會(huì)議紀(jì)要范文
工程項(xiàng)目開工前,監(jiān)理人員應(yīng)參加由建設(shè)單位主持召開的第一次工地會(huì)議。監(jiān)理人員可以協(xié)助建設(shè)單位主持。
第一次工地會(huì)議包括以下內(nèi)容:
1、建設(shè)單位、承包單位和監(jiān)理單位分別介紹各自駐現(xiàn)場(chǎng)的組織機(jī)構(gòu)、人員極其分工;
2、建設(shè)單位根據(jù)委托監(jiān)理合同宣布對(duì)總監(jiān)理工程師的授權(quán);
3、建設(shè)單位介紹工程開工準(zhǔn)備情況;
4、承包單位介紹施工準(zhǔn)備情況;
5、建設(shè)單位和總監(jiān)理工程師對(duì)施工準(zhǔn)備情況提出意見和要求;
6、總監(jiān)理工程師介紹監(jiān)理規(guī)劃的主要內(nèi)容,向承包單位進(jìn)行監(jiān)理工作交底;
7、研究確定各方在施工過程中參加工地例會(huì)的主要人員,召開工地例會(huì)的周期、地點(diǎn)及主要議題。
第一次工地會(huì)議紀(jì)要由項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)起草,并經(jīng)與會(huì)各方
代表會(huì)簽,項(xiàng)目總監(jiān)理工程師簽發(fā)。
一、會(huì)議記錄的含義、作用和特點(diǎn)
(一)會(huì)議記錄的含義
會(huì)議記錄是由會(huì)議組織者指定專人,如實(shí)、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議的組織情況和會(huì)議內(nèi)容的一種機(jī)關(guān)應(yīng)用性文書。會(huì)議記錄一般用于比較重要的會(huì)議或正式的會(huì)議,它要求真實(shí)、全面地反映會(huì)議的本來面貌。
(二)會(huì)議記錄的作用
會(huì)議記錄的特點(diǎn)體現(xiàn)在三個(gè)方面:
1.依據(jù)作用
會(huì)議記錄忠實(shí)地記錄了會(huì)議的全貌。會(huì)議精神、會(huì)議形成的決定和決議、會(huì)議對(duì)重大問題作出的安排,如果在會(huì)議后期需要形成文件,要以會(huì)議記錄為依據(jù);如果不形成文件,與會(huì)者在會(huì)后傳達(dá)貫徹會(huì)議精神和決定是否準(zhǔn)確,也要以會(huì)議記錄為依據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)。
2.素材作用
會(huì)議進(jìn)行過程中連續(xù)編發(fā)的會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),以及會(huì)議后期制作的會(huì)議紀(jì)要,都要以會(huì)議記錄為重要素材。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要可以對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行一定的綜合、提要,但不得對(duì)會(huì)議記錄所確認(rèn)的內(nèi)容進(jìn)行歪曲和纂改?梢哉f,會(huì)議記錄是形成會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)。
3.備忘作用
會(huì)議記錄可以作用會(huì)議情況和會(huì)議內(nèi)容的原始憑證。時(shí)過境遷,有關(guān)會(huì)議的內(nèi)容和情況可能無法在記憶中復(fù)現(xiàn)了,甚至當(dāng)時(shí)作出的重要決定可能也記不清了,這時(shí)就不妨查查會(huì)議記錄。會(huì)議記錄還可以成為一個(gè)部門和單位的歷史資料,若干年后,通過大量會(huì)議記錄可以了解這個(gè)單位的歷史進(jìn)程和發(fā)展?fàn)顩r。
(三)會(huì)議記錄的特點(diǎn)
1.真實(shí)性
會(huì)議記錄的執(zhí)筆者與其他文章的寫作者有一個(gè)重要的區(qū)別,那就是他只有記錄權(quán)沒有改造權(quán)。會(huì)議是個(gè)什么樣就記成什么樣,與會(huì)者發(fā)言時(shí)說了些什么就記下什么,記錄者不能進(jìn)行加工、提煉,不能增添、刪減,不能移花接木,不能張冠李戴。
2.原始形態(tài)性
會(huì)議記錄是會(huì)議情況和內(nèi)容的原始化的記錄。所謂原始,就是未經(jīng)整理,未經(jīng)綜合。在這一點(diǎn)上,它跟會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要有著很大不同。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要也是真實(shí)的,但不是原始的。雖然在內(nèi)容上可能沒有太大差別,但在存在形態(tài)上,會(huì)議記錄跟會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要的差異甚大。
3.完整性
會(huì)議記錄對(duì)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、主持人、議程等基本情況,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話、與會(huì)者的發(fā)言、討論和爭(zhēng)議、形成的決議和決定等內(nèi)容,都要記錄下來,一般沒有太多的選擇性。
二、會(huì)議記錄的寫法
(一)標(biāo)題
標(biāo)題由會(huì)議名稱加文體名稱組成,就是《××××會(huì)議記錄》。如果使用的是專用的會(huì)議記錄本,連“記錄”二字也可省略,只寫會(huì)議名稱即可。
(二)會(huì)議組織概況
1.會(huì)議時(shí)間
要寫明年、月、日,上午、下午或晚上,×時(shí)×分至×時(shí)×分。
2.開會(huì)地點(diǎn)
如:“××會(huì)議室”、“××禮堂”、“××現(xiàn)場(chǎng)”等。
3.主持人的職務(wù),姓名
如:“校黨委書記×××”、“公司總經(jīng)理×××”。
4.出席人
根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)模和重要程度的不同,出席人一項(xiàng)的詳略也會(huì)有所不同。
有時(shí)可以只顯示身份和人數(shù),如“各院系黨總支書記和直屬黨支部書記31人”、“各部門經(jīng)理”、“全體與會(huì)代表”等。
如果出席人身份復(fù)雜,如既有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),又有本單位各部門的主要領(lǐng)導(dǎo),還有各種有關(guān)人員,最好將主要人員的職務(wù)、姓名一一列出,其他有關(guān)人員則分類列出。
5.列席人
包括列席人的身份、姓名,可參照出席人的記錄方法。
6.缺席人
如有重要人物缺席,應(yīng)作出記錄。
7.記錄人
包括記錄人的姓名和部門。如:××(××辦公室秘書)。
(三)會(huì)議內(nèi)容
這部分隨著會(huì)議的進(jìn)展一步步完成,沒有具體的固定模式。一般包含有以下方面:
會(huì)議的議題、宗旨、目的;
會(huì)議議程;
會(huì)議報(bào)告和講話;
會(huì)議討論和發(fā)言;
會(huì)議的表決情況;
會(huì)議決定和決議;
會(huì)議的遺留問題。
這些是一般會(huì)議都有的項(xiàng)目,但側(cè)重點(diǎn)會(huì)有所不同,先后次序會(huì)有所不同。
(四)結(jié)尾
可將主持人宣布的散會(huì)一項(xiàng)記入,也可以將散會(huì)一項(xiàng)略去不記。
最后,由主持人和記錄人對(duì)記錄進(jìn)行認(rèn)真校核后,分別簽上姓名,以示對(duì)此負(fù)責(zé)。
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