質(zhì)量管理體系心得
一、主要收獲
建立和實(shí)施iso質(zhì)量管理體系對(duì)我院轉(zhuǎn)變觀念、規(guī)范管理、強(qiáng)化執(zhí)行力、提升教學(xué)質(zhì)量和顧客滿意度都起到了明顯的效果。xx年貫標(biāo)以來,我院先后實(shí)施了人才培養(yǎng)水平評(píng)估、國家示范院校創(chuàng)建與驗(yàn)收、學(xué)院管理體制移交地方政府等重大活動(dòng),并均取得了圓滿成功,我們總結(jié)成功的重要因素之一就是建立和有效運(yùn)行了iso質(zhì)量管理體系。
(一)觀念得到了較大的轉(zhuǎn)變和更新
1.質(zhì)量觀念:質(zhì)量是生命,是立校之本;質(zhì)量是做出來的,而不是考核和檢查出來的;
2.顧客觀念:學(xué)校的產(chǎn)品是教育服務(wù),服務(wù)的對(duì)象是顧客,學(xué)校的顧客包括了學(xué)生、學(xué)生家長(zhǎng)、用人單位、上級(jí)主管部門和地方政府等,要關(guān)注顧客的需求,并努力滿足顧客明示的和隱含的要求。學(xué)生的評(píng)價(jià)、學(xué)生家長(zhǎng)的評(píng)價(jià)、用人單位的評(píng)價(jià)、就業(yè)率、學(xué)生滿意度、周邊滿意度(同行測(cè)評(píng)、兄弟部門測(cè)評(píng))等指標(biāo)納入了學(xué)院績(jī)效考核體系之中。
3.制度觀念:一切按章辦事,不能隨意省略更改流程;不僅普通教職工要遵守制度,領(lǐng)導(dǎo)干部更要遵守制度;特別強(qiáng)調(diào)執(zhí)行力,制定了計(jì)劃就必須認(rèn)真執(zhí)行,黨委和院部下達(dá)的重點(diǎn)工作計(jì)劃是不能打折扣的。
(二)管理體系更加明晰
形成了質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、程序文件、作業(yè)文件、工作記錄,對(duì)各部門各崗位的工作職責(zé)進(jìn)行了規(guī)定,各項(xiàng)工作都形成了相應(yīng)的流程,使管理更加規(guī)范,基本改變了過去職責(zé)不明、接口不清等管理弊端。
(三)工作目標(biāo)更加明確
每年對(duì)學(xué)院的行政工作目標(biāo)進(jìn)行分解,落實(shí)到每個(gè)部門,年終對(duì)目標(biāo)完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,納入考核,提出改進(jìn)意見,實(shí)施管理評(píng)審。
(四)工作過程更加完善
采取過程方法,對(duì)學(xué)院重點(diǎn)過程按照標(biāo)準(zhǔn)的要求實(shí)施pdca控制,使過去容易忽視的過程都得到了控制。如專業(yè)建設(shè)控制程序強(qiáng)調(diào)對(duì)課程和專業(yè)的調(diào)整要進(jìn)行評(píng)審和驗(yàn)證;采購過程要對(duì)供方的能力進(jìn)行定期的評(píng)價(jià);由于教育教學(xué)是特殊過程需要予以確認(rèn),因此,強(qiáng)調(diào)了對(duì)教師的能力、教學(xué)的組織和其他教學(xué)資源的配置是否滿足要求要進(jìn)行確認(rèn)等。
(五)各項(xiàng)工作持續(xù)改進(jìn)
學(xué)院建立了持續(xù)改進(jìn)的一整套運(yùn)行機(jī)制,一是通過內(nèi)部審核、外部監(jiān)督審核和管理評(píng)審等質(zhì)量控制措施,定期的對(duì)學(xué)院各項(xiàng)工作進(jìn)行審核評(píng)價(jià)和改進(jìn);二是通過教學(xué)督導(dǎo)、教學(xué)檢查、內(nèi)部審計(jì)、月度經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核以及關(guān)鍵過程控制點(diǎn)檢查等常規(guī)措施,對(duì)教育教學(xué)過程實(shí)施經(jīng)常性的監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)按照學(xué)院“不合格品控制程序”、“糾正與預(yù)防措施控制程序”的要求進(jìn)行改進(jìn)。并且對(duì)改進(jìn)的過程和結(jié)果要進(jìn)行跟蹤和驗(yàn)證。
二、幾點(diǎn)體會(huì)
在推行iso質(zhì)量管理體系的過程中,我們有幾點(diǎn)體會(huì)和認(rèn)識(shí);
(一)要明確組織建立和實(shí)施質(zhì)量管理體系的目的
組織建立和實(shí)施質(zhì)量管理體系是為了達(dá)到預(yù)期的結(jié)果。如果達(dá)不到“穩(wěn)定地提供符合顧客要求的產(chǎn)品能力”這一預(yù)期結(jié)果,那么即使通過了體系認(rèn)證,這個(gè)體系的作用也要受到質(zhì)疑。因此,組織應(yīng)建立一個(gè)“素質(zhì)”的管理體系,而不是一個(gè)“應(yīng)審”的管理體系,也不是一個(gè)空洞的質(zhì)量管理體系文件。
