英文電子郵件寫作格式
英文電子郵件寫作格式
電子郵件是—種用電子手段提供信息交換的通信方式,是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用最廣的服務(wù)。通過網(wǎng)絡(luò)的電子郵件系統(tǒng),用戶可以以非常低廉的價(jià)格(不管發(fā)送到哪里,都只需負(fù)擔(dān)網(wǎng)費(fèi))、非?焖俚姆绞剑◣酌腌娭畠(nèi)可以發(fā)送到世界上任何指定的目的地),與世界上任何一個(gè)角落的網(wǎng)絡(luò)用戶聯(lián)系。下面是小編帶來的英文電子郵件寫作格式,希望對你有幫助。
英文電子郵件寫作格式 1
一、商務(wù)英語電子郵件的格式常見的商務(wù)英語電子郵件包括以下五部分:
、賹懶湃薊mail地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。
、跇(biāo)題。
、鄯Q呼、開頭、正文、結(jié)尾句。
④禮貌結(jié)束語。
⑤寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號(hào)碼、傳真等。
其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨,要引人注目、意思明確,最好為名詞或動(dòng)名詞短語;稱呼禮貌得體,符合商務(wù)英語寫作習(xí)慣,如不知對方姓名只知頭銜,可用 Dear+Title作為稱呼,如只知對方姓名不知性別,可用Dear+全名,如郵件為一封通函,則用DearAll作為郵件稱呼;正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚,便于閱讀,如正文內(nèi)容較長,可使用小標(biāo)題、小段落,或利用星號(hào)、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。
二、商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五C原則
商務(wù)英語電子郵件的正文寫作應(yīng)該遵循五C原則,即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原則。
準(zhǔn)確原則 由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動(dòng)雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系,其準(zhǔn)確性對商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言,不僅電子郵件的英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫要做到準(zhǔn)確無誤,電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確,以免引起誤會(huì)糾紛。
簡潔原則 簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則,指在不影響完整性和禮貌性的前提下,盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費(fèi)寫的時(shí)間,也會(huì)給閱讀者帶來不必要的麻煩,故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要?jiǎng)?wù)。
在具體寫作中,商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了,有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔,語言簡明扼要。電子郵件寫作格式
另外,為了節(jié)約時(shí)間和空間,電子郵件中可使用縮略語,如U表示you,Pls表示please,Info表示information,Qty表示quantity,P“C表示piece,L”C表示LetterofCredit,F(xiàn)OB表示FreeonBoard.例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.例2 Price:FOB Shanghai USD 96“PC.例3 Hope you can accept it.例1中的兩個(gè)單句具有明顯的因果關(guān)系,但寫并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because,這種舍長句、復(fù)合句,選短句、簡單句,喜并列、棄從屬的'句法特征在商務(wù)英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用,例3中不完整句的選擇,反映了與普通商務(wù)信函相比,商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體,更為口語化。
完整原則
商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整,提供讀者所需要的信息,尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件,更需要清楚完整,因?yàn)橹挥邪唧w信息的郵件,才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整,可以用5W1H來檢驗(yàn),即who,when,where,what,why和how.清楚原則商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚,用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在:例1 We will deliver your goods soon.例2 中significant一詞意為明顯的、不小的,語義模糊,故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快,語義不明確,沒有指出具體的供貨時(shí)間,可改為具體的年月日。
禮貌原則商務(wù)英語電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成敗,買賣雙方應(yīng)十分注重措辭方式,要婉轉(zhuǎn)、禮貌,使對方輕易接受。在寫作電子郵件時(shí),可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點(diǎn),提出要求。
例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers,we could not have quoted for supplies even at that price.例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65,000 pieces.例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用,緩和了商務(wù)談判的語氣,既明確了自己的立場,又使對方的面子免于受損,語氣自然誠懇,禮貌得體,很輕易為對方接受。
三、結(jié)語隨著國際商務(wù)活動(dòng)的不斷擴(kuò)展,商務(wù)英語電子郵件的重要性也日益明顯。
同時(shí),電子商務(wù)的普及,往往會(huì)讓寫忽視商務(wù)英語電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式,難免會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問題。然而準(zhǔn)確規(guī)范的英文郵件,不僅能反應(yīng)寫信人的英語及業(yè)務(wù)水平,還可以體現(xiàn)寫信人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格,有助于建立良好的商務(wù)關(guān)系,最終對達(dá)成貿(mào)易起到重要的作用。因此,有必要熟悉商務(wù)英文電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式,遵循郵件的寫作原則。
英文電子郵件寫作格式 2
英文書信是一種最常用的應(yīng)用文體,對于普通的私人信件通常由五部分組成:
1.信頭:指發(fā)信人的地址和日期。寫在信紙的右上角,可以從靠近信紙的中央寫起。信頭上面要留空白。先寫發(fā)信人地址。地址的寫法與漢語不同,要先寫小地方,后寫大地方。在地址的下面寫上日期。日期的順序是:月、日、年,或者:日、月、年。例如:may 17 XX。在年份之前有一個(gè)逗號(hào)。
2.稱呼:指對收信人的稱呼。寫在信頭之下,從信紙的左邊開始。寫信給熟悉的人,一般用dear…或my dear…作稱呼。如:dear li lei,dear miss thomas或my dear dad.
