項(xiàng)目管理小結(jié)
項(xiàng)目時間管理中的過程包括:活動定義、活動排序、活動的資源估算、活動歷時估算、制定進(jìn)度計劃以及進(jìn)度控制。
活動定義
為了得到工作分解結(jié)構(gòu)(wbs)中最低層的交付物,必須執(zhí)行一系列的活動。對這些活動的識別以及歸檔的過程就叫做活動定義。
輸入:工作分解結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目范圍說明書、組織的過程資產(chǎn)。
工具和技術(shù):1、分解(分解是指將項(xiàng)目組成部分細(xì)分為更小。更易于管理的單元以便更好地進(jìn)行管理和控制,此處的最終成果是指活動,而不是指可交付物)。工作分解結(jié)構(gòu)作為編制最終活動清單的基礎(chǔ)。2、模板 3、詳細(xì)層次 4、專家判斷。
輸出:項(xiàng)目活動清單、活動清單屬性、工作分解結(jié)構(gòu)和字典(更新)、里程碑清單(里程碑是項(xiàng)目中的重大事件,通常指一個主要可支付成果的完成)。
一個好的里程碑最突出的特征是:達(dá)到此里程碑的標(biāo)準(zhǔn)毫無歧義;不需要太多說明。
里程碑計劃的編制可以從達(dá)成最后一個里程碑即項(xiàng)目的終結(jié)點(diǎn)開始,反響進(jìn)行,在對里程碑概念的確定上,可以用“頭腦風(fēng)暴法”來畫出草圖。
活動排序
活動排序也稱為工作排序,即確定各活動之間的依賴關(guān)系,并形成文檔。
輸入:活動清單、活動清單屬性、項(xiàng)目范圍說明書、里程碑清單。
工具和技術(shù):
1、pdm(前導(dǎo)圖法):這是一種利用節(jié)點(diǎn)表示活動,用箭線表示活動排序的一種編制項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖的方法,這種方法也叫單代號網(wǎng)絡(luò)圖。
前導(dǎo)圖法包括四種活動依賴關(guān)系:
fs:結(jié)束---開始的關(guān)系 最常用的。
ff:結(jié)束---結(jié)束的關(guān)系
ss:開始---開始的關(guān)系
sf:開始---結(jié)束的關(guān)系
2、adm(箭線圖法):這種方法與前導(dǎo)圖方法相反,是用箭線表示工作、節(jié)點(diǎn)表示工作排序的一種網(wǎng)絡(luò)圖方法,這種方法又叫做雙代號網(wǎng)絡(luò)圖法。
adm三原則:網(wǎng)絡(luò)圖中每一時間必須有惟一的一個代號;節(jié)點(diǎn)序號沿箭線方向越來越大;流入(流出)同一節(jié)點(diǎn)的活動,均有共同的后繼活動。
adm網(wǎng)絡(luò)圖繪制規(guī)則:網(wǎng)路圖是有方向的,不允許出現(xiàn)回路;直接連接兩個相鄰節(jié)點(diǎn)之間的活動只能有一個;一個作業(yè)不能在兩處出現(xiàn);箭線首尾必有節(jié)點(diǎn),不能從箭線中間引出另一條箭線;網(wǎng)絡(luò)圖必須只有一個網(wǎng)絡(luò)始點(diǎn)和一個終點(diǎn);各項(xiàng)活動之間的銜接必須按邏輯關(guān)系進(jìn)行;工作或事件的字母代號或數(shù)字代號,在同一網(wǎng)絡(luò)中不允許重復(fù)使用,每條箭線箭頭節(jié)點(diǎn)的編號必須大于其箭尾的編號;盡量避免箭線交叉;標(biāo)注出各項(xiàng)工作的歷時。
虛活動不消耗時間,在網(wǎng)絡(luò)圖中由一個虛箭頭表示,目的是鑒別,作用是更好地識別活動,更清楚地表達(dá)活動之間的關(guān)系。
3、進(jìn)度計劃網(wǎng)絡(luò)模板