(二)要精心編制體系文件
在體系文件的編制過程中,應(yīng)堅(jiān)持“繁簡(jiǎn)適宜、新舊相融、科學(xué)可行”的原則或方法。
“繁簡(jiǎn)適宜”就是體系文件的多少和詳略程度應(yīng)符合學(xué)校管理的實(shí)際需求,并不是文件越多越好,有些學(xué)校的文件過于繁瑣,事實(shí)證明不僅未能提高組織的管理效能,而且造成了執(zhí)行過程中的混亂和困惑。
“新舊相融”就是iso質(zhì)量管理體系的建立過程并不是對(duì)學(xué)校原有的管理體系的全面顛覆,而是要對(duì)原管理體系進(jìn)行必要的改進(jìn)完善并實(shí)現(xiàn)新舊體系的相互融合,形成一個(gè)新的滿足iso質(zhì)量管理體系總要求的管理體系。
“科學(xué)可行”強(qiáng)調(diào)的是體系文件的充分性與可行性,既能夠滿足iso質(zhì)量管理體系總要求,又符合學(xué)校的教育教學(xué)運(yùn)行規(guī)律以及學(xué)校的文化,在實(shí)際運(yùn)行中可行、可操作。
(三)要高度重視領(lǐng)導(dǎo)作用
iso9000標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)作用的發(fā)揮。標(biāo)準(zhǔn)的八項(xiàng)基本原則對(duì)領(lǐng)導(dǎo)作用的描述是“領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)確保組織的目的與方向一致。他們應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造并保持良好的內(nèi)部環(huán)境,使員工能充分參與實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的活動(dòng)”。很顯然,如果沒有學(xué)校最高管理者的重視與切實(shí)推進(jìn),學(xué)校的質(zhì)量管理體系肯定是形同擺設(shè),無法有效運(yùn)行。
(四)要強(qiáng)調(diào)中層管理者的參與
中層管理者是質(zhì)量管理體系能否有效運(yùn)行的關(guān)鍵因素。通過推行iso質(zhì)量管理體系,有助于理清管理思路、界定部門職責(zé)、規(guī)范部門管理、減少重復(fù)無效勞動(dòng),提高部門管理水平和工作質(zhì)量,因此作為學(xué)院中層管理者或各部門負(fù)責(zé)人,應(yīng)大力支持并積極參與貫標(biāo)工作,同時(shí)這也是對(duì)中層管理者管理能力和執(zhí)行力的一次考驗(yàn),如果缺乏中層管理者高度認(rèn)同和深度參與,質(zhì)量管理體系是肯定無法有效運(yùn)行的 。中層管理者應(yīng)主要在以下方面參與貫標(biāo)工作:
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)變觀念。要認(rèn)真學(xué)習(xí)iso9000標(biāo)準(zhǔn)知識(shí),深刻領(lǐng)會(huì)八項(xiàng)質(zhì)量管理原則的內(nèi)涵,重點(diǎn)了解與所分管工作相關(guān)的過程控制要求,條件允許的話,所有聘任的中層管理者應(yīng)具備內(nèi)審員資質(zhì)證書。
2.高度關(guān)注全程參與。貫標(biāo)工作不僅是院領(lǐng)導(dǎo)和貫標(biāo)組織部門的工作,應(yīng)是全院各部門所有教職工的共同工作,中層管理者尤其要高度關(guān)注。從體系的建立到運(yùn)行維護(hù)全程參與 。比如在體系建立階段,中層管理者要主動(dòng)參與相關(guān)程序文件、作業(yè)文件等研討和編制,并重點(diǎn)對(duì)職責(zé)相關(guān)的文件進(jìn)行評(píng)審,以確認(rèn)這些文件是否適宜可行。如果不具備適宜性的體系文件執(zhí)行后,不僅將影響體系的有效性,而且也對(duì)將所分管的部門工作帶來很多問題或麻煩 。
3.履行“部門最高管理者”職責(zé)。書記院長(zhǎng)是學(xué)院最高管理者,而相對(duì)于一個(gè)部門,部門負(fù)責(zé)人就是最高管理者,對(duì)于“最高管理者”,按照標(biāo)準(zhǔn)的第五章要求,部門負(fù)責(zé)人一是要提高部門員工的質(zhì)量意識(shí);二是要確定部門的工作思路和工作目標(biāo);三是要合理分配部門的資源;四是要厘清部門各崗位的工作職責(zé);五是要保持部門內(nèi)部的有效溝通;六是要定期或每年對(duì)部門工作進(jìn)行總結(jié),確定并實(shí)施改進(jìn)措施。
(五)要持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理體系
