會議禮儀大全
會議禮儀大全
不管是參加自己單位還是其他單位的會議,都必須遵守會議禮儀。因為在這種高度聚焦的場合,稍有不慎,便會使自己和單位的形象受損,下面小編就來和大家說說常用的一些會議禮儀吧!
一、工作會議禮儀
工作會議禮儀的對象主要是本單位、本行業(yè)或本系統(tǒng)的人員。我們介紹會議紀律、端正會風兩個方面。
1.會議紀律要求
如果有工作裝,應該穿著工作裝。比規(guī)定開會時間早到五分鐘左右到會場,而不要是開會時間到了,才不緊不慢地進會場,而對別人造成影響。
開會期間,應該表現(xiàn)出一副認真聽講的姿態(tài)。開會也算是在工作,認真聽講的姿態(tài)不僅表現(xiàn)你的工作態(tài)度,也是對正在發(fā)言者的尊重。
那種趴著、倚靠、打哈欠、胡亂涂畫、低頭睡覺、接打電話、來回走動以及和鄰座交頭接耳的行為,是非常不禮貌的。
在每個人的發(fā)言結束的時候,應該鼓掌以示對他講話的肯定和支持。
2.端正會風
我們要明確的是,工作會議僅是工作過程中的一個環(huán)節(jié),所以有必要克服開會過多、過長的形式主義作風。
如果會風不正,不僅誤事,還會養(yǎng)成辦事拖拉、工作效率低下的不良習慣。我們不妨從控制會議、改進會風兩方面入手。
控制會議,就是對于會議的數(shù)量、規(guī)模、經(jīng)費、時間、地點,都要做出明確的規(guī)定。制定有關會議的審批、經(jīng)費使用額度、管理權限的條例,并由職務較高的專人嚴格監(jiān)督執(zhí)行。
改進會風。會風能夠反映出一個單位及其領導的工作作風。如果會議過多,會期過長,講究排場氣勢,都是不良風氣。改進會風,就需要:
摒棄形式主義。有具體、明確的內容再組織會議,開會必須解決具體問題。
嚴格限制會議。必須在會議總量上加以限制。限制會議總量對于杜絕會山會海、提高會議效率非常有用。
3.那么怎樣提高會議效率呢?
一是改進會議方式。對于一般性會議,可以召開無會場會議,比如運用現(xiàn)代通訊設備:電視、廣播、電話、互聯(lián)網(wǎng)進行開會,可以大幅度節(jié)約會議成本。
二是集中主題。一次會議上不管安排幾項會議內容,都要使會議主題明確,這樣既方便討論,又方便執(zhí)行。
三是壓縮內容。應圍繞會議主題,刪掉那些可有可無的內容。
四是限定時間。對于會議的起止時間、發(fā)言時間、討論時間,事先都要明確規(guī)定,并且嚴格執(zhí)行。
五是領導示范。會風的端正,領導的示范是必須的。和自己無關的會議,不應該參加;準時參加會議,并嚴格遵守會議禮儀;提倡無會場會議;帶頭控制發(fā)言時間等。
二、洽談會禮儀
洽談會是重要的商務活動。一個成功的洽談會,是既要講謀略,更要講禮儀的。
1.洽談會的禮儀性準備
安排或準備洽談會時,應當注重自己的儀表,預備好洽談的場所、布置好洽談的座次,并且以此來顯示對于洽談的鄭重其事和對于洽談對象的尊重。
洽談會是單位和單位之間的交往,所以應該表現(xiàn)的是敬業(yè)、職業(yè)、干練、效率的形象。在儀表上,要有嚴格的要求。如男士不準蓬頭垢面,不準留胡子或留大鬢角。女士應選擇端莊、素雅的發(fā)型,化淡妝。摩登或超前的發(fā)型、染彩色頭發(fā)、化艷妝或使用香氣濃烈的化妝品,都不可以。
由于洽談會關系大局,所以在這種場合,應該穿著正統(tǒng)、簡約、高雅、規(guī)范的最正式的禮儀服裝。男士應穿深色三件套西裝和白襯衫、打素色或條紋式領帶、配深色襪子和黑色系帶皮鞋。女士要穿深色西裝套裙和白襯衫,配肉色長統(tǒng)或連褲式絲襪和黑色高跟、半高跟皮鞋。
