一、會(huì)議記錄的概念

會(huì)議記錄是開會(huì)時(shí)當(dāng)場(chǎng)把會(huì)議的組織情況和會(huì)上的主要內(nèi)容記錄下來的書面材料。

二、會(huì)議記錄的特點(diǎn)

1．現(xiàn)場(chǎng)實(shí)錄性

會(huì)議記錄的一個(gè)顯著特點(diǎn)是寫作方式的現(xiàn)場(chǎng)實(shí)錄性，這個(gè)特點(diǎn)是其它任何事務(wù)文書所不具備的。

2.實(shí)際效用的多面性

會(huì)議記錄是一種全面反映會(huì)議情況的現(xiàn)場(chǎng)實(shí)錄，它不是專為某單一、具體的目的而行文，它可以從多方面來為社會(huì)管理工作服務(wù)，有多面的效用。

三、會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)、寫法

會(huì)議記錄一般由會(huì)議組織情況和會(huì)議內(nèi)容情況兩部分組成。

1．會(huì)議組織情況

(1)標(biāo)題。有這樣幾種形式：一種是“某機(jī)關(guān)或機(jī)構(gòu)（某年）某次（某某）會(huì)議記錄”的格式，如《XX公司1995年第X次辦公會(huì)議記錄》。一種是“某組織或單位某會(huì)議記錄”的格式，如《X X大學(xué)第X屆教職工代表大會(huì)第X次會(huì)議記錄》。一種是只陳述事由的“某某會(huì)議記錄”的格式，如《發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)工業(yè)座談會(huì)記錄》。

(2)會(huì)議時(shí)間。要寫得具體清楚，如“某年、月、日某時(shí)至某時(shí)”。

(3)會(huì)議地點(diǎn)。

(4)召集部門。召集會(huì)議的單位或機(jī)構(gòu)的名稱。

(5)出席人。若是小型會(huì)議，要逐一寫明出席者的姓名、職務(wù)。若是大中型會(huì)議，可以只寫明出席人數(shù)和與會(huì)者的范圍。

(6)缺席人。若缺席人數(shù)少，要寫明缺席者的姓名、原因。缺席人數(shù)多，則只寫缺席人數(shù)。

(7)列席人。即因工作需要而參加會(huì)議的非正式成員。要寫出其單位、職務(wù)等。

(8)主持人或會(huì)議主席。寫清楚其姓名、單位、職務(wù)等。

(9)記錄人。

2.會(huì)議內(nèi)容情況

這是會(huì)議記錄的主體部分，主要包括會(huì)議的議程、議題，會(huì)上的講話、報(bào)告，會(huì)上有關(guān)文件、精神的傳達(dá)，與會(huì)者的.發(fā)言，會(huì)議討論情況，會(huì)議的議決事項(xiàng)，主持人的總結(jié)發(fā)言等。通常的記錄方法有二：一是詳細(xì)記錄，即把會(huì)上所有的講話、發(fā)言都具體完整地記下來。二是摘要記錄，即摘要記下會(huì)議的中心內(nèi)容及每個(gè)人發(fā)言的要點(diǎn)。會(huì)議完了，在會(huì)議記錄的末尾另起行寫上“散會(huì)”二字。待記錄整理后，主持人和記錄人同時(shí)簽字。

四、會(huì)議記錄的寫作要求

1.要有敏銳的聽力和速記能力，要做到記得快，記得全，記得準(zhǔn)，記得清楚。

2.記錄后應(yīng)及時(shí)整理，進(jìn)行校對(duì)補(bǔ)正，使記錄完整，無缺無誤。

國慶籌備委員會(huì)第二次會(huì)議記錄

日期：一九八七年九月五日上午十時(shí)

地點(diǎn)：中華總商會(huì)三樓會(huì)議室

出席者：孫力軍、趙全興、丘仲云、張玉德、寇威、馬芳世、洪建華、顧京生、郁有材

列席者：周有復(fù)、蔣龍?jiān)啤㈠X家棟

主持人：孫力軍

記錄：馬芳世

甲報(bào)告事項(xiàng)

一、主持人報(bào)告國慶籌備委員會(huì)第一次會(huì)議以來工作情況。

二、宣傳部報(bào)告國慶特刊發(fā)稿的主要內(nèi)容。

三、財(cái)務(wù)部報(bào)告經(jīng)費(fèi)籌集情況及使用意見。

乙討論事項(xiàng)

一、關(guān)于今年國慶聯(lián)歡晚會(huì)節(jié)目安排問題。

討論決定：交由文娛部負(fù)責(zé)組織。

二、關(guān)于少數(shù)集體會(huì)員機(jī)構(gòu)尚未交來國慶活動(dòng)籌備經(jīng)費(fèi)問題。

討論決定：限一周內(nèi)交清。

三、關(guān)于今年國慶招待會(huì)地點(diǎn)問題。

討論決定：交由總務(wù)部負(fù)責(zé)與港九各大酒店接洽，選定地點(diǎn)。

四、下次會(huì)議時(shí)間問題。

討論決定：定于本月十五日下午二時(shí)在本會(huì)議室繼續(xù)舉行。