企業(yè)檔案管理規(guī)定（通用9篇）

企業(yè)檔案管理規(guī)定 篇1

　　第一章 總則

　　第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。

　　第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務(wù)。

　　第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡(luò)化管理。

　　第二章 檔案機構(gòu)及其職責(zé)

　　第五條 公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。

　　第六條 檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負(fù)責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管，同時監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。

　　第七條 辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

　　第三章 檔案的管理

　　第八條 整理辦法：

　　1. 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。

　　2. 步驟：

　　A. 收集

　　文書檔案：當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。

　　企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。

　　B. 整理 根據(jù)分類和成立時間整理。

　　C. 分類 根據(jù)下述分類方法分類。

　　D. 立卷 區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。

　　第九條 過程管理：

　　1. 屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。

　　2. 屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。

　　第十條 監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。

　　第十一條 銷毀：須報總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。

　　第十二條 公司檔案的分類及編號：指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號要求操作。

　　第十三條 在業(yè)務(wù)中對外簽署的各種經(jīng)濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。

　　第十四條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　第十五條 分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權(quán)。

　　第四章 檔案備份制度

　　第十六條 公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。

　　第十七條 各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。

　　第十八條 備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。

　　第五章 處理條例

　　第十九條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

　　1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案;

　　2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案;

　　3. 涂改、偽造檔案;

　　4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者;

　　5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。

　　第六章 責(zé)任

　　第二十一條 本制度適用于公司各子公司、各部門及各員工。

　　第二十二條 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室，第一責(zé)任人為各部門指定的資料員;第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門負(fù)責(zé)人。

企業(yè)檔案管理規(guī)定 篇2

　　一、目的

　　為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營活動中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為公司各項工作服務(wù)，特制定本管理制度。

　　二、管理職責(zé)

　　人力資源部人事檔案管理職責(zé)：

　　1、 負(fù)責(zé)制訂、修改和完善人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實施細(xì)則等規(guī)范;

　　2、 負(fù)責(zé)本制度在實施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查;

　　3、 負(fù)責(zé)公司全體員工人事檔案管理工作;

　　三、人事檔案內(nèi)容

　　人事檔案是全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有如下幾類：

　　1、 履歷材料(包括個人的簡歷資料);

　　2、 學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;

　　3、 獎勵及處分材料;

　　4、 培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議材料;

　　5、 勞動合同、保密協(xié)議、錄用、聘用、離職材料;

　　6、 身份證、畢業(yè)證復(fù)印件;

　　7、 照片一張;

　　8、 文件檔案資料移交明細(xì)表。

　　四、人事檔案編號

　　必須按照統(tǒng)一的編號(員工為：W×××××，職員為：M×××××)進行編號，檔案按部門分類做標(biāo)記方便查找。

　　(由其他部門轉(zhuǎn)入的員工檔案，仍按照其原來的員工編號進管理，并分類存檔管理。)

　　五、人事檔案的收集

　　1、 新進人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)三日之內(nèi)，將新進員工的人事檔案收集、整理，

　　并交由人力資源部人事檔案保存管理的人員統(tǒng)一歸檔。

　�、� 前臺文員：新員工報到后，收齊新入職員工的身份證件復(fù)印件、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他

　　相關(guān)資質(zhì)證件、技術(shù)職稱相關(guān)證件、健康證復(fù)印件、一寸照片、填寫《員工入職登記表》后，統(tǒng)一裝訂，并在《員工入職登記表》下方寫上員工編號、員工姓名、入職日期、轉(zhuǎn)正日期，辦理完后將以下檔案交至招聘專員。

　�、� 招聘專員：收到以上資料后，將《應(yīng)聘人員面試登記表》(必須要有初試、復(fù)試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見簽署)及相關(guān)部門試題統(tǒng)一裝訂后存檔。

　　2、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時

　　員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，人事專員必須將《人事異動表》、《員工轉(zhuǎn)正考核表》收集后歸入該員工的人事檔案袋內(nèi)。

　　3、員工辦理異動手續(xù)時

　　人力資源部門在完成員工異動手續(xù)三個工作日內(nèi)，將員工異動手續(xù)資料存入該員工檔案內(nèi)，具體資料有：

　　1)《人事異動表》;

　　2)《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》《待辦工作(事宜)移交明細(xì)表》

　　4、員工辦理離職手續(xù)時

　　人事專員在辦完員工離職手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料存入該員工的檔案并移出在職人員人事檔案，存入離職檔案內(nèi)。

