如何用英語寫通知

　　通知一般用于上級對下級組織對成員布置工作傳達事情及召集會議等。通知就其形式而言，可分為書面通知和口頭通知兩種形式.對通知的考查側(cè)重于對通知格式及通知正文時態(tài)的應(yīng)用等方面。寫好一份通知，需要掌握下面三點：

　　一、通知的形式

　　通知有多種分類。從形式上可分為書面通知(written notice)和口頭通知(an nouncement)。書面通知強調(diào)語句簡練，用詞貼切，用語書面化;而口頭通知比較靈活簡練，用詞表達可隨便些，較為口語化。

　　二、通知的結(jié)構(gòu)

　　通知一般由標(biāo)題、正文和結(jié)尾三部分組成。標(biāo)題部分包括常用標(biāo)題語和發(fā)出通知的單位名稱;正文包括事情、通知對象、要求、時間(有時還包括地點)等;結(jié)尾部分主要包括發(fā)通知的具體日期。英文通知的格式一般是將NOTICE(每個字母都大寫)寫在通知正文上面一行的正中間。發(fā)出通知的單位名稱可以寫在NOTICE上面，也可以寫在通知正文的右下角;發(fā)通知的日期一般寫在通知正文的左下角。書面通知的格式如圖所示：

　　三、通知的書寫

　　1.發(fā)出通知的單位和對象在一般情況下用第三人稱，如要求同學(xué)們按時到會，不說“We must to…”或“You should…”，而應(yīng)寫成：All the students are requested to be there on time.

　　2.在語言上，口頭通知的句型應(yīng)該做到口語化，多用簡單句和祈使句，語言上盡可能用精煉的文字表達明確的信息。通知中提及的.事情都是計劃要做的，時態(tài)多用將來時，語態(tài)多用被動式。

　　在句式上，常以“Boys and girls/Ladies and gentlemen”等作為稱呼語。開頭常用句式是“May I have your attention，please?/Attention，please./I've got some- thing important to say./I'm very glad to tell you that.../Please be quiet,everyone! I have something to say./I have some good news for you!/There will be a talk tomor row./The sports meeting will be held.../It has been decided that we'll pay a visit to…”，在通知結(jié)尾處常用句式“Please be there on time”并以“That's all. Thank you”作為客套結(jié)束語。

　　3.書面通知常以布告形式張貼或?qū)懺诓几媾�、黑板上，把事情通知到有關(guān)人員等。為醒目起見，標(biāo)題的每個字母可以用大寫(如NOTICE)。一開頭需要交代說明何事(what)、何地(where)、何時(when)、何人(who)。

　　4.在句式寫法上必須注意以下幾點：①盡可能用精煉的文字表達明確的信息，多用簡單句或短句、單句，以避免繁雜;②通知往往著重對活動內(nèi)容、對象進行說明，多用被動語態(tài)，如“The class meeting will be held…”(班會將舉行……)等等;③通知是要求下級成員該做什么或注意什么，多用祈使句;④通知中所告的事情大部分是未進行的，故多用將來時態(tài)。

　　簡而言之，一份好的書面通知應(yīng)具備以下三點：

　　1.四多一少。四多：被動語態(tài)多，將來時態(tài)多，簡單句多，祈使句多。一少：修飾性詞語少。

　　2.通知的開頭要交代清楚活動的內(nèi)容、對象、時間和地點。我們稱之為四

　　“W”。即：what，who，when，where.

　　3.層次清晰。一個層次表達一件事，切忌在一個句子中表達多件事情。

　　1.英文書面通知范文

　　To: All Managers

　　The next Monthly Management Meeting, previously scheduled for Monday next week, has been rescheduled for Friday, April 9, same time, same place.

　　John Doe

　　2.英文會議通知范文

　　To: All Managers

　　The next Monthly Management Meeting will be held at 10:00 a.m. on Monday, April 5, in Meeting Room A.

　　Following is the agenda for the meeting:

　　1.Purchase of New Office Computers

　　2.Extension of Summer Holidays

　　3.Budgetary Control

　　If there are any other items you would like to be placed on the agenda, let me know by e-mail by the end of this week.

　　Thank you.

　　John Doe