迤，產(chǎn)生歧義。標(biāo)題下面是臺(tái)頭，即主送機(jī)關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人名稱。寫(xiě)在正文上面左側(cè)，頂頭，和正文第二行第一個(gè)字排齊。一般情況下，上級(jí)向下行文，主送機(jī)關(guān)較多。而下級(jí)向上級(jí)行文，常常是一個(gè)主送機(jī)關(guān)或一個(gè)和幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的名字。《請(qǐng)示》則只能寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，臺(tái)頭下邊是正文

調(diào)滾筒支架中心距時(shí)，先把滾筒裝在支架上，以滾筒的中心調(diào)中心距。

。這是文件的主體部分。除少數(shù)文件外，一般沒(méi)有固定格式。有的文件開(kāi)頭結(jié)尾有一些習(xí)慣用語(yǔ)，比如，開(kāi)頭寫(xiě)“根據(jù)……文件的規(guī)定”、“根據(jù)某領(lǐng)導(dǎo)的指示”；結(jié)尾寫(xiě)“以上各項(xiàng)希參照?qǐng)?zhí)行”，“以上希遵照辦理”，“特此通報(bào)”等等。正文后面靠左邊的位置是附件的名稱和件數(shù)。附件是對(duì)正文的補(bǔ)充或佐證，必須和正文有密切關(guān)系。但能不附的盡量不附，必須附又能節(jié)某某的盡量節(jié)某某。最后是印章和成文時(shí)間。印章是行政效力的重要標(biāo)志，要“齊年蓋月”，即印章要蓋在年、月、日中間。不是所有文件都必須用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件也可不用機(jī)關(guān)的印�！墩�(qǐng)示》等上行文以及《通知》、《介紹信》等則必須用印。成文時(shí)間的確定，應(yīng)以定稿時(shí)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。但會(huì)議通過(guò)的文件，則以通過(guò)時(shí)間為準(zhǔn)，一般不寫(xiě)在文件最后，而寫(xiě)在標(biāo)題下面。有些規(guī)范性文件，正文末尾要寫(xiě)明施行日期如本條例自×年×月×日起施行。
文尾部分。包括發(fā)送范圍，即此件發(fā)至××級(jí)，抄送機(jī)關(guān)名稱，印制單位名稱，印發(fā)時(shí)間，總印數(shù)。
另外，凡屬緊急文件，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在文頭或行文界線上或下方(左右都可)標(biāo)明“急”、“特急”字樣。
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》在公文格式一章還專門列了一條，即：“公文紙一般用十六開(kāi)型(長(zhǎng)260毫米、寬185毫米)左側(cè)裝訂。‘布告’、‘公告’、‘通告’用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定�！庇械膯挝贿�規(guī)定，文件的定稿，要用毛筆、鋼筆書(shū)寫(xiě)，不得用鉛筆。這主要是為長(zhǎng)期保存而定的。
以上講的書(shū)面制作格式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文都要使用的。此外，具體到每一種文體，又按其性質(zhì)和任務(wù)，分為三種情況：有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫(xiě)格式的文體；無(wú)格式的文體；雖然沒(méi)有固定的撰寫(xiě)格式，但某些部分有習(xí)慣性寫(xiě)法的文體。
有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫(xiě)格式的文體，主要有四種：
《法規(guī)》，標(biāo)題應(yīng)標(biāo)出制定或發(fā)布法規(guī)的單位及法規(guī)的名稱，有的標(biāo)題只標(biāo)法規(guī)名稱，而把制定單位、批準(zhǔn)部門和發(fā)布時(shí)間放在標(biāo)題下面的括號(hào)內(nèi)。正文的撰寫(xiě)順序是：首先說(shuō)明制定法規(guī)條例的依據(jù)、目的或背景，一般采取“總則”或“序言”的方式表達(dá)，也有作為第一條的；然后是法規(guī)的基本內(nèi)容，可分章分條寫(xiě)出；最后說(shuō)明生效日期、解釋權(quán)限以及與其它法規(guī)條例的關(guān)系。這一部分有的以“附則”形式出現(xiàn)，有的作為最后一條。
《請(qǐng)示》，一般由六部分組成：標(biāo)題，寫(xiě)法是“關(guān)于……的請(qǐng)示”。臺(tái)頭，寫(xiě)明上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的名稱，如“黨中央”、“某地委”、“某某委”等。請(qǐng)示原因，講明請(qǐng)示的背景和依據(jù)。請(qǐng)示事項(xiàng)，即需要審批的問(wèn)題�？隙ㄐ砸�求，一般用語(yǔ)是“以上無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批準(zhǔn)”，“是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”等等。最后是請(qǐng)示單位(或請(qǐng)示人)的名稱和成文時(shí)間，如需加印的還要加印。
《會(huì)議紀(jì)要》，如日常辦公會(huì)議和大型會(huì)議的紀(jì)要，前者除標(biāo)題外，應(yīng)順序列出會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)。后者則可根據(jù)情況，刪去其中一項(xiàng)或幾項(xiàng)。
《合同》，主要是，標(biāo)題要標(biāo)明合同性質(zhì)，依次寫(xiě)立合同人、訂立合同的目的、協(xié)議的條件、合同變更條件及雙方遵守的原則、份數(shù)及保存者、立合同人簽名蓋章、簽訂日期。如有中間人也要列在立合同人后面，簽名蓋章。有附件的，要在最后寫(xiě)明附件名稱及份數(shù)。
有習(xí)慣性寫(xiě)法的文體。比如《工作計(jì)劃》，除標(biāo)題外，開(kāi)頭是編寫(xiě)計(jì)劃的目的意義，接著另起一段是方法步驟(包括措施、時(shí)間要求、組織領(lǐng)導(dǎo)等)，最后標(biāo)明計(jì)劃的制訂者和制訂日期。又如《工作總結(jié)》，先寫(xiě)基本情況，即概述工作背景和指導(dǎo)思想，再寫(xiě)成績(jī)收獲、缺點(diǎn)問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，有的加一段下一步的奮斗目標(biāo)。有些調(diào)查報(bào)告，也有一些習(xí)慣性寫(xiě)法。但這些都不是固定的，常常因人、因時(shí)、因內(nèi)容而變更。
不同時(shí)代的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，有不同的格式。我國(guó)社會(huì)主義時(shí)期的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，格式總的說(shuō)是相對(duì)穩(wěn)定的，但也不是一成不變的，也有一個(gè)不斷改進(jìn)和完善的過(guò)程。我們應(yīng)當(dāng)在寫(xiě)作實(shí)踐中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新，逐步形成社會(huì)主義的、中國(guó)式的、科學(xué)的格式。但已經(jīng)形成的行之有效的格式，卻不能任意改動(dòng)。目前在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作上的主要問(wèn)題之一就是有些同志頭腦中沒(méi)有格式的概念，因此常常出現(xiàn)混亂，使文件漏洞百出，有的甚至喪失效用

仿佛奶奶的離去帶走了爺爺?shù)囊磺�。從那以后，我總是看�?jiàn)爺爺長(zhǎng)久地維持著一個(gè)動(dòng)作，他站在褪了墻皮，磚瓦泥濘的老屋前，

