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行政專員助理工作內(nèi)容

行政專員助理工作內(nèi)容

行政專員的職責(zé):

協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務(wù)性工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作。

工作內(nèi)容:

協(xié)助上級制定行政、總務(wù)及安全管理工作發(fā)展規(guī)劃和計劃; 協(xié)助審核、修訂行政管理規(guī)章制度,進行日常行政工作的組織與管理;

協(xié)助高級管理人員進行財產(chǎn)、內(nèi)務(wù)、安全管理,為其他部門提供及時有效的行政服務(wù); 考核和指導(dǎo)行政部工作 協(xié)助承辦公司相關(guān)法律事務(wù);

參與公司經(jīng)營事務(wù)的管理和執(zhí)行工作; 會務(wù)安排。

行政助理的工作內(nèi)容以公司運營保障為主,工作內(nèi)容較多元化,但較基礎(chǔ)。比如工作內(nèi)容為:

1、人事檔案管理

2、人事考核作業(yè)

3、員工教育培訓(xùn)

4、作息考勤管理

5、獎懲辦法的執(zhí)行

6、各類公告的發(fā)布

7、招聘、錄用、升遷、離退職的辦理

8、各項規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行

9、協(xié)助經(jīng)理制訂公司各項管理制度及業(yè)務(wù)計劃

10、全面組織及督導(dǎo)店員的銷售工作

11、辦公用品的預(yù)算及購買

應(yīng)具備的條件:

1. 工作態(tài)度:必須對企業(yè)的背景、企業(yè)所在行業(yè)及市場的定位、企業(yè)行政管理系統(tǒng)及企業(yè)文化有所了解。

2. 工作技能:有電腦、外語、文筆、溝通技能、時間管理、壓力管理、情緒管理等方面的能力。

3. 業(yè)績方面:領(lǐng)悟上級主管的意圖,工作高效率,有服務(wù)意識,工作環(huán)節(jié)“零缺陷”。

行政助理主要職責(zé)是:

1、協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務(wù)管理;

2、參與公司績效管理、考勤等工作;

3、參與公司行政、采購事務(wù)管理.

人事方面

1. 制定、執(zhí)行公司人力資源規(guī)劃;

2. 制定、執(zhí)行、監(jiān)督公司人事管理制度;

3. 招聘:制定招聘計劃、策劃招聘程序、組織招聘工作;安排面試、復(fù)試、綜合素質(zhì)測試;

4. 績效考評:制定考評政策、統(tǒng)計考評結(jié)果、管理考評文件、做好考評后的溝通工作、不合格員工的辭退;

5. 激勵與報酬:制定薪酬政策、晉升政策;組織提薪評審、晉升評審;6. 公司福利:制定公司福利政策、辦理社會保障福利;7. 人事關(guān)系:辦理員工各種人事關(guān)系的轉(zhuǎn)移;

8. 教育培訓(xùn):組織員工崗前培訓(xùn)、協(xié)助辦理培訓(xùn)進修手續(xù);9. 與員工進行積極溝通,了解員工工作、生活情況。

行政專員工作職責(zé)2016-12-03 19:40 | #2樓

一、每天須做事項:

1、 對員工日常行為規(guī)范方面例行檢查,包括著裝、工作狀態(tài)、外出登記、衛(wèi)生值日等,監(jiān)督檢查相關(guān)規(guī)定的執(zhí)行效果,如有違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象開具罰款通知單;

2、 每天12點前公布前一天的獎罰通知;

3、 日常后勤服務(wù),門、窗、桌、椅,柜等維修搬遷,水、電等基礎(chǔ)設(shè)施維修,能自己想辦 法解決的就自己解決,需要其他部門協(xié)助的,找其他部門主管協(xié)商,需尋求外部協(xié)助的 可尋求相應(yīng)的供應(yīng)商解決問題;

4、 確認(rèn)是否有需要擬定的通知,如有,盡量在一個工作日內(nèi)完成;

5、 負(fù)責(zé)文書的流轉(zhuǎn)工作,檢查是否有需要提交上級或總經(jīng)理審批的事項,盡快完成審批以及文件分發(fā)或事項傳達(dá)工作;

