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別再為年終工作總結(jié)發(fā)愁了

  分割時(shí)間段,去除總結(jié)恐懼癥

  寫(xiě)總結(jié)總是讓人頭疼,這樣的抱怨時(shí)常在我們耳邊響起:有啥好總結(jié)的呢?每天7 點(diǎn)起床,8 點(diǎn)上車(chē),9 點(diǎn)刷卡,干活,吃飯,干活,下班。天天如此,不是嗎?是的,如果把每一天的工作歸結(jié)為時(shí)間上的累加和重復(fù),那么總結(jié)必然會(huì)失去其意義。不過(guò)真若如此,想必我們工作多久也不會(huì)有丁點(diǎn)進(jìn)步和教訓(xùn),工作中的得失也一并忽略了。所以實(shí)際上并非無(wú)可總結(jié),也不是總結(jié)太難,而是我們太懶。

  我們對(duì)寫(xiě)總結(jié)的恐懼,來(lái)源于我們對(duì)反思和回顧的怠慢。一年的時(shí)間,交給一兩個(gè)小時(shí)去總結(jié),當(dāng)然無(wú)從下手。可如果我們?cè)跁r(shí)間軸上標(biāo)注出一些節(jié)點(diǎn),然后依次記錄下當(dāng)時(shí)的收獲和成績(jī),總結(jié)就會(huì)有的放矢,你的問(wèn)題也會(huì)得到梳理和明確。

  因此,善于做每一天、每一月、每一段時(shí)間的小結(jié),是做好年終總結(jié)的前提。

  如何小結(jié)?我們可以跨界地借鑒一下柳比歇夫的時(shí)間管理方法:

  1、記錄。制作工作記實(shí)表,真實(shí)準(zhǔn)確地反映每段工作所耗費(fèi)的時(shí)長(zhǎng),這一點(diǎn)可以借助很多時(shí)間管理軟件進(jìn)行,用很短的語(yǔ)句來(lái)描述即可;

  2、統(tǒng)計(jì)。每填完一個(gè)時(shí)間區(qū)段后,對(duì)時(shí)間耗費(fèi)情況進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì),用去的時(shí)間,應(yīng)該同從事的工作相稱(chēng)?纯疵恳徊糠止ぷ鞯臅r(shí)間比例有多大;

  3、分析。單純地羅列自己的工作,只能讓總結(jié)成為一篇枯燥的流水賬,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,還要不流于問(wèn)題的現(xiàn)象。 這需要對(duì)照工作效果,進(jìn)行分析,包括成本與產(chǎn)出、時(shí)間耗費(fèi)的情況,找出造成低效的因素;

  4、反饋。根據(jù)分析結(jié)果制訂消除阻礙因素的計(jì)劃,并反饋于下一時(shí)段。

  連續(xù)、密集記錄的要義在于如下幾個(gè)方面:

  1、保持記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。真實(shí)是指工作現(xiàn)場(chǎng)的記錄,而不是補(bǔ)記的。準(zhǔn)確是要求記錄的誤差不大于15 分鐘,否則記錄就無(wú)使用價(jià)值;

  2、切記!不要相信記憶的估算,人對(duì)時(shí)間這種抽象物質(zhì)的記憶是十分不可靠的

  3、選擇的時(shí)間記錄區(qū)段要有代表性;

  4、及時(shí)調(diào)整時(shí)間、精力的分配計(jì)劃。在檢查時(shí)間記錄時(shí),要找出上一時(shí)段計(jì)劃時(shí)間與實(shí)耗時(shí)間的差,并以此為根據(jù),對(duì)下一時(shí)段的時(shí)間耗用予以重新分配;

  5、堅(jiān)持就是成功。

  有了足夠多的統(tǒng)計(jì)樣本,做好了資料的準(zhǔn)備工作,大事小情一目了然。從你的時(shí)間脈絡(luò)里找出事物的發(fā)展規(guī)律,指引未來(lái)的工作,這正是總結(jié)的價(jià)值所在。這時(shí),我們?cè)賮?lái)落筆。

  不必標(biāo)準(zhǔn)化,保持閱讀的快感

  不論是職場(chǎng)新丁還是老鳥(niǎo),在寫(xiě)此類(lèi)總結(jié)時(shí)都習(xí)慣于先上網(wǎng)搜一搜范文,大家看到的范式都相差不多,于是寫(xiě)法上就有了標(biāo)準(zhǔn)的范式。這不僅使得總結(jié)毫無(wú)光彩,而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力,起不到任何收效。對(duì)于大部分的文種而言,總結(jié)是個(gè)人思維的展現(xiàn),完全可以帶有自己的個(gè)人風(fēng)格。