。經(jīng)常出現(xiàn)的毛病有：(1)格式不完善。有的文件應(yīng)寫(xiě)標(biāo)題的沒(méi)有寫(xiě)，應(yīng)寫(xiě)密級(jí)的漏掉了。還有的文件無(wú)編號(hào)或無(wú)成文日期，或應(yīng)簽名蓋章的卻不簽名蓋章，結(jié)果失去法律效用等等。(2)次序顛倒。比如把發(fā)放范圍寫(xiě)在文頭部分，而密級(jí)則寫(xiě)在文尾部分。(3)張冠李戴。把《請(qǐng)示》的結(jié)尾“以上意見(jiàn)是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”，寫(xiě)在《報(bào)告》上等等。
第一章　如何掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作的規(guī)律
第四節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式
文章的格式，是指文章相對(duì)穩(wěn)定的制作規(guī)格或式樣，它屬于表現(xiàn)形式的范疇。不同的內(nèi)容，不同的使用范疇和使用目的，有不同的格式。國(guó)家機(jī)關(guān)工作的統(tǒng)一意志，嚴(yán)肅周密，講究效率的特點(diǎn)，決定了機(jī)關(guān)應(yīng)用文必須有一個(gè)方便工作、統(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷健９沤裰型�，歷代政權(quán)，都十分重視機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式。我國(guó)歷史上不少朝代對(duì)文書(shū)名稱、開(kāi)頭結(jié)尾、陳述順序以及用語(yǔ)、書(shū)寫(xiě)等，有著不同程度的規(guī)定。有的要求十分嚴(yán)格，如果違反，輕則受責(zé)、重則治罪。由于階級(jí)的局限和等級(jí)尊卑制度的桎梏，致使有些朝代過(guò)分注重格式，發(fā)展成了僵硬的形式主義和文牘主義。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式，包括書(shū)面制作格式和文種撰寫(xiě)格式。書(shū)面制作格式，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章作了明確規(guī)定，即無(wú)論哪類文種，在文件制作時(shí)，一般都由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分組成。同時(shí)規(guī)定了十條原則：一、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類。二、發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。三、公文一律加蓋印章。上報(bào)國(guó)務(wù)院的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。四，秘密公文應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。五、緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。六、請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄報(bào)形式。七、公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。八、發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫(xiě)機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。九、會(huì)議通過(guò)的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，正文之前注明會(huì)議名稱和通過(guò)日期。十、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書(shū)寫(xiě)、排板。
這份文件大體可分解為三部分：
文頭部分。左上方是文件編號(hào)，寫(xiě)明該文件總印數(shù)的次序，以便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)登記、借閱查找；接下行是文件名稱，由發(fā)文單位的名稱和“文件”二字組成，用紅色大號(hào)字體印在文件上部的正中間，使人一眼就可看出文件的性質(zhì)和重要程度。有時(shí)也用黑色。如果幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)把各單位名稱都排列上；文件名稱下面是用小字號(hào)排印的發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年號(hào)和該年度的發(fā)文序號(hào)。它不僅便于統(tǒng)計(jì)、收發(fā)、查找，而且往往代替較長(zhǎng)的標(biāo)題，便于引用。如果幾個(gè)單位聯(lián)合行文，一般只用一個(gè)與文件關(guān)系最直接的單位的發(fā)文序號(hào)，有時(shí)也并列幾個(gè)單位的發(fā)文序號(hào)。機(jī)關(guān)的代字是固定不變的，比如，“中發(fā)”是中共中央文件，“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院文件，“京發(fā)”是中共某某地委文件，“京政發(fā)”是某某地人民政府文件等。在確定代字時(shí)，要避免和其它單位重名，一旦確定了，就不能任意變動(dòng)。下面一條橫線，把文頭和行文部分隔開(kāi)，一般是用紅線(或黑線，和文件名稱同一顏色)，中間印一個(gè)五角星。
　行文部分。左上角是密級(jí)(也可寫(xiě)在右上角)，用方括號(hào)。如〔秘密〕、〔機(jī)密〕、〔絕密〕。只有保密文件才寫(xiě)密級(jí)。密級(jí)下面正中是文件的標(biāo)題，字體要大于正文，小于文件名稱。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、主要內(nèi)容和文種組成。也有的標(biāo)題無(wú)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，如，關(guān)于表彰“秘書(shū)工作”等同志先進(jìn)事跡的通報(bào)，有的無(wú)事由，如中華人民共和國(guó)主席令；有的只有文種如《通知》、《布告》等。標(biāo)題必須準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、明晰、避免冗長(zhǎng)拖迤，產(chǎn)生歧義。標(biāo)題下面是臺(tái)頭，即主送機(jī)關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人名稱。寫(xiě)在正文上面左側(cè)，頂頭，和正文第二行第一個(gè)字排齊。一般情況下，上級(jí)向下行文，主送機(jī)關(guān)較多。而下級(jí)向上級(jí)行文，常常是一個(gè)主送機(jī)關(guān)或一個(gè)和幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的名字�！墩�(qǐng)示》則只能寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，臺(tái)頭下邊是正文

