訂單管理制度

　　訂單管理制度（一）

　�。ㄒ唬┎少徲唵蔚拿骷�(xì)管理

　　采購訂單的明細(xì)管理主要是通過對(duì)采購訂單各項(xiàng)目的管理，使企業(yè)相關(guān)部門能夠明確掌握商品訂貨的情況。當(dāng)采購單位決定采購對(duì)象后，企業(yè)通常會(huì)寄發(fā)訂購單給供應(yīng)商，以作為雙方將來交貨、驗(yàn)收、付款的依據(jù)。訂購單內(nèi)容主要側(cè)重于交易條件、交貨日期、運(yùn)輸方式、單價(jià)、付款方式等。因用途不同，訂購單可分為廠商聯(lián)（第一聯(lián)），作為供應(yīng)商交貨時(shí)間的憑證；回執(zhí)聯(lián)（第二聯(lián)），由供應(yīng)商簽字確認(rèn)后寄回給企業(yè)物料聯(lián)（第三聯(lián)），作為企業(yè)控制存量和驗(yàn)收的參考；請(qǐng)款聯(lián)（第四聯(lián)），作為結(jié)算貨款的依據(jù)；承辦聯(lián)（第五聯(lián)），由制發(fā)訂購單的單位自存。

　�。ǘ�）采購訂單的跟蹤管理

　　訂單跟蹤是采購人員的重要職責(zé)，訂單跟蹤的目的有三個(gè)：促進(jìn)合同正常執(zhí)行、滿足企業(yè)的商品需求、保持合理的庫存水平。在實(shí)際訂單操作過程中，合同、需求、庫存三者之間會(huì)產(chǎn)生矛盾，突出地表現(xiàn)為由于各種原因合同難以執(zhí)行、需求不能滿足導(dǎo)致缺貨、庫存難以控制。恰當(dāng)?shù)靥幚砉��?yīng)、需求、緩沖余量之間的關(guān)系是衡量采購人員能力的關(guān)鍵指標(biāo)。采購訂單跟蹤過程如圖所示。

　　1.合同執(zhí)行前訂單跟蹤。訂單人員在完成訂單合同之后，要及時(shí)了解供應(yīng)商是否接受訂單，是否及時(shí)簽返訂單合同。在采購環(huán)境里，同一商品往往有幾家供應(yīng)商可供選擇，獨(dú)家供應(yīng)商的情況很少。雖然每個(gè)供應(yīng)商都有分配比例，但在具體操作時(shí)可能會(huì)遇到因?yàn)楦鞣N原因的拒單現(xiàn)象，由于出現(xiàn)變化，供應(yīng)商可能要提出改變某些合同條款，包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨日期等。如果供應(yīng)商按時(shí)返簽訂單合同，則說明供應(yīng)商的選擇正確；如果供應(yīng)商確實(shí)難以接受訂單，可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商。與供應(yīng)商正式簽訂的合同要及時(shí)存檔，以備后查。

　　2.合同執(zhí)行過程中訂單的跟蹤。進(jìn)人訂單實(shí)際作業(yè)階段的第一項(xiàng)工作，就是要簽訂一份與供應(yīng)商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應(yīng)全力跟蹤，并且應(yīng)和供應(yīng)商相互協(xié)調(diào)，建立起相互之間的業(yè)務(wù)銜接、作業(yè)規(guī)范的合作框架。合同跟蹤應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