2.洽談會的座次安排
如果擔任東道主安排洽談,一定要在各方面利用好禮儀這張“王牌”。在洽談會的臺前幕后,恰如其分地運用禮儀,迎送、款待、照顧對手,都可以贏得信賴,獲得理解、尊重。
在洽談會上,不僅應當布置好洽談廳的環(huán)境,預備好相關的用品,而且應當特別重視禮儀性很強的座次問題。
座次問題在舉行正式洽談會時,必須予以重視。只有小規(guī)模洽談會或預備性洽談會,才可以不用講究。
舉行雙邊洽談時,應使用長桌或橢圓形桌子,賓主應分坐在桌子兩側。桌子橫放的話,應面對正門的一方為上,屬于客方。桌子豎放的話,以進門的方向為準,右側為上,屬于客方(如圖12-1)。
在進行洽談時,各方的主談人員在自己一方居中而坐。其余人員則應遵循右高左低的原則,依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的兩側就坐。如果有翻譯,可以安排就坐在主談人員的右邊(如圖12-2)。
舉行多邊洽談時,為了避免失禮,按照國際慣例,一般要以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”。這樣一來,尊卑的界限就被淡化了。即便如此,在具體就坐時,仍然講究各方的與會人員盡量同時入場,同時就坐。最起碼主方人員不要在客方人員之前就坐。
3.洽談的三大方針
洽談過程中,雙方人員的態(tài)度、心理、方式、手法等,都對洽談構成重大的影響。
一是要依法辦事
洽談者所進行的一切活動,都必須依照國家的法律辦事,才能確保既得利益。
二是要禮敬于人
要求洽談者在洽談會的整個進程中,時時、處處、事事表現(xiàn)得對對方不失真誠的敬意。而且在今后的進一步商務交往中,還能發(fā)揮潛移默化“你敬我一尺,我敬你一丈”的功效。
三是要互利互惠、平等協(xié)調
洽談是一種合作或為合作而進行的準備。所以圓滿的結局,應當是洽談的所有參與方,都取得一定的成功,獲得更大的利益。如果把商務洽談視之為“一次性買賣”,主張贏得越多越好,爭取以自己的大獲全勝和對手的徹底失敗,來作為洽談會的最終結果,必將危及己方與對方的進一步合作。而且,也會“贏得”不好的商譽。
三、茶話會禮儀
和其他類型的商務性會議相比,茶話會是社交色彩最濃的一種。
1.茶話會目的
它是為了聯(lián)絡老朋友、結交新朋友的具有對外聯(lián)絡和招待性質的社交性集會。參加者可以不拘形式地自由發(fā)言為主,并且備有茶點。茶話會一般不排座次,起碼座次安排不會過于明顯?梢宰杂苫顒,與會者不用簽到。
2.茶話會的舉辦
茶話會禮儀,具體內容主要涉及會議的主題、來賓邀請、時間地點的選擇、茶點的準備、座次的安排、會議的議程、發(fā)言等七個方面。
第一,茶話會的主題,可以分為三類,即聯(lián)誼、娛樂、專題。
以聯(lián)誼為主題的茶話會,我們見得最多;以娛樂為主題的茶話會,為了活躍氣氛,而安排一些文娛節(jié)目,并以此作為茶話會的主要內容,以現(xiàn)場的自由參加與即興表演為主;專題茶話會,是在某個特定的時刻,或為某些專門問題而召開的茶話會,以聽取某些專業(yè)人士的見解,或是和某些與本單位有特定關系的人士進行對話。
第二,主辦單位在籌辦茶話會時,必須圍繞主題,來邀請來賓,尤其是確定好主要的與會者。
來賓可以是本單位的顧問、社會知名人士、合作伙伴等各方面人士。
茶話會的來賓名單一經(jīng)確定,應立即以請柬的形式向對方提出正式邀請。按慣例,茶話會的請柬應在半個月之前被送達或寄達被邀請者,被邀請者可以不必答復。
第三,時間、空間的具體選擇。
