公司備用金管理辦法

第一條為加強(qiáng)XXX有限公司（以下簡稱“XX公司”）備用金管理，規(guī)范備用金使用，保證日常工作現(xiàn)金支出需要，確保資金安全，根據(jù)國家相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。

第二條本辦法規(guī)定的備用金是指公司職工經(jīng)批準(zhǔn)后，向財(cái)務(wù)部門暫借，用于差旅費(fèi)、零星采購、食堂采購和其他零星開支的資金。

第三條備用金管理的原則

（一）事前審批原則。備用金的申報(bào)和借支必須經(jīng)過相關(guān)人員審批，沒有經(jīng)過審批不得借支。

（二）專款專用原則。借款人不能編造借款理由，套取使用備用金，已提取的備用金不得挪作他用。

（三）時(shí)效性原則。定額備用金借款周期最長不超過一年并不跨年度,年底清零，次年重新核定。臨時(shí)備用金一事一辦，“前賬不清，后賬不借”。

第四條備用金開支范圍

（一）個(gè)人因公出差差旅費(fèi)開支，包括交通、住宿費(fèi)等；

（二）經(jīng)常性零星開支，包括不能定點(diǎn)接待須支付的款項(xiàng)、沒有明確支付對(duì)象需要通過本單位人員預(yù)先借用，而后支付的資金等；

（三）日常辦公用品采購，包括不能定點(diǎn)采購須支付的款項(xiàng)等；

（四）食堂采購開支備用金；

（五）其他因經(jīng)營活動(dòng)需要臨時(shí)借用的資金；

第五條備用金分類

備用金分為定額備用金和臨時(shí)備用金。定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金，具有時(shí)間長、固定性強(qiáng)的特點(diǎn)，適用于職工因工作需要，頻繁支付的食堂采購、日常辦公用品采購、招待費(fèi)以及其他一些零星支出。職工辦理定額備用金的，應(yīng)按月履行報(bào)銷手續(xù)，但不需辦理沖賬以及還款業(yè)務(wù)，年度內(nèi)可周轉(zhuǎn)使用所借資金，但最長借款時(shí)間為一年（不跨年度），年底全額歸還，次年根據(jù)需要重新申請(qǐng)。

臨時(shí)備用金是指職工因工作需要而臨時(shí)借支的現(xiàn)金，具有時(shí)間短、一次性的特點(diǎn)，適用于差旅費(fèi)、日常維修、會(huì)務(wù)費(fèi)、培訓(xùn)等支出。職工辦理臨時(shí)備用金的，在辦理業(yè)務(wù)完畢后一個(gè)月內(nèi)履行報(bào)銷手續(xù)，及時(shí)歸還剩余資金。

第六條備用金額度

（一）職工因公出差借款，按預(yù)計(jì)出差天數(shù)、往返路費(fèi)、住宿費(fèi)等支出核定借款額度，原則上核定借支金額5000至10000元之間；

（二）采購人員零星采購借用的備用金原則上單次不得超過5000元；

（三）其他備用金借款，根據(jù)實(shí)際情況核定金額。

第七條備用金審批及辦理

（一）借款人在借用備用金時(shí)，應(yīng)根據(jù)借款事項(xiàng)預(yù)計(jì)資金，按規(guī)定的格式填寫《備用金借支審批單》，部門負(fù)責(zé)人核實(shí)備用金的真實(shí)性、必要性和借款額度，報(bào)部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批，財(cái)務(wù)部門審核，總經(jīng)理審批，超過總經(jīng)理審批權(quán)限的報(bào)董事長審批；部門負(fù)責(zé)人借備用金報(bào)部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批，財(cái)務(wù)部門審核，總經(jīng)理審批，超過總經(jīng)理審批權(quán)限的報(bào)董事長審批。

（二）出納憑簽審手續(xù)完整的《備用金借支審批單》，確認(rèn)無誤后方可辦理付款。

（三）借款人應(yīng)在相關(guān)事務(wù)（業(yè)務(wù)）完成后在一個(gè)月內(nèi)按公司報(bào)銷程序及時(shí)報(bào)銷沖賬或還款。

（四）借款人辦理報(bào)銷手續(xù)時(shí)，出納應(yīng)查明報(bào)銷人員原借款金額，對(duì)報(bào)銷款項(xiàng)超過原借款金額的，應(yīng)及時(shí)付現(xiàn)給報(bào)銷人；對(duì)報(bào)銷款項(xiàng)低于備用金金額的，借款人應(yīng)退回余額以結(jié)清原所借款項(xiàng)。

第八條備用金管理

（一）部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)備用金定期和不定期抽查并監(jiān)督其使用情況，防止挪用、丟失。

（二）財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期和不定期對(duì)借用的備用金進(jìn)行清理；在每年的12月份及時(shí)提醒還未沖賬或未歸還備用金的借款人員。

（三）所有備用金原則上應(yīng)在年末進(jìn)行歸還，不允許跨年度使用，對(duì)因特殊原因必須跨年度使用備用金時(shí)，經(jīng)辦人員必須要寫明原因經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人核實(shí)及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可繼續(xù)使用。

（四）公司職工調(diào)離、辭退或離職時(shí)，由所在部門和黨委組織部（人力資源部）及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門，借款人必須到財(cái)務(wù)金翮部辦理備用金清理手續(xù)；備用金未結(jié)清的，所在部門和人力資源部不得辦理相關(guān)手續(xù)，否則承擔(dān)相應(yīng)追回欠款的責(zé)任。

（五）借款人出現(xiàn)編造事項(xiàng)套用備用金、挪用備用金、長期借款不還等情況，財(cái)務(wù)金融部可以暫時(shí)停止向其借用備用金，并要求其限期歸還借款。如果拒不還款的，財(cái)務(wù)金融部請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后逐月從其工資中扣回，或其他方式追回所借備用金。

（六）借款人員使用備用金時(shí)違反國家法律法規(guī)和財(cái)經(jīng)紀(jì)律的，按相關(guān)規(guī)定處理。

第九條本管理辦法由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起生效。