調(diào)滾筒支架中心距時(shí)，先把滾筒裝在支架上，以滾筒的中心調(diào)中心距。

。這是文件的主體部分。除少數(shù)文件外，一般沒(méi)有固定格式。有的文件開(kāi)頭結(jié)尾有一些習(xí)慣用語(yǔ)，比如，開(kāi)頭寫(xiě)“根據(jù)……文件的規(guī)定”、“根據(jù)某領(lǐng)導(dǎo)的指示”；結(jié)尾寫(xiě)“以上各項(xiàng)希參照?qǐng)?zhí)行”，“以上希遵照辦理”，“特此通報(bào)”等等。正文后面靠左邊的位置是附件的名稱和件數(shù)。附件是對(duì)正文的補(bǔ)充或佐證，必須和正文有密切關(guān)系。但能不附的盡量不附，必須附又能節(jié)某某的盡量節(jié)某某。最后是印章和成文時(shí)間。印章是行政效力的重要標(biāo)志，要“齊年蓋月”，即印章要蓋在年、月、日中間。不是所有文件都必須用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件也可不用機(jī)關(guān)的印�！墩�(qǐng)示》等上行文以及《通知》、《介紹信》等則必須用印。成文時(shí)間的確定，應(yīng)以定稿時(shí)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。但會(huì)議通過(guò)的文件，則以通過(guò)時(shí)間為準(zhǔn)，一般不寫(xiě)在文件最后，而寫(xiě)在標(biāo)題下面。有些規(guī)范性文件，正文末尾要寫(xiě)明施行日期如本條例自×年×月×日起施行。
文尾部分。包括發(fā)送范圍，即此件發(fā)至××級(jí)，抄送機(jī)關(guān)名稱，印制單位名稱，印發(fā)時(shí)間，總印數(shù)。
另外，凡屬緊急文件，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在文頭或行文界線上或下方(左右都可)標(biāo)明“急”、“特急”字樣。
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》在公文格式一章還專門列了一條，即：“公文紙一般用十六開(kāi)型(長(zhǎng)260毫米、寬185毫米)左側(cè)裝訂�！�布告’、‘公告’、‘通告’用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定�！庇械膯挝贿�規(guī)定，文件的定稿，要用毛筆、鋼筆書(shū)寫(xiě)，不得用鉛筆。這主要是為長(zhǎng)期保存而定的。
以上講的書(shū)面制作格式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文都要使用的。此外，具體到每一種文體，又按其性質(zhì)和任務(wù)，分為三種情況：有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫(xiě)格式的文體；無(wú)格式的文體；雖然沒(méi)有固定的撰寫(xiě)格式，但某些部分有習(xí)慣性寫(xiě)法的文體。
有相對(duì)穩(wěn)定的撰寫(xiě)格式的文體，主要有四種：
《法規(guī)》，標(biāo)題應(yīng)標(biāo)出制定或發(fā)布法規(guī)的單位及法規(guī)的名稱，有的標(biāo)題只標(biāo)法規(guī)名稱，而把制定單位、批準(zhǔn)部門和發(fā)布時(shí)間放在標(biāo)題下面的括號(hào)內(nèi)。正文的撰寫(xiě)順序是：首先說(shuō)明制定法規(guī)條例的依據(jù)、目的或背景，一般采取“總則”或“序言”的方式表達(dá)，也有作為第一條的；然后是法規(guī)的基本內(nèi)容，可分章分條寫(xiě)出；最后說(shuō)明生效日期、解釋權(quán)限以及與其它法規(guī)條例的關(guān)系。這一部分有的以“附則”形式出現(xiàn)，有的作為最后一條。
　《請(qǐng)示》，一般由六部分組成：標(biāo)題，寫(xiě)法是“關(guān)于……的請(qǐng)示”。臺(tái)頭，寫(xiě)明上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的名稱，如“黨中央”、“某地委”、“某某委”等。請(qǐng)示原因，講明請(qǐng)示的背景和依據(jù)。請(qǐng)示事項(xiàng)，即需要審批的問(wèn)題。肯定性要求，一般用語(yǔ)是“以上無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批準(zhǔn)”，“是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”等等。最后是請(qǐng)示單位(或請(qǐng)示人)的名稱和成文時(shí)間，如需加印的還要加印。
　《會(huì)議紀(jì)要》，如日常辦公會(huì)議和大型會(huì)議的紀(jì)要，前者除標(biāo)題外，應(yīng)順序列出會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)。后者則可根據(jù)情況，刪去其中一項(xiàng)或幾項(xiàng)。
　《合同》，主要是，標(biāo)題要標(biāo)明合同性質(zhì)，依次寫(xiě)立合同人、訂立合同的目的、協(xié)議的條件、合同變更條件及雙方遵守的原則、份數(shù)及保存者、立合同人簽名蓋章、簽訂日期。如有中間人也要列在立合同人后面，簽名蓋章。有附件的，要在最后寫(xiě)明附件名稱及份數(shù)。
有習(xí)慣性寫(xiě)法的文體。比如《工作計(jì)劃》，除標(biāo)題外，開(kāi)頭是編寫(xiě)計(jì)劃的目的意義，接著另起一段是方法步驟(包括措施、時(shí)間要求、組織領(lǐng)導(dǎo)等)，最后標(biāo)明計(jì)劃的制訂者和制訂日期。又如《工作總結(jié)》，先寫(xiě)基本情況，即概述工作背景和指導(dǎo)思想，再寫(xiě)成績(jī)收獲、缺點(diǎn)問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，有的加一段下一步的奮斗目標(biāo)。有些調(diào)查報(bào)告，也有一些習(xí)慣性寫(xiě)法。但這些都不是固定的，常常因人、因時(shí)、因內(nèi)容而變更。
不同時(shí)代的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，有不同的格式。我國(guó)社會(huì)主義時(shí)期的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，格式總的說(shuō)是相對(duì)穩(wěn)定的，但也不是一成不變的，也有一個(gè)不斷改進(jìn)和完善的過(guò)程。我們應(yīng)當(dāng)在寫(xiě)作實(shí)踐中，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新，逐步形成社會(huì)主義的、中國(guó)式的、科學(xué)的格式。但已經(jīng)形成的行之有效的格式，卻不能任意改動(dòng)。目前在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作上的主要問(wèn)題之一就是有些同志頭腦中沒(méi)有格式的概念，因此常常出現(xiàn)混亂，使文件漏洞百出，有的甚至喪失效用

仿佛奶奶的離去帶走了爺爺?shù)囊磺�。從那以后，我總是看�?jiàn)爺爺長(zhǎng)久地維持著一個(gè)動(dòng)作，他站在褪了墻皮，磚瓦泥濘的老屋前，