　�。�1）嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備商品的詳細(xì)過程，保證訂單正常執(zhí)行。在跟蹤過程中，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)反饋，需要中途變更的要立即解決，不可貽誤時(shí)間。不同種類的商品，其準(zhǔn)備過程不同�？傮w上可分為兩類：一類是供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙定制的商品，存在著加工過程的周期長(zhǎng)，變化多的特點(diǎn)。對(duì)于這類訂單的跟蹤管理，可以向供應(yīng)商單位派常駐代表，以起到信息溝通、技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查的作用。常駐代表應(yīng)當(dāng)深入到生產(chǎn)線各個(gè)工序、各個(gè)管理環(huán)節(jié)，幫助發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)措施，切實(shí)保證徹底解決有關(guān)問題；另一類是供應(yīng)商有存貨，不存在加工過程，周期短。對(duì)這類訂單的跟蹤管理可視情況分別采用定期或不定期到工廠進(jìn)行監(jiān)督檢查，或者設(shè)監(jiān)督點(diǎn)對(duì)關(guān)鍵工序或特殊工序進(jìn)行監(jiān)督檢查；要求供應(yīng)商自己報(bào)告生產(chǎn)條件情況、提供相應(yīng)檢驗(yàn)記錄、讓大家進(jìn)行評(píng)議等辦法實(shí)行監(jiān)督控制。

　�。�2）緊密響應(yīng)生產(chǎn)需求形勢(shì)。如果因市場(chǎng)原因需求緊急，要求本批商品立即到貨，應(yīng)馬上與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，必要時(shí)可幫助供應(yīng)商解決疑難問題。有時(shí)市場(chǎng)需求出現(xiàn)滯銷，企業(yè)經(jīng)研究決定延緩或取消本次訂單商品供應(yīng)，訂單人員也應(yīng)盡快與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確定其可承受的延緩時(shí)間，或終止本次訂單操作，給供應(yīng)商相應(yīng)的賠款。

　�。�3）慎重處理庫存控制。庫存水平在某種程度上體現(xiàn)了訂單人員的水平。訂單人員既要保證銷售正常，又要保持最低的庫存水平，也就是必須保持與正常經(jīng)營(yíng)相適應(yīng)的商品庫存量。因?yàn)槠髽I(yè)庫存過大，占用資金，增加管理費(fèi)用；庫存過小，則品種不全，數(shù)量不足，容易造成脫銷。

　�。�4）控制好商品驗(yàn)收環(huán)節(jié)。商品到達(dá)訂單規(guī)定的交貨地點(diǎn)，對(duì)國(guó)內(nèi)供應(yīng)商來說一般是企業(yè)倉庫，對(duì)境外交貨則是企業(yè)國(guó)際物流中轉(zhuǎn)中心。境外交貨的情況下，供應(yīng)商在交貨前會(huì)將到貨情況表傳真給訂單人員，訂單操作者應(yīng)按照原先所下的訂單對(duì)到貨的物品、批量、單價(jià)及總金額等進(jìn)行確認(rèn)，并進(jìn)行錄入歸檔，開始辦理付款手續(xù)。境外的付款條件可能是預(yù)付款或即期付款，一般不采用延期付款，因此訂單人員必須在交貨前把付款手續(xù)辦妥。

　　3.合同執(zhí)行后訂單跟蹤。應(yīng)按合同規(guī)定的支付條款對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款，并進(jìn)行跟蹤。訂單執(zhí)行完畢的柔性條件之一是供應(yīng)商收到本次訂單的貨款，如果供應(yīng)商未收到付款，訂單人員有責(zé)任督促付款人員按照流程規(guī)定加快操作，否則會(huì)影響企業(yè)信譽(yù)。商品在使用過程中，可能會(huì)出現(xiàn)問題，偶發(fā)性的小問題可由采購：人員或現(xiàn)場(chǎng)督驗(yàn)者聯(lián)系供應(yīng)商解決，重要的問題可由質(zhì)檢人員解決。

　　（三）采購訂單的使用管理

　　對(duì)于尚未使用電腦系統(tǒng)的公司，一份訂單通常有7～9份副本。而在使用計(jì)算機(jī)的條件下，將一份采購訂單分寄到每個(gè)部門的電子郵箱就可以了。供應(yīng)商在原件上簽字后將其送回買方，就表明供應(yīng)商已收到訂單并同意訂單的內(nèi)容。從法律上來講，發(fā)送訂單的采購部門構(gòu)成了合同提供者，而確認(rèn)訂單的供應(yīng)商則構(gòu)成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個(gè)重要組成部分。

