文件收.發(fā)管理制度
一、總經(jīng)辦設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的管理工作,對(duì)收到的公文做到及時(shí)拆封、分類(lèi)、編號(hào)登記和傳閱 。一般文件收到后應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)或次日中午前送批,緊急文件或會(huì)議通知收到后立即拆封送閱 。
二、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門(mén)辦理;其余文件均應(yīng)交公司領(lǐng)導(dǎo)批示后,再由總經(jīng)辦專(zhuān)人按批示范圍進(jìn)行送閱,嚴(yán)禁個(gè)人、部門(mén)之間自行橫傳 。部門(mén)閱辦后的公文(包括按文件要求報(bào)出的詳細(xì)資料、附件等)應(yīng)及時(shí)主動(dòng)地退給總經(jīng)辦,以做好文件歸檔工作 。
三、凡本公司外發(fā)的文件,應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進(jìn)行草擬、批發(fā)、打英蓋章、報(bào)出;要求做到一文一事,按級(jí)上報(bào),用詞及格式規(guī)范,嚴(yán)禁多頭主送,并由總經(jīng)辦統(tǒng)一進(jìn)行登記編號(hào) 。
四、部門(mén)或個(gè)人借閱文件,應(yīng)辦理借閱手續(xù),總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作,做到每月小清退一次,年終大清退一次,清退的文件按文書(shū)檔案管理有關(guān)規(guī)定分類(lèi)整理,裝訂成冊(cè),歸檔。
五、嚴(yán)格遵守保密制度,對(duì)有密級(jí)的文件應(yīng)嚴(yán)加管理,辦理完畢后應(yīng)立即退回,并核點(diǎn)份數(shù),隨時(shí)存檔 。絕密文件,僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在文件保管處閱讀 。
六、如文件丟失或違反保密制度,發(fā)生泄密的,除及時(shí)報(bào)告組織人事部外,還須向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,情況嚴(yán)重的應(yīng)提交領(lǐng)導(dǎo)給予責(zé)任人必要的處理 。
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