第一部分　辦公軟件操作與應(yīng)用

一、高效應(yīng)用辦公軟件

1.正確認(rèn)識(shí)辦公軟件；

2.注意掌握貼近實(shí)踐的辦公軟件技能；

3.了解新功能，提高工作效率。

（一）Office辦公軟件組件

熟練掌握辦公軟件，有利于提高各種文檔、報(bào)表和報(bào)告處理能力。

尤其是幾種常用辦公軟件的綜合應(yīng)用，更加能夠大大提高財(cái)會(huì)人員的工作效率。

比如工資單的處理和發(fā)放、財(cái)務(wù)報(bào)告的編制與分析、大數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)分析等等。

（二）Office的學(xué)習(xí)方法

在學(xué)習(xí)Office辦公軟件過程中，一定要注意以軟件應(yīng)用過程為導(dǎo)向的學(xué)習(xí)方法。

一味地死記硬背，不僅僅學(xué)習(xí)非常辛苦，而且容易遺忘；更主要的是：一旦軟件版本升級(jí)，又需要從頭學(xué)習(xí)。

二、高效辦公必須懂的Office十八般武藝

Office的功能很多，不同的組件又有許多特有的功能。首先我們從Word、Excel、PowerPoint共有的功能說起。

下面和大家介紹十八個(gè)知識(shí)和技巧，從文件管理、文字處理到圖像設(shè)置，幫助大家快速提高日常工作效率。

（一）Office文件管理

在Office中，對(duì)于文件的管理，比如文檔的新建、打開、保存、另存為以及打印、發(fā)布等相關(guān)操作，通過軟件界面左上角帶Office圖標(biāo)的圓形按鈕可以輕松實(shí)現(xiàn)。

常見快捷方式

案例演示1：文件的加密

在文檔管理工作中，有一些重要的、私密的數(shù)據(jù)，需要通過文件的加密，來防止信息的泄露和無關(guān)人員的修改。Office 2007 可以通過文件加密，限制文件的閱讀和修改。

步驟：Office →另存為→工具→常規(guī)選項(xiàng)　

案例演示2：文件的打印

在打印窗口，不僅僅能夠設(shè)置打印機(jī)、打印范圍和打印內(nèi)容等等；還可以通過打印機(jī)屬性，設(shè)置打印方式和打印質(zhì)量；通過打印預(yù)覽查看打印效果。

步驟：Office →打印　

（二）Office選項(xiàng)

通過點(diǎn)擊Office按鈕可以選擇設(shè)置系統(tǒng)選項(xiàng)。

包括軟件的界面顯示、作者標(biāo)注、內(nèi)容校對(duì)、保存方式、信任中心以及高級(jí)設(shè)置。

案例演示：將報(bào)表中零值顯示為空　

（三）最近使用的文檔

點(diǎn)擊Office按鈕，可以通過右側(cè)“最近使用的文檔”，輕松打開最近打開過的文檔。更重要的是，可以通過文檔名稱右側(cè)的“圖釘”按鈕，設(shè)置文檔的固定。從而實(shí)現(xiàn)常用文檔的快捷訪問。

（四）工具命令輕松訪問

在學(xué)習(xí)一個(gè)陌生的軟件，或者遇到一個(gè)新的版本的軟件時(shí)，初學(xué)者很頭疼的一件事，就是找不到相應(yīng)的命令或者菜單。

在Office 2007以后的版本中，通過自定義快速訪問工具欄可以幫我們解決這個(gè)問題。

通過自定義快速訪問工具欄，將Office辦公軟件中的任意命令，添加到最顯眼的位置，方便用戶進(jìn)行功能操作。

案例演示：添加功能命令到快速訪問工具欄

步驟：三角形按鈕→其他命令→所有命令

（五）快速掌握某項(xiàng)功能

在新手使用辦公軟件的過程中，對(duì)于一個(gè)陌生的命令或者按鈕，我們很難知道這個(gè)命令究竟是用來做什么的。

但是在Office 2007中，通過移動(dòng)鼠標(biāo)至該按鈕上方，停留片刻，系統(tǒng)就會(huì)通過浮動(dòng)窗口，自動(dòng)顯示該按鈕的功能說明。