。經(jīng)常出現(xiàn)的毛病有：(1)格式不完善。有的文件應(yīng)寫(xiě)標(biāo)題的沒(méi)有寫(xiě)，應(yīng)寫(xiě)密級(jí)的漏掉了。還有的文件無(wú)編號(hào)或無(wú)成文日期，或應(yīng)簽名蓋章的卻不簽名蓋章，結(jié)果失去法律效用等等。(2)次序顛倒。比如把發(fā)放范圍寫(xiě)在文頭部分，而密級(jí)則寫(xiě)在文尾部分。(3)張冠李戴。把《請(qǐng)示》的結(jié)尾“以上意見(jiàn)是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”，寫(xiě)在《報(bào)告》上等等。
第一章　如何掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作的規(guī)律
第五節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的語(yǔ)言(上)
不同的文體，有不同的社會(huì)功能，也形成了不同的語(yǔ)言特色。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的語(yǔ)言究竟有什么特色呢?讓我們先作個(gè)簡(jiǎn)單的比較。
機(jī)關(guān)應(yīng)用文和別的文章一樣，都離不開(kāi)寫(xiě)人、寫(xiě)事。關(guān)于寫(xiě)人，《紅樓夢(mèng)》中的賈雨村是這樣出場(chǎng)的：“葫蘆廟內(nèi)寄居的一個(gè)窮儒——姓賈名化、表字時(shí)飛、別號(hào)雨村的走來(lái)。這賈雨村原系湖州人氏，也是詩(shī)書(shū)仕宦之族，因他生于末世，父母祖宗根基已盡，人口衰喪，只剩得他一身一口，在家鄉(xiāng)無(wú)益，因進(jìn)京求取功名，再整基業(yè)。自前歲來(lái)此，又淹蹇住了，暫寄廟中安身，每日賣文作字為生，故士隱常與他交接�！倍�在一篇調(diào)查報(bào)告中，介紹一位工程師時(shí)，卻用的另一種語(yǔ)體：“張××，男，現(xiàn)年四十二歲，一九六二年清華大學(xué)機(jī)械系畢業(yè)，可閱讀英、日外語(yǔ)專業(yè)資料，工作勤勤懇懇，積極努力。近年來(lái)，工廠的幾項(xiàng)重大技術(shù)課題，都有他參與或是在他主持下攻克的，被公認(rèn)為‘全廠一號(hào)技術(shù)尖子’。他從一九五七年起便申請(qǐng)入黨，但因出身于地主家庭，哥哥曾被錯(cuò)劃‘右派’，工廠一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，對(duì)他只能在技術(shù)上使用，不能在政治上重用。因此至今仍被關(guān)在黨組織的大門之外”。
關(guān)于寫(xiě)事，《水滸》中有一段“魯提轄拳打鎮(zhèn)關(guān)西”，其中對(duì)魯達(dá)的三拳是這樣寫(xiě)的：“只一拳，正打在鼻子上，打得鮮血迸流，鼻子歪在半邊，卻便似開(kāi)了個(gè)油醬鋪：咸的、酸的、辣的，一發(fā)都滾出來(lái)。鄭屠掙不起來(lái)，那把尖刀也丟在一邊，口里只叫：‘打得好！’魯達(dá)罵道：‘直娘賊！還敢應(yīng)口！’提起拳頭來(lái)就眼眶際眉梢只一拳，打得眼棱縫裂，烏珠迸出，也似開(kāi)了個(gè)彩帛鋪的：紅的、黑的、絳的，都綻將出來(lái)……鄭屠當(dāng)不過(guò)，討?zhàn)垺ｔ斶_(dá)喝道：‘咄！你是個(gè)破落戶！若只和俺硬到底，灑家倒饒了你！你如今對(duì)俺討?zhàn)�，灑家偏不饒你！’又只—拳，太�?yáng)上正著，卻似做了一個(gè)全堂水陸的道場(chǎng)：磬兒、鈸兒、鐃兒，一齊響�！倍�在陜甘寧邊區(qū)高等法院刑事判決書(shū)中一段槍殺的敘述，卻是另一個(gè)樣子：“當(dāng)時(shí)，黃克功即拔出手槍對(duì)劉威脅恫嚇，劉亦不屈服，黃克功感情沖動(dòng)，失去理智，不顧一切，遂下最后的毒手，竟以打敵人的槍彈對(duì)準(zhǔn)青年革命分子的劉茜脅下開(kāi)槍，劉倒地未死，尚呼求救，黃復(fù)對(duì)劉頭部再加一槍，劉即斃命�！�
從這兩組文字的對(duì)比看，無(wú)論寫(xiě)人還是寫(xiě)事，語(yǔ)體的差別是顯而易見(jiàn)的。從機(jī)關(guān)應(yīng)用文的角度看，語(yǔ)言的使用主要有以下四個(gè)特點(diǎn)：
一是平實(shí)。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是為了解決實(shí)際問(wèn)題而說(shuō)服讀者的，不是用形象化的描繪去感染讀者。因此在閱讀中，不包含欣賞的因素。這種特點(diǎn)的突出表現(xiàn)是：
實(shí)在。它不用烘托、渲染等手法，而是實(shí)實(shí)在在地寫(xiě)下去。同樣寫(xiě)人，機(jī)關(guān)應(yīng)用文和小說(shuō)所使用的語(yǔ)言卻大不相同。比如《紅樓夢(mèng)》寫(xiě)賈雨村，是先寫(xiě)總貌“窮儒”，再報(bào)姓名字號(hào)，然后講出身、追求，最后寫(xiě)現(xiàn)狀。用語(yǔ)是動(dòng)靜結(jié)合，動(dòng)中寫(xiě)靜，筆調(diào)曲折，有起有伏。調(diào)查報(bào)告寫(xiě)張××，則是直接介紹姓名、性別、年齡、經(jīng)歷，平鋪直敘，不轉(zhuǎn)彎子。同樣寫(xiě)事件，魯達(dá)的三拳，拳拳描繪，層層深入，有意渲染，色彩斑斕，騰挪跌宕，十分感人。而判決書(shū)寫(xiě)槍殺，卻是如實(shí)敘述，一絲不茍。
質(zhì)樸。如實(shí)地表現(xiàn)事物的本來(lái)面目，不允許有類似“燕山雪花大如席”、“白發(fā)三千丈”之類的藝術(shù)夸張。妥貼的夸張，在詩(shī)歌中會(huì)成為名句，而在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中則會(huì)成為笑話。有些機(jī)關(guān)應(yīng)用文的作者，為了追求生動(dòng)性，常常在寫(xiě)作中搞一連串的修飾語(yǔ)、形象詞，類似前些年簡(jiǎn)報(bào)上的什么“紅彤彤”、“氣昂昂”、“凱歌陣陣”等等，不僅文章顯得虛泛、空洞，喪失說(shuō)服力，而且形成一種裝腔作勢(shì)、嬌柔造作的文風(fēng)，十分要不得。
通俗。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的用詞造句，都應(yīng)當(dāng)力求大眾化，避免用生僻晦澀的字句。有些同志在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中常常喜歡使用一些半文半白的詞語(yǔ)，如放著現(xiàn)成的“他”不用，而用“其”；放著現(xiàn)成的代詞不用，要用“與之”。還有的用些半通不通的詞句。如“他的變化很大，前后簡(jiǎn)直判若兩個(gè)人”。把“判若兩人”這個(gè)文言詞組寫(xiě)成“判若兩個(gè)人”，不僅很不和諧，而且成了笑話

梁實(shí)秋先生有一段關(guān)于面具的描寫(xiě)，令人叫絕：“誤入仕途的人往往有‘卷簾’一套本領(lǐng)，

。還有的同志故作高雅，硬要在文件中搞一些文言虛語(yǔ)，好象《鏡花緣》中淑士國(guó)里的酒保，“請(qǐng)教先生，酒要一壺呼?兩壺呼?菜要一碟乎?兩碟乎?”結(jié)果，也只能引人發(fā)笑。
二是得體。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的語(yǔ)言要和作者的身份、讀者對(duì)象、所要達(dá)到的目的，以及客觀環(huán)境和諧一致，恰到好處。說(shuō)什么，不說(shuō)什么，說(shuō)到什么程度，用什么語(yǔ)氣，選擇什么詞匯，都要考慮最后的效果。過(guò)去曾有一段時(shí)期，在我們黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人接待外賓的通訊報(bào)導(dǎo)中，常常使用“接見(jiàn)”兩個(gè)字，周恩來(lái)總理看后，指示記者改成“會(huì)見(jiàn)”，即雙方會(huì)見(jiàn)。這就避免了使外賓有我們居高臨下的不愉快感覺(jué)，體現(xiàn)了大小國(guó)家一律平等的精神，改得非常得體。
要做到得體，還應(yīng)當(dāng)和所寫(xiě)的文件的體例相符。報(bào)喜祝捷要熱烈歡快，頒布政策法令應(yīng)莊重嚴(yán)肅，批駁錯(cuò)誤觀點(diǎn)要有理有力，提出希望要求應(yīng)平和委婉等。比如，請(qǐng)示性公文，用語(yǔ)要謙恭，講究禮貌，結(jié)尾多使用“望”、“請(qǐng)”、“給以指示”等等，以表示下級(jí)對(duì)上級(jí)的尊重。不能用“必須”、“如此”之類很硬、很大的口氣。而指示，則要嚴(yán)謹(jǐn)、周密、明確，不能寫(xiě)成乞求式的文章。命令的用語(yǔ)，則必須斬釘截鐵，毫不含混，避免出現(xiàn)依違兩可的毛病，等等。
三是確切。機(jī)關(guān)應(yīng)用文多是用來(lái)反映情況、指導(dǎo)工作的，一詞一句，一個(gè)概念，都必須有確定的含義，只能有一種解釋，不能有多種解釋；更不能給那些善于從文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。如果我們的文件使人讀了產(chǎn)生歧義，那就必然造成思想混亂，給工作帶來(lái)?yè)p失。要做到這一點(diǎn)，在用詞上應(yīng)從兩個(gè)方面下功夫：
首先，詞的內(nèi)涵必須清晰。比如“叛徒”是叛變革命，為敵人效勞者。但“文化大革命”期間，許多同志僅僅是歷史上被捕被俘過(guò)，或?yàn)榱斯ぷ�，打入敵人�?nèi)部，也被說(shuō)成“叛徒”，甚至把所謂“路線錯(cuò)誤”也說(shuō)成“叛徒”，這就從根本上混淆了敵我