這是茶話會要取得成功的重要條件。辭舊迎新、周年慶典、重大決策前后、遭遇危難挫折的時候,都是召開茶話會的良機。
根據(jù)慣例,舉行茶話會的最佳時間是下午四點鐘左右。有些時候,也可以安排在上午十點鐘左右。在具體進行操作時,也不用墨守成規(guī),應該以與會者特別是主要與會者的方便與否以及當?shù)厝说纳盍晳T為準。茶話會往往是可長可短的,關鍵是要看現(xiàn)場有多少人發(fā)言,發(fā)言是否踴躍。如果把時間限制在一個小時到兩個小時之內,它的效果往往會更好一些。
適合舉行茶話會的場地主要有:一是主辦單位的會議廳。二是賓館的多功能廳。三是主辦單位負責人的私家客廳。四是主辦單位負責人的私家庭院或露天花園。五是包場高檔的營業(yè)性茶樓或茶室。餐廳、歌廳、酒吧等地方,不合適舉辦茶話會。
第四,茶點的準備
茶話會不上主食,不安排品酒,只提供茶點。茶話會是重“說”不重“吃”的,沒必要在吃的方面過多下功夫。
在茶話會上,為與會者所提供的茶點,應當被定位為配角。我們在進行準備時要注意的是:
對于用來待客的茶葉、茶具,務必要精心準備。應盡量挑選上品,不要濫竽充數(shù)。還要注意照顧與會者的不同口味。比方說是綠茶、花茶還是紅茶。
最好選用陶瓷茶具,并且講究茶杯、茶碗、茶壺成套。
除主要供應茶水外,在茶話會上還可以為與會者略備一些點心、水果或是地方風味小吃。需要注意的是,在茶話會上向與會者所供應的點心、水果或地方風味小吃,品種要適合、數(shù)量要充足,并要方便拿,同時還要配上擦手巾。
按慣例,在茶話會舉行后不必再聚餐。
第五,座次的安排
從總體上來講,在安排與會者的具體座次時,必須和茶話會的主題相適應。
安排茶話會與會者具體座次的時候,可以采取下面的辦法:
一是環(huán)繞式。就是不設立主席臺,把座椅、沙發(fā)、茶幾擺放在會場的四周,不明確座次的具體尊卑,而聽任與會者在入場后自由就坐。這一安排座次的方式,與茶話會的主題最相符,也最流行。
二是散座式。散座式排位,常見于在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發(fā)、茶幾四處自由地組合,甚至可由與會者根據(jù)個人要求而隨意安置。這樣就容易創(chuàng)造出一種寬松、愜意的社交環(huán)境。
三是圓桌式。圓桌式排位,指的是在會場上擺放圓桌,請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下面兩種形式:一是適合人數(shù)較少的,僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌,而請全體與會者在周圍就坐。二是在會場上安放數(shù)張圓桌,請與會者自由組合。
四是主席式。在茶話會上,這種排位是指在會場上,主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐,并且按照常規(guī)就坐。
第六,茶話會的基本議程
第一項:主持人宣布茶話會開始。宣布開始前,主持人要請與會者各就各位。宣布開始后,主持人可對主要與會者略加介紹。
第二項:主辦單位的主要負責人講話。他的講話應以闡明這次茶話會的主題為中心內容,還可以代表主辦單位,對全體與會者表示歡迎和感謝,并且懇請大家一如既往的理解和支持。
第三項:與會者發(fā)言。這些發(fā)言在任何情況下都是茶話會的重心。為了確保與會者在發(fā)言中直言不諱,暢所欲言,通常,主辦單位事先不對發(fā)言者進行指定和排序,也不限制發(fā)言的具體時間,而是提倡與會者自由地進行即興式的發(fā)言。一個人還可以多次發(fā)言,來不斷補充、完善自己的見解、主張。
