“特此通知”的正確用法

　　通知是《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定的15個(gè)法定文種之一，它“適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文�！币�?yàn)樗�適用范圍廣、使用頻率高、在機(jī)關(guān)公文中所占比重大，所以它的制作和處理一直為人們津津樂(lè)道，在使用過(guò)程中也常常出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題。 近日，筆者應(yīng)邀到一單位去作有關(guān)公文寫作與處理的講座，在翻閱該單位歷年的《文件匯編》時(shí)，發(fā)現(xiàn)每一份通知的末尾都有一個(gè)“特此通知”。那么，該做法是否正確呢?如果欠妥或者不正確又該怎么做呢?

　　一、標(biāo)注“特此通知”的目的和意義

　　在長(zhǎng)期的公文寫作實(shí)踐中，形成了一些特定用語(yǔ)，這些特定用語(yǔ)絕大多數(shù)是沿襲歷代文言文中的定型詞語(yǔ)形成的，少數(shù)來(lái)自現(xiàn)代漢語(yǔ)中相沿成習(xí)的說(shuō)法，它是公文特有的語(yǔ)言現(xiàn)象，是公文的專業(yè)用語(yǔ)。這些專業(yè)用語(yǔ)的含義是人們所公認(rèn)的。它們言簡(jiǎn)意賅、表意準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔明快、莊重典雅，恰當(dāng)?shù)丶右允褂�，�?duì)于體現(xiàn)公文的莊重性和嚴(yán)肅性具有一定的作用。

　　“特此通知”與“此令”“此告”“請(qǐng)批示”“特此函達(dá)”“望即函復(fù)”“特此通告”“特此批復(fù)”“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”“以上意見(jiàn)如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地區(qū)執(zhí)行”等同屬結(jié)束用語(yǔ)。應(yīng)用文中的結(jié)束用語(yǔ)有兩種:一種是沒(méi)有實(shí)際意義的，比如書信中跟“此致”連用的“敬禮”，就只是一個(gè)敬辭;一種是有實(shí)際意義的，比如公文中的結(jié)束語(yǔ)，或用以表達(dá)愿望，或用以提出要求，或用以重申強(qiáng)調(diào)。

　　通知中使用“特此通知”這一結(jié)束語(yǔ)，一般有以下作用：

　　一是表示重視。發(fā)文機(jī)關(guān)在闡述完正文內(nèi)容后，鄭重其事地以“特此通知”結(jié)束全文，表明所通知事項(xiàng)十分重要，發(fā)文機(jī)關(guān)十分重視;同時(shí)也是公文莊重性、嚴(yán)肅性的體現(xiàn)。二是表示強(qiáng)調(diào)。《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》對(duì)“特此”的解釋是“公文、書信用語(yǔ)，表示為某件事特別在這里通知、公告、奉告等等”。通知以“特此通知”作結(jié)，不僅表明發(fā)文機(jī)關(guān)很重視，也有提請(qǐng)收文對(duì)象予以特別關(guān)注，認(rèn)真貫徹落實(shí)通知事項(xiàng)之意。三是行文結(jié)構(gòu)的需要。公文的結(jié)尾，要求簡(jiǎn)明扼要，意盡即止，并注意與開頭相呼應(yīng)。而使用約定俗成、形式固定的公文專用語(yǔ)這種定型式結(jié)尾方式，恰是公文結(jié)尾的一種常見(jiàn)形式。有了“特此通知”，通知就算是有了一個(gè)“尾”，文本從結(jié)構(gòu)上也就完整了。

　　二、“特此通知”使用中的常見(jiàn)問(wèn)題

　　“特此通知”在實(shí)際公文活動(dòng)中的使用，主要存在以下問(wèn)題：一是濫用。就像筆者所見(jiàn)到的那個(gè)單位，每一份通知都用“特此通知”，這里邊極少數(shù)可能是恰當(dāng)?shù)模�大多�?shù)可能是多余的。二是位置錯(cuò)誤。有的置于正文之后下一段的頂格位置，有的置于正文之后下一段居中或靠右的位置，有的甚至置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和成文日期的正上方。三是標(biāo)點(diǎn)使用不當(dāng)�！疤卮送ㄖ�”后到底用不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，學(xué)術(shù)界爭(zhēng)論很大、莫衷一是，這造成了實(shí)際使用中的嚴(yán)重混亂：有的用標(biāo)點(diǎn)，有的.不用標(biāo)點(diǎn);有的用句號(hào)，有的用感嘆號(hào);有的甚至用黑體加以突出。