6、 若部門其他同事不在崗或忙不過來時,協(xié)助同事處理好相關(guān)事宜,如接待、辦公用品領(lǐng)用;

7、 及時完成上級臨時交待的事項;

二、每周須做事項:

1、 擬制部門周工作內(nèi)容,召開部門例會,并做好會議紀(jì)要與分發(fā)工作;

2、 管理好行政部備用金,做好相關(guān)費用記錄、報銷、請款事宜;

3、 采購日常生活用品(如需要);

4、 及時更新網(wǎng)站內(nèi)容;

三、每月須做事項:

1、 協(xié)助編制公司各項規(guī)章制度文件及表格;

2、 整理主管會議紀(jì)要、提交審批與會簽,并將電子檔分發(fā)至相關(guān)人員;

3、 協(xié)助進行實習(xí)生評優(yōu)工作;

4、 起草所需相關(guān)人員的職務(wù)說明書;

5、 根據(jù)固定資產(chǎn)申請單采購相應(yīng)的設(shè)備(比較大型的電器設(shè)備)并安排好安裝事宜;

6、 協(xié)助組織公司的相關(guān)活動;

7、 做好月工作總結(jié);

四、每年須做事項:

1、 工作年度總結(jié)與計劃;

2、 協(xié)助編制行政部工作年度規(guī)劃;

3、 協(xié)助簽訂公司餐飲合同;

行政助理崗位職責(zé)2016-12-03 18:14 | #3樓

一、公司行政助理的工作內(nèi)容

在各種公司行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)于公司員工,例如負(fù)責(zé)考勤管理、人事任免、制度制定落實、各項領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)等行政工作。以及聯(lián)系各種培訓(xùn)事宜、聯(lián)系和管理公司交通班車服務(wù)、食堂餐飲服務(wù)管理、與外部物業(yè)管理聯(lián)絡(luò)、聯(lián)系和協(xié)調(diào)各種集體活動例如集體外出旅游、受訓(xùn)、公司運動會、年會、晚會等。還包括購買和管理辦公室文具供應(yīng)、辦公設(shè)施的管理等。

具體內(nèi)容如下:

1、協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)進行公司日常公司行政管理工作;

2、協(xié)助公司行政經(jīng)理完成公司行政事務(wù)管理;

3、參與公司績效管理、考勤等工作;

4、 負(fù)責(zé)辦公室檔案管理工作;

5、參與公司行政、采購事務(wù)管理.

6、負(fù)責(zé)起草和完善公司管理制度,并監(jiān)督執(zhí)行;

7、負(fù)責(zé)分析公司管理中的問題并提出解決建議;

8、負(fù)責(zé)公司各部門之間的溝通和協(xié)調(diào);

9、負(fù)責(zé)公司各種證照的登記、年檢、變更、保管和公章的保管;

10、負(fù)責(zé)辦理公司辦公設(shè)備、辦公用品的購買,分發(fā)等公司行政事務(wù);

11、負(fù)責(zé)作好公司開展各項活動的后勤支援工作;

12、在各種公司行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)于公司員工;

13、負(fù)責(zé)招聘面試的發(fā)布、審查,招聘人員的考核、錄用;

14、制定合理、有效的績效評估制度;

15、制定公司的培訓(xùn)體系,并組織實施;

16、依據(jù)《勞動法》及相關(guān)法律法規(guī),并參考同行業(yè)之水平,制定合理的、有競爭性的薪酬制度;

17、負(fù)責(zé)建立、健全人事檔案;并保持檔案的有效性和真實性,并負(fù)責(zé)人事考核、考查工作;

18、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

二、公司行政助理工作應(yīng)該掌握的技能

1、公司行政助理必須能夠熟練地準(zhǔn)備統(tǒng)計報表、書面報告以及做管理方面的演說。要求熟練掌握個人電腦技術(shù)、MS Word、Excel和PowerPoint,以及創(chuàng)建多種專業(yè)文件的的經(jīng)驗。