　　六、人事檔案的借閱與移交

　　凡借用人事檔案，原則上到人力資源源查閱即可，特殊情況必須填寫《人事檔案借閱申請表》，由人力資源部經(jīng)理核實理由，方可借出，借出的檔案必須在一天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。

　　1、 借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和污損

　　檔案資料;

　　2、 不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中取證，必須事先經(jīng)人力資源部

　　經(jīng)理審核同意;

　　3、 查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處;

　　4、 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。

　　七、其他規(guī)定

　　1、 凡是公司工作人員(正工員工、試用員工和臨時員工)都必須建立檔案;

　　2、 人事檔案(電子檔)一年輸出兩次紙本，并于每年的6月30與12月30將檔案資料交

　　檔案室存檔;

　　3、 檔案管理人員應(yīng)具有良好的思相素養(yǎng)，在工作中須嚴(yán)格遵守保密制度;

　　4、 不得擅自處理或銷毀檔案資料，應(yīng)按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀(離職

　　人事檔案保存五年，主管以上及特殊人員檔案資料長期保留);

　　5、 人力資源部經(jīng)理定期或不定期對人事檔案管理工作進行檢查與督導(dǎo)。

　　八、支持表格

　　《人事檔案借閱申請表》

　　九、相關(guān)表格

　　《應(yīng)聘人員面試登記表》

　　《員工入職登記表》

　　《人事異動表》

　　《員工轉(zhuǎn)正考核表》

　　《文件檔案資料移交明細(xì)表》

　　《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》

　　《客戶資料移交明細(xì)表

　　其它：人力資源部對本規(guī)定擁有修訂權(quán)和最終解釋權(quán)。

　　人力資源部

　　20xx-3-7

企業(yè)檔案管理規(guī)定 篇3

　　1.總則

　　1.1 公司人事檔案是指記錄和反映員工的經(jīng)歷和德才情況的檔案。它是對員工任免、調(diào)動及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依據(jù)之一。為加強人事檔案的有效管理，特制定人事檔案管理制度。

　　1.2 人事檔案具有以下特性：真實性，這是員工個人經(jīng)歷和德才情況的真實記錄;保密性，它屆黨和國家的機密;可靠性，它必須具有完備的手續(xù);獨立性，它是以個人為立案單位。

　　1.3 公司人事檔案由黨委組織部門歸口統(tǒng)一管理。

　　2.人事檔案的歸檔范圍

　　2.1 組織人事部門應(yīng)當(dāng)歸檔的材料包括：

　　a 干部履歷表;

　　中層干部任免、聘任及解聘材料;

　　c 科技干部技術(shù)職稱確定呈報表;

　　d 大中專畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級表;

　　e 各類干部的鑒定材料;

　　f .出國人員審批表及出國人員鑒定表;

　　g 學(xué)歷證明;

　　h 干部退休、離休審批表;

　　i 干部違紀(jì)處分決定、批復(fù)等綜合材料，以及本人檢查、交待、申訴材料; j 取消或撤銷行政違紀(jì)處分決定、批復(fù)、平反決定材料及本人申訴材料; k 后備干部考核材料及登記表;

　　1 工程技術(shù)人員和業(yè)務(wù)管理人員獎勵材料;

　　m 大中專畢業(yè)生、對調(diào)和單調(diào)干部以及轉(zhuǎn)業(yè)干部檔案;

　　發(fā)展新黨員有關(guān)材料，如入黨志愿書、入黨申請書及入黨政審材料和入黨轉(zhuǎn)正申請;

　　o 中國共產(chǎn)黨黨員登記表;

　　公司以上先進獎勵材料;

　　q 中國共產(chǎn)黨黨員退黨的有關(guān)材料;

　　r 預(yù)備黨員延長預(yù)備期及取消預(yù)備黨員資格材料;

　　中共黨員違紀(jì)處分決定，批復(fù)及處分的甄別材料及平反決定材料。

　　2.2 勞資部門應(yīng)歸檔的材料主要有：

　　a 員工登記表;

