文秘的日常工作內(nèi)容

一、日常工作的范圍

所謂“日常工作”是指秘書每天都要做的工作，一般都有固定的模式。對于日常工作，一般不需要上司有專門的指示，秘書可以自行決定或處理。一般如下：

1、辦公室的整理：上司辦公室和會客室的整理打掃，空調(diào)、換氣、照明的調(diào)整等。

2、接待客人和接打電話：為來客登記、帶路和傳話；給客人端茶送水和送客人出門；接電話并轉(zhuǎn)達電話內(nèi)容等。

3、文書工作：起草公司內(nèi)外的文件信函；各種文件信函的收集與存檔。

4、日程管理：日常日程表的管理；會面的預(yù)約和登記等。

5、信息管理：收集公司內(nèi)外的各種信息，并對信息進行整理、匯編和上報。

6、出差準備：出差期間的日程管理；與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點；出差回來后的費用報銷、出差總結(jié)等。

7、準備會議：會場的安排；登記工作；制作會議文件資料并發(fā)放給會議代表；作會議記錄和會議紀要等。

8、照顧上司：給上司沏茶(或沖咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。

9、檔案管理。

10、輔導新秘書的工作。

秘書在處理上述日常工作的同時，還需要經(jīng)常處理一些非常常工作。非常規(guī)工作是指在工作日程之外突然出現(xiàn)需要緊急處理的事情，也可以說是突發(fā)事件。發(fā)生突發(fā)事件時，秘書更需要能冷靜。主要的突發(fā)事件有這么幾種：上司急病、上司出了事故、重要客戶急病或突然死亡、媒體采訪、遇到騷擾等。

二、職責范圍

1、整理辦公室

秘書的主要職責是為上司整理辦公室。應(yīng)該說整理辦公室是一件很平常的工作，不僅秘書，每一個白領(lǐng)都要整理自己的辦公室，但是，作為一種職責，秘書的“整理辦公室”并不單指手持吸塵器為上司吸吸地毯或擦擦桌子這類簡單勞動。在這里“整理辦公室”有更廣泛的含義，它包括了從文書檔案一直到與各部門聯(lián)系和協(xié)調(diào)等工作，即為上司創(chuàng)造一個舒適、整潔和不受外界干擾的工作環(huán)境。可以說，秘書工作是從整理辦公室開始，也是以整理辦公室結(jié)束。

2、收集信息

秘書的第二大職責就是為上司收集他決策所需的'信息。比如你的上司是主管營銷的副總，他負責公司的市場、銷售、采購等幾個部門的工作；為了給他的決策提供可靠而又及時的信息，你就要經(jīng)常與上司負責的這幾個部門聯(lián)系，并通過各種途徑收集各種信息。這項工作的難度是判斷這些信息的真實性和可靠性。如果是這幾個部門匯報上來的材料，那這些信息是否準確還比較好判斷；如果是從網(wǎng)上或其他途徑收集到的，那判斷起來就不那么容易了。對于秘書來說，給上司提供信息一定要及時，但必須慎重。

三、發(fā)揮主觀能動性

由于秘書工作的瑣碎和繁雜，上司不可能對秘書的每一項工作作出指示，所以，秘書應(yīng)該充分發(fā)揮主觀能動性，完成自己職責范圍內(nèi)的工作。但是，這并不等于什么事都由你一個人決定。秘書的能力表現(xiàn)在她能判斷什么事情可以由自己決定作主，如果判斷出是自己能作主的，那就無須上司交代而出動去做。能恰到好處地分擔上司的“雜務(wù)”，是個秘書能力的標志。

要充分發(fā)揮主觀能動性，一定要先熟悉上司的工作習慣。有些上司十分清楚自己的工作量，他可以合理地將自己認為是“雜務(wù)”的工作分派給秘書去做。但大多數(shù)的上司還是習慣把各種雜務(wù)攬在自己的身上，使自己苦不堪言。因此，作好助手，秘書要熟悉上司的工作習慣和工作內(nèi)容，知道自己能為上司做哪些雜務(wù)，哪些“雜務(wù)”不能做。

于雪是某公司財務(wù)總監(jiān)的秘書。每年到二月底，她就發(fā)現(xiàn)上司特別忙碌，經(jīng)常把財務(wù)部門的幾個經(jīng)理就會頻繁地找來，通霄達旦地研究問題，而在平常很難出現(xiàn)這種情況。剛給財務(wù)總豎當秘書時，于雪并不知道這是為什么，只是覺得有些特別，所以，她并知道自己要主動做些什么。從去年起她才開始知道，作為一家上市公司，公司每年三月底之前要向社會公開財務(wù)決算報告。由于對外發(fā)布公司業(yè)績報告會影響公司股票價格，事關(guān)重大，所以上司要與那幾個經(jīng)理密切磋商。由于了解了這一點，今年于雪不需要上司交代，過完元旦她就將做決算報告所需要的相關(guān)資料都準備好了。

四、注意“越位”

秘書的任務(wù)就是為上司創(chuàng)造最佳的決策環(huán)境，所以，秘書應(yīng)該有主動積極的精神，盡量為上司多處理一些雜務(wù)，減輕上司的負擔。但是，這種主動性的分寸不容易把握，許多秘書在工作中積極過了頭，有時甚至讓上司很被動。經(jīng)驗不足的秘書在工作中常犯這么一種錯誤：因為上司一向要求這么做，所以這次我也可以這么做，因此，經(jīng)常不經(jīng)上司確認就自行其是。雖然上司過去都是那樣要求的，但未必這次他也會要求你那么去做。對于那些上司有特殊要求的工作，秘書在做之前一定要請上司確認。另外，在遇到那些自己不明白或自己不能作決定的事情時，必須向上司請示，不能先斬后奏。

