商務(wù)函寫(xiě)作指南
1、稱(chēng)呼稱(chēng)呼是寫(xiě)信人對(duì)受信人的尊稱(chēng),主要依據(jù)相互間的隸屬關(guān)系、親疏關(guān)系、尊卑關(guān)系、長(zhǎng)幼關(guān)系等而定,一般都用“敬語(yǔ)+稱(chēng)謂”的形式組成。如:“尊敬的王總經(jīng)理”、“親愛(ài)的劉主任”、“尊敬的董事長(zhǎng)先生閣下”等。對(duì)某些特殊的內(nèi)容或與境外華文地區(qū)的人員往來(lái)還可加上“提稱(chēng)”如:“尊敬的王博士總經(jīng)理海成先生臺(tái)鑒”、“親愛(ài)秘書(shū)明玉小姐雅鑒”等等。
(頂格寫(xiě),后面加冒號(hào)。)
2、啟詞啟詞是信文的起首語(yǔ),可有多種表示法。如問(wèn)候式的“您好”、“別來(lái)無(wú)恙”;思懷式的“久不通信,甚為懷想”、“去國(guó)半載,諒諸事順?biāo)?rdquo;等;贊頌式的“新春大吉”、“開(kāi)張大吉”等;承前式的“上周曾發(fā)一傳真件,今仍具函,為××事”,“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分對(duì)象,不論內(nèi)容,一律以“您好”為書(shū)信之啟詞,實(shí)在極不恰當(dāng)。此外,公務(wù)書(shū)信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經(jīng)、茲介紹、茲定于”;“頃聞、頃悉、頃獲”;“欣聞、欣悉、欣逢、值此”,以及“據(jù)了解、據(jù)報(bào)、據(jù)查實(shí)”等一系列公文用語(yǔ),以提領(lǐng)全文。(在稱(chēng)呼下面另起一行,前空兩格!)
3、正文正文是書(shū)信的主體,是書(shū)信能否達(dá)到寫(xiě)信人理想效果的關(guān)鍵。一封信可以專(zhuān)說(shuō)一件事,也可以兼說(shuō)數(shù)件事,但公務(wù)書(shū)信應(yīng)該一文一事。正文要清楚、明了、簡(jiǎn)潔,并注意情感分寸,不應(yīng)有昵褻輕狂之嫌,也不可顯侮蔑輕慢之意。
(在啟詞下面另起一行空兩格。)
4、酬應(yīng)過(guò)渡正文結(jié)束時(shí),可寫(xiě)幾句酬應(yīng)性的話(huà)作為全文的過(guò)渡。如“我方相信,經(jīng)過(guò)此次合作,雙方的友誼將有進(jìn)一步發(fā)展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問(wèn)候”等等。也有用公務(wù)書(shū)信的常用結(jié)語(yǔ)過(guò)渡,如“特此函達(dá)、特此說(shuō)明、特此重申、特此函詢(xún)、特此致歉”,或“肅此專(zhuān)呈、肅此奉達(dá)”,也有“特此鳴謝、敬請(qǐng)諒解、尚祈垂察、務(wù)請(qǐng)函復(fù)、至希鑒諒”,以及“承蒙惠允、承蒙協(xié)辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。
(過(guò)渡一下更符合禮儀規(guī)范)
5、祝頌詞書(shū)信的最后,寫(xiě)祝頌詞是慣例。由于寫(xiě)信人與受信人的關(guān)系各有不同,書(shū)信內(nèi)容各有不同,祝頌詞的寫(xiě)法便呈多種多樣。誠(chéng)祝生意興隆”等等,有時(shí),往往用簡(jiǎn)單的一兩句話(huà),寫(xiě)明希望對(duì)方答復(fù)的要求。如“特此函達(dá),即希函復(fù)。”同時(shí)寫(xiě)表示祝愿或致敬的話(huà),如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語(yǔ)一般分為兩行書(shū)寫(xiě),“此致”、“敬祝”可緊隨正文,也可和正文空開(kāi)。“敬禮”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書(shū)寫(xiě)。
6、簽署書(shū)信的簽署以寫(xiě)信人全名為要,不能只簽個(gè)姓氏或習(xí)慣稱(chēng)呼,如“老王、小王、小李、張主任、趙經(jīng)理”等,而要完整地寫(xiě)成“××部主任張金水”、“××公司經(jīng)理王富成”或者“××公司辦公室秘書(shū)李倩”、“××部業(yè)務(wù)員劉震”等。今天,許多書(shū)信都以計(jì)算機(jī)制成,但即使已打印了姓名,仍應(yīng)再以手書(shū)簽署一遍,這既表信用,亦示誠(chéng)意。對(duì)某些特殊對(duì)象,署名后應(yīng)有具名語(yǔ),如“謹(jǐn)上、謹(jǐn)呈、敬述”等,以表示對(duì)受件者的尊重。
(通常中文信函寫(xiě)在結(jié)尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置,但一般e-mail商務(wù)信函也可靠左)以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函,署名時(shí)可寫(xiě)單位名稱(chēng)或單位內(nèi)具體部門(mén)名稱(chēng),也可同時(shí)署寫(xiě)信人的姓名。
7、日期日期明確本是應(yīng)用文寫(xiě)作的基本要素,書(shū)信自然不可缺了這一項(xiàng)。日期必須準(zhǔn)確,表現(xiàn)出寫(xiě)信人的負(fù)責(zé)態(tài)度,而萬(wàn)一記錯(cuò)日期,也許會(huì)因此而誤事。(寫(xiě)信日期—般寫(xiě)在署名的下一行或同一行偏右下方位置。)
【商務(wù)函的范文】
商務(wù)公函范文
×公司:
貴方有關(guān)保險(xiǎn)事宜的6月25日來(lái)函知悉,特函告如下:
一、綜合險(xiǎn)。在沒(méi)有得到我們顧客的明確指示的情況下,我們一般投保水漬險(xiǎn)和戰(zhàn)爭(zhēng)險(xiǎn)。如貴方愿投保綜合險(xiǎn),我方可以稍高的保費(fèi)代保此險(xiǎn)。
二、破碎險(xiǎn)。破碎險(xiǎn)是一種特別保險(xiǎn),需收取額外保費(fèi)。該險(xiǎn)現(xiàn)行保險(xiǎn)費(fèi)率為2%,損失只賠超過(guò)5%的部分。
三、保險(xiǎn)金額。我方注意到貴方欲為裝運(yùn)給貴方的貨物按發(fā)票金額另加10%投保,我方當(dāng)照此辦理。
我方希望上述答復(fù)將滿(mǎn)足貴方的要求,并等候貴方的答復(fù)。
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