第四項:主持人總結。主持人略作總結后,可以宣布茶話會結束。
第七,茶話會的發(fā)言
現(xiàn)場發(fā)言在茶話會上舉足輕重。茶話會假如沒有人踴躍發(fā)言,或者是與會者的發(fā)言嚴重脫題,都會導致茶話會的最終失敗。
茶話會上,主持人更重要的作用是在現(xiàn)場上審時度勢,因勢利導地引導與會者的發(fā)言,并且控制會議的全局。大家爭相發(fā)言時,主持人決定先后。沒有人發(fā)言時,主持人引出新的話題;或者懇請某位人士發(fā)言。會場發(fā)生爭執(zhí)時,主持人要出面勸阻。在每位與會者發(fā)言前,主持人可以對發(fā)言者略作介紹。發(fā)言的前后,主持人要帶頭鼓掌致意。
與會者茶話會的發(fā)言以及表現(xiàn)等,必須得體。在要求發(fā)言時,可以舉手示意,但也要注意謙讓,不要爭搶;不管自己有什么高見,都不要打斷別人的發(fā)言?隙ǔ煽儠r,要力戒阿諛奉承。提出批評時,不能諷刺挖苦。切忌當場表示不滿,甚至私下里進行人身攻擊。
拓展:會議禮儀基本知識 。ㄒ唬┙M織者
會議組織者是會議的策劃者和服務者,應對會議進行嚴密的組織,為會議的順利進行提供各種服務。
。ǘ┲鞒秩
如果是站立主持,應雙腿并攏,腰背挺直。單手持稿時,右手持稿的中底部:雙手持稿時,應與胸齊高。坐姿主持時,應身體挺立,雙臂前伸,兩手輕按于桌沿。主持過程中,切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、撓腿等不雅動作。
主持人應根據(jù)會議性質調節(jié)會議氣氛,或莊重,或幽默,或沉穩(wěn),或活潑。
主持人在主持會議時,對會場上的熟人不宜打招呼,也不宜寒暄閑談;會議開始前或會議休息時間可點頭、微笑致意。
。ㄈ┌l(fā)言者
發(fā)言時要掌握好語速、語調、音量,開始和結束時可以用鞠躬或起立等方式致謝。
要自謙自重。在發(fā)言時,不應自吹自擂,少用“我”字,應力戒自我推銷、自我宣傳和自我肯定。
要尊重聽眾。發(fā)言時要著裝整潔端正,妝飾得體;發(fā)言結束時,要先道一聲“謝謝大家”,再欠身施禮,然后才能退場。
(四)與會者
與會者著裝應符合禮儀規(guī)范,衣著整潔,儀表大方。
應嚴格遵守會議時間、議程。
應按順序入場、退場。入場順序一般為:先內賓,后賓客;先群眾,后領導;退場順序一般為:先賓客,后內賓;先領導,后群眾。
應專心“聽會”,做好記錄。
發(fā)言應服從會議安排,或征得主持人的許可。
與會者應注意以下禁忌:
不得早退或無故缺席。
不得在會場隨意走動。
禁止有礙視聽的不良舉止和噪音。不得讓個人通訊設備發(fā)出聲響,更不得在會場旁若無人地大聲接聽電話。
會間不得交頭接耳;不得閉目養(yǎng)神;不要吸煙;不得傳閱與會議無關的讀物。
白領麗人會議禮儀
著裝禮儀——服飾大方得體、妝容干凈整潔
著裝:服飾搭配應該大方得體
Lily衣櫥有兩套比較有檔次的套裝,但平時上班卻很少穿。參加這次會議,就要再把它們請出來,不過先得好好地熨一下。
妝容:干凈整潔的妝容給人留下好印象
頭發(fā)保持干凈整潔,不要使用太多發(fā)膠;發(fā)型大方、干練,有劉海兒的要注意不要讓前發(fā)遮住眼睛和臉。Lily平時一直素面朝天,但在這種會議場合,就要化點淡妝了。同樣,手也是別人目光自然的焦點,所以平時要精心呵護出白皙的手指,并修理指甲,指甲不能太長,造型不能太怪,指甲油可以用白色、粉色、肉色或其他不濃艷的顏色。
Tips:想整理坐久了有點走形的衣服,捏走落在衣服上的頭發(fā),這些小動作還是利用會議休息時間,在盥洗室的鏡子前完成吧。
