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　　關(guān)于進一步規(guī)范公文處理工作的通知

　　各單位：

　　為提高公文質(zhì)量和工作效率，現(xiàn)就進一步規(guī)范公文處理工作通知如下，請認真貫徹執(zhí)行。

　　一、學(xué)校常用公文的種類

　　學(xué)校常用的公文種類主要包括：

　　1、 決定：用于對重要事項作出決策和安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不合適的決定事項。

　　2、 通知：用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關(guān)的指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或周知的事項。

　　3、 通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神,交流重要情況。

　　4、 報告：用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

　　5、 請示：用于向上級機關(guān)請求批示、批準。

　　6、 批復(fù)：用于答復(fù)下級機關(guān)的請示。

　　7、 意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。

　　8、 函：用于機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準等。

　　9、 會議紀要：用于記載、傳達會議情況和議定事項。

　　10、其他如工作總結(jié)、計劃、規(guī)劃、調(diào)查報告、會議記錄、會議講話等。

　　二、文種選擇上應(yīng)注意的事項

　　1、上行文要注意區(qū)分“請示”和“報告”。常見錯誤主要表現(xiàn)為“報告”中夾帶“請示”。二者區(qū)別在于“報告”是現(xiàn)在時、過去時，“請示”是將來時;“報告”有去無回，上級機關(guān)閱知即可，不作批復(fù)，“請示”有去有回。為便于上級機關(guān)答復(fù)，應(yīng)提供聯(lián)系人姓名和電話。

　　2、注意區(qū)分“請示”與“函”。常見錯誤主要表現(xiàn)為以函的形式作請示，函不能對上級使用，是不相隸屬機關(guān)之間使用的文種。對教育廳下屬處室或聊城市有關(guān)職能部門行文可以用函。

　　三、公文格式上應(yīng)注意的事項

　　1、 上報公文標題中必須標明單位名稱和公文種類，如“聊城大學(xué)關(guān)于XX的請示”。

　　2、 標題為黑體小二號字體，正文為小三號字體，其中，一級標題為黑體，二級標題為仿宋加粗，三級標題為楷體，其它皆為仿宋體。

　　3、 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”,第二層為“(一)”，第三層為“1、”，第四層為“(1)”，第五層為“①”。序數(shù)可缺層選用，但不得顛倒使用。

　　4、 每頁應(yīng)插入頁碼，頁碼居中;每段段首空兩個字，行間距設(shè)為25-28磅。

　　5、 落款應(yīng)包括單位名稱和日期。日期中數(shù)字用現(xiàn)代漢字表述，“0”用“○”，如“二〇一〇年五月十八日”。

　　6、 公文中的數(shù)字，除日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、專用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字。

　　7、 引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。如《聊城大學(xué)“xx”發(fā)展規(guī)劃》(聊大發(fā)?20xx?1號)。同時，注意避免寫成《聊城大學(xué)“xx”發(fā)展規(guī)劃》(聊大發(fā)【20xx】1號)

　　四、其他注意事項

　　1、公文行文應(yīng)使用現(xiàn)代書面語言，語言要莊重、準確、樸實、精煉、嚴謹、規(guī)范，不用口語詞、方言詞、生造語詞等。句子含義完整確切，具有較強的獨立性，過渡句少。在修辭方面，追求準確鮮明，質(zhì)樸平勻、精煉順達，反對含糊暖昧，繁冗堆砌;以消極修辭為主，重在選詞煉句，慎用修辭格。

　　2、單位負責(zé)人須對上報公文嚴格把關(guān)，切忌出現(xiàn)文種錯誤、文體不符、邏輯結(jié)構(gòu)混亂、病句、漏字、多字、錯別字等現(xiàn)象。

　　3、上報請示時，要注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話，一般為單位負責(zé)人信息。

　　4、擬辦單位要認真填寫發(fā)文稿，需要填寫的內(nèi)容包括：文件標題、附件、擬辦單位、擬稿人、部門負責(zé)人會簽、審簽(即分管校領(lǐng)導(dǎo)簽字)等。填寫時用黑色鋼筆或簽字筆。