關(guān)于撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)
會(huì)議紀(jì)要作為一種反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文,有著傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神的作用。一份好的會(huì)議紀(jì)要,對(duì)提高工作效率、確保工作順利進(jìn)行有著十分重要的作用。由于筆者經(jīng)常撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要,時(shí)間久了,總結(jié)出幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)現(xiàn)筆錄于下以資交流 。
筆者認(rèn)為,寫(xiě)好會(huì)議紀(jì)要關(guān)鍵注意以下幾點(diǎn):
一、吃透精神,領(lǐng)會(huì)實(shí)質(zhì),把握基調(diào)
撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要前一定要仔細(xì)研析會(huì)議記錄,分析每一位發(fā)言者的發(fā)言,歸納會(huì)議決議,全面吃透會(huì)議精神,領(lǐng)會(huì)好精神實(shí)質(zhì),把握住會(huì)議基調(diào)。這樣在落筆行文時(shí)才能夠“統(tǒng)籌全局駕馭全篇”,體現(xiàn)“要旨”!才能夠確保所要傳達(dá)的會(huì)議精神和部署的事項(xiàng)不“失真”不“跑調(diào)”。
二、刪繁就簡(jiǎn)
會(huì)議紀(jì)要不是會(huì)議記錄,沒(méi)有必要將會(huì)議的所有內(nèi)容進(jìn)行記錄!凹o(jì)要”,顧名思義就是“紀(jì)其主要”因此,在內(nèi)容上要有詳略重點(diǎn),不能過(guò)于羅嗦繁雜。繁雜羅嗦了就會(huì)使“讀者”難以領(lǐng)會(huì)會(huì)議精神,影響會(huì)議決議的執(zhí)行。所以,在動(dòng)筆之前,要對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行詳細(xì)地歸納整理,刪繁就簡(jiǎn)。使之,既要體現(xiàn)會(huì)議精神和主流意見(jiàn)觀點(diǎn)又不致繁雜羅嗦 。
三、講究語(yǔ)言技巧
撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要必須注意語(yǔ)言的使用技巧。
1、切忌對(duì)語(yǔ)言不加整理,說(shuō)什麼記什麼 。對(duì)于不宜公開(kāi)或有不好影響的觀點(diǎn)言辭可以刪除不記;對(duì)于言辭激烈的觀點(diǎn)可以以較溫和的詞句替代表達(dá);對(duì)于難以量化或精確或表述的事項(xiàng)、意見(jiàn)要善于運(yùn)用模糊語(yǔ)言 。如不能確定完成日期的決議事項(xiàng)可以以“近期完成”或“盡快完成”來(lái)表達(dá)。又如對(duì)于參與某項(xiàng)工作的人員范圍、人數(shù)等難以表述可以以“相關(guān)人員”或“有關(guān)人員”來(lái)表達(dá)。
2、對(duì)于難于集中在同一段或同一個(gè)標(biāo)題下體現(xiàn)的意見(jiàn)觀點(diǎn)可以以“會(huì)議指出”、“會(huì)議認(rèn)為”等為導(dǎo)語(yǔ)引出。如代表會(huì)議某一精神的重要意見(jiàn)必須在紀(jì)要中體現(xiàn)但不好歸納在全文中的某一條或某一大標(biāo)題下,獨(dú)立成段又沒(méi)有合適的標(biāo)題,這種情況就可以以“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”為導(dǎo)語(yǔ)引出并獨(dú)立成段 。
四、做好“三勤”
1、勤思考—會(huì)后不要先忙于撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要,要勤思考,要把開(kāi)會(huì)的內(nèi)容先在腦海里過(guò)一遍,以便增加一下印象。然后對(duì)照會(huì)議記錄再檢查一遍,看看是否有漏記的內(nèi)容 。
2、勤動(dòng)口—對(duì)于檢查出的漏記內(nèi)容或有不太理解明白的內(nèi)容,要勤動(dòng)口,及時(shí)向相關(guān)與會(huì)人員請(qǐng)教,以免將錯(cuò)誤的信息寫(xiě)入紀(jì)要同時(shí)對(duì)于正確理解把會(huì)議精神實(shí)質(zhì)也使有所幫助的。
3、勤動(dòng)手—會(huì)中認(rèn)真做好記錄,會(huì)后及時(shí)撰寫(xiě)紀(jì)要,切忌會(huì)中不認(rèn)真記錄,會(huì)后不及時(shí)整理紀(jì)要 。時(shí)間長(zhǎng)了再撰寫(xiě)恐怕有些內(nèi)容就容易忘記或印象不深,影響了紀(jì)要的撰寫(xiě)質(zhì)量將錯(cuò)誤的或模糊的信息寫(xiě)入而耽誤工作 。
總之,寫(xiě)好會(huì)議紀(jì)要并不是多難的工作,做事就怕認(rèn)真,只要認(rèn)認(rèn)真真地,把功夫做足了就不怕寫(xiě)不出好的會(huì)議紀(jì)要來(lái)!
2005-1-15
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