聆聽禮儀——應勇于坐前排,小動作不宜太多
座位:應勇于坐前排
入場時應該進出有序,根據(jù)會議安排落座。平時部門開會時,Lily通常會選擇后排座位,或緊緊地和同時入公司的Alice坐在一起。也許Lily還沒有意識到,在潛意識中她感到這樣才會有安全感。相反,James和Steven卻自然主動地坐到了前排。座位的遠近在心理學上反映了自信心的大小和地位權力的微妙差距。不論Lily專業(yè)知識比他們過硬多少倍,坐在后面就顯示出自己沒有強烈的進取心,在公司中作用也較不重要。在這次大會,Lily決定養(yǎng)成坐在會場前排的習慣。
體語:小動作不宜太多
開會時坐姿端莊,身體挺直,表現(xiàn)出精神飽滿的狀態(tài),切忌撓頭、抖腿等不雅舉止。聆聽時要專心致志,與發(fā)言人保持目光接觸,仔細聽清對方所說的話。不要私下小聲說話或交頭接耳,不要三心二意、東張西望,這些都會影響聽講的效果,也會影響發(fā)言人的心情。聆聽的過程更是一個積極思考的過程,要邊聽邊想,敏銳把握發(fā)言人話語里的深層含意。而只有準確地把握了他人的真實想法后,才能使自己做正確的判斷。發(fā)言人發(fā)言結束時,應鼓掌致意,中途退場應輕手輕腳,不影響他人。
Tips:1、會議參加者通常應該準時入場是路人皆知的。對于這種隆重場合,如果能比預定時間提前5分鐘到達,更能體現(xiàn)效率原則。
2、在大型會議場合,多數(shù)女性會表現(xiàn)出非常認真嚴肅,缺乏幽默感。若過于嚴肅,可能會在某些時刻影響發(fā)言人營造氣氛,讓人尷尬。因此女性在聽到笑話時,應盡量及時展現(xiàn)你的笑容,表示你享受幽默的樂趣和接受較幽默的表達方式。有時,即使你已聽過同樣的笑話,仍然可以展開笑容,營造幽默的氣氛,表示贊同與鼓勵。
3、在會議中,最好把手機關掉,起碼也要調到震動狀態(tài)。這樣既表現(xiàn)出對他人的尊重,也不會打斷發(fā)言者的思路。
Linda到這家中等規(guī)模的公司已經(jīng)滿3年了,在這個人員流動性比較大的公司里也算得上是老員工了。身邊的同事走的走、升的升,只有她原地踏步。其實Linda的能力也不差呀,在職場上這般不如意,重要原因之一就是她太默默無聞、羞羞縮縮了。Linda決定改變自己,就從這次部門會議上發(fā)言開始。
發(fā)言禮儀——開門見山,無須太啰嗦
要讓高層主管和全體同仁在有限的時間中專心傾聽你的發(fā)言,引起思索,留下深刻印象,首先報告內容必須簡短有力,條理井然。羅嗦而無頭緒的發(fā)言不僅讓聽眾失去耐心,甚至會讓他們懷疑你的專業(yè)水準。直接有力的開場白,清晰的觀點陳述,必要情況下的加以強調,這樣的發(fā)言會使你驕人的業(yè)績、優(yōu)秀的職業(yè)素質立刻給聽眾留下深刻印象。
體語:多用自信的手勢會使發(fā)言效果顯著
如果你希望自己的講話內容被觀眾接受,那么你必須在心里樹立堅強的信念,不妄自菲薄,這樣,你的身體語言就像你的講話內容一樣讓人信服。最基本的禮儀要求是:走上主席臺應該步伐穩(wěn)健有力,行走的速度因會議的性質而定。一般說,對快、熱烈的會議步頻應較慢。入席后,如果是站立發(fā)言,應雙腿并攏,腰背挺直;坐姿發(fā)言時,應身體挺直,雙臂前伸,兩手輕按于桌沿;如果是書面發(fā)言,要時常抬頭掃視一下會場,不能低頭讀稿,旁若無人。發(fā)言完畢,應該對聽眾的傾聽表示謝意。