對(duì)于早上查早操，六點(diǎn)就得起床，而且要一個(gè)一個(gè)寢室的叫他們起床。其實(shí)回想起來(lái)還是蠻有趣的，

。又如一篇簡(jiǎn)報(bào)說(shuō)：“王××竟然在會(huì)上公開(kāi)批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)，造成很壞影響�！鳖I(lǐng)導(dǎo)為什么不能公開(kāi)批評(píng)?怎么批評(píng)一下就造成很壞影響?如批評(píng)得對(duì)，就應(yīng)支持，即使批評(píng)錯(cuò)了，也在所難免，說(shuō)成“很壞影響”，也是不妥的。一查事實(shí)，原來(lái)是“公開(kāi)地?zé)o理頂撞”，寫(xiě)成“批評(píng)”，就把事實(shí)歪曲了。
其次，對(duì)詞的外延必須作適當(dāng)?shù)谋匾�的限制。這是語(yǔ)言確切必不可少的。如魯迅先生臨終前，留下的遺囑中有“萬(wàn)不可去做文學(xué)家和美術(shù)家”，很難使人理解，他便在“文學(xué)家和美術(shù)家”前面，加了“空頭”二字，變成了流傳于世的至理名言。又如，“學(xué)生會(huì)要支持學(xué)生的要求”，也不妥當(dāng)。要求有合理的、不合理的，正當(dāng)?shù)�、不正�?dāng)?shù)模�不能凡要求都支持，�?yīng)在“要求”前面加“正當(dāng)”兩個(gè)字。再比如，一九四五年抗日戰(zhàn)爭(zhēng)勝利后，蔣介石在美帝國(guó)主義支持下，挑起了內(nèi)戰(zhàn)。新華社為揭露美蔣勾結(jié)，寫(xiě)了一個(gè)揭露美帝國(guó)主義幫助蔣介石運(yùn)兵的電訊稿，原稿有“當(dāng)馬歇爾呼吁東北和平和中國(guó)和平的時(shí)候”一句話，語(yǔ)法并沒(méi)有毛病，但卻容易使人理解為馬歇爾是真要和平的。毛澤東同志在“馬歇爾”后面加上“好象在努力”五個(gè)字，這就十分準(zhǔn)確地把馬歇爾的偽君子面貌揭開(kāi)了。
四是概括。機(jī)關(guān)應(yīng)用文的用語(yǔ)要求簡(jiǎn)捷明快，因此應(yīng)當(dāng)特別注重使用論斷性語(yǔ)言、綜合性語(yǔ)言、群眾性語(yǔ)言。
在總結(jié)、決定、決議、指示等機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，要善于運(yùn)用論斷性語(yǔ)言。這樣做，第一可以增強(qiáng)文件的說(shuō)理性和說(shuō)服力；第二可以增強(qiáng)文件的無(wú)可辯駁、不容置疑的權(quán)威性；第三可以用較少的文字說(shuō)明比較多的、比較深刻的道理。比如《關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若干歷史問(wèn)題的決議》一文，在語(yǔ)言上，從頭到尾體現(xiàn)出論斷的特點(diǎn)�！翱谷諔�(zhàn)爭(zhēng)期間，我們黨從一九四二年開(kāi)始在全黨進(jìn)行整風(fēng)，這場(chǎng)馬克思主義的思想教育運(yùn)動(dòng)收到了巨大的成效。”一句話，概括了一九四二年黨內(nèi)整風(fēng)的背景，性質(zhì)和它的效果，對(duì)這次整風(fēng)的巨大歷史意義作了恰當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)。又如“新民主主義革命的勝利是無(wú)數(shù)先烈和全黨同志、全國(guó)各族人民長(zhǎng)期犧牲奮斗的結(jié)果”這一論斷，充分揭示了新民主主義革命勝利的根本原因，既恰如其分地肯定了全黨和全國(guó)人民團(tuán)結(jié)奮斗的業(yè)績(jī)，沒(méi)有把一切功勞都?xì)w于革命的領(lǐng)袖；同時(shí)，也不低估革命領(lǐng)袖的作用。實(shí)際上，“全黨同志”中自然也包括了黨的領(lǐng)袖在內(nèi)。所以，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中善于使用論斷性的語(yǔ)言，可以收到思想深刻，言簡(jiǎn)意賅的功效。
在簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告，匯報(bào)提綱及總結(jié)等機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，常常使用一些事例。從語(yǔ)言上說(shuō)，這些事例多帶有綜合性。一方面它對(duì)問(wèn)題的敘述，本身是大量事實(shí)、事例的綜合。如在一篇總結(jié)中談到：“全室七個(gè)同志，每人都認(rèn)真地回顧了自己在一九八五年的工作歷程，暢談了政治上、思想上和業(yè)務(wù)能力上的收獲�！边@個(gè)敘述，是建立在對(duì)全室七個(gè)人總結(jié)情況綜合分析的基礎(chǔ)上的�？梢栽O(shè)想，如果對(duì)七個(gè)人的總結(jié)一個(gè)個(gè)加以描寫(xiě)，那么這篇總結(jié)就要真正成為名符其實(shí)的流水帳了。另一方面，即使寫(xiě)典型事例，也決不象講故事、寫(xiě)小說(shuō)那樣鋪襯、演繹、膨脹，而是盡可能用集約式的語(yǔ)言，說(shuō)明它的概貌。如關(guān)于某區(qū)委常委組織生活會(huì)的情況報(bào)告，在談到“有攀比思想，看左鄰右舍”時(shí)，舉了三個(gè)例子：一是“春節(jié)人家請(qǐng)我們，我們也發(fā)請(qǐng)柬請(qǐng)人家”；二是“人家搞午餐補(bǔ)助，我們也搞”；三是“人家發(fā)食物過(guò)年，我們也批準(zhǔn)企業(yè)單位給職工發(fā)三至五元買食物”。三個(gè)事例都沒(méi)有用很多話，但卻十分具體而生動(dòng)地反映了這些領(lǐng)導(dǎo)干部的“攀比思想”。這種語(yǔ)言的運(yùn)用，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文有別于其他文體的重要特征。
在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作中，還要善于運(yùn)用群眾語(yǔ)言。這種群眾語(yǔ)言，也應(yīng)該是經(jīng)過(guò)概括、提煉、加工的。因此，它比一般的群眾語(yǔ)言更有代表性，覆蓋面更大。如在一篇關(guān)于糾正黨內(nèi)不正之風(fēng)的匯報(bào)提綱中，談到一些黨員領(lǐng)導(dǎo)干部以權(quán)謀私，利用他們手中的職權(quán)為自己晉級(jí)、提薪、增加津貼，收入比職工高十幾倍時(shí)，引了這樣一段話：“群眾給這些干部寫(xiě)了一副對(duì)聯(lián)，上聯(lián)是：領(lǐng)導(dǎo)獎(jiǎng)金上不封頂；下聯(lián)是：群眾獎(jiǎng)金下不保底。橫批是：當(dāng)官先富�！备爬ǖ枚嗌羁獭Ｔ偃�，在一篇通報(bào)中談到一些單位在用人上的不正之風(fēng)時(shí)，指出：“有的領(lǐng)導(dǎo)干部竟然提出，在搞活經(jīng)濟(jì)中，要敢于使用那些‘能說(shuō)會(huì)道，上竄下跳，會(huì)撈鈔票’的能人，結(jié)果上了一些壞人的當(dāng)，留下一屁股債。群眾說(shuō)他們是：沒(méi)有請(qǐng)來(lái)能人，請(qǐng)來(lái)了壞人；沒(méi)有請(qǐng)來(lái)財(cái)神，請(qǐng)來(lái)了瘟神，真是陪了婦人又折兵。”這些經(jīng)過(guò)概括的群眾語(yǔ)言，生動(dòng)形象，活潑清新，用在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，它的效果，要比我們寫(xiě)一串干巴巴的話不知好多少倍。