案例演示：快速掌握流程圖的繪制

（六）文字處理

無論Word、Excel還是PowerPoint，都涉及文字的處理。主要包括字體、字號(hào)、顏色、上下標(biāo)等等。

通過“開始”功能區(qū)或點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵可以實(shí)現(xiàn)文字設(shè)置。

點(diǎn)擊字體欄目下方箭頭，可以彈出“字體”設(shè)置窗口。

需要注意的是中西文的不同字體設(shè)置和上下標(biāo)、著重號(hào)。

（七）段落設(shè)置

段落設(shè)置主要需要注意的是行距和縮進(jìn)。

通過“開始”功能區(qū)或點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵可以實(shí)現(xiàn)文字設(shè)置。

縮進(jìn)包括首行縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)；

行距可以通過下拉菜單和設(shè)置值自由設(shè)定。

（八）同步查看文檔，審校核對(duì)很方便

對(duì)于不同版本的文檔要比較異同，或者財(cái)務(wù)工作中的表表比對(duì)，審校核查不同數(shù)據(jù)，Office 2007在“視圖”功能區(qū)中提供了“并排查看”功能，方便文檔的對(duì)比、校對(duì)、核查。

案例演示：并排查看與同步滾動(dòng)

步驟：視圖→并排查看（同比一個(gè)文檔，新建窗口）

（九）狀態(tài)欄統(tǒng)計(jì)信息更方便

在Office 2007中，狀態(tài)欄的作用更加明顯。不僅僅頁(yè)碼、字?jǐn)?shù)等文檔狀態(tài)信息，更可以統(tǒng)計(jì)選中區(qū)域的頁(yè)碼、字?jǐn)?shù)或者數(shù)據(jù)匯總信息。

例如在Excel 2007中，利用狀態(tài)欄顯示單元格區(qū)域數(shù)據(jù)的匯總

如果在Word 2007中，統(tǒng)計(jì)的是頁(yè)數(shù)和字?jǐn)?shù)。

（十）公式和運(yùn)算符號(hào)輸入更加方便

在整理報(bào)告、方案或者論文的過程中，常常需要我們輸入一些特殊的數(shù)學(xué)符號(hào)，例如根式、冪函數(shù)或者微積分的式子。

在Office 2007中，我們可以利用“Microsoft 公式 3.0”的模板功能，實(shí)現(xiàn)特殊公式和符號(hào)的輸入。

Microsoft 公式 3.0 囊括了高等數(shù)學(xué)中各種常見的符號(hào)。

步驟：插入→對(duì)象→Microsoft 公式3.0

案例演示：如何輸入復(fù)雜的公式

（十一）輕松設(shè)計(jì)文檔插圖

在文檔和報(bào)表設(shè)計(jì)過程中，有時(shí)候我們需要通過插入圖片來對(duì)內(nèi)容進(jìn)行展示和說明。

通過“插入”功能選項(xiàng)卡中的“圖片”按鈕，用戶可以插入JPG、PNG、BMP等各種常見類型的圖片。

步驟：插入→圖片→圖片工具

選中圖片后，功能區(qū)顯示圖片工具。用戶可以根據(jù)需要調(diào)整大小、亮度、對(duì)比度、壓縮圖片和藝術(shù)效果。

案例演示：如何設(shè)置圖像，并進(jìn)行圖文的排版

（十二）巧用圖形讓內(nèi)容更直觀

在Office 2007中，軟件新增加了很多圖形和符號(hào)，使用這些圖形和符號(hào)，用戶可以像專業(yè)的制圖軟件一樣，設(shè)計(jì)示意圖和流程圖變得異常簡(jiǎn)單。

Office 圖形分類

案例演示：如何快速繪制流程圖和公司行政構(gòu)架圖

（十三）藝術(shù)字讓文字不再枯燥

在Office 2007和以后的版本中，通過繪圖工具中的“快速樣式”和“形狀樣式”，藝術(shù)字設(shè)計(jì)更加簡(jiǎn)單、自然，用戶可以自由配置顏色和設(shè)計(jì)三維立體效果。

