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會議接待的基本流程是什么

會議接待的基本流程是什么

  開展一場成功的會議,會議接待工作是很重要的,會議接待流程有哪些呢?下面是小編為你整理的會議接待的基本流程是什么,希望對你有幫助。

  會議接待的`基本流程

  一、會前

  1、與會議主辦方洽談,了解會議要求及所需服務項目。

  2、提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息,并制定完備的會議預案書給會議方。

  3、派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

  4、確定方案,簽訂合同,預付定金。

  二、會中

  1、會議接待:專人負責機場,車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

  2、會前準備:準備好會議所需要的會議資料,會議用品,會議演講稿等會議相關(guān)物品。

  3、會議場所:專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

  4、會議住宿:房間樓層及房間號確認,詢問是否有特殊要求。

  5、會議餐飲:用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。

  6、會議旅游:旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

  7、會議娛樂:娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

  8、會議服務:會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關(guān)服務。

  三、會后

  1、結(jié)帳:提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明,專人與客戶進行核對并結(jié)帳。

  2、資料:會議后的資料收集,根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

  3、合影:會議結(jié)束后參會人員合影留戀,并迅速影印出來分發(fā)給每位與會人員。

  會議服務禮儀

  1、例行服務

  會議舉行期間,一般應安排專人在會場內(nèi)外負責迎送、引導、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者,少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人,往往還須進行重點照顧。對于與會者的正當要求,應有求必應。

  2、餐飲安排

  舉行較長時間的會議,一般會為與會者安排會間的工作餐。與此同時,還應為與會者提供衛(wèi)生可口的飲料。會上所提供的飲料,最好便于與會者自助飲用,不提倡為其頻頻斟茶續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、安全,又有可能妨礙對方。如果必要,還應為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規(guī)定的方便條件。

  3、現(xiàn)場記錄

  凡重要的會議,均應進行現(xiàn)場記錄,其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等?蓡斡媚骋环N,也可交叉使用。負責手寫筆記會議記錄時,對會議名稱、出席人數(shù)、時間地點、發(fā)言內(nèi)容、討論事項、臨時動議、表決選舉等基本內(nèi)容要力求做到完整、準確、清晰。

  會議接待個人禮儀

  1、修飾

  男職工胡須應修剪整潔,頭發(fā)長不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領。女職工淡妝上崗,修飾文雅,且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衛(wèi)生,上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物,避免口腔異味。

  2、著裝

  所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服,男士內(nèi)穿藍色襯衣工作服,女士內(nèi)穿白色襯衣工作服,服裝應完好、無污漬,扣子齊全,不漏扣、錯扣。打好領帶,配穿皮鞋,上衣袋不裝東西,褲袋少裝東西,并做到不挽袖口和褲腳。上崗期間員工必須佩帶工作證牌,公司領導使用佩帶在左胸的證牌,公司其他員工使用掛在胸前的證牌;

  3、舉止規(guī)范

  接待時注意力集中,展現(xiàn)良好的精神狀態(tài),無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正,抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力,步幅適當,節(jié)奏適宜避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等,實在難以控制時應側(cè)面回避。與領導、客人交談時,要神態(tài)專注表情自然,表達得體,不得背手、袖手、抱手或抄手,不要左右晃動和抓耳撓腮。

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