商務(wù)會(huì)議的主持技巧
商務(wù)會(huì)議是企業(yè)或公司管理工作的重要內(nèi)容,開好每一個(gè)會(huì)議事關(guān)企業(yè)或公司的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)。一次出色的商務(wù)會(huì)議,除了會(huì)議主辦者的組織、準(zhǔn)備工作做的完善外,與主持人的出色主持也功莫大焉。做一個(gè)出色的商務(wù)會(huì)議主持人,必須要掌握如下幾點(diǎn)主持技巧:1、開會(huì)時(shí)主持人的主持方式。主持人在會(huì)議上開始講話時(shí),是否受到與會(huì)者歡迎,第一步將取決于與會(huì)者的初步印象 。這個(gè)印象取決于很多因素,如:主持人是否做好充分準(zhǔn)備;眼睛是否閃亮而活潑;聲音是否悅耳動(dòng)聽;臉部表情是否生動(dòng);對(duì)周圍的反應(yīng)是否機(jī)智靈活;是否能用簡(jiǎn)明扼要的話陳述自己的觀點(diǎn)。下列秘訣有助于主持人建立一個(gè)受人歡迎的形象:⑴ 主持人要果斷而自信。在會(huì)議開始前,主持人可以先用幾秒鐘的時(shí)間面帶微笑地審視一下會(huì)場(chǎng)的與會(huì)者,表情友好真誠(chéng),這樣做可以起到兩個(gè)作用:一是讓與會(huì)者感覺到自己對(duì)他們的尊重。當(dāng)主持人望著與會(huì)者時(shí),臺(tái)下的無數(shù)雙眼睛也會(huì)同時(shí)聚集到主持人身上,他們也都在觀察著要演講的主持人。在即將開始演講的一剎那,與會(huì)者將會(huì)對(duì)主持人的精神、熱情、知識(shí)、學(xué)識(shí)、聲音、目光接觸以及身體語言等各方面做出評(píng)價(jià),最后形成對(duì)主持人的初步印象。第二是可以給自己留一點(diǎn)空間。在掃視會(huì)場(chǎng)時(shí),可以讓自己在瞬間中調(diào)節(jié)情緒,更好地發(fā)揮自己的主持才能。⑵ 準(zhǔn)時(shí)宣布會(huì)議開始。會(huì)議是否準(zhǔn)時(shí)開會(huì),是與會(huì)者最為關(guān)注的問題,很多主持人不能準(zhǔn)時(shí)開會(huì),令與會(huì)者不滿。有的主持人認(rèn)為推遲會(huì)議,責(zé)任不在自己,他們的理由是,“責(zé)任不在我,因?yàn)檫有人沒準(zhǔn)備好,要等他們!边@種自我開脫并不是理由。要真的面臨這種情況時(shí),比如,臨時(shí)出現(xiàn)了某人的演講稿需要改或是演講的人遲到了等等問題時(shí),主持人可以向與會(huì)者微笑數(shù)秒鐘,表示自己和他們一樣,也在期待著早點(diǎn)把信息傳遞給他們。如果能由主持人來指出演說后會(huì)有答疑時(shí)間,可以利用開會(huì)前的這段時(shí)間聲明,請(qǐng)與會(huì)者在那時(shí)提問。⑶ 開場(chǎng)出奇制勝。會(huì)議氣氛是否起輕松愉快,決定與支持人的開場(chǎng)白,在會(huì)議開始的時(shí)候,主持人為了同與會(huì)者拉近距離,可以先介紹一下自己的情況,也可以讓與會(huì)者互相介紹,以便于他們能互相認(rèn)識(shí)。有時(shí),為了緩和會(huì)議的嚴(yán)肅氣氛,讓與會(huì)者輕松一下,最好能有個(gè)簡(jiǎn)潔、貼切而幽默的開場(chǎng)白。①如果眼前的會(huì)議與以前的會(huì)議內(nèi)容有關(guān),主持人可以簡(jiǎn)要地概述一下上次會(huì)議的結(jié)論。但是別忘記這次會(huì)議的重點(diǎn),無讓自己的談話離題萬里。