4、確定依賴關(guān)系:活動之間的先后順序關(guān)系叫依賴關(guān)系。強(qiáng)制性依賴關(guān)系即工作中固有的依賴關(guān)系。這種關(guān)系是工作之間本身存在、無法改變的邏輯關(guān)系;可自由處理的依賴關(guān)系是人為組織確定的,即兩項(xiàng)工作可先可后的組織關(guān)系;外部依賴關(guān)系涉及項(xiàng)目與非項(xiàng)目活動之間的關(guān)系。
邏輯關(guān)系的表達(dá)分為平行、順序和搭接三種形式。
平行:相鄰兩項(xiàng)活動同時開始。
順序:相鄰兩項(xiàng)活動先后進(jìn)行。
搭接:兩項(xiàng)活動只有一段時間是平行進(jìn)行的。
輸出:項(xiàng)目計劃網(wǎng)絡(luò)圖、活動清單更新、項(xiàng)目管理計劃和項(xiàng)目范圍說明(更新)。
活動資源估算
活動資源估算包括決定需要什么資源(人力、設(shè)備、原料)和每一樣資源應(yīng)該用多少,以及何時使用資源來有效地執(zhí)行項(xiàng)目活動。它必須和成本估算相結(jié)合。
活動歷時估算
活動歷時估算是項(xiàng)目制定計劃的一項(xiàng)重要工作,它直接關(guān)系到各事項(xiàng)、各工作網(wǎng)絡(luò)時間的計算和完成整個項(xiàng)目任務(wù)所需要的總時間。
項(xiàng)目活動歷時估算是根據(jù)項(xiàng)目范圍和資源的相關(guān)信息為進(jìn)度表設(shè)定歷時輸入的過程。估算通常采用漸進(jìn)明細(xì)的方式,同時過程需考慮輸入數(shù)據(jù)的質(zhì)量和可獲得性。估算完成某活動所需時段數(shù)量要考慮該活動過程時間(間歇時間)。
制定進(jìn)度計劃
制定進(jìn)度計劃就是決定項(xiàng)目活動的開始和完成的日期。根據(jù)對項(xiàng)目工作進(jìn)行的分解,找出項(xiàng)目活動的先后順序、估計出工作歷時之后,就要安排好活動的進(jìn)度計劃。
制定進(jìn)度計劃的輸入:
1、 范圍說明書 在制定進(jìn)度計劃過程中,有兩個主要的時間約束條件:活動開始或結(jié)束的強(qiáng)制性日期;項(xiàng)目發(fā)起人、項(xiàng)目客戶和其他項(xiàng)目干系人經(jīng)常指定關(guān)鍵事件和里程碑。
2、 項(xiàng)目進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖
3、 活動歷時估算
4、 活動資源要求
5、 資源可用性
6、 風(fēng)險記錄
7、 活動清單屬性
8、 資源日歷
9、 約束條件
制定進(jìn)度計劃的工具和技術(shù):
1、關(guān)鍵路徑法(cpm)是借助網(wǎng)絡(luò)圖和各活動所需時間(估計值),計算每一活動的最早或最遲開始和結(jié)束時間。cpm法的關(guān)鍵是計算總時差,這樣可決定哪一個活動有最小時間彈性。核心思想是將wbs分解的活動按邏輯關(guān)系加以整合,統(tǒng)籌計算出整個項(xiàng)目的工期和關(guān)鍵路徑 。
由于在網(wǎng)絡(luò)圖中的某些活動可以并行的進(jìn)行,所以完成工程的最少時間是從開始頂點(diǎn)到結(jié)束頂點(diǎn)的最長路徑長度,稱從開始頂點(diǎn)到結(jié)束頂點(diǎn)的最長路徑為關(guān)鍵路徑,關(guān)鍵路徑上的活動為關(guān)鍵活動。
2、所需時間與費(fèi)用
3、計劃完成時間的縮短
縮短計劃的步驟:(1)找出關(guān)鍵路徑;(2)找出關(guān)鍵路徑上單位時間費(fèi)用斜率最小的割線;(3)按其費(fèi)用斜率,制定將步驟(2)找出最小割線的活動或活動組所需時間縮短到極限的進(jìn)度;(4)在步驟(3)中縮短進(jìn)度后,計算其費(fèi)用的增加額;(5)將步驟(3)得到的新進(jìn)度再返回到步驟(1);(6)如果所有割線的費(fèi)用斜率在步驟(3)都是無窮大,則停止繼續(xù)縮短。