　　采購部門將一份訂單副本送達(dá)會(huì)計(jì)部門（例如應(yīng)付賬款），提出需求的部門接收并進(jìn)行交易。采購部門通常保留有幾份訂單的副本及相關(guān)收據(jù)，其他部門應(yīng)對(duì)采購訂單和收款收據(jù)有很高的透明度：

　　1.會(huì)計(jì)部門能夠得知未來的支付條件，同時(shí)還持有一份訂單副本，以便在：貨物到達(dá)時(shí)對(duì)付款進(jìn)行核對(duì)。

　　2.采購訂單應(yīng)有訂單編號(hào)以便相關(guān)部門備案。

　　3.接收部門持有與商品收據(jù)相匹配的訂單副本，該部門還可以用特殊的采購訂單幫助預(yù)測(cè)進(jìn)貨的作業(yè)量。

　　4.提出需求者在需要查詢一份訂單狀況時(shí)可參考的采購訂單數(shù)字。

　　5.運(yùn)輸部門知曉交貨要求，針對(duì)每一次交貨安排承運(yùn)人或使用公司內(nèi)部運(yùn)輸。

　　6.訂單將在所有的部門長(zhǎng)期有效，直到買方公司確認(rèn)貨物已收且符合數(shù)量及質(zhì)量要求為止。

　　訂單管理制度（二）

　　1、目的

　　規(guī)范采購管理工作，加強(qiáng)采購過程控制，強(qiáng)化供應(yīng)商管理，確保適時(shí)、適價(jià)、適量地供應(yīng)公司生產(chǎn)所需物料。

　　2、適用范圍

　　適用于公司生產(chǎn)物料的采購過程控制、對(duì)賬發(fā)票管理以及新開發(fā)廠商和合格供應(yīng)商定期或不定期的評(píng)估選擇等。

　　3、職責(zé)

　　3.1 采購文員：負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)，物料的催貨，異常的追蹤，訂單對(duì)賬、請(qǐng)款和發(fā)票的催繳以及協(xié)助進(jìn)行供應(yīng)商的評(píng)估等。

　　3.2 采購專員：負(fù)責(zé)物料價(jià)格的談判、定價(jià)，選擇合格的供應(yīng)商，物料異常的處理、追蹤及異常信息的傳遞，對(duì)賬單、請(qǐng)款單的初審，物料采購成本的控制分析以及合作供應(yīng)商關(guān)系的協(xié)調(diào)等。

　　3.3 供應(yīng)管理員：根據(jù)物料供應(yīng)商需求預(yù)測(cè)分析，為采購專員提供經(jīng)評(píng)估合格的供應(yīng)商供其選擇，供應(yīng)商的定期或不定期評(píng)估結(jié)果的制定和傳達(dá)，跟進(jìn)新物料或新供應(yīng)商的打樣情況。

　　3.4 計(jì)劃組主管：對(duì)物料采購訂單的審核，協(xié)調(diào)物料異常情況的處理和跟蹤處理結(jié)果，審核供應(yīng)商的考評(píng)和選取，完善物料采購管理。

　　3.5 生產(chǎn)部經(jīng)理：負(fù)責(zé)采購對(duì)賬單和請(qǐng)款單的批準(zhǔn)，物料采購成本控制的審核，供應(yīng)商合作關(guān)系的協(xié)調(diào)，以及跨部門之間異常的協(xié)調(diào)。

　　4、采購訂單管理流程

　�。ㄒ姼郊�）

　　5、采購訂單管理內(nèi)容

　　5.1供應(yīng)商選用規(guī)定

　　5.1.1采購專員根據(jù)訂單要求和供應(yīng)商管理員提供的供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告，合理選擇合作廠商并進(jìn)行價(jià)格確認(rèn)。5.1.2采購專員必需選擇經(jīng)供應(yīng)商管理評(píng)估合格的供應(yīng)商或經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理核準(zhǔn)的'選用供應(yīng)商作為訂單下單的對(duì)象，未經(jīng)評(píng)估合格的供應(yīng)商暫時(shí)不做考慮（特殊物料的供應(yīng)商除外）。