第一章　如何掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作的規(guī)律
第六節(jié)　機(jī)關(guān)應(yīng)用文的語(yǔ)言(下)
在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作中，有幾個(gè)最常見(jiàn)的詞語(yǔ)，如“問(wèn)題”、“要”、“親自”、“進(jìn)行”等，寫(xiě)的人，隨手拈來(lái)，用得順理成章；讀的人，一掠而過(guò)，也不去品嘗它的滋味了。實(shí)際上，這幾個(gè)字詞，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中已經(jīng)用泛了，用濫了，有的用到了鬧出笑話的程度。因此，對(duì)這些不管寫(xiě)的人還是看的人都已習(xí)以為常的字詞，很有必要把它突出出來(lái)，加以剖析，以便引起人們的警惕和重視，減少或避免出現(xiàn)一些常識(shí)性的錯(cuò)誤或漏洞。
一說(shuō)“要”�！耙�”字在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中用得相當(dāng)普遍，特別是在“指示”、“通知”、“決議”、“決定”、“會(huì)議紀(jì)要”等指令周知性公文中，使用很更多。機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的“要”盡管出現(xiàn)的形式不同，但多是作為虛詞使用，表示希望、提醒、命令或要求人們?nèi)プ瞿臣�事，采取某�?xiàng)行動(dòng)。比如，“要堅(jiān)決地改變思想政治工作中的軟弱無(wú)力的狀態(tài)，要自覺(jué)地正確貫徹執(zhí)行中央的路線、方針和政策，要堅(jiān)決地抵制和克服‘左’的和右的錯(cuò)誤思想的影響”(《中共中央關(guān)于整黨的決定》)。再如，“要在全黨大大加強(qiáng)對(duì)馬克思主義理論的研究，對(duì)中外歷史和現(xiàn)狀的研究，對(duì)各門社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)的研究”(《中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若干歷史問(wèn)題的決議》)。用“要”字作為一句話的開(kāi)頭，可以增強(qiáng)它的論斷性、堅(jiān)定性和原則性，觀點(diǎn)明確，文字簡(jiǎn)潔，句子干凈利落，有很好的作用。
但是，在匯報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示等上行文中，多屬申明、敘事、祈使性的，一般不宜用論斷句式，也不宜隨便用“要”字。在一篇公文中有這樣一段話：
“當(dāng)前，我們正著重解決商業(yè)、服務(wù)業(yè)人員對(duì)待顧客‘冷、頂、撞、推’，甚至打罵顧客的不良傾向。要繼續(xù)搞好以遵守社會(huì)主義商業(yè)道德為主要內(nèi)容的職工脫產(chǎn)輪訓(xùn)，樹(shù)立人人信守商業(yè)道德，處處講求文明禮貌的新風(fēng)尚。要積極推進(jìn)零售商業(yè)、服務(wù)業(yè)的改革，進(jìn)一步擴(kuò)大企業(yè)自主權(quán)，貫徹按勞分配的原則。要建立包括經(jīng)濟(jì)效益和服務(wù)質(zhì)量在內(nèi)的考核制度，使服務(wù)態(tài)度和職工的工資、獎(jiǎng)勵(lì)直接掛鉤。要對(duì)文明商店、文明個(gè)人，除給予榮譽(yù)，進(jìn)行表彰外，適當(dāng)給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)待顧客‘冷、頂、撞、推’，嚴(yán)重?fù)p害顧客利益的人，給予經(jīng)濟(jì)制裁乃至行政處分。要進(jìn)一步發(fā)展集體、個(gè)體商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，解決吃飯難、做衣難的問(wèn)題。要努力改善服務(wù)設(shè)施，擴(kuò)大服務(wù)項(xiàng)目，改進(jìn)經(jīng)營(yíng)方式，方便群眾。要積極發(fā)揮顧客和當(dāng)?shù)厝罕姷谋O(jiān)督作用，采取多種形式，定期聽(tīng)取群眾的意見(jiàn)和要求。同時(shí)，要采取積極的態(tài)度，幫助商業(yè)服務(wù)業(yè)職工解決一些生活上急待解決的困難，調(diào)動(dòng)職工群眾的積極性�！�
這段話看起來(lái)象是“指示”，是上級(jí)向下級(jí)布置工作，提出要求。實(shí)際完全不是這么回事，恰恰是下級(jí)向上級(jí)和一些兄弟單位作匯報(bào)。這就很不得體，很不切合身份了。那么，這是怎么造成的呢?關(guān)鍵在于一系列“要”字把事情搞壞了。匯報(bào)只能用計(jì)劃、打算、商討、請(qǐng)示性的語(yǔ)氣來(lái)寫(xiě)，最忌諱使用必須、應(yīng)該、一定等命令式的語(yǔ)氣。不然，這個(gè)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的文種性質(zhì)就發(fā)生了變化，它的效果、影響也完全不一樣了。這段話可以作這樣的修改：
“當(dāng)前，我們正著重解決商業(yè)、服務(wù)業(yè)人員對(duì)待顧客‘冷、頂、撞、推’，甚至打罵顧客的不良傾向。我們準(zhǔn)備繼續(xù)搞好以遵守社會(huì)主義商業(yè)道德為主要內(nèi)容的職工脫產(chǎn)輪訓(xùn)，樹(shù)立人人信守商業(yè)道德，處處講求文明禮貌的新風(fēng)尚�！币韵赂骶浣y(tǒng)統(tǒng)去掉“要”字，只在“要建立包括……”一句中，把“要”字換作“我們還準(zhǔn)備”，這段文字就能恢復(fù)它本來(lái)的匯報(bào)的性質(zhì)，也符合匯報(bào)者的身份。
二說(shuō)“親自”。在一些機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，特別是簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告、總結(jié)、匯報(bào)提綱里，談到領(lǐng)導(dǎo)同志的活動(dòng)、言論，常常同“親自”聯(lián)系起來(lái)，什么“領(lǐng)導(dǎo)親自到會(huì)作重要講話”、“領(lǐng)導(dǎo)親自主持會(huì)議”、“領(lǐng)導(dǎo)親自參加植樹(shù)活動(dòng)”、“領(lǐng)導(dǎo)親自到建筑工地視察”等等。在一份簡(jiǎn)報(bào)里有這樣一段話：“在落實(shí)知識(shí)分子政策中，各單位黨組織的主要負(fù)責(zé)人，親自主持研究方案，親自開(kāi)會(huì)部署、作動(dòng)員，親自主持召開(kāi)知識(shí)分子座談會(huì)，親自參加談心活動(dòng)。”短短六十多個(gè)字，竟用了四個(gè)“親自”，實(shí)在是用濫了，不僅完全多余，而且成了一種毛病，使人感到俗不可耐。目前在人們當(dāng)中傳為笑談的所謂“親自吃飯”、“親自睡覺(jué)”、“親自打牌”，“親自跳舞”等，都是對(duì)濫用“親自”的一種譏諷和嘲笑。
