2012年度學(xué)校辦公室工作總結(jié)
在本屆學(xué)生會工作中辦公室已經(jīng)比較平穩(wěn)的運行了一個學(xué)期的時間,在這半個學(xué)期的時間里,辦公室能夠做到服務(wù)于團(tuán)委、服務(wù)于學(xué)生會、服務(wù)于班級。很好的做到了學(xué)生會與團(tuán)委與學(xué)生,以及校學(xué)生會之間的橋梁作用。為了更加有條理的說明辦公室以及我個人近一個學(xué)期的工作,特作此工作總結(jié) 。
本學(xué)期開始學(xué)生會辦公室就為本學(xué)期學(xué)生會的工作忙碌著
在上學(xué)期,新一屆學(xué)生會主要學(xué)生干部確定之后,當(dāng)務(wù)之急就是要制定學(xué)生會主要學(xué)生會干部的聯(lián)系方式,這是一項比較繁雜的工作,首先,面對著統(tǒng)計信息的困難,由于需要統(tǒng)計宿舍號,聯(lián)系方式,電子郵箱,班級等信息,有時候部分部長報上的信息不是很全面。其次,是信息的錄入,一些信息諸如手機(jī)號碼,電子郵箱的錄入等比較容易出錯,需要較長時間的校對。再次,是格式版面的設(shè)計,要考慮綜合的因素,諸如各信息的排序,整個版面的整齊等等。最后下發(fā)到其他學(xué)院學(xué)生會和校學(xué)生會,并且按照校學(xué)生會的要求格式向其發(fā)送了一份電子稿件。
在學(xué)生會的納新工作中,辦公室同樣起到了很重要的作用,辦公室以自己的行動很好的協(xié)助了整個學(xué)生會的納新工作。在前期,辦公室制作了學(xué)生會簡介,并且將其以班級為單位印制下發(fā)至班級,再次是材料學(xué)院學(xué)生會報名表的制作,在很緊張的時間內(nèi)辦公室按照整體的要求制作了學(xué)生會報名表,并印制和下發(fā)到了各個班級的負(fù)責(zé)人手中。確保學(xué)生會的納新宣傳和納新報名工作的正常工作 。在隨后的納新工作中辦公室又在一號教學(xué)樓安排了納新地點,確保納新在規(guī)定的時間和規(guī)定的地點順利開始。
在納新報名后辦公室對納新的信息進(jìn)行了匯總,包括報名后的匯總和報名后各部門信息的匯總,使得整個學(xué)生會的人員信息有一個全面的了解。
在隨后的換屆大會上,辦公室主要是負(fù)責(zé)了整個換屆大會的一些文件方面的工作,例如學(xué)生會主要學(xué)生干部的名單,上屆學(xué)生會優(yōu)秀學(xué)生會干部干事的名單,桌牌的制作等等工作。
在隨后的工作中辦公室主要是針對學(xué)生會的內(nèi)部和辦公室的內(nèi)部進(jìn)行工作的,首先是學(xué)生會的制度,順利的完成了學(xué)生會部分制度的建立,并經(jīng)過主席團(tuán)的審議,順利通過。并且予以張貼和公布。
為了使得學(xué)生會的經(jīng)費申報做到有據(jù)可查、節(jié)儉節(jié)約,辦公室本學(xué)期制定了學(xué)生會活動的經(jīng)費申報制度,這一措施使得學(xué)生會各部門在舉辦活動過程中對自己的經(jīng)費有了一定的節(jié)制。同時制定了學(xué)生會文打印申請表,使得打印文件的浪費程度有所降低。以上兩個措施是學(xué)生會辦公室關(guān)于學(xué)生會規(guī)范化的一個開頭 。
在整個學(xué)生會工作正式開始后,辦公室應(yīng)主席團(tuán)要求,每兩周制作一份近兩周工作計劃,這項工作非常繁雜,尤其是信息的搜集工作,最后的排版工作也是很復(fù)雜,一份近兩周工作計劃一般要耗時一天的時間左右。
為了方便各部門學(xué)生會辦公室設(shè)立了學(xué)生會信息墻,在墻體上設(shè)計了分月帳務(wù)公示、例會考勤明示、各部會議安排、近期活動通告、干部聯(lián)系方式、兩周工作計劃、學(xué)生會負(fù)責(zé)表、共享物資信息、辦公室負(fù)責(zé)表、辦公室留言板、辦公室值班表等板塊 。
同時為了展示我院學(xué)生會工作的突出,辦公室將學(xué)生會歷來獲得的獎狀收集并懸掛在辦公室內(nèi),向外學(xué)院展示了我院學(xué)生的風(fēng)采。
辦公室在本學(xué)期注重了一個重要的內(nèi)容,就是文件的管理 。在本學(xué)期的中期,學(xué)生會辦公室對文件進(jìn)行了統(tǒng)一的整理,通過各種渠道,將校學(xué)生會xx年全年、xx年年至今為止的所有紅頭文件整理齊全,確保一份不缺。