　　各種審批表：如勞動合同制審批表、調(diào)整工資審批表、學(xué)徒工定級審批表、復(fù)職審批表及要害作業(yè)崗位審批表;

　　c 各類生產(chǎn)工人檔案;

　　d 工人行政違紀(jì)處分決定及本人檢查材料;

　　e 撤銷對工人行政違紀(jì)處分決定、平反材料及本人申訴材料;

　　f. 退職、退休人員提高待遇審批表;

　　g 開除廠籍及解除合同的有關(guān)材料。

　　2.3 保衛(wèi)部門應(yīng)歸檔的材料主要有：

　　a 各種刑事犯罪和政治犯罪的判決書;

　　刑事處分材料;

　　c 勞動教養(yǎng)通知書及教養(yǎng)期滿釋放有關(guān)材料。

　　2.4 公司工會應(yīng)歸檔的材料主要有：

　　a 公司級以上先進生產(chǎn)者(勞模)、先進工作者(勞模)登記表及事跡材料; b 干部、工人死亡后組織上寫的悼詞;

　　c 干部、工人非正常死亡的調(diào)查材料及善后處理意見。

　　2.5 團委應(yīng)歸檔的材料主要有：

　　a入團志愿書、入團申請書;

　　退團申請書及退團登記表;

　　c團員及團干部各種獎勵材料;

　　d 團員違紀(jì)處分材料及撤銷處分的決定;

　　e 團員各種鑒定材料。

　　3 人事檔案的管理

　　3.1 人事檔案歸檔要求

　　3.1.1 歸檔的材料及名稱(或標(biāo)題)應(yīng)確切、清楚，并寫在材料醒目的位置。

　　3.1.2 歸檔的材料，應(yīng)鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、清晰。

　　3.1.3 歸檔的材料或表格，一律用十六開紙書寫或印刷，如必須用大號開紙印刷，允許按16開折頁。

　　3.1.4 形成材料的部門要認(rèn)真填寫以下內(nèi)容：

　　a 形成材料的部門應(yīng)蓋公章;

　　單位負(fù)責(zé)人應(yīng)簽字;

　　c 個人形成的材料，形成材料人應(yīng)簽字;

　　d 填寫形成材料的年、月、日。

　　3.2 人事檔案的保管要求：

　　3.2.1 對存放檔案的庫房要求，主要有：

　　a 庫房清潔、適用和牢固;

　　有防盜及防火措施和工具;

　　c 既能防潮，又能防曬;

　　d 有防蟲及防鼠措施。

　　3.2.2. 按“企業(yè)檔案分類”規(guī)定，必須做到認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達(dá)到檔案、卡片、人員、名冊四統(tǒng)一。

　　3.2.3 定期與不定期檢查案卷的擺放裝置，各項安全措施及庫房周圍的環(huán)境情況，若發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以解決。

　　3.2.4 經(jīng)常保持人事檔案與登記臺帳、案卷存放位置相一致，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施糾正。

　　3.2.5 每半年進行一次抽查，每年進行一次全面檢查。

　　4 人事檔案的借閱

　　4.1 凡因下列需要借閱人事檔案，必須辦理借閱手續(xù)：

　　a 調(diào)資;b 提級考核;c 調(diào)動工作;d 任免事項;e 政審;f 組織處理;g入黨;h 出國;I 離、退休等。

　　4.2 查閱人事檔案的手續(xù)

　　4.2.1 只能由查閱單位的黨組織指派黨員到檔案室查閱，一般不外借;必須外借時，需經(jīng)有關(guān)組織部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但不得中途轉(zhuǎn)借。外借檔案必須在十五天內(nèi)歸還。

　　4.2.2 查閱人事檔案人員，對檔案應(yīng)嚴(yán)加保密，不得向無關(guān)人員泄密。

　　4.2.3 查閱人事檔案時，不準(zhǔn)在材料上圈劃、折疊、涂改、污損、撤換、拆毀、拍照、復(fù)印。

　　4.2.4 閱檔時必須抄錄有關(guān)材料，需經(jīng)檔案室主管人員同意。

　　4.2.5 組織、人事、紀(jì)委、保衛(wèi)等部門查閱檔案時，須經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　4.2.6 單位(部門)或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：

　　4.2.6.1 由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由、并加蓋公章。

　　4.2.6.2黨委組織部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料。

　　4.2.6.3證明材料由黨委組織部門主管領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。

　　5 人事檔案的轉(zhuǎn)遞

　　5.1 人事檔案轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出，人事檔案部門要審批手續(xù)完備，登記清楚，責(zé)任明確。