那么，為什么一些作者愛(ài)用“親自”呢?無(wú)非兩個(gè)方面的原因：一是強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某項(xiàng)工作、某個(gè)事件、某項(xiàng)活動(dòng)的重視；二是強(qiáng)調(diào)事情本身的重要，借領(lǐng)導(dǎo)參與、涉足的名義，擴(kuò)大影響。也還有的認(rèn)為里面難免有“取悅”、“討好”、為領(lǐng)導(dǎo)“貼金”之嫌，這就說(shuō)不清楚了。
其實(shí)，不論強(qiáng)調(diào)某項(xiàng)工作的重要，還是強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某項(xiàng)活動(dòng)的重視，都完全可以不用“親自”而同樣能夠達(dá)到目的。比如前述那份簡(jiǎn)報(bào)中的一段話，如果把它改為：“在落實(shí)知識(shí)分子政策中，各單位黨組織的主要負(fù)責(zé)人，主持研究方案、開(kāi)會(huì)部署、作動(dòng)員，并召開(kāi)知識(shí)分子座談會(huì)，參加談心活動(dòng)。”不是絲毫無(wú)損于領(lǐng)導(dǎo)的重視嗎?因?yàn)橐呀?jīng)有了主要負(fù)責(zé)人，那么對(duì)于“主持”，人們決不會(huì)理解為是別的人的活動(dòng)；同樣的，開(kāi)座談會(huì)、作動(dòng)員、參加談心活動(dòng)，也決不會(huì)算到別人的帳上。如此說(shuō)來(lái)，那四次出現(xiàn)的“親自”二字，都是多余的了。但愿在我們的機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，盡可能以至杜絕多余的話，多余的詞和字，使它更樸實(shí)，更雅致，更大方。
三說(shuō)“問(wèn)題”。“問(wèn)題”一詞，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中使用得更多、更普遍、也更隨便。以至于用成了“問(wèn)題”，人們往往還不認(rèn)識(shí)它是“問(wèn)題”，可見(jiàn)“問(wèn)題”到了何等嚴(yán)重的地步。下面是一篇關(guān)于小城鎮(zhèn)建設(shè)的調(diào)查報(bào)告中的一段話：“目前，小城鎮(zhèn)建設(shè)需要研究和解決的有六個(gè)問(wèn)題。一、具體政策問(wèn)題，主要有：(1)關(guān)于建鎮(zhèn)問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題又包括兩個(gè)問(wèn)題……。”讀了這段不太長(zhǎng)的文字，首先一個(gè)感覺(jué)，就是很別扭。大問(wèn)題套著小問(wèn)題，好象在做文字游戲。仔細(xì)分析全文，作者所說(shuō)的“建鎮(zhèn)問(wèn)題”，是指建鎮(zhèn)的標(biāo)準(zhǔn)，以及建鎮(zhèn)后的職能和待遇。這本來(lái)可以直截了當(dāng)?shù)鼐唧w寫(xiě)出來(lái)，卻偏要用“……”問(wèn)題”來(lái)概括，往往把最本質(zhì)的東西淹沒(méi)在不恰當(dāng)、不確切、更不高明的概括之中了。機(jī)關(guān)應(yīng)用文中的概括，一定要準(zhǔn)確、明晰、貼切，不能大而化之，籠而統(tǒng)之。上述調(diào)查報(bào)告中的“關(guān)于建鎮(zhèn)問(wèn)題”，干脆明明白白地寫(xiě)成“建鎮(zhèn)的標(biāo)準(zhǔn)和建鎮(zhèn)后的職能等沒(méi)有明確規(guī)定”，豈不是更清楚嗎?這樣反倒可以免除一些“問(wèn)題”。
那么，為什么在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作中一些同志愛(ài)用“問(wèn)題”呢?原因有：
第一，對(duì)所要寫(xiě)的事物缺乏認(rèn)真、深入的分析和思考，沒(méi)有找到事物的內(nèi)在規(guī)律，而滿足于一般的現(xiàn)象羅列�？陀^事物是極其復(fù)雜的。要認(rèn)清它的本質(zhì)，必須下一番苦功夫，動(dòng)一番腦子，善于把感性的認(rèn)識(shí)上升為理性的認(rèn)識(shí)。這樣才能反映深刻，才不至于停留于表面，才可以避免甲乙丙丁的現(xiàn)象羅列。一般來(lái)說(shuō)，在任何一個(gè)具體事情、具體矛盾、具體概念上冠以“問(wèn)題”二字，都是比較簡(jiǎn)單，比較容易，對(duì)作者也是比較輕松的。但是，我們決不能圖簡(jiǎn)便、圖輕松，而使得機(jī)關(guān)應(yīng)用文失于平庸、浮泛。
第二，對(duì)修辭不夠講究，缺乏應(yīng)有的修辭知識(shí)。任何文章的寫(xiě)作都要注重修辭，機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫(xiě)作同樣如此。在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作中，也要對(duì)語(yǔ)言精心選擇加工，以增強(qiáng)語(yǔ)言表達(dá)的效果。如“問(wèn)題”一詞，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中雖然是常用的詞匯，但每次使用都應(yīng)掌握得當(dāng)，該用則用，該舍則舍，該變通則變通，免得重復(fù)、哆嗦，落俗套，破壞了整個(gè)文章的語(yǔ)言美。在一篇調(diào)查報(bào)告中有這樣一段話：“我們感到這里反映的主要問(wèn)題是個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)不重視的問(wèn)題，缺乏得力措施的問(wèn)題，也是干部和職工政治、業(yè)務(wù)、文化素質(zhì)低的問(wèn)題�！边@里面連續(xù)用了四個(gè)“問(wèn)題”，但并沒(méi)有給人多少新思想，新意境，相反地卻使得語(yǔ)言乏味，更談不上語(yǔ)言美。實(shí)際上，如果稍加變換，去掉幾個(gè)“問(wèn)題”，改為“我們感到這里反映的主要問(wèn)題，一是個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)不重視，二是缺乏得力措施，三是干部和職工政治、業(yè)務(wù)、文化素質(zhì)低�！奔炔皇г�意，又簡(jiǎn)捷明快，讀起來(lái)也流暢、順口，特別是避免了“問(wèn)題”來(lái)，“問(wèn)題”去，給人俗不可耐的感覺(jué)。
可見(jiàn)，只要認(rèn)真，只要精心，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中到處使用“問(wèn)題”的現(xiàn)象，是完全可以避免的。
四說(shuō)“進(jìn)行”�！斑M(jìn)行”一詞，不僅是機(jī)關(guān)應(yīng)用文喜歡用，許多文章都喜歡用，有時(shí)甚至用得過(guò)于隨便，以至一九八三年五月十四日的《人民日?qǐng)?bào)》“今日談”，專門為此發(fā)表評(píng)論，題目就是：《革命尚未“取得”成功，同志仍須“進(jìn)行”努力》。評(píng)論指出，不少文章中的“進(jìn)行”式，完全是畫(huà)蛇添足。其實(shí)，這種現(xiàn)象太普遍了。請(qǐng)看一篇簡(jiǎn)報(bào)中的一段話：
“公司黨委獲悉司機(jī)“秘書(shū)工作”在密云某地出了事故，撞傷一名趕大車的社員以后，當(dāng)天晚上就開(kāi)會(huì)進(jìn)行了研究。會(huì)上決定對(duì)“秘書(shū)工作”要進(jìn)行批評(píng)教育，并且決定派人到密云某地“秘書(shū)工作”公社對(duì)該受傷的社員進(jìn)行慰問(wèn)，對(duì)其所受的損失進(jìn)行賠償，同時(shí)通報(bào)全體職工，向大家進(jìn)行一次安全教育