②要明確地說明這次會(huì)議所要討論的主題或要解決的問題。③在指出此次會(huì)議的目的時(shí),應(yīng)該聲明已安排了緊湊的會(huì)議事項(xiàng)。⑷ 集中精力解決問題和提出行動(dòng)計(jì)劃。當(dāng)主持人告訴與會(huì)者應(yīng)該采取什么措施時(shí),應(yīng)使用合理的方法,啟發(fā)他們思考解決的辦法以及應(yīng)采取的行動(dòng)。也可以在提出問題的解決辦法后向與會(huì)者做出解釋,向他們提供一些解決問題所必需的信息。⑸ 注意自己的語速。語速影響表達(dá)效果。主持人在主持會(huì)議時(shí),要不時(shí)地變換說話的速度,保持適度的停頓 。因?yàn)橐粋(gè)人無論準(zhǔn)備多么充分,都會(huì)有想不起自己所要強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn),或者一時(shí)想不起所要說的問題。這種情況下,主持人就可以停頓片刻,整理思緒,認(rèn)真回憶。主持人不要忘了讓自己的講話充滿樂觀情緒,并且詳細(xì)地闡述自己的觀點(diǎn)或計(jì)劃 。耐心地告訴與會(huì)者,會(huì)議的目的是集合與會(huì)者眾人的知識(shí)及智慧,來共同解決問題,或作出解決問題的建議。若主持人不堅(jiān)持要與會(huì)者盡量得出結(jié)論或決定,不少與會(huì)者往往不會(huì)抓緊時(shí)間去談,而只會(huì)隨波逐流地東拉西扯,會(huì)議看來氣氛熱鬧,其實(shí)是不著邊際。因此,主持人必須時(shí)刻警惕自己,“議而不決”的現(xiàn)象必定要消除。3、在主持會(huì)議時(shí)要注意細(xì)節(jié)。有時(shí)候,主持人無論對(duì)自己所講的話題做過多好的準(zhǔn)備和演習(xí),或者這一話題對(duì)自己來講已經(jīng)熟悉,但在主持前,一想到臺(tái)下那么多的人,仍然會(huì)感到緊張。這時(shí)千萬不要讓壓力控制自己的情緒,一旦讓緊張情緒控制了自己,就會(huì)使自己根本無法發(fā)揮最佳水平,一些都白費(fèi)了。當(dāng)遇到這種情況時(shí),主持人可自我放松,情緒一旦放松,思維就會(huì)走上正常的途徑,主持就會(huì)得心應(yīng)手。4、注意會(huì)議的總結(jié)會(huì)議在達(dá)成決議后,主持人還要在散會(huì)前作出綜合和總結(jié),這才算是圓滿地主持了一個(gè)會(huì)議 。無總結(jié),便是虎頭蛇尾。在總結(jié)和綜合中,主持人提綱挈領(lǐng)地將會(huì)議中提及的重點(diǎn)強(qiáng)調(diào),讓繕寫會(huì)議記錄的同事核對(duì)一下資料,也同時(shí)提醒與會(huì)者不要忘記這些重點(diǎn)。對(duì)于會(huì)議的決定、建議及結(jié)論,清楚明確地再重申一遍。這樣做,有三個(gè)目的:⑴ 可以讓紀(jì)錄會(huì)議的同事更方便地核對(duì)資料。⑵ 可以即時(shí)檢查主持人和與會(huì)者之間有沒有溝通障礙,彼此對(duì)事情的理解是否一致。若大家對(duì)結(jié)論有未盡同意之處,此時(shí)便要立即提出修正,以免錯(cuò)誤地載入會(huì)議記錄中,日后造成尷尬局面。⑶ 主持人可以再作出總結(jié)時(shí),重申一次分工的安排,令所有與會(huì)者都清楚知道各自要在會(huì)議后跟進(jìn)什么事項(xiàng),最好還列出時(shí)限和檢查方法。這樣,主持人便能確保與會(huì)者之間沒有溝通不善的問題存在,日后如未能在工作上解決問題,一定是其他因素影響。
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