2、分析性思維很重要,因為他們經(jīng)常需要對自己的工作進行輕重緩急的判斷,并且要對公司的發(fā)展和表現(xiàn)進行逐步地監(jiān)控。

3、需要有非常好的組織能力,傳播公司的正面形象并很好地反映在組織工作中,熟悉如何進行控制。

行政人事工作內(nèi)容:

職位概要:規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司行政服務(wù)支持等各項工作,組織管理下屬人員完成本職工作。

工作內(nèi)容:

1、組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計劃與預(yù)算方案;

2、組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行;

3、組織、協(xié)調(diào)公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議,負(fù)責(zé)外聯(lián)工作及

4、辦理公司所需各項證照;

5、起草及歸檔公司相關(guān)文件;

6、搜集、整理公司內(nèi)部信息,及時組織編寫公司大事記;

7、管理公司重要資質(zhì)證件;

8、組織好來客接待和相關(guān)的外聯(lián)工作;

9、主持部門內(nèi)部的建設(shè)工作,建設(shè)及維護內(nèi)部網(wǎng)絡(luò);

10、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作;

12、會務(wù)安排。

行政主管:

職位概要:協(xié)助經(jīng)理安排、落實行政服務(wù)支持工作。

工作內(nèi)容:

1、組織辦好會議接待、娛樂等各項活動;

2、協(xié)助制定、監(jiān)督、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度;

3、組織公司辦公費用的計劃、辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作;

4、管理公司非技術(shù)資料、計算機磁盤、光盤等資料;

5、做好辦公室人員考勤和處理各種假期;

6、管理公司的公共衛(wèi)生、食堂就餐工作;

7、發(fā)放日常福利、節(jié)日福利;

8、購買、管理和維修公司固定資產(chǎn);

9、完成直屬上司交辦的臨時性工作。

任職資格:

教育背景:◆秘書、中文、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè)本科以上學(xué)歷。

培訓(xùn)經(jīng)歷:◆受過管理學(xué)、戰(zhàn)略管理、管理技能開發(fā)、公共關(guān)系、財務(wù)知識等方面的培訓(xùn)。

經(jīng) 驗:5年以上行政管理工作經(jīng)驗。

技能技巧:◆熟練的'中英文寫作、口語、閱讀能力;

◆優(yōu)秀的外聯(lián)與公關(guān)能力,具備解決突發(fā)事件的能力;

◆較強的分析、解決問題能力,思路清晰,考慮問題細(xì)致;

◆熟練使用辦公軟件、辦公自動化設(shè)備。

態(tài) 度:◆做事客觀、嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)、踏實、敬業(yè);

◆具有很強的人際溝通、協(xié)調(diào)、組織能力以及高度的團隊精神,責(zé)

任心強。

行政專員:

職位概要:管理公司的后勤服務(wù)工作、提供后勤保障。

工作內(nèi)容:

1、 協(xié)助制訂完善、組織實施人力資源管理有關(guān)規(guī)章制度和工作流程;

2、 發(fā)布招聘信息、篩選應(yīng)聘人員資料;

3、 監(jiān)督員工考勤、審核和辦理請休假手續(xù);

4、 組織、安排應(yīng)聘人員的面試;

5、 辦理員工入職及轉(zhuǎn)正、調(diào)動、離職等異動手續(xù);

6、 組織、實施員工文化娛樂活動;

7、 管理公司人事的檔案;

8、 協(xié)助實施員工培訓(xùn)活動;

9、 協(xié)助處理勞動爭議;

10、 完成人力資源部經(jīng)理交辦的其它事項。

補充內(nèi)容:+

一、擬訂、完善公司各項規(guī)章制度

擬訂、完善公司各項規(guī)章制度,并對規(guī)章制度的實施執(zhí)行情況進行監(jiān)督;制定行政、總務(wù)及安全管理工作發(fā)展規(guī)劃和計劃。

