總臺(tái)工作管理規(guī)定
深圳xxxxxxx有限公司總臺(tái)工作管理規(guī)定文件編號(hào):dzhr0403017版 次:a頁(yè) 次:1/1實(shí)施日期:1、目的:為保證公司內(nèi)外通訊信息暢通,對(duì)來(lái)訪人員進(jìn)行友好接待,塑造企業(yè)良好形象。2、范圍:公司總臺(tái)工作人員 。3、內(nèi)容:3.1服飾要求:總臺(tái)人員直接代表著公司形象,故應(yīng)著裝得體、整潔大方、舉止文雅、化淡妝。3.2電話接轉(zhuǎn)3.2.1電話鈴聲響兩下,總臺(tái)人員應(yīng)迅速接聽(tīng),接聽(tīng)電話時(shí)應(yīng)音調(diào)柔和,語(yǔ)氣平穩(wěn),使用規(guī)范用語(yǔ)“您好,大眾聯(lián)合”或“大眾聯(lián)合,您好”等 。3.2.2對(duì)待來(lái)電者禮貌、熱情,首先弄清來(lái)電者身份、意圖,可應(yīng)用以下話語(yǔ)詢(xún)問(wèn)來(lái)電者:“請(qǐng)問(wèn)你貴姓?”,“請(qǐng)問(wèn)您哪里找?”,“請(qǐng)問(wèn)你找哪位?”,“請(qǐng)問(wèn)有什么可以幫到你?”等 。3.2.3明白來(lái)電者意愿后,在征得被訪問(wèn)者同意的情況下迅速將電話轉(zhuǎn)給被訪者接聽(tīng),當(dāng)被訪者正忙無(wú)法接聽(tīng)或因特殊原因拒絕接入來(lái)電,總臺(tái)人員應(yīng)代被訪者表示歉意,并婉言相告,同時(shí)記錄來(lái)電者之聯(lián)系電話及聯(lián)絡(luò)人,必要時(shí)獲悉來(lái)電者的留言,然后將所記錄信息轉(zhuǎn)達(dá)給被訪者。3.2.4待來(lái)電者結(jié)束談話先掛斷,使用禮貌道別語(yǔ): “謝謝,再見(jiàn)”等,道別后將電話輕輕放下,并將必要內(nèi)容作記錄。3.2.5總臺(tái)人員不得利用工作之便,在上班時(shí)間私自或幫人接打私人電話。3.3訪客接持3.3.1當(dāng)客人來(lái)訪時(shí),總臺(tái)人員應(yīng)禮貌大方,積極主動(dòng)熱情予以接待,不以貌取人,不分貴賤,平等相待,征詢(xún)對(duì)方需訪對(duì)象后遞送茶水,并通知被訪人員;會(huì)客、洽談原則上在會(huì)議室,未征得人力資源部同意,不得帶入辦公室內(nèi);對(duì)于來(lái)訪公司高層領(lǐng)導(dǎo)之客人應(yīng)先問(wèn)清楚是否事先有約,并主動(dòng)通知被訪領(lǐng)導(dǎo),征得領(lǐng)導(dǎo)同意后帶至其辦公地點(diǎn),并作記錄。3.3.2客人走后,應(yīng)及時(shí)收拾茶具,以保持良好辦公環(huán)境 。3.3.3嚴(yán)守公司秘密,不得同客人過(guò)多寒暄 。3.3.4對(duì)于個(gè)別不受歡迎之客人,應(yīng)馬上向公司報(bào)備 。擬文 審核 核準(zhǔn)
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