　　5.2 凡員工調(diào)動工作，做到人事檔案隨人走，避免人事檔案與人的工作單位不一致。

　　5.3 凡調(diào)往外省、市的工人、干部，其本人檔案內(nèi)黨委組織部門負(fù)責(zé)郵遞。

　　5.4 人事檔案轉(zhuǎn)遞方式

　　5.4.1 外省、市人事檔案，以機密件掛號郵寄，嚴(yán)密包裝。嚴(yán)禁本人攜帶或以平信郵寄。

　　5.4.2 市內(nèi)人事檔案，由對方單位派人持介紹信提取，一般不應(yīng)郵寄，不得本人攜帶

　　看了

企業(yè)檔案管理規(guī)定 篇4

　　一、 目的

　　為規(guī)范公司檔案資料管理，增強公司檔案資料的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同(包括勞動合同)、工程資料、業(yè)主/客戶資料、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、檔案資料管理員

　　公司的檔案資料管理由總經(jīng)理/副總經(jīng)理指定檔案資料管理員負(fù)責(zé)，各部門資料如各部門負(fù)責(zé)人指定檔案資料管理員負(fù)責(zé)。

　　四、檔案管理員的職責(zé)

　　1、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

　　2、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　3、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　4、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

　　5、保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1、 公司的歸檔資料實行“及時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作時間公司來往文件/業(yè)主資料的歸檔及每年二月份為公司檔案資料歸檔。

　　2、各主管部門負(fù)責(zé)人應(yīng)積極配合與支持檔案管理員各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。

　　3、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。

　　4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以

　　上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　5、檔案管理員根據(jù)公司實際情況及檔案資料的實際使用性實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類與歸檔

　　1. 公司檔案資料的分類根據(jù)公司的實際情況及檔案資料的查找實用性歸檔。

　　2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。 七、檔案資料的保存期限?

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：?

　　1、永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會及 股東會紀(jì) 錄;(5)財務(wù)報表;(6)政府機關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計圖;(9)工程資料及業(yè)主資料檔案;(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　2、20xx年保存：(1)預(yù)算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存20xx年的文書。

　　3、5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。 4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

　　5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　七、檔案的借閱

　　1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材

　　料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)借閱的檔案資料的部門負(fù)責(zé)人及公司總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn);借閱詳細(xì)的業(yè)主資料檔案必須由部門負(fù)責(zé)人報公司副總經(jīng)理/總經(jīng)理批準(zhǔn)后借閱。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理

　　員催還。需要長期借出的，須經(jīng)公司總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污

　　文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　7、會計檔案由財務(wù)部自行保管。會計檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財

　　務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會計檔案時，應(yīng)持正式公

　　文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。

　　八、檔案的銷毀

　　1、 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交副總經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　4、 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔

　　案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理/副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀。

　　九、罰則

　　1、無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍

　　拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　2、公司各部門員工凡泄露公司檔案資料，經(jīng)核實情況屬實，并無其他正當(dāng)

　　理由的，公司將按情節(jié)的輕重進行處理。嚴(yán)重者將給予辭退處理。對涂改、拆散或未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　3、公司各部門員工不按借閱期限歸還檔案資料的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事

　　人寫出書面檢查。

　　4、公司各部門員工遺失檔案的，應(yīng)立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，

　　經(jīng)核實情況屬實，并無其他正當(dāng)理由的，公司將按情節(jié)的輕重進行處理。嚴(yán)重者將給予辭退處理。

　　十、本管理規(guī)定自公布之日起實施。

企業(yè)檔案管理規(guī)定 篇5

　　第一章總則

　　為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。 第二章會計檔案管理部門

　　1.公司檔案主管部門和財務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，由財務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點保管。保管地點應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

　　2.財務(wù)部門及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　第三章會計檔案歸檔的范圍

　　1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。

　　2.會計賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

　　3.財務(wù)報告。包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標(biāo)快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告。

　　4.其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關(guān)的，由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。

　　5.增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。 第四章會計檔案的整理

　　會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。 1.會計憑證。

　　(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。 (2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

　　(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。 2.會計賬簿。

　　各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。 (1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。

　　(2)會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

　　(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。 (4)會計賬簿的裝訂順序：

　　會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。

　　(5)裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。 (6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

　　(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。 (8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。 3.會計報表。