很多職業(yè)院校質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有效性不高,一個(gè)共同的癥結(jié)就是質(zhì)量管理體系的適宜性不強(qiáng)。質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、程序文件、作業(yè)文件只是寫在紙上,在實(shí)際執(zhí)行過程中要不與學(xué)校的教育教學(xué)規(guī)律相悖,不具操作性,要不落后于學(xué)校的發(fā)展,過時(shí)陳舊。因此,學(xué)校建立起一個(gè)質(zhì)量管理體系只是貫標(biāo)工作的開始,持續(xù)改進(jìn)才是“組織的永恒目標(biāo)”。一般來說,通過每年的內(nèi)部審核、監(jiān)督審核和管理評(píng)審,學(xué)校的質(zhì)量管理體系總可進(jìn)行一定的改進(jìn);當(dāng)一個(gè)運(yùn)行周期(三年)結(jié)束,或者當(dāng)學(xué)校的管理體制、運(yùn)行機(jī)制發(fā)生重大變化,可組織對(duì)體系文件進(jìn)行換版,如此經(jīng)過多輪修訂,質(zhì)量管理體系必將越來越符合iso9000標(biāo)準(zhǔn)的要求和適宜學(xué)校的教育教學(xué)規(guī)律。
(六)要不斷增強(qiáng)組織執(zhí)行力
學(xué)校最高管理者應(yīng)當(dāng)將增強(qiáng)組織的執(zhí)行力作為學(xué)校管理工作與隊(duì)伍建設(shè)的重點(diǎn),應(yīng)當(dāng)從學(xué)校文化、思想觀念、干部選拔、考核獎(jiǎng)懲等多方面進(jìn)行系統(tǒng)的改進(jìn)和改革。對(duì)于質(zhì)量管理體系的執(zhí)行力來說,強(qiáng)調(diào)寫所作、作所寫、記所做,日常工作必須按照體系的文件要求,嚴(yán)格認(rèn)真執(zhí)行,并留下可追溯性記錄,堅(jiān)決克服學(xué)校管理中的隨意性。
(七)要建立一支專業(yè)隊(duì)伍
學(xué)校在運(yùn)行質(zhì)量管理體系的過程中,需要有一批懂標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)運(yùn)用的iso質(zhì)量管理專業(yè)人才,承擔(dān)學(xué)校質(zhì)量管理體系的維護(hù)的職責(zé),可以根據(jù)本校規(guī)模、人員情況,建立一支內(nèi)審員隊(duì)伍,其成員主要是職能部門質(zhì)量管理專干及各系部秘書,要對(duì)他們進(jìn)行比較系統(tǒng)的iso質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn),使他們獲得專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的內(nèi)審員證書。這批人員主要負(fù)責(zé)下述工作:協(xié)助本部門負(fù)責(zé)人推行質(zhì)量管理體系;管理本部門的質(zhì)量管理工作有關(guān)的文件與紀(jì)錄;協(xié)助本部門負(fù)責(zé)人接受針對(duì)本部門的內(nèi)外部審核;為本部門所屬單位與教職員工推行質(zhì)量管理體系提供與iso9000質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)的專業(yè)與技術(shù)方面的咨詢;參與學(xué)校內(nèi)部審核。
(八)要認(rèn)真實(shí)施內(nèi)外部審核與管理評(píng)審
內(nèi)外部審核以及管理評(píng)審是持續(xù)改進(jìn)質(zhì)量管理體系有效性的重要手段,是質(zhì)量管理工作一項(xiàng)經(jīng)常性的活動(dòng)。只有扎實(shí)認(rèn)真的進(jìn)行了內(nèi)外部審核和管理評(píng)審并根據(jù)審核與評(píng)審結(jié)果認(rèn)真實(shí)施了糾正與預(yù)防措施的的學(xué)校,才是符合iso質(zhì)量管理基本要求的學(xué)校,才能保證學(xué)校質(zhì)量管理體系基本有效 。需要說明的是,內(nèi)部審核的形式并不一定是一年一次的集中審核,可以將日常的教學(xué)檢查、教學(xué)督導(dǎo)、行政督察乃至內(nèi)部審計(jì)等均納入內(nèi)審的范圍,按照內(nèi)審的要求進(jìn)行組織,審核后一定要實(shí)施糾正與預(yù)防措施。對(duì)于管理評(píng)審,它是由學(xué)校最高管理者組織的對(duì)學(xué)校質(zhì)量管理體系的適宜性、充分性和有效性進(jìn)行評(píng)審的活動(dòng),實(shí)質(zhì)上它類似于學(xué)校的年終工作總結(jié)和來年工作策劃的活動(dòng),而對(duì)這樣的活動(dòng)學(xué)校就應(yīng)該按照管理評(píng)審的要求進(jìn)行策劃,提供相應(yīng)的評(píng)審輸入,獲得相應(yīng)的評(píng)審輸出,并保持記錄。
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