3.信的正文:指信的主體部分。從稱呼的下一行第一段頂邊寫。從第二段起每段第一個(gè)詞都縮進(jìn)3或5個(gè)字母寫。
4.結(jié)束語:指正文下面的結(jié)尾客套話。一般從信紙的中央靠右寫起,第一個(gè)字母大寫,末尾用一逗號(hào)。在非正式的社交信中,常用yours或sincerely。假如對方是親密的朋友,可用sincerely yoursyours等。
5.簽名:指發(fā)信人簽名。寫在結(jié)束語的下面,稍偏右。
另外,英文信封寫法與漢語的不同。一般把收信人的地址寫在信封的中央或偏右下角。第一行寫姓名,下面寫地址。發(fā)信人的姓名和地址寫在信封的左上角,也可以寫在信的背面。
英文書信的格式
1、信頭(heading)
指發(fā)信人的姓名(單位名稱)、地址和日期,一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號(hào)碼等,因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。英文地址的寫法與中文完全不同,地址的名稱按從小到大的順序:第一行寫門牌號(hào)碼和街名;第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名;然后再寫日期。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之間,該用的還要用,例如在寫日期的時(shí)候。
2、日期的寫法:
如:1997年7月30日,英文為:july 30,1997(最為普遍); july 30th,1997;
30th july,1997等。1997不可寫成97。
3、信內(nèi)地址(inside address):
在一般的社交信中,信內(nèi)收信人的地址通常省略,但是在公務(wù)信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上,要求與對信頭的要求一樣,不必再寫日期。
4、稱呼(salutation):
是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方,從該行的頂格寫起,在稱呼后面一般用逗號(hào)(英國式),也可以用冒號(hào)(美國式)。
(1)寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí),用dear或my dear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名(這里指名字,不是姓氏)。例如:my dear father,dear tom等。
(2)寫給公務(wù)上的信函用dear madam,dear sir或gentleman(gentlemen)。注意:dear純屬公務(wù)上往來的客氣形式。gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn),前不加dear,是dear sir的復(fù)數(shù)形式。
(3)寫給收信人的信,也可用頭銜、職位、職稱、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如:dear prof. tim scales, dear dr.john smith。
5、正文(body of the letter):
位置在下面稱呼語隔一行,是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。和中文信不
同的是,正文中一般不用hello!(你好!)正文有縮進(jìn)式和齊頭式兩種。每段書信第一行的第一個(gè)字母稍微向右縮進(jìn)些,通常以五個(gè)字母為宜,每段第二行從左面頂格寫起,這就是縮進(jìn)式。但美國人寫信各段落往往不用縮進(jìn)式,用齊頭式,即每一行都從左面頂格寫起。商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫法。
郵件范文:
15 huaihai street
shanghai, china
feb 6th, XX
peter brown
22, blachpool road(可以省略)
sydney 2140
australia
dearpeter,
i am very glad to hear from you.______________________
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i must stop writing now, as i have a lot of work to do.
best wishes to you!
sincerely yours, wang xiaolan
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