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批復的標準格式及特點

  批復是用于答復下級機關請示事項的公文.它是機關應用寫作活動中的一種常用公務文書,它有什么特點及注意的地方呢?下面是小編給大家整理的批復的標準格式及特點,歡迎大家閱讀與收藏!

  批復概念

  批復是“答復下級機關的請示事項”時使用的文種。

  批復是用于答復下級機關請示事項的公文.它是機關應用寫作活動中的一種常用公務文書。

  特點

  (1)行文具有被動性

  批復的寫作以下級的請示為前提,它是專門用于答復下級機關請示事項的公文,先有上報的請示,后有下發(fā)的批復,一來一往,被動行文,這一點與其他公文有所不同。

  (2)內(nèi)容具有針對性

  批復要針對請示事項表明是否同意或是否可行的態(tài)度,批復事項必須針對請示內(nèi)容來答復,而不能另找與請示內(nèi)容不相關的話題。因此批復的內(nèi)容必須明確、簡潔,以利下級機關貫徹執(zhí)行。

  (3)效用的權(quán)威性

  批復表示的是上級機關的結(jié)論性意見,下級機關對上級機關的答復必須認真貫徹執(zhí)行,不得違背,批復的效用在這方面類似命令、決定,帶有很強的權(quán)威性。

  (4)態(tài)度的明確性

  批復的內(nèi)容要具體明確,不能有模棱兩可的語言,使得請示單位不知道如何處理。

  分類

  根據(jù)批復的內(nèi)容和性質(zhì)不同,可以分為審批事項批復、審批法規(guī)批復和闡述政策的批復等三種。

  還有肯定性批復、否定性批復和解答性批復三種。

  寫法

  批復一般由標題主送機關 正文落款構(gòu)成。

  (1)標題

  標題的寫法最常見的是完全式的標題,即由發(fā)文機關、事由和文種構(gòu)成。在事由中一般將下級機關及請示的事由和問題寫進去;

  還有一種完全式的標題是 發(fā)文機關 + 表態(tài)詞 + 請示事項 +文種,這種較為簡明、全面和常用。

  也有的批復只寫事和文種。

  (2)主送機關

  主送機關一般只有一個,是報送請示的下級機關.其位置同一般行政公文,寫于標題之下,正文之前,左起頂格. 批復不能越級行文, 當所請示的機關不能答復下級機關的問題而需要向更上一級機關轉(zhuǎn)報"請示"時, 更上一級機關所作批復的主機關不應是原請示機關, 而是"轉(zhuǎn)報機關". 如果批復的內(nèi)容同時涉及其它的機關和單位,則要采用抄送的形式送達.

  (3)正文

  正文包括批復引語、批復意見和批復要求三部分。

  批復引語要點出批復對象,一般稱收到某文,或某文收悉。要寫明是對于何時、何號、關于何事的請示的答復,時間和文號可省略。

  批復意見是針對請示中提出的問題所作的答復和指示,意思要明確,語氣要適當,什么同意,什么不同意,為什么某些條款不同意,注意事項等都要寫清楚。

  批復要求(其實可以單獨算做結(jié)尾),是從上級機關的角度提出的一些補充性意見,或是表明希望、提出號召。如果同意,可寫要求;不同意,亦可提供其他解決辦法。

  (4)落款

  這部分寫在批復正文右下方, 署成文日期并加蓋公章, 成文日期用阿拉伯數(shù)字(20xx新規(guī))。

  批復既是上級機關指示性、政策性較強的公文,又是對下級單位請求指示、批準的答復性公文,因此,撰寫批復要慎重及時,根據(jù)現(xiàn)行政策法令及辦事準則,及時給予答復。撰寫時,不管同意與否,批復意見必須十分清楚明白,態(tài)度明朗。不能含糊其辭,模棱兩可,以免下級無所適從。