估計所需時間,計算三個值:正常所需時間mij、樂觀估計時間aij、悲觀估計時間bij。
此時,期望值dij=(a+4m+b)/6 方差為: σ2=[1/6(bij-aij)]2
制定進(jìn)度計劃的輸出:
1、項(xiàng)目進(jìn)度計劃 常用表示形式為:帶日期信息的項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò) 、甘特圖、里程碑圖。
甘特圖也叫橫道圖或條形圖,是一種能有效顯示活動時間計劃編制的方法,主要用于項(xiàng)目計劃和項(xiàng)目進(jìn)度安排 。
里程碑圖僅表示主要可交付物的計劃開始和完成時間以及關(guān)鍵的外部接口。
2、進(jìn)度計劃的詳細(xì)依據(jù)
3、進(jìn)度管理計劃(更新)
4、資源需求(更新)
進(jìn)度控制
項(xiàng)目進(jìn)度控制時依據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度計劃對項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況進(jìn)行控制,使項(xiàng)目能夠按時完成。有效項(xiàng)目進(jìn)度控制的關(guān)鍵是監(jiān)控項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度,及時、定期地將它與計劃進(jìn)度進(jìn)行比較,并立即采取必要的糾正措施。
進(jìn)度控制的步驟:分析進(jìn)度,找出哪些地方需要采取糾正措施;確定應(yīng)采取哪種具體糾正措施;修改計劃,將糾正措施列入計劃;重新計算進(jìn)度,估計計劃采取的糾正措施的效果。
加速項(xiàng)目進(jìn)度的重點(diǎn)應(yīng)放在有負(fù)時差的路徑上,時差負(fù)值越大的路徑其考察的優(yōu)先級越高。在分析有負(fù)時差的活動路徑時,應(yīng)把精力主要放在近期內(nèi)的活動和工期較長的活動上。
當(dāng)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度滯后于計劃進(jìn)度時,通?捎靡韵乱恍┓椒ǹs短活動的工期:投入更多的資源以加快活動進(jìn)程;指派經(jīng)驗(yàn)更豐富的人去完成或幫助完成項(xiàng)目工作;減小活動范圍或降低活動要求;通過改進(jìn)方法或技術(shù)提高生產(chǎn)效率。
進(jìn)度控制輸入:項(xiàng)目進(jìn)度計劃、績效報告、已批準(zhǔn)的變更需求、進(jìn)度管理計劃。
進(jìn)度控制的工具和技術(shù):進(jìn)展報告、進(jìn)度變更控制系統(tǒng)、績效測量、進(jìn)度管理軟件、偏差分析、計劃比較甘特圖。
進(jìn)度控制的輸出:進(jìn)度計劃(更新)、變更需求、建議的糾正措施、取得的教訓(xùn)。
縮短項(xiàng)目進(jìn)度的技術(shù)主要如下:
1、變更項(xiàng)目范圍:主要是指縮小項(xiàng)目的范圍;
2、趕工:是一種通過分配更多的資源,達(dá)到以成本的最低增加進(jìn)行最大限度的進(jìn)度壓縮的目的,趕工不改變活動之間的順序;
3、快速追蹤:也叫快速跟進(jìn),是指并行或重疊執(zhí)行原來計劃串行執(zhí)行的活動?焖俑檿淖児ぷ骶W(wǎng)路圖原來的順序。
進(jìn)度控制包括相互影響的三個環(huán)節(jié):
(1) 進(jìn)度計劃是進(jìn)度控制的基礎(chǔ)。
(2) 進(jìn)度控制是通過項(xiàng)目的動態(tài)監(jiān)控實(shí)現(xiàn)的。