　　會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。 第五章 會計檔案的歸檔保管

　　1.當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。

　　2.會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。 3.機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。 第六章會計檔案的借閱使用

　　1.財務(wù)部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

　　2.凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。 3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。 4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需 需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。 第七章 各種會計檔案保管期限 1.會計憑證保管20xx年。

　　2.會計賬簿保存20xx年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存20xx年。 3.會計報表保存20xx年，其中年度決算表永久保存。 4.發(fā)貨票保管5年。 第八章 會計檔案的銷毀

　　1.會會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務(wù)部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。

　　2.按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認(rèn)真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 第九章 附則

　　1.本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。 2.附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。

　　會計檔案保管期限表

企業(yè)檔案管理規(guī)定 篇6

　　1.根據(jù)有關(guān)會計檔案管理規(guī)定管理本公司財務(wù)會計檔案;

　　2.財務(wù)會計檔案的范圍：

　　2.1會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他憑證;

　　2.2會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等;

　　2.3會計報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，及會計報表、附表、附注和文字說明等;

　　2.4其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清單、保管清冊、銷毀清冊;各類經(jīng)濟合同(包括會簽單、審批單等);銀行開戶許可證;其他有財務(wù)保存價值的資料。

　　3.財務(wù)、會計檔案的裝訂應(yīng)按類別、按編號順序按時裝訂成冊，標(biāo)明月份、起止年、號數(shù)、憑證張數(shù)，由裝訂人、審核人、主管簽章;具體時間要求如下：

　　3.1會計憑證：當(dāng)月會計憑證必須于次月15日以前裝訂完畢

　　3.2會計賬簿：電腦賬本必須于次年1月底以前打印并裝訂完畢

　　3.3銀行存款余額調(diào)節(jié)表、對賬單：必須于次年1月底以前裝訂完畢

　　3.4財務(wù)報告：按年裝訂，必須于次年1月底以前裝訂完畢

　　3.5經(jīng)濟合同：按經(jīng)濟合同類別、所屬項目來裝訂

　　4.當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管

　　一年，期滿后，編制移交清冊，移交檔案室保管。

　　5.凡需借閱會計憑證、賬簿、財務(wù)報告三大類檔案的，必須嚴(yán)格按以下規(guī)定辦理：

　　5.1有權(quán)借閱本公司財務(wù)會計檔案的人員為：集團的董事長、總裁及分管副總裁、財務(wù)總監(jiān)、財務(wù)經(jīng)理、審計經(jīng)理;本公司的常務(wù)副總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理和主管會計。

　　5.2其他人員需調(diào)閱有關(guān)財務(wù)會計檔案的，必須本公司總經(jīng)理和財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)、且必須在財務(wù)部門查閱;未經(jīng)財務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn)不得復(fù)印。

　　6.出納人員不得兼管檔案;

　　7.財務(wù)會計工作移交的規(guī)定：

　　7.1財務(wù)人員因故離開公司或工作調(diào)動時，必須與接管人員辦理工作交接手續(xù)，否則不予辦理離職手續(xù)。

　　7.2財務(wù)人員在辦理移交工作手續(xù)前必須及時辦理完畢未了的工作事項，移交人須填寫工作移交清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括交接日期、交接雙方姓名及職務(wù)崗位、交接實物的名稱和數(shù)量、憑證賬冊的名稱數(shù)量及所屬期限、文件名稱及數(shù)量、其他需說明的問題，其中電子數(shù)據(jù)應(yīng)說明存放目錄和文件名稱，并進行實際操作。

　　7.3本公司會計主管及以下人員的工作移交，由財務(wù)經(jīng)理監(jiān)交。 8本制度經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會討論通過，自頒布之日起執(zhí)行。 9本制度解釋權(quán)在公司計劃財務(wù)部。

企業(yè)檔案管理規(guī)定 篇7

　　1、 總則

　　為加強本公司文書立卷工作，完善檔案管理制度，特制定本規(guī)定。

　　2、 適用范圍

　　歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價 值的文件材料，都要按照本規(guī)定的規(guī)定，分別立卷歸檔。

　　3、 原則

　　公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽 存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　4、文件材料的收集管理

　　堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。

　　5、辦公室收集

　　凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　6、主管部門收集

　　6.1 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　6.2 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。

　　6.3 本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報銷會議費用。

　　7、各部門專(兼)職文書的職責(zé)

　　7.1 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　7.2 認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份

