一、慎重及時(shí)

　　批復(fù)既是上級(jí)機(jī)關(guān)指示性、政策性較強(qiáng)的公文，又是對(duì)下級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的答復(fù)性公文，因此，撰寫(xiě)批復(fù)要慎重及時(shí)。批復(fù)機(jī)關(guān)收到請(qǐng)示后，要及時(shí)進(jìn)行周密的調(diào)查了解，掌握有關(guān)情況，根據(jù)現(xiàn)行政策法令及辦事準(zhǔn)則，經(jīng)認(rèn)真研究后，及時(shí)給予答復(fù)。

　　二、針對(duì)請(qǐng)示答復(fù)

　　請(qǐng)示要求一文一事，批復(fù)也應(yīng)有針對(duì)性地一文一批復(fù)，請(qǐng)示要求解決什么問(wèn)題，批復(fù)就答復(fù)什么問(wèn)題，上下行文互相對(duì)應(yīng)。

　　三、明確態(tài)度

　　批復(fù)意見(jiàn)不管同意與否，必須十分清楚明白，態(tài)度明朗。不能含糊其詞，模棱兩可，以免下級(jí)無(wú)所適從。

　　批復(fù)的主送機(jī)關(guān)明確只有請(qǐng)示機(jī)關(guān)一個(gè)，如果所請(qǐng)示問(wèn)題有普遍性，或需告知其他一些機(jī)關(guān)，可用如下辦法處理：一是除批復(fù)原請(qǐng)示單位外，并轉(zhuǎn)有關(guān)單位。二是將批復(fù)抄送有關(guān)單位。三是將有關(guān)意見(jiàn)另用“通知”行文。將本機(jī)關(guān)對(duì)一些普遍性問(wèn)題的意見(jiàn)及時(shí)傳達(dá)下去。

　　四、不同指示、復(fù)函混用

　　批復(fù)與指示同為下行文，均對(duì)有關(guān)事項(xiàng)提出原則、要求，但兩者的區(qū)別還是明顯的，不應(yīng)混用。首先是內(nèi)容不同，指示是對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的原則。而批復(fù)事項(xiàng)較窄，只能針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)作出具體答復(fù)，多屬個(gè)別性問(wèn)題，不涉及面上的工作。其次是受文對(duì)象不同。指示的受文對(duì)象一般不是某個(gè)機(jī)關(guān)，而是有關(guān)的機(jī)關(guān)單位，受文對(duì)象甚至不確定。而批復(fù)有特定的受文單位，只給原請(qǐng)示機(jī)關(guān)發(fā)批復(fù)。再次是制發(fā)動(dòng)因不同。指示根據(jù)需要而作，屬主動(dòng)行文，批復(fù)是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示而發(fā)的，屬被動(dòng)行文。

　　批復(fù)與復(fù)函由于都是回復(fù)來(lái)文的公文，有時(shí)也會(huì)被混用。兩者的區(qū)別在于：從行文關(guān)系看，批復(fù)是上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)用文，屬下行文;復(fù)函一般是向不相隸屬機(jī)關(guān)答復(fù)用文，屬平行文。從行文內(nèi)容看，批復(fù)多屬于對(duì)重大原則和政策性問(wèn)題作出決定、批答，復(fù)函多用于一般性事項(xiàng)的回復(fù)。