二、全面負(fù)責(zé)辦公室日常工作

組織制定辦公室年度、月度工作目標(biāo)及工作計劃,并組織實施;負(fù)責(zé)組織經(jīng)理辦公會、重大業(yè)務(wù)會議,并負(fù)責(zé)記錄;負(fù)責(zé)督辦、檢查總經(jīng)理辦公會及部門經(jīng)理例會決議的執(zhí)行情況;組織起草公司重要文件;組織起草公司各項管理規(guī)章制度并監(jiān)督實施;參與公司重大決策的研討和制定;負(fù)責(zé)組織策劃公司的重大公關(guān)、慶典活動、工會工作;負(fù)責(zé)組織外事接待活動,妥善處理各種對外事務(wù);審核、控制公司辦公費用及接待費用。

三、組織危機管理工作及外部投訴處理

組織公司危機管理工作,包括危機預(yù)防、危機發(fā)生時的及時處理及危機發(fā)生后的企業(yè)形象恢復(fù);組織公司外部投訴處理工作,并協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決;承辦公司各項法律事務(wù)。

四、協(xié)調(diào)公司各部門之間的關(guān)系

負(fù)責(zé)組織各部門的信息傳遞工作,保證各部門信息溝通順暢;協(xié)調(diào)各部門的工作行為,使工作流程順暢,實現(xiàn)共同的戰(zhàn)略目標(biāo);負(fù)責(zé)公司的年終總結(jié)工作,包括會議安排及跟催各部門編寫總結(jié)報告。

五、負(fù)責(zé)公司對外形象宣傳、公共關(guān)系和公司企業(yè)文化建設(shè)

代表公司與相關(guān)部門、上下級單位往來,保持與政府部門及相關(guān)企業(yè)的良好合作關(guān)系;負(fù)責(zé)公司的對外工作,協(xié)調(diào)公司與政府部門及企業(yè)的關(guān)系;負(fù)責(zé)組織公司企業(yè)文化建設(shè),提煉和宣傳企業(yè)理念,舉辦各種活動,增強員工凝聚力。

六、內(nèi)部組織管理

行政專員的工作內(nèi)容2016-12-03 12:27 | #4樓

組織辦好會議主持、做好會議紀(jì)要等;

協(xié)助制定、監(jiān)督、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度;

組織公司辦公費用的計劃、辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作;

管理公司參考書籍及光盤等資料;

做好公司人員考勤和處理各種假期;

管理公司的公共衛(wèi)生;

發(fā)放日常福利、節(jié)日福利;

公司的宣傳資料以及其他物品的管理工作;

購買、管理和維修公司固定資產(chǎn);

定購機票、預(yù)定酒店等外聯(lián)工作。

完成直屬上司交辦的臨時性工作。

修訂日期:

崗位名稱 行政專員 匯報對象 行政經(jīng)理

所屬部門 行政部 職類職級 行政專員

編制 晉升方向 行政主任/經(jīng)理/相關(guān)適合崗位

編制日期 2015-11-20 批準(zhǔn)人

崗位 / 部門的核心價值 規(guī)范管理,提升公司形象;控制成本;后勤保障

崗位工作目標(biāo) 協(xié)助行政部經(jīng)理提供強有力的后勤保障工作,實現(xiàn)規(guī)范管理、成本控制,體現(xiàn)自身價值

主要崗位職責(zé) 工作標(biāo)準(zhǔn) 結(jié)果輸出

協(xié)助行政部經(jīng)理跟蹤、監(jiān)督總部及分公司各項制度的貫徹執(zhí)行情況并進行督查和推動實施 CE-AD-901-[2015]0729-A 總部文件管理規(guī)定,CE-AD-902-[2015]0729-A 公司制度體系管理規(guī)范及其它相關(guān)規(guī)章制度 規(guī)章制度的較好實施

負(fù)責(zé)分公司發(fā)文、圖書、行政部相關(guān)資料歸類管理 CE-AD-902-[2015]0729-A 公司制度體系管理規(guī)范及其它相關(guān)管理規(guī)定 完整、清晰、易查的資料檔案

負(fù)責(zé)日常資產(chǎn)管理工作,包括資產(chǎn)調(diào)配、維護、盤點、報廢,保障公司日常工作的正常開展 CE-AD-910-[2015]0801-A 公司資產(chǎn)管理制度及其它相關(guān)管理規(guī)定 資產(chǎn)盤活,成本控制