發(fā)言時加上身體語言的輔助,能收到事半功倍的效果。例如,你在向人們解釋某個問題時,要讓你的一只手自然地放在一邊,或采用手心向上的動作,這樣顯得坦白而真誠。發(fā)言中說教式的動作并不能獲得信任,只會引起別人的反感,就是那些可笑的指指點點表示強調、坐在臺前交叉握雙手、手指撐出一個高塔形狀的動作。再比如,無論你講的主題多么嚴肅,偶爾的微笑,而不是咧嘴大笑,總能幫助你贏得更多的支持。用眼睛不時有意地環(huán)視會場上的每個人,就好像你在對某個人發(fā)表演說一樣。即使這種環(huán)視只不過是飛瞥一兩次。你不要回避或鄙視那些詆毀者的眼光,讓他們也抬著頭看你,可以顯示你的自信和坦然,甚至可化干戈為玉帛。千萬不要擺出雙手緊握或雙臂交叉胸前的防衛(wèi)姿勢,這些動作只能說明你比較保守。
語調:盡量壓低,給人以穩(wěn)重感
語音語調同樣不能忽視。女性一般聲線較細,聲頻偏高,這樣的聲調顯得纖細、敏感、不夠持重,所以,在整個發(fā)言過程中,盡量采用低沉而有節(jié)奏的語調,這樣的聲音才有說服力。這樣的聲音訓練秘訣很簡單,就是羽西說過的“讓語調盡量放低,低到不能再低的程度”。
如果有會議參加者對發(fā)言人提問,應禮貌作答。對不能回答的問題,應機智而禮貌地說明理由。對提問人的批評和意見應認真聽取,即使提問者的批評是錯誤的,也不應失態(tài)。
如果會議采取較隨意的自由發(fā)言的形式,則要講究發(fā)言的順序和秩序,不要爭搶發(fā)言。在大會上與別人爭話筒,只能給人留下“半瓶子醋晃”的印象。自由發(fā)言內容同樣應簡短,觀點明確;如與他人有分歧,應以理服人,態(tài)度平和。自由發(fā)言要聽從主持人的指揮。
Tips:通常說來,男性會很自然地利用會議機會推薦自己,爭取表現(xiàn)機會,而女性一般僅僅滿足于平時的默默耕耘能在會議上得到領導的肯定。而事實是:除非你主動出擊,通常領導是不會注意的。Linda的挫折就是一個例子。Linda可以主動利用部門全體會議,甚至公司大會,向老板報告團隊的最新工作績效,反映自己優(yōu)秀的工作能力和潛在的協(xié)調、領導能力,同時主動與其他相關部門建立關系,介紹你的職務,讓他們了解你能為他們做什么,你有什么資源可以分享。
技術部的王琴由于專業(yè)能力出色,年紀輕輕就當上了部門副經(jīng)理。由于部門準備上一個新的項目,投資上億,技術部準備召集商務部、發(fā)展部等相關部門對此項目的可行性進行研究,公司CEO也親自參會。技術部決定讓王琴主持會議,但王琴有點膽怯,由于一直在做技術,平時對主持方面的禮儀沒有特別關注過。其實,王琴已經(jīng)具備了良好的專業(yè)素質,只要在以上禮儀的基礎上,再注意一些細節(jié)就可以了。
主持禮儀——精神飽滿,口齒清楚,簡明扼要
1、主持人應衣著整潔、精神飽滿、大方莊重,切忌不修邊幅、邋里邋遢。而且,一般也要提前入會。如果需要走上主席臺,應步伐穩(wěn)健有力、挺胸收腹、眼觀前方,切忌東張西望,顯得不自信,行走的速度根據(jù)座位到主席臺的距離而定。在會議進行中,主持人對會場上的熟人不能打招呼,更不能寒暄閑談,會議開始前,或會議休息時間可點頭、微笑致意。在會議開始,要首先介紹主要參會人員。
2、主持人言談應該口齒清楚、思維敏捷、簡明扼要,可以說一些承上啟下的話,但不要太長,以免顯得喧賓奪主。如果需要,每個人發(fā)言結束,主持人可以進得簡短總結。同時,主持人要時刻把握會議時間,必要時要提醒發(fā)言人注意時間與發(fā)言內容。
3、主持人應根據(jù)會議性質調節(jié)會議氣氛,或莊重,或幽默,或沉穩(wěn),或活潑。
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