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如何有效做好人事檔案管理工作

如何有效做好人事檔案管理工作

  人事檔案是國家與用人單位選拔人才、使用人才的重要依據(jù),在歷經(jīng)了相當(dāng)長時(shí)期的發(fā)展后,我國的人事檔案管理具有成熟的規(guī)范和模式。這是愛匯網(wǎng)小編整理的如何有效做好人事檔案管理工作,希望你能從中得到感悟!

  如何有效做好人事檔案管理工作

  1、有專門的檔案管理人員,最好是專業(yè)類人員;

  2、有專門的檔案室,按高標(biāo)準(zhǔn)配置檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)等;

  3、要實(shí)行電腦信息化管理,選配實(shí)用的檔案管理軟件,如量子偉業(yè)、萬能檔案等;

  4、掌握人員的各類信息,并歸類整理其檔案資料,錄入到檔案系統(tǒng);

  5、按上級主管部門的要求做好人事檔案的各項(xiàng)其它階段性工作。

  相信完成以上5點(diǎn),你的'人事檔案管理工作一定會得到上級好評。

  人事檔案管理的基本內(nèi)容

  建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。

  (1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。

  (2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無霉?fàn),蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。

  檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對:

  (1)突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:

  (2)對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。

  (3)發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

  (4)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的。

  人事檔案管理的存檔方式

  國家對于畢業(yè)后尚未就業(yè)的大學(xué)生的檔案,一般采取三種管理辦法:

  一是把檔案轉(zhuǎn)至生源地,由所在地級市的人社局下屬人才交流中心接收,并由個(gè)人去辦理托管手續(xù)。這種方式比較適合準(zhǔn)備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時(shí)不想就業(yè)的畢業(yè)生,優(yōu)點(diǎn)是在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便,而缺點(diǎn)是兩年內(nèi)如離開生源地就業(yè),需重新辦理改派手續(xù)。

  二是把檔案留在學(xué)校,待落實(shí)工作單位后,將戶籍和檔案遷至工作單位所在地,申請檔案留校超過兩年仍未落實(shí)工作的,學(xué)校將其檔案和戶口遷回生源地,學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報(bào)到證。這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生,優(yōu)點(diǎn)是學(xué)校誠信度較高,代為保管戶口關(guān)系和檔案不收取額外費(fèi)用,其缺點(diǎn)是畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期,與學(xué)校沒有人事隸屬關(guān)系,涉及人事關(guān)系的證明都不能出具。

  三是把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。這種方式比較適合準(zhǔn)備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生,優(yōu)點(diǎn)是易于畢業(yè)生解決一些實(shí)際問題,缺點(diǎn)是如果畢業(yè)生與指導(dǎo)中心交流相對少,則容易造成信息不暢。

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