風(fēng)微微拂起那金亮的秀發(fā)，一切那么美，那么靜謐。簡(jiǎn)直就像故事中望著夕陽(yáng)的高貴的黑天鵝一樣。

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這段話只有一百多個(gè)字，卻連用了五個(gè)“進(jìn)行”。實(shí)際上，仔細(xì)推敲一下，所有的“進(jìn)行”都可以去掉

也許，我的羽毛不夠鮮亮；也許，我的姿態(tài)不夠閃耀；也許，我的心有一道陰暗的縫。但我不怕。

�！伴_(kāi)會(huì)進(jìn)行了研究”，改為“開(kāi)會(huì)作了研究”不是也可以嗎?“對(duì)“秘書(shū)工作”要進(jìn)行批評(píng)教育”，改為“對(duì)“秘書(shū)工作”要給以批評(píng)教育”，也決不比“進(jìn)行”差。“對(duì)受傷的社員進(jìn)行慰問(wèn)”，也可以改為派人到密云某地“慰問(wèn)受傷社員”，既簡(jiǎn)化了句式，也節(jié)約了文字�！皩�(duì)其所受的損失進(jìn)行賠償”，改為“賠償其損失”，豈不更痛快嗎?“向大家進(jìn)行一次安全教育”，也可改為“教育大家重視交通安全”。
從這樣的修改中，可以發(fā)現(xiàn)一個(gè)有趣的情況，即用“進(jìn)行”的時(shí)候，句子中常常有一個(gè)“對(duì)”字或“向”字。凡是以“對(duì)”字為開(kāi)頭的句式出現(xiàn)時(shí)，一般都少不了“進(jìn)行”，因?yàn)椤皩?duì)”字后面的動(dòng)詞常常要求一種復(fù)雜的形式，不能孤零零地存在，于是就得添個(gè)“進(jìn)行”。如“同志們對(duì)他的發(fā)言進(jìn)行了議論”，既然“對(duì)”字存在，就不能寫(xiě)作“同志們對(duì)他的發(fā)言議論”，少了“進(jìn)行”還不行�？磥�(lái)，少用“進(jìn)行”，不用“進(jìn)行”，最好的辦法是變換句式，不用“對(duì)”，因而也就可以不用“進(jìn)行”。如“同志們對(duì)他在小組會(huì)上的發(fā)言進(jìn)行了議論”。改為“同志們議論了他在小組會(huì)上的發(fā)言”，“對(duì)班里作出的決定，個(gè)別學(xué)生仍然進(jìn)行反對(duì)”，改為“個(gè)別學(xué)生仍然反對(duì)班里的決定”。
為減少“進(jìn)行”，改變句式是個(gè)好辦法。但關(guān)鍵是把“進(jìn)行”的正確用法弄清楚。“進(jìn)行”這個(gè)詞，有從事、作、開(kāi)展等意思。比較常見(jiàn)的用法，是在它們后面加上原來(lái)作謂語(yǔ)的雙音節(jié)動(dòng)詞，組成述語(yǔ)賓語(yǔ)結(jié)構(gòu)的句子。比如：
春節(jié)前，對(duì)槍支彈藥以及其它易爆易燃物品要認(rèn)真進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)漏洞，及時(shí)堵塞。
對(duì)歧視婦女兒童、不贍養(yǎng)老人的人，要進(jìn)行批評(píng)教育。
聽(tīng)到社會(huì)上各種不同的議論，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分析，不能隨聲附和。
教育制度、教育內(nèi)容、教育方法、教育手段，必須進(jìn)行改革，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
從上述句子中可以看出，單從語(yǔ)法結(jié)構(gòu)上說(shuō)，用不用“進(jìn)行”都念得通；而從語(yǔ)氣上說(shuō)，用不用“進(jìn)行”卻不完全一樣。應(yīng)該說(shuō)，這是“進(jìn)行”在用法上的一個(gè)特點(diǎn)。那么，究竟在什么情況下使用“進(jìn)行”好呢?根據(jù)長(zhǎng)期以來(lái)機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作中形成的習(xí)慣，在兩種情況下使用“進(jìn)行”為宜。
一種是比較莊重的正式的行為。如“有計(jì)劃有步驟地進(jìn)行整黨，使黨風(fēng)根本好轉(zhuǎn)”;“黨要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)共青團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)，支持它按照青年的特點(diǎn)進(jìn)行工作”。這里的“整黨”、“工作”等，都是比較嚴(yán)肅的事情，特別是在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中，以“進(jìn)行”表述，顯得莊重。當(dāng)然，用開(kāi)展工作、開(kāi)展整黨，也決不是完全不可以。
再一種是持續(xù)的行為。如政府工作報(bào)告發(fā)表后，“廣大干部正在進(jìn)行學(xué)習(xí)和討論”。這項(xiàng)活動(dòng)的確是進(jìn)行式，它不是短暫的，而是要持續(xù)一段時(shí)期，用“進(jìn)行”表述比較恰當(dāng)。
明白了這個(gè)道理，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫(xiě)作中，對(duì)“進(jìn)行”的使用，應(yīng)該慎重從事，不可馬馬虎虎，信手寫(xiě)來(lái)，到處亂用。一定要做到，該用則用，不該用不用。免得再出現(xiàn)“革命尚未‘取得’成功，同志仍須‘進(jìn)行’努力”那樣的笑話。

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