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商務公函怎么寫

  什么是商務公函?

  商務公函是用來商洽工作、聯(lián)系業(yè)務,詢問和答復有關具體實際問題的一種公文。

  商務公函的特點

  1.多向性。在公文中,商務公函的使用最為靈活,行文方向沒有嚴格的限制,主要適用于不相隸屬機關單位之間,有時也適用于平級機關、上下級機關之間的行文。[1] 2.多屬性。商務公函的適用范圍很寬,在一定條件下,可以代行“通知”、“報告”、“請示”、“批復”的功能。如在乎級或不相隸屬的單位之間,需要告知有關事項,不宜使用“通知”行文時,可用商務公函。又如下級向上級機關詢問或請示一般性問題,以及上級機關對這些一般性問題給予答復或批準時,由于詢問、請示、答復、批準的問題比較簡單,可不必使用“報告”、“請示”與“批復”,可用商務公函行文。

  商務公函的分類

  按行文方向分,可分為去函(又稱“來函”)、復函。去函,即主動發(fā)出的函;復函,即被動發(fā)出的函。按內(nèi)容分,函有商洽函、詢問函、答復函、請示函、知照函、催辦函、邀請函、批準函等。商務公函中的請示函、批準函,一般用于機關、企業(yè)單位與主管業(yè)務部門之間(相互不存在隸屬關系),請求批準某一事項時使用。這類函,不能誤用為報告、請示、批復,需要注意。

  商務公函格式與要求

  公函是平行文。在寫作時,一般包括四大部分:標題、行文對象、正文、落款。

  1.標題一般采用公文規(guī)范標題法,即標題由發(fā)函機關、事由、受函機關和文種組成。也有的只有事由和文種。

  2.行文對象是指公函受文者,寫在事由之下的第一行左邊,頂袼,后面加冒號。

  3.正文是公函的內(nèi)容即事項,是發(fā)函者要告訴對方的具體事情,由三部分組成,即發(fā)函因由,發(fā)函事項以及結(jié)語等,事項部分基本上是敘述和說明的方法,如有要求部分則要根據(jù)行文內(nèi)容來安排,不可過多。結(jié)語多使用“特此復函”。

  4.落款。包括發(fā)函單位的名稱和主要負責人的簽名以及日期。

  撰寫公函的注意事項

  (一)函的主旨要集中

  一般要求一函一事當然也可寫出此“事”的幾個方面,但函件宜短不宜長。去函要有鮮明的目的性,復函要有明確的針對性,不要把一些不相關或離題較遠的事寫進去,顯得主旨不突出。

  (二)行文要開宗明義

  函件來往都要開門見山,直陳其事。開頭要注意禮貌用語,但也要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞無味的套話。表達要簡潔明快,直奔主題。(三)語言要有分寸感

  函件應注意措辭,語氣要委婉、平和、懇切、分寸得當,不可強人所難,既要符合本機關職權身份,又要尊重對方,講究禮節(jié),忌用指令性語言。

  【范文】

  ×公司:

  貴方有關保險事宜的6月25日來函知悉,特函告如下:

  一、綜合險。在沒有得到我們顧客的明確指示的情況下,我們一般投保水漬險和戰(zhàn)爭險。如貴方愿投保綜合險,我方可以稍高的保費代保此險。

  二、破碎險。破碎險是一種特別保險,需收取額外保費。該險現(xiàn)行保險費率為2%,損失只賠超過5%的部分。

  三、保險金額。我方注意到貴方欲為裝運給貴方的貨物按發(fā)票金額另加10%投保,我方當照此辦理。

  我方希望上述答復將滿足貴方的要求,并等候貴方的答復。

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