　　前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

　　7.3 承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

　　8、歸檔范圍

　　8.1 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

　　8.2 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

　　8.3 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　8.4 本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。

　　8.5 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

　　8.6 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

　　8.7 信訪工作材料。

　　8.8 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　8.9 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

　　8.10 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　8.11 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　9、平時歸卷

　　各部門者要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

　　10、案卷目錄

　　各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

　　11、資料送交

　　公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

　　12、登記

　　專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

　　13、案卷質(zhì)量

　　為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

　　案卷質(zhì)量的基本要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

　　14、歸檔資料

　　歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等要及時送檔案室存檔。

　　15、檔案檢查

　　檔案室要定期開展檔案質(zhì)量檢查。對于沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應(yīng)當(dāng)及時予以糾正。

　　16、本規(guī)定自布之日起施行。

企業(yè)檔案管理規(guī)定 篇8

　　第一章 總則

　　第一條 制定目的和內(nèi)容：為了加強檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法的規(guī)定》，結(jié)合本公司實際及內(nèi)部管理需要，制定本制度。

　　第二條 本制度適用的范圍，為會計檔案管理部門。

　　第三條 本制度由公司財務(wù)負(fù)責(zé)人行使監(jiān)察權(quán)力。

　　第二章 會計檔案管理要求

　　第一條 會計檔案由以下部分組成：

　　(一)會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證;

　　(二)會計賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬和其它輔助賬簿;

　　(三)會計報表：包括年度決算表、月報表和半年報表以及報表附表、附注和會計情況說明書;

　　(四)會計事務(wù)所出具的審計報告、對銀行會計報表、對稅務(wù)報表及稅務(wù)資料;

　　(五)其它會計資料：銀行對賬單、發(fā)票或收據(jù)存根聯(lián)、各種經(jīng)濟合同、電腦備份及軟件操作資料、相關(guān)學(xué)習(xí)會議資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

　　第二條 會計檔案的管理

　　公司會計人員為負(fù)責(zé)本公司的會計檔案工作，負(fù)責(zé)會計資料收集、整理、裝訂和管理，并設(shè)置專門的會計檔案室，指定專人保管。

　　第三條 會計檔案的整理

　　會計檔案由形成檔案的各部門和人員按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊，對同一年度的會計檔案先按會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料四大類別進行歸類，對每一類中的會計檔案再根據(jù)不同保管年限和檔案形成時間順序分別進行整理、立卷、裝訂成冊。

　　一、會計憑證的整理

　　(一) 每月中旬之前應(yīng)將上月的各種會計憑證分類按編號順序分本進行裝訂成冊。

　　(二) 每本憑證要求折疊整齊，憑證編號連續(xù)，附件齊全，每本憑證訂牢不松。

　　(三) 每本憑證應(yīng)加制封面、封底，憑證封面和每冊憑證背脊對各欄內(nèi)容必須填寫齊全，蓋章清晰。

　　(四) 裝訂好的憑證應(yīng)套上憑證盒，并填寫好憑證盒上各欄內(nèi)容。

　　二、會計賬簿的整理

　　(一) 在會計年度終了后的次年2個月內(nèi)，應(yīng)對各種賬冊進行整理、裝訂。整理賬簿時應(yīng)檢查所有賬頁是否已并入相應(yīng)賬戶內(nèi)，各種賬頁是否按科目的編號順序和日期先后排列整齊，賬面有否顛倒、夾錯、漏頁，賬頁與賬頁之間的余額是否銜接，每張賬頁是否填有科目代號和科目名稱，更改對是否劃紅線蓋名章，空頁、空格是否按規(guī)定寫明“空頁”字樣，年終封賬是否劃上紅線，年末余額是否按規(guī)定

　　結(jié)轉(zhuǎn)下年并在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年度”字樣，賬頁流水編號是否連續(xù)不斷。

　　(二) 賬簿裝訂要求訂牢不松，折疊整齊，不缺不漏，賬頁多的科目應(yīng)單獨分冊裝訂，賬頁少的科目可與其他科目賬頁合并裝訂，多科目賬頁合并裝訂時，同一科目的賬頁應(yīng)集中在一本賬冊內(nèi)，不能將其分散裝訂在多本賬冊中。