(3) 對比分析并采取必要的措施是進(jìn)度控制的關(guān)鍵。
甘特圖、pert圖和時標(biāo)網(wǎng)狀圖是幾種常用的進(jìn)度控制圖表示方法。
pert圖不僅可以表示子任務(wù)的計劃安排,還可在任務(wù)計劃執(zhí)行過程中估計任務(wù)完成的形勢,分析某些子任務(wù)完成情況對全局的影響,找出影響全局的區(qū)域和關(guān)鍵子任務(wù),以便及早采取措施,確保整個任務(wù)的完成。pert圖中,用箭頭表示事件,圓圈節(jié)點(diǎn)表示事件的起點(diǎn)和終點(diǎn) 。
為了評價一個項(xiàng)目趕工的意義,應(yīng)首先計算每個能夠趕工的關(guān)鍵活動的成本和時間的斜率。
工期分為三種:計算工期、要求工期和計劃工期。
計算工期:根據(jù)網(wǎng)絡(luò)計劃時間參數(shù)而得到的工期。
要求工期:任務(wù)委托人所提出的指令性工期。
計劃工期:根據(jù)要求工期和計劃工期所確定的作為實(shí)施目標(biāo)的工期 。
工程網(wǎng)絡(luò)計劃的計劃工期不超過要求工期,當(dāng)計劃工期大于要求工期時,需要對網(wǎng)絡(luò)圖進(jìn)行優(yōu)化。
網(wǎng)絡(luò)計劃的優(yōu)化包括工期優(yōu)化、費(fèi)用優(yōu)化(成本優(yōu)化)和資源優(yōu)化。
如果在項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)圖中有多條獨(dú)立的關(guān)鍵路徑,考慮對質(zhì)量的影響,優(yōu)先選擇的壓縮對象應(yīng)是這些關(guān)鍵路徑上“直接費(fèi)用率之和最小”的工作組合。
單代號網(wǎng)絡(luò)圖計算
最早開始時間
工期
最早結(jié)束時間
最遲開始時間
浮動時間
最遲結(jié)束時間
根據(jù)bs6046標(biāo)準(zhǔn)所標(biāo)識的節(jié)點(diǎn)
通過正推法計算出最早開始時間、最早結(jié)束時間。正推法是從網(wǎng)絡(luò)計劃的起點(diǎn)節(jié)點(diǎn)開始,順著箭線方向依次進(jìn)行。
通過倒推法計算出最遲開始時間、最遲結(jié)束時間。倒推法是從網(wǎng)絡(luò)計劃的終點(diǎn)節(jié)點(diǎn)開始,逆著箭線方向依次進(jìn)行。
最早開始時間=緊前工作最早結(jié)束時間的最大值。當(dāng)未規(guī)定起點(diǎn)節(jié)點(diǎn)(活動、工作)的最早開始時間時,其最早開始時間為0。
最早結(jié)束時間=最早開始時間+歷時。
最遲結(jié)束時間=所有緊后工作中最遲開始時間的最小值。
最遲開始時間=最遲結(jié)束時間-歷時 。
自由時差=所有緊后工作中最早開始時間的最小值-最早結(jié)束時間。
總時差=最遲開始時間-最早開始時間=最遲結(jié)束時間-最早結(jié)束時間。
影響進(jìn)度的主要因素可以歸納為以下幾個方面:人的因素,材料、設(shè)備的因素,方法、工藝的因素,資金因素,環(huán)境因素。
傳統(tǒng)的工期壓縮技術(shù)有趕工、快速跟進(jìn)(并行)、增加優(yōu)質(zhì)資源、提高資源利用率、外包和縮小項(xiàng)目范圍等。在工期壓縮過程中,要注意加強(qiáng)和項(xiàng)目干系人的溝通。與客戶進(jìn)行溝通來確定能否縮小范圍和外包,以應(yīng)對強(qiáng)制日期的交付;與項(xiàng)目成員溝通,制訂好的績效考核方法,提高每個成員的績效;與職能經(jīng)理溝通,申請增加優(yōu)質(zhì)資源。
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