　　5.1.3合作供應(yīng)商在未經(jīng)評(píng)估合格（特殊物料除外）的情況下選用的，造成的異常損失由下單人員負(fù)責(zé)并記錄個(gè)人考評(píng)。

　　5.1.4采購訂單的供應(yīng)商選擇和價(jià)格評(píng)定需由計(jì)劃組主管審核，生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)后才能下單達(dá)給合作供應(yīng)商。未經(jīng)供應(yīng)商選用審核或批準(zhǔn)而下達(dá)的采購訂單，其造成的責(zé)任由下單人員負(fù)責(zé)，并記錄個(gè)人考評(píng)。

　　5.2價(jià)格管理規(guī)定

　　5.2.1采購專員依物料規(guī)格、交期、品質(zhì)要求及其它交易條件， 選擇適當(dāng)?shù)墓��?yīng)商， 作詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)作業(yè)。

　　5.2.2采購專員合理選擇供應(yīng)商之后，根據(jù)其收集的市場(chǎng)信息跟供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判（老供應(yīng)商的物料進(jìn)行價(jià)格確認(rèn)）并確認(rèn)物料訂價(jià)。比價(jià)作業(yè)：在詢價(jià)作業(yè)完成后需有兩家以上供應(yīng)商提供價(jià)格做比較， 并考慮品質(zhì)、成本、交期等符合本公司需求的供應(yīng)商， 若客戶指定要求或獨(dú)有技術(shù)等特殊案件可不作比較范圍。議價(jià)作業(yè)：合格供應(yīng)商只有獨(dú)家時(shí)則依供應(yīng)商提供之價(jià)格， 比照以往采購記錄及平時(shí)收集的價(jià)格信息， 由采購專員與供應(yīng)商議價(jià)。

　　5.2.3采購文員根據(jù)采購專員和供應(yīng)商最終確認(rèn)的價(jià)格列入采購訂單，并將采購訂單交由計(jì)劃組主管審核及生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)。未經(jīng)采購價(jià)格審核和批準(zhǔn)的采購訂單不能下達(dá)給供應(yīng)商，由此造成的損失由下單人員負(fù)責(zé)。

　　5.3下單管理規(guī)定

　　5.3.1采購專員在接到生管員的物料采購需求之后，及時(shí)核實(shí)訂單所要求的資料文件和供應(yīng)商的工藝技術(shù)文件是否準(zhǔn)確和齊全。并由采購文員整理歸檔，作為訂單下達(dá)的資料準(zhǔn)備。采購專員對(duì)資料不全或有錯(cuò)誤的訂單需及時(shí)協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)員或研發(fā)組主管進(jìn)行確認(rèn)，未經(jīng)確認(rèn)前需及時(shí)傳達(dá)信息給生管員和物控員進(jìn)行訂單調(diào)整。

　　5.3.2采購專員根據(jù)供應(yīng)商管理員提供的<供應(yīng)商綜合評(píng)估表>以及備用合格新供應(yīng)商名單，合理選擇物料供應(yīng)商，并依據(jù)價(jià)格管理規(guī)定對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格確認(rèn)。

　　5.3.3采購文員根據(jù)采購專員提供的物料供應(yīng)商和確認(rèn)的價(jià)格及時(shí)編制采購訂單，并由計(jì)劃組主管審核和生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)后交由采購專員蓋章并下達(dá)給供應(yīng)商。采購文員需確認(rèn)訂單是否下達(dá)到供應(yīng)商，需追蹤供應(yīng)商的訂單回傳并存檔。

　　5.3.4未經(jīng)確認(rèn)的采購訂單不得下達(dá)給供應(yīng)商，由此而造成的損失由下單人員負(fù)責(zé)。