負(fù)責(zé)對各部門辦公用品的申購、申領(lǐng)表進行審核,并進行審核、匯總、分析,編寫分公司月申購匯總表; CE-AD-907-[2015]0801-A 公司辦公用品管理制度及其它相關(guān)管理規(guī)定 后勤保障,成本控制

負(fù)責(zé)根據(jù)總部采購標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行分公司資產(chǎn)、辦公用品、耗材等物資的采購、驗收、出/入庫,并提出采購合理化意見或建議; CE-AD-910-[2015]0801-A 公司資產(chǎn)管理制度,CE-AD-907-[2015]0801-A 公司辦公用品管理制度,CE-AD-914-[2015]0801-A 公司印刷品管理制度,CE-AD-908-[2015]0801-A 公司計算機管理制度,CE-AD-906-[2015]0801-A公司庫房管理制度等 保障物資需要,成本控制

負(fù)責(zé)總部寄送物資的驗收、入庫、分發(fā)等工作,月底庫房的盤點工作; CE-AD-914-[2015]0801-A 公司印刷品管理制度及相關(guān)制度 保障宣傳品需要 負(fù)責(zé)各類行政費用收集、整理、審核、分析; CE-AD-910-[2015]0801-A

公司

資產(chǎn)管理制度,CE-AD-908-[2015]0801-A 公司計算機管理制度 及時、準(zhǔn)確提交行政費用

負(fù)責(zé)各類行政報表數(shù)據(jù)的收集、整理,包括基本狀況表、資產(chǎn)物料表、信息費用表等 公司相關(guān)規(guī)章制度 完整、清晰、準(zhǔn)確、及時的各類報表

負(fù)責(zé)庫房管理,包括所有物資的出入庫、建帳和每月對庫房物資進行的盤點(包括禮品) CE-AD-906-[2015]0801-A 公司庫房管理制度及其它相關(guān)規(guī)章制度 完善的庫房管理

負(fù)責(zé)辦公環(huán)境的改善、維護、監(jiān)督 CE-HR-201-[2015]0801-A 員工手冊 及其它相關(guān)規(guī)章制度 良好的辦公環(huán)境

負(fù)責(zé)人員離職時資產(chǎn)清理工作 《個人工作資產(chǎn)保管卡》內(nèi)容 資產(chǎn)完整 負(fù)責(zé)協(xié)助各類會議、活動工作 根據(jù)相關(guān)要求 高效、優(yōu)質(zhì)完成

行政經(jīng)理交辦的其它事務(wù) 根據(jù)相關(guān)要求 高效、優(yōu)質(zhì)完成

工作權(quán)限 1、監(jiān)督員工行為規(guī)范的執(zhí)行情況,監(jiān)督辦公環(huán)境;2、審核供應(yīng)商資料,選擇合適供應(yīng)商;3、審核供應(yīng)商提供各類票據(jù);4、監(jiān)督公司資產(chǎn)的合理利用

任職資格 1、大專學(xué)歷以上,行政管理、企業(yè)管理或具備相關(guān)工作經(jīng)驗者等優(yōu)先;

2、熟悉資產(chǎn)管理、采購工作,有基本的財務(wù)知識,熟練操作計算機,熟悉各類行政文書的起草; 3、1年以上行政管理工作經(jīng)驗,熟悉資產(chǎn)、采購、后勤管理工作

考核指標(biāo) " 關(guān)鍵業(yè)績考核指標(biāo)(KPI)

1. 物資采購的計劃性與及時性

2. 行政成本控制

3、相關(guān)任務(wù)的完成率

3. 服務(wù)滿意度

"

服務(wù)承諾 "用心服務(wù),認(rèn)真執(zhí)行,獲得認(rèn)可,體現(xiàn)價值

承諾人:"

工作流程

工作1 "辦公用品: 申購→入庫→出庫→盤點 1.每月5日前各部門提交當(dāng)月辦公用品申領(lǐng)表報于行政專員; 2、行政專員審核各部門申購需求及庫存情況,匯總當(dāng)月申購清單,填寫月辦公用品申購表;