作為秘書，絕對不能干預(yù)上司的決策，超越自己的職責范圍，自行其是。以下幾種行為是典型的超越自己職責范圍的行為，秘書在工作必須加以注意：

1、未經(jīng)授權(quán)，在各部門送上來的報告上簽字蓋章。

2、私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)。

3、隨便接待或回絕沒有預(yù)約的客人。

4、詢問會議內(nèi)容。

5、代替上司接待客人。除非上司有明確的授權(quán)，那怕是非常熟悉的客人來訪，秘書的職責也只是端茶送水和陪客人閑聊，也決不允許秘書私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)上的事情。

6、隨意決定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空余的時間較多，秘書也不能按自己的想法更改上司的日程表，重新安排上司的工作日程；要更改上司的工作日程表必須先與上司商量。

五、執(zhí)行指令與服從指令

1、執(zhí)行指令

正確而且按時處理好上司交辦的工作，這是對一個秘書的起碼要求。秘書在接受上司的指示和執(zhí)行上司的指示的時候，應(yīng)該注意以下幾點：

a、對于自己的日常工作，不需要都等上司的指示，應(yīng)該自覺主動地去處理。

b、在同時處理幾項工作的時候，要分清輕重緩急，確定需要優(yōu)先處理的工作。

c、在處理上司交辦的工作時，不能自作主張影響工作結(jié)果。

d、完成上司交辦的工作之后，要找適當?shù)臅r機向上司匯報。

辦公室文秘工作內(nèi)容2016-12-03 22:41 | #2樓

辦公室文秘工作職責

行政秘書的工作內(nèi)容以公司運營保障為主，工作內(nèi)容較多元化，但較基礎(chǔ)的文書寫作、檔案管理，熟練使用操作辦公自動化設(shè)備，包括計算機、打印機、傳真機、復印機等。

需要有良好的文字表達能力，有一定英語基礎(chǔ)，具備較強的聽說能力，工作效率高，條理性強，具有較強的應(yīng)變能力，并具有團隊合作精神。負責辦公用品的保管領(lǐng)用工作，辦公設(shè)備的日常維護工作幫助人事行政經(jīng)理完成部門的相關(guān)工作，以及其它總裁交辦的工作。

日常工作細則：

1.協(xié)助辦公設(shè)備及辦公環(huán)境的維持及維護；

2.結(jié)算各項行政費用；

3.負責相關(guān)文檔管理工作；

4.其他日常行政支持性工作。

公司日常細則：

1、文件、檔案、資料的整理、分類、歸檔、記錄；

2、電話記錄、打印文件、復印資料；

3、日常報表的收集、整理、匯總、傳遞、上報；

4、遇突發(fā)事件，緊急聯(lián)系相關(guān)負責人，協(xié)助解決；

5、收發(fā)郵件、信件，及時轉(zhuǎn)交相關(guān)人員；

6、上情下達，下情上傳；

7、保密工作（包括：公司內(nèi)部信息、資料、文件、人事、檔案、會議

內(nèi)容、計算機信息、財務(wù)等）

8、處理各部門人員的報帳事宜，審核、匯總、傳遞工作；

9、協(xié)調(diào)各部門人事關(guān)系，使之工作能順利、高效完成；

10、完成上級管理層交付的臨時工作；

11、保持工作環(huán)境整潔、干凈等。

文秘工作部分：

一、負責公司公章管理。

二、開具各種信函（包括行政介紹信、證明等）和干部（工人）調(diào)動 通知。

三、負責各種文件和通知的收發(fā)和督辦工作。

四、負責本部門的信訪接待和日常事務(wù)工作。

五、負責人事檔案和文書檔案的管理工作。

六、協(xié)助做好人事統(tǒng)計報表的統(tǒng)計工作。

七、負責人事處網(wǎng)頁的維護和文件、表格的錄入工作。

八、 完成處領(lǐng)導交辦的其他工作。

XXX開發(fā)有限公司

董事長秘書日常工作內(nèi)容2016-12-03 12:24 | #3樓

日常工作內(nèi)容

1、提前到辦公室開門窗與空調(diào)，并整理周總辦公桌；

2、負責周總茶杯的清洗、燒水、泡茶；

3、提前通知參會人員參加每日例會，并作好記錄；

4、會后做好每日的工作日程提醒，并上交周總；

5、負責周總在日常工作進行中的上傳下達，在工作安排時對人員的通傳；

6、周總客人的接待、通傳、引導、倒茶服務(wù)工作；

7、參與重要活動及重要會議，做好會議紀要并整理；

8、午休時間周總離開后整理辦公桌椅，準備新熱水；

9、下班時關(guān)好周總辦公室與自己的門窗、照明電器、電子設(shè)備；

10、按時并及時對周總辦公室的魚缸進行清洗；

11、公司相關(guān)資料的保管（包括公司印章、股東協(xié)議書、41份公司合同、32張股本金收據(jù)、14樓的房屋移交合同的保管、1份清大安全質(zhì)量監(jiān)測報告的保管）；

12、日常打印、復印工作，以及領(lǐng)導安排的其他臨時性事項。

肖文清

2015年7月14日