請示報告應(yīng)該怎么寫
一把“事兒”搞透
“事兒”,也就是事情,關(guān)鍵要研究透、協(xié)調(diào)好。這是請示、報告寫作最難的方面,需要較長時間實踐經(jīng)驗的積累,很多時候還需要下相當大的功夫。社會上很多公文寫作教材往往忽略這個方面,讓很多初學(xué)者誤以為懂點中文知識、學(xué)點寫作技巧就可以把公文寫好,這是一個很大的誤區(qū)。文稿的本質(zhì)是“事兒”不是“字兒”,這是寫公文必須時刻牢記的一個基本道理。
“事兒”是請示之本。寫請示,不管是簡單的還是復(fù)雜的,最首要、最根本的,還是要把相關(guān)的事情弄懂弄通。比如某項會議活動安排方案的請示。僅僅自己坐在辦公室苦思冥想,是絕對寫不出來的。事先必須透徹研究有關(guān)情況,并與有關(guān)各方搞好溝通銜接。會議的時間、地點、參加人、議程以及宣傳報道等五個方面,都需要事先做充分的準備。在時間方面,要看領(lǐng)導(dǎo)同志和主辦方方便與否;在地點方面,要看擬選的場所屆時有沒有其他活動,安全有沒有保障;議程方面,涉及人員是否有困難不能參加等。所以,寫這種請示,了解研究、溝通協(xié)調(diào)的工作量都比較大,都要求非常周到、非常細致。這樣的請示件,既是之前調(diào)查研究與溝通協(xié)調(diào)工作成果的薈萃和升華,又是領(lǐng)導(dǎo)批準后進行實施的路線圖、計劃書、時間表。如果前面的工作做得好,請示寫得周全、嚴密,就容易獲得領(lǐng)導(dǎo)批準,實施起來也會比較順暢。
2二把“字兒”搞準
“字兒”,就是文字,關(guān)鍵要提煉好、表述好。在處理“字兒”與“事兒”的關(guān)系上,既不能片面強調(diào)“字兒”而忽略“事兒”,也不能片面強調(diào)“事兒”而忽略“字兒”。
第一,“把菜買齊再下廚”——注重搜集材料。寫請示、報告,第一步一定要先把材料收集齊全——相關(guān)的文件、講話、資料等,搜集得越全越好,特別是重點材料絕對不能缺少。就像做飯之前,一定要先把原材料買好,否則一會兒去買蔥花,一會兒去買蒜瓣,飯就很難做好。比如寫一個總結(jié)報告,需要搜集的材料很多——主要包括上級的有關(guān)文件、當時制定的方案、中間的承諾書、階段性報告等。有了這些材料,需要了解的情況隨時可以信手拈來,寫作過程就會很方便。事先把材料搜集齊全,也有利于寫作時不遺漏重要的事項。
第二,“拾掇好了再生火”——注重列好提綱。材料搜集齊了,還要對材料進行研究和思考——也就是對文章進行構(gòu)思。就像炒菜之前,首先要把菜擇好、切好、配好,再打開燃氣灶。要不然這邊開著火,那邊菜還沒有拾掇好,就必然手忙腳亂。涉及事項非常簡單的請示報告可以邊想邊寫,稍微復(fù)雜一點的請示報告,最好是先想透了、提綱列好了再動筆?梢韵攘幸患壧峋V,再列二級提綱,最好把二級提綱之下寫幾層意思也列出來。列提綱的過程中會發(fā)現(xiàn)哪些事情沒有想清楚,還缺少哪些素材,這時可以去進行補充。較重要的報告,提綱出來后應(yīng)該去和領(lǐng)導(dǎo)碰一下,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見對提綱進行修改。這樣就很少會出現(xiàn)初稿寫好后被領(lǐng)導(dǎo)“槍斃”或作顛覆性修改的情況。
第三,“關(guān)上門來好干活”——注重集中精力。在家做飯的時候,我喜歡把廚房的門關(guān)上再開始干活,一來防止油煙到處亂竄,二來是防止有人進來“瞎指揮”。門一關(guān),廚房就成了自己的小天地,做起飯來是一種享受。寫文章到了沖刺階段,也就是從提綱到初稿的階段,集中精力十分重要。特別是比較長的稿子,如果一會兒一個電話、一會兒一個客人,思路屢屢被打斷,就很難把請示、報告特別是報告這樣的大文章寫好。從時間管理的規(guī)律來講,集中整塊時間是提高腦力勞動效率的最根本的方法。管理學(xué)大師德魯克《卓有成效的管理者》一書,核心思想之一就是集中大塊兒時間來做最重要的事情。很多辦公廳的領(lǐng)導(dǎo)白天辦事兒,晚上寫字兒,也是同一個道理。
第四,“小火慢燉最出香”——要注重修改。請示、報告的修改標準有三個:一是風格恰當,請示就是請示的味兒,報告就是報告的味兒,不能是別的味兒,也不能串味兒;二是表述精確,語義的范圍、輕重、緩急要十分準確,十分適度;三是文字干凈,多一個字就會嫌多,少一個字就會嫌少,文章看著十分透亮。領(lǐng)導(dǎo)修改請示、報告的花臉稿,是我們學(xué)習的最好教材,因為里面不僅有應(yīng)該怎么寫的信息,更有不該怎么寫的信息,真正用心的話,可以從中學(xué)到很多東西。
3三把“樣兒”搞對
“樣兒”,也就是格式,關(guān)鍵要求規(guī)范。從難度上來說這是最小的,只要把以前類似的請示或報告調(diào)出來,基本上就可以解決問題,最多再對照有關(guān)的標準來確認一下。但也要十分重視,來不得絲毫馬虎。這方面的錯誤都是低級錯誤,避免的關(guān)鍵在于細心、細心、再細心,不要有任何僥幸心理。我們的公文是否規(guī)范,不但體現(xiàn)著我們個人的工作態(tài)度,也體現(xiàn)著單位的工作作風?此萍氈δ┕(jié)、瑣碎小事,本質(zhì)上卻是關(guān)系作風養(yǎng)成的大問題。就像部隊戰(zhàn)士練習疊被子、踢正步,其中的技能打仗時是用不上的,我們不可能拿被子當武器,更不可能踢著正步上前線,但從整理內(nèi)務(wù)和隊列操練中培養(yǎng)出來的紀律意識、團隊意識和一絲不茍的精神,卻可以在很大程度上決定戰(zhàn)爭的勝負。
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