3、行政專員與供應(yīng)商聯(lián)系詢價,并將取得的規(guī)格及報價分析后匯報行政經(jīng)理;

4、行政經(jīng)理審核申購匯總表,并提交總監(jiān)審核批準(zhǔn);

5、行政專員采購批準(zhǔn)后的申購辦公用品;

6、庫管組織驗收采購辦公用品并填寫入庫單;

7、行政專員根據(jù)需求將采購辦公用品出庫至前臺文員處;

8、前臺文員通知各部門物品到位,并做好領(lǐng)用登記記錄;

9、行政專員在月底根據(jù)領(lǐng)用登記及庫存制作辦公用品報表

10、行政經(jīng)理審核報表并提交財務(wù)部。

"

工作2 "總部印刷品、物品管理: 確認(rèn)→入庫→出庫→盤點 1、行政專員收到總部印刷品或物品,及時E-mail總部《貨物確認(rèn)單》;

2、行政專員將收到印刷品或物品及時入庫,填寫《入庫單》;

3、行政專員將收到物品名稱匯報行政經(jīng)理,并將收到印刷品或物品根據(jù)發(fā)放規(guī)則發(fā)放至相應(yīng)部門或員工,填寫《出庫單》;

4、行政專員月底盤點實際庫存數(shù)量,做好庫存報表,檢查庫存與實際是否相符" 工作3 "資產(chǎn)管理 申購→入庫→出庫→盤點 1.各部門經(jīng)理向行政專員提出固定資產(chǎn)申購或報廢要求;

2.行政專員匯總并審核各部門申請,進行市場詢價比較分析,確認(rèn)采購規(guī)格及合作供應(yīng)商,填寫《實物資產(chǎn)申購單》或《資產(chǎn)報廢申請單》,提交行政經(jīng)理審核,并提出相關(guān)建議;

3.行政經(jīng)理審核《實物資產(chǎn)申購單》或《資產(chǎn)報廢申請單》,通過后提交相關(guān)上級審批;

4、行政專員根據(jù)審批后的《實物資產(chǎn)申購單》或《資產(chǎn)報廢申請單》,進行相應(yīng)的申購或報廢操作;

5、行政專員將采購來的資產(chǎn)移交庫管或相關(guān)人員驗收入庫,填寫《入庫單》;

6、庫管根據(jù)流程分配資產(chǎn)到申請部門,作好出庫登記、資產(chǎn)編碼張貼、資產(chǎn)保管卡等記錄;

7、行政專員根據(jù)相關(guān)規(guī)定定期進行季度資產(chǎn)盤點,制作資產(chǎn)盤點表;

8、行政經(jīng)理審核資產(chǎn)盤點表并給出意見,將審核通過的盤點表提交上級審核。 " 工作4 "相關(guān)行政費用收集、整理 1.行政專員根據(jù)申購內(nèi)容及原始憑據(jù)與供應(yīng)商一一核對,核對不誤收集票據(jù)、數(shù)據(jù);

2、行政經(jīng)理審核行政專員提交票據(jù)及數(shù)據(jù);

3、行政經(jīng)理將審核通過的票據(jù)提交財務(wù)部;

4、財務(wù)部審核后提交相關(guān)上級審批;"

工作5 "

文件、圖書、相關(guān)資料的管理 1、文件 行政經(jīng)理將需存檔文件交付行政專員,行政專員根據(jù)文件編號規(guī)則、類別等進行一一歸檔

2、圖書 行政專員將公司所屬圖書編號歸類放于圖書柜;行政專員管理好圖書借閱工作做好相關(guān)借閱記錄

3、合同協(xié)議等資料等 行政專員將涉及請款合同協(xié)議原件提交財務(wù)部保管,復(fù)印件行政專員進行分類保管,以便核實與查詢相關(guān)事項時使用

3.各類表單、呈批等資料 行政專員保留歸類存檔,提交復(fù)印件與相關(guān)票據(jù)一并提交財務(wù)部進行費用處理。 "

工作6 "

有的檔案的管理

有的企業(yè)文化

工商事務(wù)等等

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