  同時批復必須有針對性的一文一批復,請示要求解決什么問題,批復就答復什么問題。

  需要指出的是,在全面推進依法行政的今天,“批復”這種帶有較為明顯的計劃經(jīng)濟“人治”色彩的公文種類,各級行政機關應當慎用。從既有的批復定義和使用實際看,批復是“答復下級機關請示事項”時使用的文種。依法行政講究職權(quán)法定,每個行政機關都有自己獨立的法定職責,需要經(jīng)過“請示”而為的事項越來越少,上級行政機關面對請示,要看是否有必要“批復”。對于應當由下級機關“依法獨立行使職權(quán)”并獨立承擔責任的事項,雖有請示也不應批復(即使需要指導也應采用其他方式)。這一是便于明晰職權(quán),分清責任,推進依法行政的需要,二是避免文牘主義,提高行政效率的需要,三是便于管理相對人尋求救濟需要。

  批復的格式

  批復的結(jié)構(gòu)包括標題、主送單位、正文、結(jié)尾、發(fā)文機關幾部分。

  (1) 批復的標題

  標題包括批復機關、批復事項和批復文種三個部分。如《××市××區(qū)人民政府對〈組建××集團的請示〉的批復》。也可只寫批復事項及文種兩部分,如《組建××集團的批復》。

  (2) 批復的主送單位

  即來文請示的單位。其位置在標題之下,正文之上。批復是有針對性的,所以不可缺少主送單位。

  (3)批復的正文

  分為開頭、內(nèi)容和結(jié)語三部分。

  批復的開頭一般注明批復的依據(jù),用以說明是針對哪個請示所作的批復,要求寫得嚴謹、明確。如"《xx國際文化交流公司關于舉辦'xx杯'書法大賽的請示》(xx字[1994]14號)收悉",然后,一般寫如"經(jīng)董事會研究,現(xiàn)批復如下"、"經(jīng)研究,批復如下"等。注意不可簡單寫成"×年×月×日來文收悉",許多來文,究竟是哪份,很不清楚。

  請示的內(nèi)容決定批復的寫法。下級機關只就某個具體事項請示,批復的內(nèi)容亦簡單明了,可直接表態(tài),同意的就寫肯定意見,不可意的要提出有根據(jù)的、有針對性的緣由。有的批復具有一定的普遍性,則需上級機關較為詳細地寫明批復態(tài)度,充分闡明理由。還有些批復可在同意的前提下,原則性地提出希望。如"希望在弘揚民族文化、促進民族文化與國際文化交流方面,在發(fā)揚我公司的企業(yè)文化傳統(tǒng)方面,作出努力"。

  批復的結(jié)語使用的語言要簡短,語氣要堅決,態(tài)度要鮮明。

  對請示的批復一般分三種意見:完全同意,不完全同意、完全不同意。意見不同寫法也不同。

  完全同意的批復可以不寫同意的理由,只明確表態(tài)。如:"你部銀水字[1994]4號請示收悉,經(jīng)董事會研究,同意銀水湖旅游度假村提前開工(日期為1994年6月6日)。"

  下級單位的請示,受政策和具體情況限制有時不能得到完全同意的批復。在寫此類不完全同意批復時先說明同意部分,再講清不同意部分及其原因。如:"你部公關字[1994]12號請示收悉,經(jīng)研究同意購制'486'電腦一臺,但囿于經(jīng)費所限,暫不同意購制輕型印刷設備。"

  完全不同意的批復,一定要講明不同意的理由和根據(jù)。因為對下級的請示有完全不同的理解,所以要在周密的思考和研究后,清楚、肯定、有針對性地答復下級請示,不能使用有歧義的詞語。也可在發(fā)文之前,先向下級單位講明理由和依據(jù)。

  (4)批復的結(jié)尾多用"此復"、"特此批復"等習慣用語。

  (5)批復的發(fā)文機關、發(fā)文日期也是不可遺漏和忽視的部分,并且要書寫完整。

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