步驟：插入→藝術(shù)字→繪圖工具

案例演示：設(shè)置藝術(shù)字

（十四）靈活的數(shù)據(jù)分析

借助Office的圖表工具，可以靈活地將文字和數(shù)據(jù)形象化，幫助閱讀者快速掌握內(nèi)容信息。

圖表類型

常見圖表總共有11大類，而每個(gè)大類又分為若干小的類別。

繪制圖表

在Word、Excel、PowerPoint中都可以插入圖表。但是由于在Word、PowerPoint中插入圖表后，最終還是在Excel調(diào)用數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)報(bào)表。因此，建議大家通常情況下，還是在Excel中設(shè)計(jì)好數(shù)據(jù)報(bào)表后，再繪制圖表，最后將繪制好的圖表拷貝到文檔中即可。

步驟：插入→圖表→選擇相應(yīng)類型圖表

繪制圖表

各種圖表的設(shè)計(jì)，根據(jù)不同的數(shù)據(jù)分析目的，操作步驟也有所不同。由于相關(guān)過程比較復(fù)雜，我們?cè)诤竺嬷v解Excel的內(nèi)容，再和大家詳細(xì)講解。

（十五）使用超鏈接為不同內(nèi)容建立關(guān)聯(lián)關(guān)系

超鏈接，也就是內(nèi)容鏈接，在本質(zhì)上屬于一個(gè)內(nèi)容的一部分，通過點(diǎn)擊鏈接內(nèi)容，允許我們同其他文件、網(wǎng)頁(yè)、電子郵箱之間進(jìn)行連接。

超鏈接既可以建立在文字中，也可以建立在形狀或者圖像之上。

步驟：選中對(duì)象→點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵→超鏈接

鏈接指向

需要注意的是：

·如果指向原有文件或網(wǎng)頁(yè)，可以通過“書簽”指向文檔的具體位置；

·如果鏈接指向本文檔中的位置，用戶可以自由設(shè)置鏈接指向的標(biāo)題、單元格或者幻燈片頁(yè)面。

案例演示：為文字設(shè)置超鏈接

（十六）文檔的自動(dòng)保存

為了避免日常工作中非正常原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失（比如死機(jī)或者斷電），通過文檔的自動(dòng)保存功能可以幫助用戶找回丟失的數(shù)據(jù)。

步驟：Office按鈕→選項(xiàng)→保存

注意保存選項(xiàng)設(shè)置

（十七）文檔的自動(dòng)修復(fù)

當(dāng)文件因?yàn)楦鞣N原因遭受破壞的時(shí)候（例如感染病毒或者硬盤老化），通過Office的自動(dòng)修復(fù)功能，可以進(jìn)行文件的修復(fù)，將其重要數(shù)據(jù)信息挽救回來。

步驟：Office按鈕→打開→三角形按鈕→打開并修復(fù)

以Excel為例

注意修復(fù)和提取數(shù)據(jù)的區(qū)別

前者是將文件盡可能的修好；

后者是在文件不能修復(fù)時(shí)，將重要數(shù)據(jù)恢復(fù)出來。

（十八）文檔的定稿

在完成的文件的編寫整理工作之后，如果我們需要定稿，表明文檔整理工作已經(jīng)完成，其他人只能閱讀不能修改，可以將文檔標(biāo)記為最終狀態(tài)。

步驟：Office按鈕→準(zhǔn)備→標(biāo)記為最終狀態(tài)

撤銷定稿

在已經(jīng)定稿的情況下，再次點(diǎn)擊“標(biāo)記為最終狀態(tài)”，即可撤銷定稿

本章小結(jié)

前面和大家分享的十八個(gè)重要知識(shí)和技巧，都是Office 2007共有的特性。

希望大家能夠通過關(guān)鍵詞和案例演示快速掌握，并應(yīng)用到日常工作中，從而提高自身工作效率。