　　三、“特此通知”的正確使用

　　那么，“特此通知”到底該如何使用呢?這里需要弄清楚下面幾個(gè)問(wèn)題。

　　一是在什么情況下需要使用，在什么情況下不需要使用。簡(jiǎn)短明了、精煉準(zhǔn)確，這是公文寫作的基本要求。因此，“特此通知”的使用應(yīng)遵循這樣一條原則：能不用就不用，能少用就少用。一般來(lái)說(shuō)，下面幾種情況不需要使用“特此通知”。

　　1.印轉(zhuǎn)類通知中一般不用。這里主要是指批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知和印發(fā)、發(fā)布有關(guān)規(guī)章、文件的通知。這類通知講究開門見(jiàn)山、直奔主題、意盡言止，因此無(wú)需贅言。例如：

　　國(guó)務(wù)院關(guān)于印發(fā)《國(guó)務(wù)院工作規(guī)則》的通知

　　國(guó)發(fā)〔2013〕16號(hào)

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：

　　《國(guó)務(wù)院工作規(guī)則》已經(jīng)2013年3月20日召開的國(guó)務(wù)院第1次全體會(huì)議通過(guò)，現(xiàn)予印發(fā)。

　　國(guó)務(wù)院

　　2013年3月23日

　　2.正文開頭已經(jīng)寫明了“現(xiàn)將……情況通知如下：”的一般不用。這主要是為了避免前后重復(fù)，同時(shí)也為了使行文顯得簡(jiǎn)短精要，收到文約而事豐的效果。通知中有這種情況的占絕大多數(shù)，所以絕大多數(shù)通知不用寫特定結(jié)束語(yǔ)。例如：《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于繼續(xù)做好房地產(chǎn)市場(chǎng)調(diào)控工作的通知》(國(guó)辦發(fā)〔2013〕17號(hào))因?yàn)殚_頭有“為繼續(xù)做好今年房地產(chǎn)市場(chǎng)調(diào)控工作，促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)平穩(wěn)健康發(fā)展，經(jīng)國(guó)務(wù)院同意，現(xiàn)就有關(guān)問(wèn)題通知如下：”這樣的表述，所以結(jié)尾再?zèng)]有使用也不能使用“特此通知”。

　　3.通知本身已經(jīng)有了結(jié)尾部分的一般不用。通知的結(jié)束語(yǔ)，除了使用專用術(shù)語(yǔ)“特此通知”外，還常用以下三種寫法。(1)總結(jié)式結(jié)尾：總結(jié)全文內(nèi)容，以深化觀點(diǎn)，加深讀者印象;(2)希望式結(jié)尾：發(fā)出號(hào)召，提出希望，展望未來(lái)，激勵(lì)斗志;(3)說(shuō)明式結(jié)尾：說(shuō)明生效與施行時(shí)間、適用對(duì)象及有關(guān)事項(xiàng)。如果通知已經(jīng)以這幾種方式收束全文，后面就沒(méi)有必要書寫“特此通知”了。例如《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于2014年部分節(jié)假日安排的通知》(國(guó)辦發(fā)明電

　　〔2013〕28號(hào))的結(jié)尾是這樣寫的：節(jié)假日期間，各地區(qū)、各部門要妥善安排好值班和安全、保衛(wèi)等工作，遇有重大突發(fā)事件，要按規(guī)定及時(shí)報(bào)告并妥善處置，確保人民群眾祥和平安度過(guò)節(jié)日假期。這里采用的就是希望式結(jié)尾，所以后面就不再用特定結(jié)束語(yǔ)了。