　　(三) 電腦賬應(yīng)在每個會計年度終了2個月后分類打印裝訂成冊，并加蓋名章。

　　三、會計報表的整理、裝訂

　　(一) 在辦完年終決算的第二個月應(yīng)對各種報表進行整理、裝訂，檢查報表是否齊全，張數(shù)有否短缺，名章是否蓋全。

　　(二) 各種月度報表應(yīng)按月裝訂成冊，年度決算報表應(yīng)單獨裝訂成冊。

　　(三) 分冊制作報表目錄，加制封面封底，封面上填明單位名稱，會計年度，所屬月份，報表名稱，蓋妥裝訂人員的騎縫名章。

　　四、其他會計資料的整理 平時應(yīng)做好其他會計資料的收集、積累和保管工作，根據(jù)其他會計資料的不同類型，分別按照上述會計憑證、賬簿、報表的裝訂要求進行整理、裝訂，并及時歸檔。

　　第四條 會計檔案的移交與保管

　　公司的當(dāng)年會計檔案在會計年度終了后，可暫由會計人員保管一年，期滿之后，各種會計檔案移交給公司會計檔案室，不得自行封包保存。采用電子計算機進行會計核算的，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計

　　檔案，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保證會計檔案的完整無缺，并嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度。

　　第五條會計檔案保存要求：

　　一、防止檔案的損壞，延長檔案使用壽命，維護檔案安全。

　　二、做好檔案的防火、防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作。

　　第六條 會計檔案的保管年限

　　第七條 會計檔案的查閱

　　由于工作需要調(diào)閱會計檔案，須遵守下列規(guī)定：

　　一、公司內(nèi)部人員需調(diào)閱會計檔案，必須填寫“會計檔案查閱申請單”，先由本部門負(fù)責(zé)人簽字后，再由會計檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽章同意后，方可調(diào)閱;其中，機密級以上檔案經(jīng)會計總監(jiān)或總經(jīng)理簽字同意后，方可調(diào)閱。

　　二、審計、財稅部門因?qū)徲嫼筒橘~事項需調(diào)閱會計檔案時，應(yīng)出具審計或查賬公文，并由公司接待部門填寫“會計檔案查閱申請單”，申請單經(jīng)公司會計檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽章同意后，方可查閱;其中，機密級以上檔案的調(diào)閱，須經(jīng)會計總監(jiān)批準(zhǔn)。

　　三、公安、檢察、法院、工商等部門因?qū)�理相關(guān)案件需調(diào)閱會計檔案時，應(yīng)出具 正式公文或介紹信，經(jīng)公司法務(wù)部門審核認(rèn)可后填寫“會計檔案查閱申請單”， 經(jīng)會計檔案管理負(fù)責(zé)人簽章同意后，方可查閱。查閱取證時可以抄錄、照相或復(fù)印，但不得將檔案帶走。

　　四、外單位人員調(diào)閱檔案，需由會計部門人員陪同，查閱完畢，應(yīng)立即歸還檔案室。向外單位提供利用時，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)及會計負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，會計檔案原則上不得借出。

　　五、查閱檔案時，嚴(yán)禁拆散原卷并不得把檔案原件抽走、涂改、勾劃或損壞，查閱后，應(yīng)由查閱人在檔案封底備查欄內(nèi)注明日期和原因。

　　第八條 會計檔案的鑒定和銷毀

　　一、會計檔案的鑒定。每年年初應(yīng)由會計檔案主管部門和公司稽核部門對上年度會計檔案共同進行一次綜合鑒定。對債權(quán)債務(wù)未結(jié)清的檔案應(yīng)抽出重新裝訂，直到債權(quán)債務(wù)了結(jié)后再作銷毀。如果保管期限不一致但裝訂在一起的會計檔案應(yīng)在上述兩部門的見證下將要銷毀的憑證抽出后重新裝訂。

　　二、會計檔案的銷毀。 經(jīng)鑒定后需要銷毀的會計檔案應(yīng)由會計檔案管理員提交銷毀申請報告，并造具“會計檔案銷毀清冊”，經(jīng)會計檔案主管部門和稽核部門審核后按法定程序銷毀。

　　三、撤消、合并時，會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案本并移交指定的單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　四、會計檔案銷毀時，會計檔案主管部門和稽核部門應(yīng)派專人到現(xiàn)場監(jiān)督整個銷毀過程。

