辦公室秘書(shū)基本職責(zé)
一、文件服務(wù)
[基本職責(zé)]文件的收發(fā)、呈送、轉(zhuǎn)遞、退存、管理,批示的處理,帳外文件的收集、歸檔。
[工作要點(diǎn)]
_、在文件的傳遞中,應(yīng)堅(jiān)持“哪來(lái)哪去”,特別是發(fā)文稿、承辦文件和傳閱文件,領(lǐng)導(dǎo)閱簽后,應(yīng)退回秘書(shū)科或有關(guān)承辦科室,不要橫向傳遞。
_、對(duì)有關(guān)部門(mén)或工作人員不按正常辦文程序送簽的發(fā)文稿或請(qǐng)示件,一般應(yīng)先交秘書(shū)科處理,不要直接送領(lǐng)導(dǎo)簽批。
_、對(duì)各部門(mén)、各單位主送區(qū)政府需要辦理的請(qǐng)示件,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在主辦件的公文處理單上批示,一般不要直接在抄送領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人的抄送件上簽批;確實(shí)需要批示的,各區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)的工作聯(lián)系人員應(yīng)將批示文件交秘書(shū)科統(tǒng)一處理,不要直接轉(zhuǎn)辦。
_、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把好公文簽批關(guān),為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好符合檔案要求的筆、墨水和用紙。
_、及時(shí)收發(fā)、呈送和清退閱批文件 。
_、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示需發(fā)《抄告單》的,及時(shí)草擬《抄告單》,并送秘書(shū)科統(tǒng)一編發(fā) 。
_、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)中形成的文件、資料,應(yīng)注意收集歸檔。
_、增強(qiáng)安全×=意識(shí),切實(shí)防止失密、泄密事件發(fā)生。
二、會(huì)議服務(wù)
[基本職責(zé)]做好區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)主持召開(kāi)的有關(guān)會(huì)議的會(huì)議服務(wù)工作。
[工作要點(diǎn)]
_、對(duì)區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)主持召開(kāi)的小型會(huì)議,由工作聯(lián)系人員負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)場(chǎng)和會(huì)議通知(一般采用電話通知)。_、協(xié)助做好會(huì)議材料的準(zhǔn)備工作。領(lǐng)導(dǎo)需要講話的,應(yīng)負(fù)責(zé)起草或協(xié)助起草、審核領(lǐng)導(dǎo)講話稿。
_、做好會(huì)議記錄。
_、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要。
_、了解掌握會(huì)議決定事項(xiàng)的落實(shí)情況,并及時(shí)將有關(guān)情況向領(lǐng)導(dǎo)反饋。
三、信息服務(wù)
_、了解掌握區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)分管范圍及面上工作的情況,向領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)信息。
_、及時(shí)向信息科提供領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)情況的信息稿件。
_、每周一上午辦公室要求報(bào)送的區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)計(jì)劃表,工作聯(lián)系人員要主動(dòng)、及時(shí)報(bào)送。
_、每半年和年終,聯(lián)系人員應(yīng)將區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)所分管的工作情況及下一步打算整理送綜合調(diào)研科,以便撰寫(xiě)區(qū)政府綜合材料。
_、凡秘書(shū)科送區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)的各種會(huì)議通知、請(qǐng)柬等,工作聯(lián)系人員應(yīng)及時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)意見(jiàn)反饋秘書(shū)科。_、工作聯(lián)系人員隨領(lǐng)導(dǎo)外出,應(yīng)保持通訊暢通。
四、_接待服務(wù)
_、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理群眾來(lái)信來(lái)訪。
_、做好公務(wù)來(lái)訪接待工作。
_、負(fù)責(zé)安排或協(xié)助安排領(lǐng)導(dǎo)外出的公務(wù)活動(dòng) 。
五、計(jì)算機(jī)服務(wù)
[基本職責(zé)]按照辦公室有關(guān)要求,做好相關(guān)的數(shù)據(jù)處理工作。
[工作要點(diǎn)]
_、在領(lǐng)導(dǎo)尚未直接上機(jī)操作之前,工作聯(lián)系人員做好電子信箱的日常維護(hù)工作,及時(shí)收轉(zhuǎn)處理各類電子郵件。
_、為領(lǐng)導(dǎo)提供計(jì)算機(jī)信息查詢服務(wù) 。
_、秘書(shū)起草的文稿,一般應(yīng)自行在計(jì)算機(jī)錄入打印后送領(lǐng)導(dǎo)閱簽 。
_、計(jì)算機(jī)應(yīng)用必須嚴(yán)格遵照有關(guān)規(guī)定。
六、后勤服務(wù)
[注意事項(xiàng)]區(qū)長(zhǎng)辦公室需要添置購(gòu)買(mǎi)辦公用品,一般情況下,工作聯(lián)系人員應(yīng)與秘書(shū)科聯(lián)系,由秘書(shū)科征得機(jī)關(guān)事務(wù)管理局、區(qū)政府辦公室主任同意后方可購(gòu)買(mǎi).
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