  一般說(shuō)來(lái),總結(jié)確有其規(guī)范,比如內(nèi)容上不外乎3 個(gè)方面:基本情況、成績(jī)和失誤,經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和來(lái)自展望。但是展現(xiàn)的手段則不必拘于一格,對(duì)于新人來(lái)講,總結(jié)可以寫(xiě)得熱情洋溢,激情飛揚(yáng);而對(duì)于一個(gè)工作經(jīng)驗(yàn)豐富的職場(chǎng)人,則可以借助圖表、模型等展現(xiàn)手段來(lái)清晰、量化地反映工作情況。實(shí)際上你保持著個(gè)人的寫(xiě)作模式,還一定程度上維護(hù)了你的創(chuàng)新精神。

  表述方式上最好是敘述和議論的有機(jī)融合,敘述通過(guò)對(duì)人物、事件、原因、結(jié)果的交代來(lái)對(duì)工作狀況做明晰的說(shuō)明,議論則是指分析、綜合、論證,它能把分散的、感性的材料轉(zhuǎn)化和提升為具有指導(dǎo)意義的理論。

  好看的總結(jié)不僅要自然、夾敘夾議、有真材實(shí)料(俗稱(chēng)干貨),而且一定是詳略得當(dāng)?shù)摹iL(zhǎng)短要與實(shí)際的工作量相匹配,一個(gè)入職不久的新人,寫(xiě)了20 多頁(yè)紙,工作態(tài)度沒(méi)得說(shuō),氣勢(shì)也有了,但難免讓看的人覺(jué)得頭大。總結(jié)意味著挑選最重要的工作和想法進(jìn)行匯報(bào),不要遺漏重點(diǎn),也切忌面面俱到。要在第一印象,就給人留下想要閱讀下去的良好視覺(jué)觸感。密密麻麻,或者厚厚一羅,都會(huì)使人望而生畏。

  掌握分寸,講出事實(shí)

  報(bào)喜和報(bào)憂是總結(jié)中永恒的兩大主題,比例該如何分配?有人總想掩飾自己的失誤,推卸責(zé)任,或者展示謙虛,過(guò)分退讓?zhuān)@些都是費(fèi)力不討好的動(dòng)作,只會(huì)導(dǎo)致在自夸和自貶中搖擺不定。其實(shí)保持客觀的秘訣是不要刻意,保留自己最真實(shí)的想法就好,你越尊重事實(shí),別人也就會(huì)越尊重你。

  除了要盡量真實(shí),在語(yǔ)言和方向上,還要注意把握分寸,總結(jié)不是寫(xiě)給自己看,領(lǐng)導(dǎo)是一定會(huì)過(guò)目的,寫(xiě)法上的個(gè)人化可不是彰顯工作中的個(gè)人主義,總結(jié)一定要提及大局?陀^準(zhǔn)確的同時(shí),姿態(tài)低調(diào)總是沒(méi)錯(cuò)的,這就是說(shuō)要看到功勞來(lái)自于上級(jí)和團(tuán)隊(duì)的支持配合,而不是留下一種“我做了最多工作”的印象。有職場(chǎng)專(zhuān)家曾說(shuō)過(guò)一個(gè)寫(xiě)作技巧,供大家參考:寫(xiě)上司和團(tuán)隊(duì)的部分,調(diào)子要高,但一略而過(guò);寫(xiě)到自己的部分就得具體實(shí)在,有功勞和成績(jī),要寫(xiě)足,但決不浮夸。

  直觀數(shù)據(jù),美化版面

  寫(xiě)好了總結(jié),我們來(lái)看看如何做些美化工作。通篇文字容易讓人的閱讀產(chǎn)生不適,所以加進(jìn)數(shù)字說(shuō)明,不僅是客觀需要,而且叢直觀上也給人以閱讀上的喘息。但數(shù)字多了也還是枯燥,不妨變成更為美觀的圖表、圖形,一目了然,而且高聳的圓柱和柔軟的線條,還會(huì)給人以良好的心理暗示。

  數(shù)據(jù)匯報(bào)的要點(diǎn)在于嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系,一層一層地排序,這樣使得數(shù)據(jù)有章可循,也有了上下文,同時(shí)它還是一種安全的做法。這樣做也有助于思路的梳理,從自己的工作延展到部門(mén)和公司的大局中,方便做橫向的對(duì)比,使看的人更容易明白和判斷。

  有了思路,不妨為其添加上序列號(hào),使你要表達(dá)的每一層含義都具有獨(dú)立的空間和細(xì)分區(qū)域,也讓紙張保持一定量的留白。

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