　　第三章 會計電算化要求內(nèi)容

　　會計檔案包括書面檔案和磁盤檔案，內(nèi)容是所有的會計文件和會計憑證、會計賬簿、會計報表等書面形式的會計核算資料。

　　第一條 書面會計檔案管理

　　一、會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

　　二、打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。

　　三、機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，

　　操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，會計主管簽字蓋章認(rèn)可。

　　四、任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞憑證、賬冊、報表等書面檔案。

　　第二條 會計電算化具體要求

　　一、現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)和銀行收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金帳頁和銀行賬頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章， 裝訂成冊，年終將現(xiàn)金和銀行日記賬按照順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。

　　二、轉(zhuǎn)賬憑證的輸入和保管，有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，妥為保管。

　　四、科目匯總表、賬簿打印時間。

　　(一)現(xiàn)金、銀行日記賬每月打印一次。

　　(二)銀行余額調(diào)整表每月打印一次。

　　(三)總分類賬和各種明細(xì)分類賬每年打印一次。

　　(四)會計報表、計算表、分析表，按要求和時間打印。

　　第三條 電算化數(shù)據(jù)備份管理

　　一、必須經(jīng)常進行會計核算數(shù)據(jù)的備份工作，避免意外和人為的錯誤造成數(shù)據(jù)丟失;發(fā)生會計數(shù)據(jù)丟失時，必須及時用備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)。

　　二、需要做備份的文件包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、

　　期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

　　三、憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報表等需要備份的數(shù)據(jù)視同會計資料按月備份，交會計檔案保管員分別放置在不同的地方妥為保管。

　　四、隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件和購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，以及上述軟件的備份磁盤，必須作為會計檔案保管。

　　五、必須加強會計檔案的保密工作，任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等。

　　看了

企業(yè)檔案管理規(guī)定 篇9

　　一、公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限的劃分

　　1、公司級檔案管理范圍，由公司專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)印、傳遞相關(guān)事宜。公司級檔案包括以下文件：

　　(1)公司設(shè)立、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;

　　(2)業(yè)務(wù)來往方面的文件材料(含合同、對方資料、銀企聯(lián)系函件等);

　　(3)政府、項目批文、合同;

　　(4)上級機關(guān)發(fā)來的本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條列、規(guī)定、計劃等文件資料;

　　(5)公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項文件流程、公司決定等);

　　(6)工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;

　　(7)公司月度、年中、年度工作計劃;

　　(8)公司簽訂的各類合同;

　　(9)公司有效證件、印章;

　　(10)公司重要的會議材料、包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、會議記錄等;

　　(11)公司大事記及反映本公司重要活動的簡報、相片、錄像等;

　　(12)其他具有法律效益力及保護價值的文件。

　　(13)各項目相關(guān)資料分類存放。

　　2、檔案管理范圍，有指定專職文書管理。檔案文件如下：

　　(1)報請總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等;

　　(2)相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理;

　　(3)公司媒體宣傳資料;

　　二、公司檔案管理準(zhǔn)則

　　1、公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制，即堅持收集、管理文件材料的制度。由負(fù)責(zé)人主體檔案的管理，并對檔案管理工作進行督促和指導(dǎo)。設(shè)立專門檔案柜，配備專人分管檔案工作。

　　2、了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的規(guī)范范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　3、認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸檔，每極度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢。

　　4、承辦人員需借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記。

　　三、檔案管理、歸檔文件整理

　　1、部門以公司名義制作的規(guī)劃規(guī)定、通知、通告、會議記錄、會議紀(jì)要、項目方案等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔、抄送綜合辦檔案室存檔。

　　2、歸檔時限

　　各部門專職文書就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進行。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時處理，切忌拖拉積壓。

　　3、歸檔文件的整理

　　1) 歸檔材料必須時辦理完畢的正式材料。

　　2) 歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把文件、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起。

　　3) 歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件，來文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各為一件。

　　4) 不同年度的文件分開存放。

　　5) 合同按內(nèi)分開，分別分為工程合同、設(shè)計合同、申元合同、申德合同。

　　四、檔案的銷毀

　　1、個人非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、對于多余、重復(fù)、過時和和無保存價值的或是盜了銷毀期限的檔案，由總經(jīng)理批示后執(zhí)行。

　　五、檔案保管

　　1、防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全;

　　2、保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防強光的工作，門窗應(yīng)結(jié)實牢固。

　　3、隨時對檔案進行清理，清除不必要保存的材料;對破壞褪色的材料進行修補和復(fù)制。