同時對其他文件夾和文件盒進(jìn)行了重新的整理,并且進(jìn)行了目錄的制作,方便了學(xué)生會其他各部門的查閱。同時對文件夾和文件盒進(jìn)行了重新的編號并且同時對學(xué)生會相應(yīng)文件夾和文件盒內(nèi)的文件進(jìn)行了統(tǒng)一編號,使得學(xué)生會辦公室的文件的管理有了比較規(guī)范化的管理。
在多方面的努力下,學(xué)生會辦公室在本學(xué)期更換了電腦,由于條件的好轉(zhuǎn),使得學(xué)生會辦公室在本學(xué)期注重了學(xué)生會電子類文件的手機(jī),現(xiàn)在學(xué)生會辦公室電腦內(nèi)已經(jīng)有了一定數(shù)目的電子文稿,對于各部門的工作的開展起到了很大的幫助。
在學(xué)期中期,學(xué)生會辦公室制定了整個學(xué)校學(xué)生會分部門的聯(lián)系方式,包括:主席團(tuán)、辦公室、生活部、外聯(lián)部、文藝部、青協(xié)、學(xué)習(xí)部、體育部、女工部、宣傳部。并且已經(jīng)抽時間分發(fā)到各部門。方便了他們各部門同全校其他學(xué)院相應(yīng)部門的聯(lián)系和交流。
學(xué)生會在本學(xué)期重新制作了,學(xué)生會的考勤本,學(xué)生會辦公室干事工作記錄表、學(xué)生會文件借閱本、學(xué)生會文件接收表等,制作精美,實用性高。
在本學(xué)期末,學(xué)生會辦公室在很有限的時間內(nèi)搜集了學(xué)生會各部門所舉辦的活動等信息,制作了學(xué)生會大事記。
辦公室本學(xué)期和校學(xué)生會辦公室進(jìn)行了次數(shù)較多的溝通
在校學(xué)生會辦公室的組織下,全校所有學(xué)院的學(xué)生會辦公室主任用一天的時間走訪了所有的學(xué)院學(xué)生會辦公室,材料學(xué)院學(xué)生會辦公室作為第一個被走訪的辦公室,由我介紹了材料學(xué)院的辦公室的軟硬件設(shè)施,材料學(xué)院學(xué)生會的基本情況,辦公室的日常工作等等,并回答了其他學(xué)院學(xué)生會辦公室主任的提問。最后各學(xué)院學(xué)生會辦公室主任包括校學(xué)生會主任給予了我院辦公室極高的評價 。
辦公室的一個最為重要的作用就是保證信息的溝通和交流,在我院及各個兄弟學(xué)院的建議下,準(zhǔn)備并籌劃了以校學(xué)生會為依托各學(xué)院學(xué)生會為分支的全校范圍內(nèi)學(xué)生會的信息平臺,現(xiàn)在已經(jīng)在有條不紊的進(jìn)行當(dāng)中。主要的形式為通過學(xué)生會的公共郵箱()、網(wǎng)站論壇,定期例會和座談會(全體的或小范圍內(nèi)的)、實地參觀交流學(xué)習(xí)等。而學(xué)生會信息交流平臺的內(nèi)容包括兩個主要方面:一、各學(xué)生會間的信息的交流和溝通,主要是通過辦公室這一信息樞紐部門,及時了解各學(xué)院的各類資源和各項動態(tài),以便于各學(xué)生會之間進(jìn)行深層次的交流與合作,實現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ),共同發(fā)展的目標(biāo)具體內(nèi)容草擬如下:
1、各學(xué)院的人事資料,包括主要學(xué)生會干部聯(lián)系表、各學(xué)生會隊伍整體發(fā)張狀況、以及各學(xué)院的在校生數(shù)量等。
2、各學(xué)生會的工作材料。主要包括各學(xué)生會學(xué)期的工作計劃、各學(xué)院特色品牌活動的相關(guān)資料、以及各學(xué)生會期末的整體工作總結(jié)等。
3、各學(xué)生會的軟件和硬件資源。硬件資源主要包括活動桌椅、宣傳板、桌牌、交通運輸工具、音箱等活動物品。軟件資源主要是一些學(xué)生會相關(guān)文件的電子材料(如重要文件、各類工作常用表格等) 。
二、學(xué)生會與廣大同學(xué)間的交流。主要包括以下幾個方面:
1、完善學(xué)生會網(wǎng)站的建設(shè)。
2、建立學(xué)生會意見箱和意見反饋電話。
3、創(chuàng)辦學(xué)生會報刊 。
總體來說,辦公室本學(xué)期的工作可以說是有條不紊的開展,辦公室作為一個比較特殊的部門,工作較為繁復(fù),而且學(xué)期本學(xué)期開始,由于干事是新上手,所以為了使得辦公室工作順利的進(jìn)行,很多的事情都得自己插手完成,工作中沒有積極與不積極之分,只有認(rèn)真與不認(rèn)真之分!
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